Loading...
HomeMy WebLinkAbout2014 BudgetVillage of Buffalo Grove Adopted Budget: January 1, 2014 to December 31, 2014 Jeffrey Braiman, Village President Dane Bragg, Village Manager Jan Sirabian, Village Clerk Jeffrey Berman, Trustee Steve Trilling, Trustee Beverly Sussman, Trustee Mike Terson, Trustee Andrew Stein, Trustee Lester Ottenheimer, Trustee Images provided by John Kleeman  Village of Buffalo Grove Adopted Budget: January 1, 2014 to December 31, 2014 Jeffrey Braiman, Village President Dane Bragg, Village Manager Jan Sirabian, Village Clerk Jeffrey Berman, Trustee Steve Trilling, Trustee Beverly Sussman, Trustee Mike Terson, Trustee Andrew Stein, Trustee Lester Ottenheimer, Trustee     Table of Contents  Section 1 Transmittal Letter  Dane C. Bragg, Village Manager ................................................................................................................. 1  Section 2: Organization and Services  Village of Buffalo Grove Map ................................................................................................................... 15  List of Principal Officials ............................................................................................................................ 18  Vision and Mission Statement .................................................................................................................. 20  Strategic Priorities .................................................................................................................................... 21  Organization Chart ................................................................................................................................... 22  Village Commissions, Committees & Boards ............................................................................................ 23  Village Overview ....................................................................................................................................... 24  Section 3: Budget Process and Structure  Budget Process ......................................................................................................................................... 37  Budget Timeline ........................................................................................................................................ 38  Budget Sections ........................................................................................................................................ 39  Basis of Budgeting .................................................................................................................................... 40  Annual Budget vs. Financial Statement .................................................................................................... 40  Fund Structure .......................................................................................................................................... 40  Financial Policies and Goals ...................................................................................................................... 41  Account Numbers ..................................................................................................................................... 42  Current Village Funds ............................................................................................................................... 44  Section 4: Executive Overview  Budget in Brief .......................................................................................................................................... 49  Strategic Planning ..................................................................................................................................... 59   Revenue Trends and Projections .............................................................................................................. 63  Expenditures Trends and Projections ....................................................................................................... 73  Debt Position ............................................................................................................................................ 77  Fund Balance Projections by Fund............................................................................................................ 80  Section 5: General Fund Summary and Detail  General Fund Revenue ............................................................................................................................. 83  Office of the Village Manager ................................................................................................................... 88   Legislative   Legal Services  Information Technology/Emergency Management Agency ....................................................................101  Finance and General services ................................................................................................................. 108  Human Resources ................................................................................................................................... 116  Fire Services ............................................................................................................................................ 124  Police Services ........................................................................................................................................ 136  Building and Zoning ................................................................................................................................ 145  Public Works Management & Administration ........................................................................................ 153   Engineering Services   Building Services/Street Lighting   Street Operations and Maintenance   Forestry/Parkway/Landscape Maintenance   Central Garage   Drainage System  Non‐Operating Transfer ......................................................................................................................... 185         Section 6: Capital Improvement Plan  Capital Improvement Summary ............................................................................................................. 191  Capital Projects Budgeted by Fund ......................................................................................................... 193  Summary Sheet ...................................................................................................................................... 195  Detailed Project Sheets .......................................................................................................................... 196  Reserve for Capital Replacement ‐ Vehicles ........................................................................................... 224  Motor Fuel Tax Fund .............................................................................................................................. 226  Capital Projects – Facilities Fund ............................................................................................................ 228  Capital Projects – Streets Fund ............................................................................................................... 230  Section 7: Enterprise Funds  Golf Course Funds .................................................................................................................................. 235  Water & Sewer Operating ...................................................................................................................... 250  Refuse Fund ............................................................................................................................................ 259  Section 8: Fiduciary Funds  Police Pension ......................................................................................................................................... 263  Fire Pension ............................................................................................................................................ 265  Section 9: Other Funds  Illinois Municipal Retirement Fund ........................................................................................................ 269  Parking Lot Fund ..................................................................................................................................... 271  Facility Development Debt Service ......................................................................................................... 274  Appendix A: Comprehensive Fee & Tax Schedule  Administrative Fees ................................................................................................................................ 279  Building & Development/Health Fees .................................................................................................... 284  Planning & Zoning Fees .......................................................................................................................... 292  Police Department Fees ......................................................................................................................... 293  Fire Department Fees ............................................................................................................................. 294  Engineering Fees..................................................................................................................................... 299  Water Connection Fees .......................................................................................................................... 300  Business Taxes, Licenses and Regulations .............................................................................................. 301  Taxes Schedule ....................................................................................................................................... 303  Appendix B: Financial Policies & Projections  Fund Balance Policy ................................................................................................................................ 307  Purchasing Policy .................................................................................................................................... 308  Investment Policy ................................................................................................................................... 311  Debt Policy .............................................................................................................................................. 318  Capitalization Policy ................................................................................................................................ 322  Five Year Operating Forecast .................................................................................................................. 325  Twenty‐Year Water & Sewer Utility Forecast ......................................................................................... 343  Appendix C: Human Resources  Health Plan Benefits ............................................................................................................................... 351  Employee Staffing Levels ........................................................................................................................ 353  Appendix D: Document Definitions  Glossary .................................................................................................................................................. 361  Acronyms ................................................................................................................................................ 367    Se   Trans Dane C. B                             ectio smittal  Bragg, Villag on  Letter  ge Manager  1  VIL BUF MAN COR THE Nove Hono It is m Buffa ongo prope maint mana partic Villa fourth small The predi philo the f relian for fa Villa no ne and servic STRA Actio Many the s organ will perfo Village LLAGE OF FFALO GR NAGEMENT PORATE A VILLAGE O ember 1, 201 orable Presid my pleasure alo Grove fo ing efforts erty tax rate taining esse agement team cularly in li ge’s cost st h consecutiv l feat. Village’s n ictable level sophy of ag future by co nce on state acilities and ge staff mem ew taxes pro appropriate ces. ATEGIC PL ons to Date y of the Vill strategic ma nization ente see renewe ormance indi Hall • Fifty Ra F ROVE T’S LETTER UTHORITIE OF BUFFAL 13 dent Jeffrey S e to submit t or the Fisca to enhance es, the Villag ential service m and staff ight of the tructure and ve balanced now refocu ls of servic ggressively m ontrolling e shared reven equipment. mbers have w oposed, a no resources LANNING AN lage’s efforts anagement ers its secon ed emphasis icators, enha aupp Boulevard TO THE ES OF LO GROVE, S. Braiman a to the Villag al Year endi efficiency, ge will ente es to its res on their eff numerous a avert a $1. budget, wit used financi ce. The p managing lo expenditures nues and pro worked dilig ominal-grow reallocated ND MANAG s leading up goals adopt d full year o s on the de anced perfor d • Buffalo Grov , ILLINOIS and Board o ge Board the ng Decembe maintain a er 2014 with sidents. I w forts to crea actions taken .6 million d th fully allo ial position proposed bu ong-term lia , growing r operty taxes, gently to prov wth ad valore for public GEMENT p to the prep ted by the of the adopt evelopment mance meas ve, IL 60089-2 f Trustees: e proposed b er 31, 2014 a high leve h a balanced would like t ate the budg n in the pa deficit. The cated capita permits th udget reinfo abilities and revenue wh , and increas vide for a ba em tax rate safety, inf paration of th Village Bo ted Strategic of service surement and 100 • (847) 45 budget for t . Through el of service d operating to commend get documen ast year to r e accomplish al reserve tra he Village orces the o proactively here possible sing capital alanced tax s for the forth frastructure he 2014 bud oard in 20 c Plan, the V level expe d reporting a 59-2500 the Village o the Village e and stead budget whil d our Villag nt before you rebalance th hment of ou ansfers, is n to maintai organizationa planning fo e, decreasin reserve ratio structure wit hcoming yea and genera dget center o 12. As th Village Boar ctations, ke and program of ’s dy le ge u, he ur no in al or ng os th ar al on he rd ey m- Village of Buffalo Grove 1 2014 Adopted Budget orien makin With strate priori amen and d lays t The devel Optim and I can b and D this b Forw Whil estab will expan platfo neces GEN The V effici the m maint Village nted cost ana ng, resource in the 2014 egic outcom itization, sta ndments to th deliberate se the foundatio following s lopment of t mization, O Infrastructu be found in S Detail sectio budget establ ward Lookin e the financ lished by the need to co nding electro orm. Likewi ssary to susta ERAL OPE Village’s 20 ient level of most needed tenance, str 2018 Out  311/CRM P  Customer S Ratings at 8 greater   Corporate  Reserves >3  Capital Equ Funding = 5  Program Ba Budget   Sales Tax In 15%  Hall • Fifty Ra alysis. Each e allocation a 4 budget, f mes. Throu aff has been he benefit of ervice offerin on for progra strategic the the budget, Organization ure Sustain Section 4: Ex ons. The st lish the fram ng Actions ial and serv e Village Bo ontinue its onic services ise, addition ain the proje RATIONS 014 financia f service pos d areas, su reet and sid comes Platform  Service  85% or  Fund  35%  uipment  50%  ased  ncreases  aupp Boulevard h of the activ and level of financial res ugh the rec n able to mo f our residen ng in the com am-based bu emes, as de as a functio nal Culture ability. A m Executive Sum trategic them mework for th Following Operating on an amb services, q subscriber r the service and fine an Through an market com restructurin able to red million to z expense sc years. A r 2014-2018 Board on Ju ice targets a oard, there re progress t s and develo nal organizat ected expens al plan focu ssible, couple uch as Eme dewalk/path d • Buffalo Grov vities is inte service prior source alloc cently comp ore thorough nts. The resu ming year. udgeting to b efined by th on of the V e, Revenue more detaile mmary and S mes and key he Village’s last year’s Financial F bitious proce quantify pro rates for all n evaluation, nalysis for n approved mpetitivenes ng evaluatio duce the proj zero, and fu enario for th revised Five was comp uly 29, 2013 are clearly b emains much toward buil oping a robus ional restruc se profile bey ses on reori ed with capi erald Ash B maintenanc ve, IL 60089-2 ended to fos ritization. cations are mpleted serv hly evaluate ult is a more Further, the be implemen he Village Village’s visi Growth, E ed analysis o Section 5: C y performanc 2014 work s presentat Forecast 20 ess to evalu ogram costs non-essentia staff also p comparison increase in ss, as well on and reco jected 2014 urther to repo he Village f e Year Opera piled and p 3, included in being met, an h more work lding reserv st customer cturing and/o yond 2016. ienting serv ital investme Borer respo ce and deve 100 • (847) 45 ster improve directly tie vice tier ev and recomm e cost-effect e work comp nted by targe Board, have ion and miss Economic D of the strateg Corporate Fu ce indicator plan. tion of the 13-2017, sta uate all of and establ al services. performed a n with like n several fe as an agg ommendatio budget sho osition the r for the next ating Finan presented to n Appendix B nd within th k to be done. ves, increas relationship or revenue g vice delivery ents precise onse, facility elopment of 59-2500 d data-drive ed to desire valuation an mend servic tive, balance pleted to dat et year 2018. e guided th sion: Servic Developmen gic initiative und Summar rs included i e Five Yea aff embarke the Village lish cost-per In addition t thorough fe communitie ees to ensur gressive sta on, staff wa ortfall of $1. revenue-over two to thre cial Forecas the Villag B. he timeframe . The Villag sing revenue p managemen growth will b y to the mo ly targeted i y repair an f informatio en ed nd ce ed te . he ce nt es ry in ar ed ’s r- to ee s. re ff as .6 r- ee st ge es ge e, nt be st in nd on Village of Buffalo Grove 2 2014 Adopted Budget Village Hall • Fifty Raupp Boulevard • Buffalo Grove, IL 60089-2100 • (847) 459-2500 technology architecture. Within the area of general operations, staffing levels are projected to decrease due to reorganization as well as phase-out of part-time non-core service positions. Projected total personnel will decrease from 307 to 297 for the year, with full-time personnel expected to decrease from 223 to 218 and part-time staff reduced from 84 to 79, year over year. Over the past three years, total staffing Village-wide has decreased ten percent through attrition, from a peak of 327 in 2010. For 2014, no significant service reductions are anticipated, although many services will be modified to improve customer experience, increase efficiency, streamline processes and prepare the Village for its future 311/CRM launch. The Building & Zoning/Finance service window merger will be completed, providing a one-stop shop for water utility, real estate transfer, licensing, permitting and plan review services. Further review of an administrative adjudication program is also planned, which could provide faster and lower cost settlement for non-moving, housing and other violations. In 2013, the Village Board affirmed management’s recommendation to reduce extended hours at Village Hall from 7:30 PM one day per week to 6:30 PM. This practice reduced overtime costs and has continued to meet the service demands of the public. For 2014, the management team is exploring reducing non-core business hours for the Police Department window during the 3:00 AM to 7:00 AM hours. For 2014, the Village plans to expand its online service presence with the addition of online licensing services through the New World Systems Community Development module, with the addition of online permit processing scheduled for 2015. The Metra/Pace parking program will also see significant modifications in the coming year, with the addition of automated kiosks for parking, as well as Passport Parking, which will allow users to pay by smartphone or online. Enforcement services will transition to the Police Department. The Village’s recent establishment of a Geographic Information System (GIS) has been very successful, with base layers substantially complete. A GIS portal will be launched on the Village’s web site before the end of 2013, providing residents access to real-time parcel, utility and service information. In addition, the work completed to date establishes the platform for mobile field services (inspections, infrastructure and maintenance operations) to be used by Village personnel. Concurrent with the development of GIS assets, the Village’s document management initiative will continue to convert volumes of parcel and infrastructure records to electronic format. These data sets will then be paired to the GIS system for increased efficiency. The golf operation continues to struggle in the wake of sagging demand and excess supply in the local market. The Arboretum Club is poised to break even for the year on a cash basis, the result of focused revenue growth and cost control. Similarly, Buffalo Grove Golf Club has reduced its reliance on the Village’s operating accounts over the 2014 Service Changes  Building & Zoning /  Finance Window  Consolidation   Online Licensing   Metra/Pace Passport  Parking    GIS Portal   Administrative  Adjudication  (Recommendation)  Village of Buffalo Grove 3 2014 Adopted Budget Village Hall • Fifty Raupp Boulevard • Buffalo Grove, IL 60089-2100 • (847) 459-2500 past few years. For 2014, operating transfers totaling $38,541 are projected for the two courses. Village leadership will be focusing on aggressive cost containment strategies, coupled with performance based service and revenue enhancements, as a means to improve the competitiveness of both courses. General Fund Revenues FY 2014 General Fund revenue is expected to increase $3,485,446 over 2013 budget and to increase $2,730,885 or 7.85 percent from 2013 estimated actual. Total General Fund revenues for 2013 are estimated at $37,494,997. A major variation in the General Fund revenue is due to the inclusion of IMRF pension, Social Security and Medicare expenses within the tax levy receipts to the fund, increasing revenue transfers in and expense transfers out for the year by $1,562,879. Subtracting out the pension fund transfers shows that net revenue will increase to the General Fund by $1,922,567 or 5.6 percent. The Village Board has previously approved several revenue enhancements to offset a projected deficit. Revenue sources enacted or amended include general fines and fees, expansion of impound-eligible moving violations, ambulance billing fees and special rescue fees. Together, enhanced and new fees account for approximately one-third of incremental revenue growth in 2014. For existing revenue sources, state and home rule sales tax returns are not projected to increase from 2013 estimated actual, income tax is projected to increase by 16.2 percent from 2013 estimated actual, and utility use taxes for natural gas and electric are expected to increase 2.2 percent. Building revenues and fees are anticipated to increase 8.3 percent from 2013 budget, mainly due to increases in rental registration fees and the anticipated construction of 10 new single family homes on the Hoffmann Farm property. The ad valorem (property tax) levy is discussed in further detail within this correspondence and within Section 4: Executive Overview. The General Fund revenue projections included in the 2014 budget are consistent with the five-year projections presented to the Village Board on July 29, 2013. The projections have been further refined based on budget balancing strategies and are included in Appendix B: Financial Policies and Projections. Additional information concerning revenue projections and trends may be reviewed in Section 4: Executive Overview. General Fund Expenditures The Village has aggressively managed expenditures in recent years with a strong focus on lean and efficient operations and competitive third-party contracts. General Fund actual expenditures as a percentage of budget is expected to be 97.5 percent for 2013. Projected Revenue Changes  $562,545 – Income Tax   $307,732 – Property Tax   $187,000 – Ambulance  Transport   $175,000 – Real Estate  Transfer Tax   $110,000 – Special Rescue  Fees   $102,975 – Impound Fees  Village of Buffalo Grove 4 2014 Adopted Budget Village Hall • Fifty Raupp Boulevard • Buffalo Grove, IL 60089-2100 • (847) 459-2500 The 2013 General Fund budget will increase $3,490,268 year-over-year. Subtracting out restated transfers out for IMRF pensions, capital reserve transfers and planned capital projects, the net increase in the budget year-over-year is approximately $40,000, representing a no growth budget. The proposed expenditure plan includes all necessary personnel wages and benefits, commodity costs and general operations to operate the organization in accordance with the Village Board’s expectations in 2014. The compromised revenue scenario of recent years has necessitated an innovative approach to balancing the budget. Village staff has instituted a series of key strategies to control expenditures in 2014, including the following assumptions: 1. Replacement reserve ratios are reviewed and modified annually, contributions are known and planned in advance. For 2014, a $871,717 reserve contribution is budgeted, representing the first full contribution since 2008; 2. Village staff will continue to seek ways to reduce aggregate personnel expenses, carefully assessing all vacant positions, evaluating organizational efficiencies and recommending policies that maintain a competitive wage and benefit program; 3. An across-the-board 2.0 percent wage increase is programmed in salaries for the 2014 fiscal year; 4. Golf operating deficits have decreased substantially, with a $38,000 projected transfer for 2013 and $63,000 programmed in 2014. Staff will continue to monitor revenue and expense performance in this enterprise unit to minimize reliance on general operating revenues; 5. Certain capital projects will utilize reserve funds as planned in order to expedite project completion; and 6. Budget compliance will be a significant issue for Village management again in 2014, ensuring that reduced or flat line-item growth can continue, if possible. The combination of strategies employed by the management team results in a net no- growth operating budget year-over-year. Of note, the Village’s total general fund expenditures have experienced a net decrease of $1,000,000 in the five year period ending December 31, 2014 when factoring in capital reserve and pension transfers. During the same period, the consumer price index has increased more than nine percent. Fund Balance The Village of Buffalo Grove utilizes an adopted fund balance policy to provide for an unassigned fund balance. As a home rule municipality, the Village is not subject to state-mandated fund reserve policies. The corporate fund reserve policy was decreased in 2010 from 35 percent to 25 percent of the subsequent year’s budget (less pension transfers), or approximately three months of operating expenditures. The Village’s fund balance policy is structured to provide sufficient cash-flow as necessary and sound fiscal management has permitted the continuation of essential services without significant financial impact during the economic downturn. The Village’s proactive fund management has been cited by Standard & Poor’s and Moody’s Projected Fund Balance  25% Reserve ‐  $8,150,000   35% Reserve ‐  $11,411,500   Projected Reserve ‐  $10,829,000 (33.2%)  Village of Buffalo Grove 5 2014 Adopted Budget Inves respe For 2 opera $10.8 31, 2 for ge capita Wate ECON Lagg Villa resou with will b and f segm work and Metro 1.3 p The l value the s $166 Septe year- 1 Sour 2 Sour 3 Sour 4 Sour     Village stor Service ectively, and 2014, an una ating cash w 8 million, or 2014. The p eneral opera al expenditu er and Sanita NOMIC AN ging external ge’s revenue urces. At th 148,000 non be required t finance-insu ments are of kforce concen life scienc opolitan Div ercentage po local housin e rising 18.3 ame period. ,000 in Apr ember 2013. over-year m rce: U.S. Depar rce: Workforce rce: Illinois Dep rce: Workforce Key St  $295,800 –  Home Value  18.3% ‐ YoY Home Sale   7.2% ‐ Unem Rate   0.5% ‐ Assu Investment Hall • Fifty Ra es as a key was recently assigned fun within the Co r 33.2 percen proposed bud ations. Use ures, includi ary Sewerage D POLITIC l economic f e profile an he national le n-farm positi to move the urance servic f particular ntrated in th es industry vision unem oints. ng market ha percent year . The medi ril 2013 and Buffalo Gr median home rtment of Labo e Boards of Me partment of Em e Boards of Me tats Median  e  Y Increase –  Price  mployment  med  Yield  aupp Boulevard y factor in y affirmed f nd balance of orporate Fun nt of the 201 dget does no of fund bala ing the Park e Fund. AL CLIMAT factors at the d, subseque evel, U.S. e ions added in country off i In terms of area is proj average, wi through 2 unemploym and state av 2.0 percent period3. Th in 2010 an growth seg highest in professiona ces (21 perc importance hese skilled y cluster. C mployment ra as begun to r-over-year ian sale pric d topped out rove has out e value grow or, Bureau of L etropolitan Chic mployment Sec etropolitan Chic d • Buffalo Grov maintaining for existing a f $8.15 mill nd. Unassig 14 budget, le ot anticipate ance is propo king Lot Fu TE: e national an ntly, its abil mployment n August, 20 its 7.3 perce f regional em ojected to fa ith an 11 pe 20222. Th ment statistic verages, with t better than he Village’s nd has stead gments for health care al, scientific cent) over th e to the n occupations Currently, t ate bests the show a sign and median ce hit its low t at its high tperformed a wth, with Wh Labor Statistics cago curity, Local A cago ve, IL 60089-2 g a AAA as well as ne lion is requir gned fund b ess pension e the use of osed for non und, Motor nd state leve lity to mana growth rem 013. Accele ent unemploy mployment, t are slightly ercent incre he Village cs have cons h an August n the metro unemploym dily decline Chicago and social and technic the ten year orthwest su and located the Lake C e Chicago-Jo nificant rebo sale price in west point o hest level sin all of its nei heeling at a , August 2013, Area Unemploy 100 • (847) 45 and Aaa ew debt issue red to maint balance is pr transfers as unassigned n-operating Fuel Tax F els continue age operatin mains slow b erated growt yment rate.1 the Chicago worse than ase projecte e of Buff sistently bea 2013 rate o o area rate ment peaked ed since. T metro emp assistance cal services r period4. T uburban ma d in the I-29 County-Keno oliet-Naperv ound, with m ncreasing 25 over a ten-y nce 2009 at ighboring co a low of 10.6 , Seasonally A yment Statistic 59-2500 bond rating ed in 2012. tain sufficien rojected to b of Decembe fund balanc funds and fo Fund and th to impact th ng and capita but improvin th in new job metropolita n the nationa ed from 201 falo Grove at the nationa of 7.2 percen for the sam at 8.4 percen The projecte ployment ar (17 percent (19 percen These growt arket, with 94 biomedica osha Count ville MSA b median hom .5 percent fo year period a t $295,800 i ommunities i 6 percent an Adjusted s g, nt be er ce or he he al ng bs an al 12 ’s al nt, me nt ed re t), nt) th a al ty by me or at in in nd Village of Buffalo Grove 6 2014 Adopted Budget Village Hall • Fifty Raupp Boulevard • Buffalo Grove, IL 60089-2100 • (847) 459-2500 Lincolnshire closely trailing at 17.4 percent.5 Regionally, the south suburbs have taken the greatest hit, with area home values dropping to 1992 levels in certain areas.6 The financial and political meltdown associated with the State of Illinois’ unfunded and growing liabilities continues to affect statewide economic growth and resulting revenue streams. Illinois has had the good fortune to have moved from the fifth highest debt per capita of all U.S. states to the eleventh ranking in the last year. The state’s current debt and liabilities are estimated at $271 billion, however, with $192 billion of that total, or 71 percent, attributed to unfunded pension liabilities7. In addition, the state’s total debt is the fourth highest in the nation, trailing California, New York and Texas. Added to the ongoing structural deficit, the State of Illinois General Fund Balance for FY 2012 is in deficit $9.13 billion8. With no projected rebound in sight unless and until the General Assembly reduces liabilities or increases revenues, Standard & Poor’s downgraded the state’s bond rating from A to A- in January 2013, giving the state the worst credit rating in the nation. Further, all three ratings agencies have assigned a negative outlook to the state’s general obligation debts. Despite the bleak economic forecasts for the state, many municipalities (including the Village) have been able to maintain strong balance sheets. Those municipalities proven to be the most adaptive to changing economic conditions and less reliant on long-term debt and state revenue sources will ultimately fare better in the new economy. Ultimately, the management of long-term pension liabilities, collective bargaining rights and employee benefit structures, which comprise 70 percent or more of most municipal budgets, lies with the Illinois General Assembly. The legislature, up to this point, has been unable to come to consensus on, or enact meaningful reform to, any of these issues. The Village continues to struggle with economic development to provide needed revenue growth. To date, the proposed downtown project has not progressed beyond the initial floodplain analysis. Further review and action will be required by the Village Board in 2014 to advance or deny the planning for this project. Village staff continues to coordinate with commercial property owners in the Dundee and Milwaukee Road corridors to affect redevelopment of vacant land and declining commercial areas. As stated in 2012 and 2013, the higher-than-average asking prices for key properties continues to be a limiting factor in initiating redevelopment projects, exacerbated by the weak-but-improving retail climate in the area. As a function of the Village’s strategic planning efforts, the addition of retail locations is necessary to diversify revenue sources and mitigate the impact of property taxes on residential and commercial properties in future years. As of this writing, there are no confirmed plans for the reuse of the three Dominick’s grocery stores in the Village. The company has announced store closures effective December 28, 2013. Staff has maintained communication with Dominick’s and potential users to advance redevelopment opportunities. Redevelopment of the Cambridge Commons center is expected to occur in 2014, with the opening of Fresh Farms grocery before year-end. The Village Board has also approved the development of the 20-acre 5 Source: Zillow Home Value Index, Buffalo Grove Home Prices and Home Values, 10/31/13 6 Source: “Where the housing recovery is only a faint hope,” Crain’s Chicago Business, 10/28/13 7 Source: Chicago Tribune, October 12, 2012 8 Source: State Comptroller Judy Baar Topinka, GAAP Fund Balance Village of Buffalo Grove 7 2014 Adopted Budget Hoffm subdi Mark budg The V much inves that Villa expec respe COM All F Eight reven misce 2013 amou proje total Balan The V 2014 retire addit Serie have than 2 Village mann Farm ivision to oc ket forces co et anticipate Village has h as 60 perc stment rate i sufficient ca ge’s investm cted, with t ectively, for t MPREHENSI Fund Revenu ty-seven per nues includin ellaneous ta . The budg unt of $870,0 cts total $8 budget. The Corporate Special Re Debt Servi Capital Pro Enterprise Permanent nce Sheet C Village issu . The Villa ed $940,000 ional $790,0 s 2003 bond outstanding 2030. Hall • Fifty Ra m property cur in the V ontinue to p es corporate maintained cent of inve increase. G ash be held ment yields. the Police a the period en IVE BUDGE ue, Expense rcent of Gen ng property axes. The to get increase 000 and rest .5 million fo e following t Fund evenue Fund ice Funds oject Funds Funds t/Pension Fu Consideratio ed no new d age continue in debt obl 000 on the S ds were retir bonded deb aupp Boulevard for single illage in man plague the V e investment an aggressi stments in s Given the vol d in short-te Pension per and Fire pe nding Decem ET e and Fund neral Fund , replaceme otal budget is largely dr toration of th for operating table provide Fund ds unds ons debt in 2013 es to take an ligations in Series 2010- red in 2013 bt totaling $1 d • Buffalo Grov family res ny years. Village’s inv t returns of ve portfolio short-term fu latility of st erm investm rformance h ensions earn mber 31, 201 Balance expenditures nt, state inc will increas riven by the he Motor Fu g and enterp es a summar 3 and does n n aggressive FY 2013. -A, Series 2 as planned. 10,550,000 w ve, IL 60089-2 sidences, th vestment ret f 0.5 percent o with regard funds and in tate shared r ments, which has rebounde ning 7.10 an 12. s are financ come and sa se 2.6 perce e allocation uel Tax trans prise project ry of all fund Re Total not plan to i approach to For 2014, t 2010-B and By year-en with all curre 100 • (847) 45 he first new turns as wel t, exclusive d to liquidit n anticipatio revenues, it h ultimately ed to a degre nd 8.77 per ced with a v ales, local u ent, or $1,6 of capital re sfer of $600 s, or 12.9 p ds. 12/31/14 evenue & O Sources $37,49 1,99 1,0 2,27 14,87 8,84 $66,5 issue debt in o managing the Village Series 2012 nd 2014, the ent debt mat 59-2500 w residentia ll. The 201 of pension ty, holding a on of a futur is imperativ y reduces th ee better tha rcent return variety of ta use and othe 616,986, from eserves in th ,000. Capita percent of th Other 94,997 93,352 81,513 76,404 74,912 44,523 65,701 nstruments i debt, havin will retire a 2 issues. Th e Village wi turing no late al 14 ns. as re ve he an ns, ax er m he al he in ng an he ill er Village of Buffalo Grove 8 2014 Adopted Budget There $1,00 amou finan refun $1,00 reven CAPI The V street to ma 2014 1 2 3 4 5 6    Village e are two l 00,000 to sup unt of $1,000 ncial plan an nding of exis 00,000 draw nues associat ITAL INVES Village com t repair requ aintain high- include: . Street alloca maint . Dund Road path i phase . Raup amoun projec reimb Progra . Emer $1,000 Villag This p . Build misce with misce . Geogr develo servic Capital Program $871,717 – Ca Reserve Trans $8,462,204 – C Projects  12.9% of Tota Hall • Fifty Ra line of cred pport ongoin 0,000 to sup nticipates a t sting bonds t w for Water ted with the Y co in T ca w re re ye STMENTS: mpleted a lar uests. The 2 -quality, reli t, Sidewalk ated for resu enance proje dee Road St Streetscape nfill project median plan p Boulevar nt of $198,0 ct cost is e ursement un am. rald Ash B 0,000 is allo ge Board app project is on dings & G llaneous bu the Finan llaneous roo raphic Inf opment proj ces and ongo l m apital  fer  Capital  l Budget  aupp Boulevard dit draws p ng Emerald pport Water akeout finan to maintain r & Sewer 2013 and 20 Year Water & onsidered s ndebtedness he Village’ apital faciliti with the reba eserve transf eplacement i ear of full re rge-scale stre 2014 capital iable and mo k and Bike urfacing, sid ects for the y treetscape I Plan, conti ts will be co nting progra rd Bridge R 000 for com stimated at nder the Hi Borer Tree ocated for FY proved multi target to me Grounds Im uilding impro nce/Building of replaceme formation oject will c oing resource d • Buffalo Grov rojected for Ash Borer r & Sewer Fu ncing of the level debt se Fund activi 014 rate incr & Sewer Pro hort term within five y s strategy t ies and equip alanced budg fers for vehic is included eserve contri eet resurfaci plan will co odern infrast Path Maint dewalk repa year. Improvemen inued pedest ompleted. In am is budgete Reconstruct mpleting the $1,000,000 ighway Brid e Removal Y 2014 ash iple tree gro eet budget ta mprovemen ovements, in g & Zoni ent/repair and System (G ontinue wit e developme ve, IL 60089-2 r 2014, the response effo und projects. line of cred ervice for th ities will be reases and in o-Forma. L and will b years of incu to fund lon pment has b get process. cles, buildin in the budg ibutions sinc ing project ontinue the V tructure. Sp tenance. A air and mai nts. In acco trian accessi n addition, th ed at $40,00 tion. Fund e Raupp Bri 0, with up t dge Replace and Refo tree remova owing and re argets with c nts. $405 ncluding the ing consol d municipal GIS) Deve th $258,404 ent. 100 • (847) 45 first in th orts and the . The Villag dit in 2015, he planning h e repaid fro n accordance Line of credi be converted urrence. ng term dep been restructu A total of ng and infras get, represen ce 2008. in 2013 to c Village’s on pecific capita A total of $2 intenance an ordance with ibility and s he first phas 00. ds are desig idge replace to $800,000 ement and R orestation. als and repla emoval contr ompletion in 5,000 is a e constructio lidation, $2 parking lot elopment. 4 budgeted 59-2500 he amount o second in th ge’s five yea coupled wit horizon. Th om increase e with the 20 it financing d to bonde preciation fo ured for 201 f $871,717 i structure asse nting the fir clear backlo ngoing effort al projects fo 2.6 million nd bike pat h the Dunde sidewalk/bik se of a mult gnated in th ement. Tota 0 eligible fo Rehabilitatio A total o acement. Th racts in 2012 n 2017. allocated fo on associate 200,000 fo maintenance The GI for contrac of he ar th he ed 0- is ed or 14 in et st og ts or is th ee ke ti- he al or on of he 2. or ed or e. IS ct Village of Buffalo Grove 9 2014 Adopted Budget 7 8 9 1 1 In to Proje Total Cente ENTE Wate The V 9, 20 on Ja 2014 It sh prepa agree agree 2012 The N Evan Villa Comm Village . ERP Devel System and s enhan . Sanita rehabi sanita financ . Storm impro utility additi 0. Wate planne supply by the main by use 1. Weila is sch engine counti otal, the cap ects, Motor l capital proj er expansion ERPRISE A er and Sewe Village Boar 012. The co anuary 1, 20 , increasing ould be no aring a rate ement for sa ement for wa . Northwest W nston by five ge Board a mission on O Hall • Fifty Ra Software. $ lopment mod ms, as well service requ nced services ary Sewer ilitation of ary sewer re ced by user f m Sewer Im ovements to s y fee is warr onal mainten r System I ed at the Vil y and other e Public Wat replacement er fees. Tota and Road / heduled for eering. Fun ies are not fi pital projects Fuel Tax, W ject funding n project has ACTIVITIES erage Utility rd approved mbined rate 13. An addi the combine ted that the analysis for nitary sewer astewater tre Water Comm e years in 20 approved a October 21, 2 aupp Boulevard $252,000 is dule in the as the laun uest applica s for resident Improvem aging sewe eplacement, fees. provements storm sewer ranted as th nance. Improveme llage’s pump improvemen ter Supply L t projects ar al water syst Lake Cook completion nding allocat inalized at th s budget is Water & Sew g has decrea been remov S: y a rate increa e increased f itional rate i ed rate to $5 e Lake Cou r the Southe r services fo eatment serv mission exte 013, to provi 40-year e 2013. d • Buffalo Grov budgeted fo Village’s se ch of a Pub ation. Thes ts, field tech ments. $5 er lift statio for a total s. $200,000 r facilities. F he Village’s ents. Vario p houses to i nts identified Loan Program re planned, tem improve k Road Imp in 2014, $ tions for pro his time. $8,462,204 wer, Line o ased 1.0 perc ved from the ase for wate from $3.00 p increase is sc .26 per 1,00 unty Departm east Wastew or Lake Cou vices provide ended its lon de for an ex extension of ve, IL 60089-2 or implemen elected ERP blic Works m se ongoing hnicians and 530,000 is ons and $5 of $1,070,0 0 is allocated Future consi storm sewe ous projects improve secu d in the 200 m. Addition subject to a ements for 20 provements. $113,000 is oject constru 4 for FY 20 of Credit and cent from 20 e CIP. er and sanitar per 1,000 ga cheduled to 0 gallons co ment of Pu water Treatm unty resident ed by Lake C ng-term agr xpiration dat f its memb 100 • (847) 45 ntation of the application management initiatives managemen budgeted 540,000 is b 000. These d for general deration of a er assets age s totaling $ urity of the p 08 system stu nally, $1,645 available fun 014 are $2,1 As the pha earmarked uction by La 014, inclusiv d General F 013. The P ary sewer ser allons consu take effect onsumed. ublic Works ment Plant, w ts expected i County expi reement with te of 2033. L ber agreeme 59-2500 e Communit , New Worl t, work orde will provid nt. for ongoin budgeted fo e projects ar l maintenanc a storm sewe e and requir $550,000 ar potable wate udy, finance 5,000 in wate nds generate 195,000. ase one stud to complet ake and Coo ve of Capita Fund source Public Servic rvices on Jul umed to $4.0 on January s is currentl with a revise in 2014. Th ired in Marc h the City o Likewise, th ent with th ty ld er de ng or re ce er re re er ed er ed dy te ok al s. ce ly 05 1, ly ed he ch of he he Village of Buffalo Grove 10 2014 Adopted Budget FEES The f Prop The 2 well millio 2010 is sch No ad appro PERS Staff Perso Volun time antici the bu Wag It is maint Fund salari budg progr perfo will repre The V 3177 unkn and c The d 2012 Train It rem Villa devel inclu inclu Village S, SALES & following rat perty Tax Le 2013 tax lev as funding f on. Of the -A, Series 2 heduled to in dditional fee oved by the V SONNEL FA fing onnel levels ntary Separa positions an ipated that p udgeted amo es desirable th tain a comp d Expenditur ies of full-ti ets, the redu ression for a ormance plan be necessar sented empl Village is cu and the Me own, no add currently bud deferred com . ning mains a high ge personne lop the next des training sive of in-h Hall • Fifty Ra USE TAXE te/tax amend evy vy includes for general o total levy re 010-B and S ncrease 1.96 e, rate or tax Village Boar ACTORS: have decre ation Incenti nd 79 seaso personnel lev ount due to p hat the Villa petitive envi re strategy, a ime and par uction in th all employe n on Septem ry before y loyees. urrently neg etropolitan A ditional fund dgeted amou mpensation p h priority to p el, both in generation g and profes ouse trainin aupp Boulevard ES AND THE dments are p fully funded operations an equest, $921 Series 2012 b percent. x amendmen rd. eased signifi ive (VSI) pr onal/part-tim vels will var planned retir age provide ronment for a 2.0 percent rt-time perso he Village’s es possible. mber 30, 201 year-end to gotiating col Alliance of ds beyond t unts have bee program for provide nece terms of pr of leaders w ssional deve ng, tuition re d • Buffalo Grov E PROPERT proposed in t d Fire, Polic nd debt servi 1,513 will b bonds. The n nts are propo ficantly since rogram and r me positions ry throughou rements and e for a wage r talented in t general wa onnel. As total perso The Villa 3. Further r establish s llective barg Police. As t the previous en included. senior mana essary traini roviding for within the or elopment fo eimbursemen ve, IL 60089-2 TY TAX LEV the FY 2014 ce and IMR ice, for a tot be used to se net property osed for the y e 2010 as a reorganizati included in ut the year an reorganizati e enhancem ndividuals. age increase proposed in onnel is the age Board re review and c salary progr gaining agre the outcome sly approved agement emp ing and prof r a well-rou rganization. or employee nt and trave 100 • (847) 45 VY: 4 budget: RF pension a tal Village le ervice debt tax levy afte year except a result of ion efforts, w n the 2014 b nd may aver ion efforts. ment in 2014 As noted in has been in n each of th catalyst to eviewed a d consideratio ression targ ements with e of these n d general wa ployees was fessional dev unded work To that en es totaling $ el expenses. 59-2500 allocations a evy of $14.6 on the Serie er abatement as previousl the Village with 218 ful budget. It rage less tha 4 in order t n the Genera ncluded in th he three prio make salar draft pay-for n of this pla gets for non h IAFF Loca egotiations age increase eliminated i velopment fo kforce and t nd, the budge $178,300 an Out-of-stat as 65 es ts ly ’s ll- is an to al he or ry r- an n- al is es in or to et nd te Village of Buffalo Grove 11 2014 Adopted Budget trave suffic some the V inves nimb Emp For 2 Bene Shiel predi perce will t contr health Ackn The reflec proce to th impo Mana Grate Reyn Casst Engin Bob and N the j stewa 9 Ame Village l has been b cient training e 43 percent Village has b stment in hu le workforce loyee Healt 2014, the Vil fits Coopera ld of Illino ictability to ent fund rese take effect, i ribution from h plan rate s nowledgeme developmen cting the co ess has been he entire Vi rtant financ agement Ana eful apprecia nolds, Direct tevens, Arth neer, Brett R Pfeil, Villag Nidhi Vaid, A job done. ardship over erican Society f Hall • Fifty Ra budgeted to g. The Villa or $353 les been able to uman resour e. h & Wellne llage will co ative (IPBC ois. The the Village’ erve mandat including th m 12 to 13 p tructure, ple ents: nt of an an ontributions n both challe illage staff cial tool. M alyst Lauren ation is ext tor of Publi hur Malinow Robinson, Pu ge Planner, Associate Pl Finally, th r Village fina for Training & aupp Boulevard provide suc age’s 2014 c ss per full tim o hold costs rces will inc ess ontinue its m C) with netw Village’s a ’s self-funde ted by the co he third phas percent of to ease review A nnual budge of the entir enging and r for their d Many thank n Stott for th ended to Je ic Works, F wski, Directo urchasing M Mike Skibb lanner for th he Village B ances and pla Development, d • Buffalo Grov ch travel wh cost-per-emp me employe in this area crease in the membership w work access association ed health pl ooperative. sed increase otal premium Appendix C: et is both a re organizati ewarding. I diligence an ks to Direct eir contribut ennifer Malt Fire Chief T or of Human anager, Geo be, Civil En heir cooperat Board deser anning for th Respect Dane Br Village , ASTD 2012 S ve, IL 60089-2 here no othe ployee for tr ee than the n a, it can be e future to a with the Inte provided th with IPBC an, with the For 2014, v in employe m. For addit : Human Res a monumen ion. This y I cannot ove nd persevera tor of Finan tion in creati tas, Deputy Terrence Va n Resources, off Tollefson gineer, Rob tion, respons rves sincere he Village’s tfully, ragg, Manager State of the Ind 100 • (847) 45 er options ex raining activ national ave expected th accommodat ergovernmen hrough Blue C provides e incorporati various prem e percentage tional inform sources. ntal and rew year’s finan eremphasize ance in dev nce Scott A ing the budg Village Ma avra, Police , Darren Mo n and Joe Bri bert Giddens siveness and e appreciati future. dustry Report. 59-2500 xist to obtai vities is $829 rage.9 Whil hat additiona te a lean an ntal Personne e Cross Blu balance an ion of a nin mium change e of premium mation on th warding task ncial plannin my gratitud veloping th Anderson an get documen anager, Mik Chief Stev onico, Villag idges of Gol s, IT Directo d ability to ge ion for the in 9, le al nd el ue nd ne es m he k, ng de is nd nt. ke ve ge lf, or et eir Village of Buffalo Grove 12 2014 Adopted Budget Se   Organ Village of List of Pr Vision an Strategic Organiza Village Co Village O                           ectio nization f Buffalo Gro incipal Offic nd Mission S c Priorities  tional Chart ommissions, Overview  on  n and S ove Map  ials  tatement  t  , Committee 2  ervices es and Board   ds  !! ! ! ! !!! ! Village Hall Police Station Fire Station 25 Fire Station 26 Fire Station 27 Arboretum Golf Club CAFT Training Center Buffalo Grove Golf Club Public Works 0 0.5 1 1.5 20.25 Miles Village of Buffalo Grove Village of Buffalo Grove 15 2014 Adopted Budget Village ofLong Grove Village ofLincolnshire Village ofRiverwoods Village of Wheeling Lake County Cook County Map Legend County Boundary Municipal Boundary Interstate Local Road Major Road Number of Housing Units by Block Total 0 - 15 16 - 48 49 - 98 102 - 182 207 - 390Data Source: 2010 Census µVillage of Buffalo Grove2010 Population Census by Housing Units Village of Buffalo Grove 16 2014 Adopted Budget 7 6 1 3 4 5 2 8 910 15 11 16 13 17 12 14 Lake County Cook County Village ofLincolnshire Village of Wheeling Village ofRiverwoods Village ofLong Grove Map Legend County Boundary Municipal Boundary Census Tracts Interstate Local Road Major Road µVillage of Buffalo Grove2010 Census Ages by Tract Census Tract ID1 8645.122 8645.143 8645.214 8645.25 8645.176 8645.157 8645.058 8645.189 8645.1910 8645.1611 8030.112 8030.1213 8030.1314 8024.0315 8030.0516 8030.0717 8025.03 Census Age Classification Under 5 - 9 10 - 19 20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 -59 60 -69 Older than 69Data Source: 2010 Census Village of Buffalo Grove 17 2014 Adopted Budget   Principal Officials    Elected Officials      Jeffrey Braiman  Village President             Jeffrey Berman  Steve Trilling  Beverly Sussman  Village Trustee  Village Trustee  Village Trustee                          Mike Terson  Andrew Stein  Lester Ottenheimer Janet Sirabian  Village Trustee  Village Trustee  Village Trustee  Village Clerk          Village of Buffalo Grove 18 2014 Adopted Budget     Principal Officials    Appointed Officials/Department Directors      Dane Bragg  Village Manager                            Jennifer I Maltas                      Scott Anderson  Steven R. Casstevens  Deputy Village Manager      Finance Director Police Chief          Terry Vavra       Michael Reynolds Art Malinowski  Fire Chief       Public Works Director  Human Resources Director       Village of Buffalo Grove 19 2014 Adopted Budget Vision   Vision The Villag   Missi Excellenc carried o Excellent to family expansio Excellent addresse efficient  Excellent within th committe services.  n and M n  ge’s Manage on  ce in Service out efficiently t Communit y values, so on and succe t Organizati es change an service deliv t Fiscal Resp he paramet ed to mana Mission  ement Them e Delivery: C y and effect ty Focus: Pro ocial amenit ess.  ional Dynam nd transition very by all of ponsibility:  ers of adop aging and m Statem me is “Achiev Continuously ively.  omote prog ties and en mics: Ensure n.  We shall  f our staff.  Deliver valu pted tax an maintaining t ments  ving Excellen y evaluate p rams and se hanced opp e that the o remain com ue with the  d fiscal resp the public in   nce”  programs an ervices whic portunities t organization mmitted to c public servi ponsibilities nfrastructur nd service to h focus upo that contrib n remains a competent,  ices in a res s.  Furtherm e and asset   o ensure the on enhancem bute to bus accountable  dependable sponsive ma more, we re ts with proa ey are  ments  siness  as it  e and  anner  emain  active  Village of Buffalo Grove 20 2014 Adopted Budget Strate Five strate provide a f the strateg       egic Pri gic priorities d framework for  gic priorities ar           orities  rive how resou decision maki re the “what.”  Definition core serv force.    Categorie   Definition employee capital an   Categorie and Balan Definition diversifyin demands, ensuring r   Categorie Definition going ass meet com communit with the n   Categorie Events an Definition Village bu systems),  service le infrastruc infrastruc   Categorie urces are expe ng. While the V n: Based on ne ices, provide o es: Core Service n: Create and  es in the missio d resources.  es: Leadership  nce.  n: Maintain a  ng revenue so , reducing the revenues adeq es: Diversificati n: Maintain an essment, pub mmunity object ty through ta needs and valu es: Active Dev d Quality of Lif n: Assess and  uildings, stree information a evels. Plan fo ture, upgrade  ture needs of t es: Planning an nded within th Vision and Mis eeds and expe optimal service es, Organizatio maintain an  on of the Villa and Support, T positive finan ources, alignin e Village’s relia quately fund se on, Reserves a nd enhance th lic and private tives. Create a argeted comm ues of the villag velopment an fe Initiatives  maintain relia ets, utilities (i ssets, vehicle f or the financ for efficiency o the community d Programmin he Village of Bu ssion statemen ectations of th e by supportin onal Needs, Ma environment  age and encou Technology an ncial position  ng fee structu ance on prop ervices and infr and Cost Contr he quality of li e partnerships n inviting envi munication and ge.  nd Redevelopm able high qua including wate fleet, and othe cial resources  or enhanced c y.  ng, Financial, G uffalo Grove. T nts are the “ho e community  ng an adaptive arketing and C that engages urages the dev nd Collaboratio with a long t res to adequa erty and state rastructure nee rol.  fe in the com s, and by leve ironment for d d marketing m ment, Opport ality infrastruct er, sanitary s er assets neces necessary to capabilities, an reen Infrastruc These priorities ow” of what we and prioritizat e and efficient ommunication s and empowe velopment of h on, Personal G term perspect ately reflect s e shared taxe eds.  mmunity throug eraging resour doing business  methods, cons unity Manage ture which in sewer and dra ssary for maint o maintain c d plan for the  cture  s  e do –  tion of  t work  n.  ers all  human  Growth  ive by  service  s, and  gh on‐ ces to  in the  sistent  ement,  cludes  ainage  taining  urrent  future  Village of Buffalo Grove 21 2014 Adopted Budget   Golf  Operation Buffalo Gro Golf Cours Arboretum Golf Cours V ns ove  se m  se Police Departm Patro Investigat Youth Service Admi Police Record Village of Buffa e  ment ol tions h  es n e  ds Fir Depart Emerg Manage Age Fir Suppre and Re Fir Preven Educa lo Grove Organ Re re  tment gency  ement  ncy re  ession  escue re  tion &  ation Offic Vi Ma Le Hu Reso Build Zo Pla nizational Chart esidents of Buffalo  Village Board Village  Manager e of the  llage  anager egal uman  ources ding and  oning nning G S D Vill V Tr Grove Finance General  Services Deputy  age Clerk Village  reasurer In T nformation  Technology Admin Public Works Engineering Cen Gar Stre Drain Sew Operations ntral  rage eets,  nage &  wer Bu Main Fo W uilding  ntenance orestry Water Village Commissions, Committees & Boards  Village Commissions, Committees and Boards are approved by the Village’s Corporate Authorities. The  list of Commissions can be found in Title 2, Administration and Personnel, within the Village’s Municipal  Code. The Municipal Code can be found on the Village’s web site at www.vbg.org.  Each Commission is  established and provides parameters for its operation including but not limited to duties of the  Commission, members, meeting schedule and purpose.    If individuals are interested in volunteering for a Village Commission, Committee or Board, they are  encouraged to complete a Talent Bank Application which is available on the Village’s web site or by  calling Village Hall.  Appointments are made by the Village President with the concurrence of the Board  of Trustees. Following is the list of approved Commissions, Committees and Boards as set forth in the  Municipal Code.   Chapter 2.14 Police Pension Fund   Chapter 2.24 Board of Health   Chapter 2.26 Board of Local Improvements*   Chapter 2.28 Board of Police and Fire Commissioners   Chapter 2.32 Electrical Commission   Chapter 2.34 Emergency Management Agency   Chapter 2.40 Arts Commission    Chapter 2.42 Youth Commission   Chapter 2.44 Zoning Board of Appeals   Chapter 2.46 Plan Commission   Chapter 2.48 Ethics Commission   Chapter 2.50 Firefighters Pension Fund   Chapter 2.52 Transportation Commission   Chapter 2.58 Commission for Residents with Disabilities   Chapter 2.60 Buffalo Grove Days Committee   Blood Donor Commission, approved by Resolution No. 76‐14 on May 3, 1976.   Bicycle Path System Ad‐Hoc Committee, approved by Resolution No. 2010‐37 on October  18, 2010.  * The Board of Local Improvements consists of the Village Engineer and Members of the Village Board.     Village of Buffalo Grove 23 2014 Adopted Budget Villag The Villag miles nort of O’Hare 9.3 square County an communit Grove, Riv Village’s c Bureau es   Buffalo G several d approxim   The Villag Village is  airport. P rail line a Aptakisic  to Route 5   The Villag wide rang single‐fam diverse, w communit   The Villag consisten adults in  Village ha substantia activities    Communi   The follow informatio   Notable t adults, de    Po  M ge Over ge of Buffalo G thwest of dow e Internationa e miles, with  nd 78.3 perce ties include A verwoods, Ve current popul stimate).  rove was inco decades. The ately 11.2 sq ge has excell served by t ace bus servi and the Skok Road, Buffalo 53 and Inters ge’s commerc ge of profess mily neighbor with units o ty’s populatio ge is served  tly receive a the commun as over 800  al bike path  are available  ity Character wing statistica on is 2010 Ce rends in the V ecreasing hou opulation: 41 Median age: 4 rview  Grove is locat wntown Chica al Airport. The 21.7 percent ent in Lake Co Arlington Heig ernon Hills an ation is 41,71 orporated in  e Village’s C uare miles wi ent transport he Metra No ice provides a kie Swift CTA  o Grove Road tate 94.    cial base incl sional service rhoods, town of different s on.       by four elem acknowledgem nity. Buffalo  acres of pa and sidewalk for residents ristics  al data and gr ensus data un Village’s popu usehold size a 1,655 (2009‐2 2.5 (2009‐20 ted approxim ago and 20 m e Village’s lan  of the area i ounty. Neighb ghts, Lincolns d Wheeling. T 15 (2012 U.S. 1958 and exp omprehensiv ith a total pop tation access orth Central  access to adj Yellow Line. d, Lake Cook R udes several  es, including m nhomes, cond sizes and de mentary scho ment for pro Grove is serv arks and ope k network. N s and visitors. raphics provid nless otherwis ulation includ nd increasing 2011 America 11 American  ately 33  miles north  nd area is  n Cook  boring  hire, Long  The  Census  perienced str ve Plan proje pulation of 48 s for resident rail line con acent commu . The regiona Road, and sta corporate b medical facili dominiums a esigns availa ool districts a oviding high  ved by two l en space, inc Numerous op   de a demogra se noted.  de the increas g household a n Community Community S rong growth i ects the Vil 8,000.   ts, businesse necting to d unities, the M al road syste te routes 21, usiness parks ities. The Vill and apartmen ble at vario and two high quality educ library distric cluding two  pportunities f aphic profile o sing number o and per capita y Survey 3‐Ye Survey 3‐Year in population lage’s land  s, employees owntown Ch Metra Milwau em serving th  22, 45 and 6 s, a diverse r lage’s residen nts. The hou ous price po h school dist cation for ch cts and two  municipal go for cultural a of the commu of middle–ag a income.  ear estimates) r estimates)   n and land are area could  s and visitors hicago and O ukee District  he Village inc 68, with direct retail sector  ntial areas in using stock is ints to serve tricts, all of w hildren and y park districts olf courses a and entertain unity.  The  e and senior  )  ea for  reach  s. The  O’Hare  North  cludes  t links  and a  nclude  s very  e the  which  young  s. The  and a  nment  Village of Buffalo Grove 24 2014 Adopted Budget  Median household income: $89,992 (2009‐2011 American Community Survey 3‐Year estimates)    Per capita income: $44,067 (2009‐2011 American Community Survey 3‐Year estimates)    Total housing units: 16,991 (2013 Village estimate)    Persons per household: 2.55    Owner occupied units, persons per household: 2.63    Renter occupied units, persons per household: 2.18     Housing Value   The following information provides the average and median residential sale price from Village Real  Estate Transfer Tax Records, January 2012 ‐ December 2012:     Number Sold Average Value Median Value SFD 309 $       311,762 $    290,000   SFA 179 $       185,053 $    164,250   MF 151 $       83,239 $    73,000   All Residential 639 $       222,622 $    203,000     Village of Buffalo Grove Statistical Breakdown  (Source:  U.S. Bureau of Census – Decennial Census and 2009‐2011 American Community Survey 3‐Year estimates)                                             0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 20.0% 25.0% 0‐45‐910‐14 15‐19 20‐24 25‐34 35‐44 45‐54 55‐59 60‐64 65‐74 75+ Pe r c e n t  of  Po p u l a t i o n Age Group Village of Buffalo Grove, 1980 to 2010 Census 04/01/1980 Census 04/01/1990 Census 04/01/2000 Census 04/01/2010 164 1,492 11,799 22,230 36,427 42,909 41,496 41,715 0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 1958 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2012 Po p u l a t i o n Year Village of Buffalo Grove Population 1958‐2012 Village of Buffalo Grove 25 2014 Adopted Budget                                                                         28.1 32.2 37.4 41.9 42.5 0 10 20 30 40 50 1980 1990 2000 2010 2011 Village of Buffalo Grove Median Age 1980‐2011 ‐15.00 ‐10.00 ‐5.00 0.00 5.00 10.00 15.00 Age 0 to 4 Age 5 to 9 Age 10 to 14 Age 15 to 17 Age 18 to 20 Age 21 to 24 Age 25 to 34 Age 35 to 44 Age 45 to 49 Age 50 to 54 Age 55 to 59 Age 60 to 64 Age 65 to 74 Age 75 to 84 Age 85 and over Percent Ag e  Cl a s s Population Pyramid for Buffalo Grove, 2000 % Female % Male ‐10.00 ‐5.00 0.00 5.00 10.00     Under 5 years     5 to 9 years     10 to 14 years     15 to 19 years     20 to 24 years     25 to 34 years     35 to 44 years     45 to 49 years     50 to 54 years     55 to 59 years     60 to 64 years     65 to 74 years     75 to 84 years    Age 85 and over Percent Ag e  Cl a s s Population Pyramid for Buffalo Grove, 2010 % Female % Male Village of Buffalo Grove 26 2014 Adopted Budget                           $2 $4 $6 $8 $10 In c o m e $10 $20 $30 $40 $50 In c o m e 36 25%   $0 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 198 Villag Hous $0 ,000 ,000 ,000 ,000 ,000 1980 Vil Cap 2%2% % 01990 ge of Buffa ehold Inco 0 1990 lage of Bu pita Incom 14% 15% 6% 2000 20 Year alo Grove  ome, 1980 2000 20 Year ffalo Grov e, 1980 to % Ed  L  9  H eq  S  A  B  G 010 2011 Median 0 to 2011 10 2011 ve Per  o 2011 ducational Less than 9th g 9th to 12th gra High school gra quivalency) Some college, n Associate's deg Bachelor's degr Graduate or pr l Attainm e grade ade, no diplom aduate (include no degree gree ree rofessional deg ent a es gree Village of Buffalo Grove 27 2014 Adopted Budget                             1 11% 4% 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 1 Buf * Base   4% 5% 2% 4% 6% 980 ffalo Grov ed on the Division o 9% 1% 1990 e Housing  of Planning Servic 44% Villag 2000 Distributi es Estimate as of A ge of Buffa Single Single Multip Comm Office Indust Public Parks/ Right‐ Vacan 2013* on 1980‐2 August 31, 2013 alo Grove  e Family Detach e Family Attach ple Family (MF mercial e trial c/Semi‐Public /Open Space ‐of‐Way (Majo nt * 2013 Multi‐ Single  Single  Land Use hed (SFD) hed (SFA) F) r)/ Utility ‐Family Family Attach Family Detach ed hed Village of Buffalo Grove 28 2014 Adopted Budget Village Government  Home Rule Authority  The Village of Buffalo Grove is a Home Rule Unit by virtue of the provisions of the Constitution of the  State of Illinois of 1970. Home Rule allows a community to take actions not specifically prohibited by the  state statutes. Conversely, a non‐home rule community can only undertake those actions specifically  allowed for in the state statues. Home rule enables a municipality or county to establish its own system  of self‐governance without receiving a charter from the state. Home rule shifts much of the  responsibility for local government from the state legislature to the local community. The most  significant powers granted to a home rule community include the ability to enact its own police powers  (health, safety, morals and general welfare), to issue bonds without referendum and exemption from  property tax caps under the Property Tax Extension Law Limit (PTELL.)     Council‐Manager Form of Government   The Village established the council‐manager form of government by referendum on July 1, 1980. The  council‐manager form is the system of local government that combines the strong political leadership of  elected officials in the form of a council or board, with the strong managerial experience of an  appointed local government manager. The form establishes a representative system where all policy is  concentrated in the elected board and the board hires a professionally trained manager to oversee the  delivery of public services. Under council‐manager form, those duties not specifically reserved by the  elected body pass to the Village Manager and his/her professional staff.    Equalized Assessed Value  The equalized assessed value, or EAV, is the result of applying the state equalization factor to the  assessed value of a parcel of property. Tax bills are calculated by multiplying the EAV (after any  deductions for homesteads) by the tax rate.   Below are the Cook County, Lake County and total EAV of property within the Village. For Cook and Lake  Counties, the assumption is that property values will decrease another 5% in 2013.   TAX YEAR COOK COUNTY % INC LAKE COUNTY % INC TOTAL VALUE % INC  2005QL 343,381,864 ‐‐‐1,264,882,929 ‐‐‐1,608,264,793 ‐‐‐  2006 351,925,896 2.49%1,325,296,511 4.78%1,677,222,407 4.29%  2007TC 402,913,368 14.49%1,407,908,107 6.23%1,810,821,475 7.97%  2008 430,222,803 6.78%1,450,871,616 3.05%1,881,094,419 3.88%  2009QL 453,182,604 5.34%1,443,599,910 ‐0.50%1,896,782,514 0.83%  2010TC 405,013,042 ‐10.63%1,369,087,745 ‐5.16%1,774,100,787 ‐6.47%  2011 370,343,748 ‐8.56%1,294,187,616 ‐5.47%1,664,531,364 ‐6.18%  2012 370,718,893 0.13%1,196,068,204 ‐7.58%1,566,707,097 ‐5.87%     TC= Triennial property assessment cycle (Cook County)     QL= Quadrennial property assessment cycle (Lake County)      Village of Buffalo Grove 29 2014 Adopted Budget Economic Similar to be challen needed r economic by Januar new, und categorie contempl developm and sites. to captur upon dem implicatio Following brokers, d   Downtow The Villag property  Downtow owner‐oc developm of an: ent   The propo million in c Developmen  neighboring  nged econom evenue grow c developmen ry 1, 2015.  Am der‐utilized a s.  The inve ate options f ments and red   The plan wi e retail leaka mographics, r ons of limiting g are three t developers an wn Buffalo Gr ge is reviewi and the Vill wn Buffalo Gr cupied resid ment contemp tertainment d osed project i n private inve nt  communities mically. The V wth.  In 2014 nt program fo mong other c and redevelo entory will b for the establ developments ll identify the age by priorit ent capacity  g non‐sales ta arget areas w nd others in t ove  ng the propo lage of Buffa rove by includ dential housi plates four th district, retail  is estimated t estment, $42 s and the nat Village contin 4, as part of  or the Village  components,  opment prop e prioritized lishment of a s and develop e highest prio tizing retailer and market c ax generating  where the V he real estate osed redevel alo Grove m ding a mix o ing, municip hemes to prov and dining di to have a tota 2 million in p tion as a who ues to strugg the Strategic and present  the plan will  erties, broke  for redevel a more forma p a recruitme rity retail lea s and sites th capacity. Add developmen Village staff is e industry to  lopment of 6 unicipal cam f retail store pal buildings  vide for a tru istrict, a resid al constructio public facility ole, the Village gle with econ c Plan staff  this plan to t include the d en down int lopment opp al economic d ent strategy f kage categor hat would be ditionally, the nt in business  s currently w promote dev 65 acres of t mpus. The de es, restaurant and a com ue‐to‐form ce dential distric on impact of $ y developmen e of Buffalo G nomic develo will develop  the Village Bo development  to retail, off portunities. T development for the highes ies and conte est fit leakage e plan will re corridors.   working with  velopment.  the Buffalo G evelopment s ts, offices, th mmunity par entral busines t and a public $320 million,  nt and $62 m Grove continu opment to pr a comprehe oard for comm  of an invento ice and indu The plan wil  incentive fo st priority ret emplate a pro e categories  view the pot property ow Grove Golf C seeks to cre heaters, renta rk. The prop ss district inc c services dist consisting of million in site ues to  rovide  ensive  ments  ory of  ustrial  l also  r new  tailers  ogram  based  tential  wners,    Course  eate a  al and  posed  lusive  trict.  f $216  e and  Village of Buffalo Grove 30 2014 Adopted Budget infrastructure development. In addition to the initial development impact, a significant gain in retail  sales would be achieved by the development. Within the first full year of retail build‐out, the  development is anticipated to conservatively generate approximately $100 million in retail sales. By  comparison, this would represent a 23 percent increase over the Village’s total 2012 retail sales of $455  million.    Milwaukee Avenue Corridor  The Milwaukee Avenue Corridor consists of three designated development sites and various potential  redevelopment sites, including:         Berenesa Plaza I, 17.94 acres, located at the northwest corner of Deerfield Road and Milwaukee  Avenue;   Village of Buffalo Grove 31 2014 Adopted Budget  Berenesa Plaza II, 6.2 acres, located at the southwest corner of Deerfield Road and Milwaukee  Avenue;   Land & Lakes Property, 17 acres along the west frontage and 41 acres along the west rear of the  property, located north of Busch Parkway and south of the City Park Development    Though staff continues to meet with stakeholders of these properties, no plans for development have  advanced.  The Berenesa Plaza sites will likely not redevelop until something happens with the high level  of debt on the property.  To date, nothing has happened with the Land & Lakes Property; however,  Waste Management has indicated that it will pursue a landscape waste facility on the east side of  Milwaukee in the second half of the 2014, which would free up the Land & Lakes site for development.     Various Annexation, Potential Development and Redevelopment sites located between  Deerfield Parkway and Lake Cook Road, along the Milwaukee Avenue Corridor.     It is in the Village’s long‐term interest to annex as many unincorporated properties on the east side of  Milwaukee as possible in order to put together a large redevelopment corridor in the Milwaukee Road  Corridor.  Staff continues to be in contact with these property owners to meet this goal.    Dundee Road Corridor     Village of Buffalo Grove 32 2014 Adopted Budget The Dundee Road corridor has two designated redevelopment sites. The first is 15.94 acres and was  occupied by three automotive dealerships. The developable parcels are broken down by the following  acreages: 3.99 acres; 4.13 acres; and 5.28 acres. This redevelopment site also includes 2.54 acres of  storm water management.  The Village has met with the owners of this property and due to Illinois trade  law related to automotive dealerships there are few options for a dealership at this location.  Long‐term  the Village will look to work with the property owner to redevelop this site based on the retail needs  identified in the 2014 economic development plan.    The second designated redevelopment site is the Cambridge Commons shopping center (4.71 acres). In  2013, the Village approved an economic incentive agreement with 14 Dundee Road LLC to renovate the  shopping center, including a façade improvement and new signage. The redevelopment project,  including construction, will be an investment of approximately $16 to $18 million. The redevelopment  will also bring a new large grocer to the community, Fresh Farms, which is expected to open in 2014.  The corridor also consists of several other redevelopment opportunities. At the Plaza Verde East  shopping center, located at the southwest corner of Arlington Height Road and Dundee Road, a new  commercial building is now occupied by several restaurants.     Dominick’s is leaving the Chicagoland market by the end of 2013.  The Village is home to three  Dominick’s.  At this time, the fate of the three stores in Buffalo Grove is unknown and may change  redevelopment plans for the strip centers they are located in once plans are known.    Plans were approved for construction of a Chase Bank and improvements to a portion of the shopping  center building for the Plaza at Buffalo Grove, located on the west side of Buffalo Grove Road north of  Dundee Road.  The improvements to the shopping center building were complete in 2013 and the Chase  Bank is currently in process.    Pulte Homes   Pulte Home Corporation has petitioned for approval of a single‐family development on the Hoffmann  property at 22140 N. Prairie Road. The unincorporated property is a 20‐acre tract currently used for  agriculture. An existing single‐family home on the property would be maintained as a “farmstead” on a  parcel of 1.3 acres. The Village’s Comprehensive Plan designates the site for single‐family development.  The concept plan proposes 38 lots with zoning in the R‐3A District. The proposed houses would be 2‐ story ranging in size from approximately 3,200 to 4,000 square feet.   The plan extends the existing street grid in the Prairie Grove subdivision adjoining to the north. Olive Hill  Drive, which is currently a half street with one‐way access from Prairie Road, would be completed as a  full street. Two streets terminate at the west side of the development, creating dead‐end segments of  approximately 300 feet. These streets would ultimately be extended if the Didier Farm is developed.  Village of Buffalo Grove 33 2014 Adopted Budget The “Sub‐ planned W park. This           ‐Regional Plan Weiland‐Prair s park would b n” in the proj rie improvem be further ex ect includes t ent. The plan panded if the the future alig n provides an  e agricultural  gnment of Pr addition to t land to the w Concept Pla rairie Road in he existing Pr west is develo an – Hoffman Pr  relation to th rairie Grove p oped.     roperty  he  public  Village of Buffalo Grove 34 2014 Adopted Budget Se   Budg Budget P Budget T Budget S Basis of B Annual B Fund Stru Account  Current V Budget R                             ectio et Proc Process  Timeline  Sections  Budgeting  Budget vs. Fin ucture  Numbers  Village Fund Responsibilit on  cess and nancial State s  y  3  d Struct ements  ture  Budget Process  This budget document is the result of the Village’s financial and operational planning process and serves as the  guide for implementing those plans.  The process brings together input from elected officials, department  directors, departmental staff, and the public in order to shape the Village’s goals and objectives.  Staff begins preparing the next year’s budget nearly a year prior to adoption.   The Finance Director projects fund  balances remaining at the end of the current fiscal year and develops a revenue projection for the following year.   Individual departments are responsible for assessing current conditions, programs, and needs.  Each Department  Director is provided a target figure as a parameter to work within while developing their respective departmental  budgets.  Committee of the Whole meetings are held throughout the year to discuss long‐range financial planning and  provide updates on the Village’s current financial condition. Mid‐year, the Finance Director presents  an update of  the five year operating forecast and the Water Fund’s twenty year pro forma.  Additionally, staff does a yearly  review of all rate schedules.  Once Department Directors have reviewed their programs and services, initial budget requests are submitted to  the Finance Director.  The Finance Department then consolidates all requests to analyze the budget as a whole.   After an initial analysis, meetings are set up between the Department Directors, Finance Director, and Village  Manager.  They review major operational changes, discuss objectives and review capital project requests.  An  effort is made to combine requests across departments and to discuss how to more efficiently accomplish  departmental goals.  Any unjustified items are eliminated from the budget at this time.  Over the next month, the Finance Department works to compile the budget document.  In addition to developing  budget summaries for each department which outline requests, the Finance Department reviews and updates  other sections of the document.  Before the first public hearing, the proposed budget is made available to the  public, both in hardcopy format at Village Hall and electronic format on the Village’s website, www.vbg.org.  While  the proposed budget must be available for public inspection at least ten days prior to passage, the Village routinely  has it available in advance of this deadline.    In November, a series of meetings are conducted covering the proposed budget and tax levy.  The Village Manager,  Finance Director, and Department Directors are present to address any issues or concerns presented by the Village  President, trustees and residents.  After the public meetings, the budget may be further revised and passed  without further public inspection, notice or hearing.  The final budget and appropriation ordinance is typically  approved in December.   Once the budget has been approved, the Village Manager and Finance Director continue to monitor the Village’s  rate of revenue collections and expenditures to assure a healthy financial condition.  If revenue projections drop  below staff’s original estimates, the Village Manager will direct staff to reduce expenditures.  Any transfers  necessary to adjust the budget can be made by the Village, as long as the changes do not exceed the approved  appropriation.  If this circumstance arises, the budget changes must be considered and approved by the Village  Board as an Appropriation Transfer Ordinance.  If there is a significant change to the total budget, a Supplemental  Appropriation must be approved by the Village Board.       Village of Buffalo Grove 37 2014 Adopted Budget Budget Timeline  Date Event Requirement/Action Monday, June 17, 2013 Budget/CIP Instructions Distributed Finance Staff distribution Friday, June 21, 2013 FY 2014 Initalized in New World Systems Staff creates FY 2014 in NWS June 21- July 31, 2013 Village Fee & Fine Update Village's Fee and Fine Schedule update begins Friday, June 28, 2013 Capital Reserve Amounts Distributed Central Garage and IT provide Finance reserve budget amount to enter in NWS. Friday, June 28, 2013 Salary and Health Insurance Budgets Added to Department Budgets Staff adds wage and insurance line-items. Census reports distributed for review. Monday, July 08, 2013 Core Service - Tier III Valuations Departments submit resource costing of Tier III programs Monday, July 08, 2013 Capital Improvement Plan Project / Building Maintenance Request Due Department submit five year capital requests and FY 2014 building remodeling requests Monday, July 15, 2013 Village Fee & Fines Recommendation Recommendations due to OVM. Monday, July 15, 2013 Preliminary Budgets added to New World Systems. All department budgets entered into New World Systems. Monday, July 15, 2013 IT Project Requests Requests for IT resources due. Monday, July 15, 2013 RFP/RFQ/Bidding Calendar Department Directors report FY 2014 activity to Brett Robinson. Monday, July 15, 2013 General Fund Revenue Estimate Staff compiles estimated actual for FY 2013 and budget for FY 2014 Monday, July 22, 2013 Village Board Meeting Staff provide six month financial update on FY 2013 Budget Monday, July 29, 2013 Committee of the Whole Meeting Presentation of five year General Fund Operating Proforma, Fee and Fine recommendation and Tier III discussion. August 5 - August 9, 2013 Department Meetings Department Directors discuss budget requests to Village Manager/Deputy Manager August 12 - August 14, 2013 Capital Budget Meetings Review capital requests for budget adequacy. Monday, September 23, 2013 Committee of the Whole Meeting FY 2014-2018 CIP Presentation. Property Tax discussion. FY 2013 CIP Project Status Update. 20 Year Water Rate Proforma Monday, September 30, 2013 Final Budget Requests Due Final department budget due. October 1 - October 11, 2013 Budget Preparation FY 2014 Budget production Monday, October 14, 2013 Preminary Budget to Village Board Preliminary budget distributed to Village Board Monday, November 04, 2013 Village Board Meeting Truth-in-Taxation determination. FY 2014 Budget Presentation Monday, November 18, 2013 Village Board Meeting FY 2014 Budget Presentation Continued (if necessary) Monday, December 02, 2013 Village Board Meeting FY 2014 tax levy (public hearing). Budget adopted by resolution. Thursday, December 05, 2013 Public Hearing Notification Publish for Appropriation Ordinance Monday, December 16, 2013 Village Board Meeting FY 2014 Appropriation Ordinance   Village of Buffalo Grove 38 2014 Adopted Budget Budget Sections  The Budget is divided into nine sections and four appendices:  1. Transmittal Letter:  The Transmittal Letter provides the Village Board and the public with a general  summary of the most important aspects of the budget, including current and previous fiscal years, and the  views and recommendations of the Village Manager.    2. Organization and Services:  This section includes a map of the Village, a list of principal officials, an  organizational chart, and general background information.  The Organization and Services section  provides the reader with an overview of Buffalo Grove, as well as its mission statement and Village‐wide  goals.    3. Budget Process and Structure: This section provides the reader with general information on how the  budget was developed, including a timeline and its general format.    4. Executive Overview: In the Executive Overview section, the overall revenues and expenditures are  presented by fund, as are fund balance projections, debt levels, staffing levels, and budget assumptions.   Trend analysis allows the Village to monitor changes and anticipate future issues.  This section identifies  the factors that affect financial condition and logically arranges them to facilitate analysis and  measurement.  This information serves as a management tool by combining information from Village  documents with relevant economic data.   Strategic goals are presented in this section as function of the  overall revenue and expense profile, targeted priorities and performance measures.    5. General Fund Summary and Detail: This section provides more in‐depth financial, organizational and  staffing information at the department level including strategic goals, accomplishments, staffing, budget  variances and changes.     6. Capital Improvement Budget Summary:  This section presents the planned investments in the long‐term  assets of the Village.  The Capital Improvement Plan provides a listing of capital projects over a 5‐year  horizon.    7. Enterprise Fund Summary and Detail: This section provides more in‐depth financial, organizational and  staffing information at the enterprise fund level including strategic goals, accomplishments, staffing,  budget variances and changes.     8. Fiduciary Funds:  This section presents both of the Village’s fiduciary funds – Police and Firefighters  Pension Funds.    9. Other Funds: This section provides the budgets for the Illinois Municipal Retirement Fund, the Parking Lot  Fund and the Facilities Development Debt Service Fund.    10. Appendix A Comprehensive Fee and Tax Schedule: All fees and taxes for the Village of Buffalo Grove.    11. Appendix B Financial Policies and Projections: All codified financial management policies.    12. Appendix C Human Resources: A summary of health insurance plan benefits and an aggregate of Village  staffing levels.    13. Appendix D Document Definitions: Includes definitions of key terms and acronyms that are found  throughout the budget book.  Village of Buffalo Grove 39 2014 Adopted Budget Basis of Budgeting  The Village of Buffalo Grove accounts for all funds and adopts a budget based on generally accepted accounting  principals (GAAP).  A fund is a separate accounting entity with a set of self‐balancing accounts that records assets,  liabilities, fund equity, revenues, and expenses or expenditures.  Funds are segregated for the purpose of carrying  on specific activities or attaining certain objectives in accordance with regulations, restrictions, or limitations.      The Village uses the three following fund types:  Governmental Funds: use the modified accrual basis of accounting whereby revenues are recognized when they  are “measurable and available” and expenditures are recorded when the related fund liability is incurred.   Governmental funds usually account for tax‐supported activities.    Proprietary Funds: use the full accrual basis of accounting.  Under the full accrual basis, revenues are recorded  when earned and expenses are recorded at the time liabilities are incurred.  Proprietary funds are used to account  for business‐type activities.    Fiduciary Funds:  are accounted for on a full accrual basis.  Fiduciary funds are used to account for resources that  are held by the government as an agent for parties outside the government and that cannot be used to support  the Village’s own programs.    All funds presented in the 2014 Budget are appropriated.    Annual Budget vs. Financial Statements  With the exception of the treatment of depreciation, the budget basis is consistent with GAAP.  Depreciation is not  shown in the budget, although the full purchase price of capital expenditures is included.  A reconciliation of the  difference is provided in the Village’s Comprehensive Annual Financial Report (CAFR). Funds that are not budgeted,  but are part of the Comprehensive Annual Financial Report are Retiree Health Savings Fund and the School and  Park District Donations Fund.    Fund Structure  A fund is a grouping of related accounts that is used to maintain control over resources that have been segregated  for specific activities or objectives.  The Village of Buffalo Grove, like other governments, uses fund accounting to  ensure and demonstrate compliance with finance‐related legal requirements.  All of the funds of the Village may  be divided into three categories: governmental funds, proprietary funds, and fiduciary funds. All funds are included  in this budget document and are appropriated by the Village Board.  All funds are prepared on a cash‐basis for  budgeting purposes.  During the Village’s annual audit, final adjustments may be made to properly account for  modified or full accrual accounting based upon the fund type.      Governmental funds focus on the near‐term inflows and outflows of spendable resources.  The majority of the  Village’s business is accounted for in Governmental Funds including the General Fund and the Special Revenue  Funds: Illinois Municipal Retirement Fund, Parking Lot Fund, and Motor Fuel Tax Fund. In 2014 the Illinois  Municipal Retirement Fund will be closed1 and the activity rolled into the General Fund. Other governmental funds                                                               1 This refers only to the “fund” as a component of the Village of Buffalo Grove chart of accounts, not the Illinois  Municipal Retirement Fund as a statewide pension program.  Village of Buffalo Grove 40 2014 Adopted Budget include the Facilities Development Debt Service Fund which is established to pay the principal and interest due on  long‐term debt.  Additionally there are two Capital Project Funds:  Capital Projects – Facilities Fund and Capital  Projects – Streets Fund. These funds provide resources for the design and construction of capital projects, as well  as the procurement of long‐term assets.      Currently the Village maintains one type of proprietary fund – an enterprise fund.  Enterprise funds are used to  report the business‐type activities the Village engages in and charge fees designed to recover the cost of the  provided services.  The Buffalo Grove Golf Fund, Arboretum Golf Fund, Water & Sewer Funds, and Refuse Fund are  included in this grouping.      Lastly, the Village acts as the fiduciary for the Police and Fire Pension Funds.  The funds are supported by employee  and Village contributions and are established as single‐employer funds.  The funds are managed by pension boards  and are not available to support the Village’s programs.  Civilian personnel are covered by the Illinois Municipal  Retirement Fund (IMRF), a multi‐employer, defined benefit plan.  The Village sends the employer and employee  contributions directly to IMRF.  Financial Policies and Goals  The Village of Buffalo Grove has adopted various revenue, debt and reserve policies.  These policies provide and  help maintain a favorable financial picture for the Village. The policies are located in their entirety in Appendix B.  Investment Policy: This policy provides guidelines for investing Village funds in financial instruments that provide  for the safety of principal, remain sufficiently liquid to meet anticipated operating requirements, and provide a  market rate of return.    Purchasing Policy: This policy delineates the procedure for purchasing goods and services in the Village.   Competitive bidding is required for purchases over $20,000, except for professional services. This policy was  increased in 2013 from $15,000.    Debt Policy:  The Debt Policy governs how, when, and why debt is used.  It is the policy of the Village to never use  debt to finance current operations.    Fund Balance Policy: This policy establishes the appropriate level of unassigned fund balance in the General Fund.   Fund balance reserves should only be used for capital improvements or as a temporary stop‐gap to bridge a deficit.   Balancing the budget is never an appropriate use of reserves.   Capitalization Policy:  Capital assets are assets with an initial, individual cost of more than $10,000 and an  estimated useful life of greater than one year.  Additions or improvements that significantly extend the useful life  of an asset, or that significantly increase the capacity of an asset, are capitalized.                 Budgetary Goals:  1. Prepare a budget, providing meaningful and readily understandable information to interested residents as  well as the Village Board and staff.  2. Prepare a budget that allows for the implementation of Village Board’s goals and objectives.   3. Pay for capital assets using pay‐as‐you‐go financing.  4. Encourage intergovernmental cooperation.    5. Present a balanced budget as defined as a budget where revenues exceed expenses.  Village of Buffalo Grove 41 2014 Adopted Budget   Account Numbers  Account numbers identify the fund, type of account, department, division, general revenue and expenditure  category, and type of purchase.  Account numbers look like this:  100 15 510 16     Fund Department Account Line Item    The first three digits (100) indicate the fund (see following chart for fund numbers).    The fourth and fifth digits (15) indicate the department.    XXX.10 – Legislative    XXX.15 – Office of the Village Manager    XXX.20 – Legal    XXX.25 – Information Technology    XXX.30 – Finance    XXX.35 – Human Resources    XXX.40 – Fire    XXX.45 – Police    XXX.50 – Building & Zoning    XXX.55 – Public Works      XXX.60 – Engineering    XXX.65 – Emergency Management Agency    XXX.70 – Transfer Non‐Operating    XXX.75 – Capital Improvement    XXX.80 – IMRF/Social Security    XXX.81 – Metra Parking    XXX.84 – Golf    XXX.85 – Debt    XXX.86 – Refuse    XXX.88 – Police Pension    XXX.89 – Fire Pension    The Public Works Department is further delineated into divisions.    XXX.55.05 – Building Services    XXX.55.10 – Streets    XXX.55.15 – Administration    XXX.55.20 – Forestry    XXX.55.25 – Drainage    XXX.55.30 – Central Garage    XXX.55.35 – Water    XXX.55.36 – Sewer    The first digit in the third grouping of numbers (XXX.XX.5XX.XX) indicates whether this is an income or expenditure  account.    1XX – Asset    2XX – Liability    3XX – Fund Equity    4XX – Income  Village of Buffalo Grove 42 2014 Adopted Budget   5XX – Expenditure/Expense    6XX – Capital Outlay    7XX – Debt Service     The next two digits in the third grouping of numbers (XXX.XX.X10.XX) indicates the general category to be charged.    500 ‐ Personal Services  505 ‐ Personal Benefits  510 ‐ Operating Expenses  515 – Insurance  520 ‐ Legal Services  525 ‐ Commission & Committees  530 – Commodities  535 ‐ Maintenance & Repairs – Facilities  540 ‐ Maintenance & Repairs ‐ Water & Sewer  545 ‐ Maintenance & Repairs – Vehicles  550 ‐ Maintenance & Repairs – Other  555 ‐ Capital Equipment  560 ‐ Capital Projects  565 ‐ Debt Service  570 ‐ Operating Transfers  580 ‐ All Other Expense    The last two numbers in the string indicate the object within the Category.  In this case, 510.16 is Operating  Expenses – Printing,      Revenue accounts are not associated with a department or division and look like this:    100.465.90    The revenue account categories are as follows:  400 ‐ Taxes – Property  410 ‐ Taxes ‐ State Shared  415 ‐ Taxes – Local  420 ‐ Business Licenses  425 ‐ Liquor Licenses  430 ‐ Animal Licenses  435 ‐ Building Revenue & Fees  440 ‐ Intergovernmental Revenue – Local  441 ‐ Sales of Water  442 ‐ Village Sewer  443 ‐ Lake County Sewer  444 ‐ Insurance Contributions  445 ‐ Golf Course Fees  450 ‐ Investment Revenue  455 ‐ Fines & Fees  460 ‐ Operating Transfers  465 ‐ All Other Revenue  470 ‐ Bond Proceeds  471 ‐ Income From Joint Venture  472 ‐ Capital Contributions     Village of Buffalo Grove 43 2014 Adopted Budget Current Village Funds  Type Fund Name Fund  No. Description  General General 100 The Village’s chief operating fund.  Accounts for all financial resources  except those required to be accounted for in another fund.  Special  Revenue  Illinois Municipal  Retirement  (closed 2014)  110  Accounts for revenues derived from a separate property tax levy and  employee contributions which are subsequently paid to the Illinois  Municipal Retirement Fund and Social Security Administration.  Parking Lot  120 Accounts for fees collected at the Village’s mass transit parking station site and expenditures required to maintain the parking lot.  Motor Fuel Tax 130  Accounts for the use of the Village’s share of state gasoline taxes and  20% of the Home Rule Sales Tax.  State law requires the MFT to be  used for the Village street program.  Debt  Service  Facilities  Development 140 Accounts for the accumulation of resources for, and the payment of,  general long‐term debt principal and interest.  Capital  Projects  Facilities 150 Accounts for the acquisition or construction of major capital facilities  (other than those in Enterprise Funds).  Street  Maintenance 160 Accounts for the costs of design, construction, and construction  engineering for various street maintenance and construction projects.  Enterprise   Waterworks &  Sewerage 170 Accounts for the provision of water and sewer services to customers  of the Village.  Arboretum Golf  Course 190 Accounts for the operations of a municipal golf course.  Buffalo Grove  Golf Course 180 Accounts for the operations of a municipal golf course.  Refuse Service 200 Accounts for the provision of refuse disposal services to customers of  the Village.  Fiduciary  Police Pension 220 Accounts for the accumulation of resources to be used for the  retirement annuity payments to sworn police officers.  Fire Pension 230 Accounts for the accumulation of resources to be used for the  retirement annuity payments to firefighters.     Village of Buffalo Grove 44 2014 Adopted Budget Budget Responsibility  The following departments are responsible for budgeting revenues and/or expenses in the listed funds.  Fund Name Fund No. Department / Budget Responsibility  General 100 Legislative  Office of Village Manager  Information Technology  Legal  Finance  Human Resources  Fire  Police  Building and Zoning  Engineering  Public Works ‐ Building Services  Public Works ‐ Streets  Public Works ‐ Administration  Public Works ‐ Forestry  Public Works ‐ Drainage  Public Works ‐ Central Garage  Operating Transfers ‐ Finance  Parking Lot 120 Finance  Motor Fuel Tax 130 Engineering  Facilities Delopment ‐ Debt Service 140 Finance  Capital Projects ‐ Facilities 150 Public Works ‐  Administration  Capital Projects ‐ Streets 160 Engineering  Water and Sewer 170 Public Works ‐ Water & Sewer  Arboretum Golf Course 190 Arboretum Golf Course  Buffalo Grove Golf Club 180 Buffalo Grove Golf Course  Refuse 200 Finance  Police Pension 220 Finance  Fire Pension 230 Finance    Village of Buffalo Grove 45 2014 Adopted Budget Se   Execu Budget in Strategic Revenue Expendit Debt Pos Fund Bal                             ectio utive Ov n Brief  c Planning   Trends and  ture Trends a sition  ance Project on  verview Projections and Projecti tions by Fun 4  w   Summary  ons Summar nd  ry  Budg The Village operations Village’s co other units and staffin operationa finance, pu building in services ar water and Various dir user fees.    The budge   1. To re 2. To op 3. To fo 4. To fo   For fiscal proposed  not contem new taxes. will be imp administra fee, and c The prope approxima levy, paya levy includ pension co of funds  obligations general op 2012, 2013   The basis f taxes, fee following t             et in Br e of Buffalo Gr s of municipal ore customers s of governme ng levels base al and capital  ublic works, po nspections, urb re provided by d dispatch ser rect and indire t document se o define the  ecommendatio o designate fin perational and o communicat ormat; and  o articulate th or long‐term fin l year 2014 budget is bal mplate the im . There are thr posed and are ative bail fee, crossing guard  erty tax levy  ately 2.0 perce ble 2014.  Th des fully fund ontributions, t to service  s and sufficien peration of the 3 and 2014 (pr for developing s, licenses, in table depicts to rief  rove embraces l government.  – residents an ent.  Each year d upon the de development olice protection ban planning‐z y others throu vices, and co ect fees are co erves the follow strategic goa ons for the ord nancial resour d capital resour te the Village’s e methodolog nancial plannin 4, the Villag anced and do mplementation  ree new fees th e budgeted as  , special resc reimburseme will increase  ent for the 20 he proposed t ded requests  he appropriati existing de nt funds for t Village.  The f oposed) for th g the overall b ntergovernmen otal revenues b s a fiscally‐con   This approa nd businesses  , the Village de emand for ser goals.  The V n, fire preventi oning, golf op ugh regional p ntract services llected for non wing purposes als and opera erly delivery o rces necessary rces;  s financial plan y used by the  ng and maintai ge’s  oes  of  hat  an  cue  ent.   by  013  tax  for  ion  ebt  the  following table e Cook and La budget relies u ntal revenue,  by category for $5,000 $10,000 $15,000 nservative and  ach is coupled – and its exte etermines its l rvices, anticipa Village provide ion and suppre erations and c partnerships or s including sa n‐core services :  ating plan in f core and non y to achieve th n for the fisca Village to dev in a stable and  illustrates the ke County port upon the initia fines, investm r all funds for t $0 0,000 0,000 0,000 2 T C forward‐looki d with the ser ended custome level of service ated revenues es the followi ession, civil eng community ev r commissions anitary sewer  s via the 911‐s n accordance  n‐core services he strategic go al year in a co velop revenue   efficient mun e history of tot tions of the Vi l forecast of a ment proceed the years 2012 2012 Total Gross Cook County ing approach t rvice‐delivery  ers – visitors, r e, strategic goa s, and progres ing core servi gineering, info vent support.   s, including th treatment an surcharge, ad v with Board  s;  oals and to pr mprehensive a and expense  icipal governm tal property tax llage.  anticipated rev ds and interfu 2, 2013 and 20 2013 s Tax  Levy Lake Count to budgeting f expectations  regional entitie als and expect ss toward long ices: administr ormation techn Additional no e supply of p nd refuse colle valorem tax lev direction and rovide for ade and comprehe projections, p ment.  x levies for the venues derived und transfers.  14 (proposed) 2014 y for the  of the  es and  tations  g‐term  ration,  nology,  n‐core  otable  ection.   vy and  d staff  equate  ensible  rovide  e years  d from   The  .  Village of Buffalo Grove 49 2014 Adopted Budget   Revenues by Category  The total revenue budget for 2014 is $66,565,701. This budget is a 9.5 percent increase over the 2013 estimated  actual and 3.0 percent more than the 2012 actual.  The spike in revenue in 2014 as compared to the 2013  estimated actual is the result of a combination of new fees, water rate increase, and transfers for capital.    Account Category FY 2012 Actual FY 2013   Est. Actuals FY 2014 Budget  Property Taxes $14,330,403 $14,365,766 $14,598,501  Other Taxes‐State $10,102,699 $10,261,110 $10,465,544  Other Taxes‐Local $9,234,863 $9,248,199 $9,328,006  Business Licenses $140,293 $143,200 $143,200  Liquor Licenses $127,000 $133,620 $127,600  Animal Licenses $8,141 $7,500 $23,650  Building Revenue & Fees $877,204 $795,515 $741,250  Intergovernmental Revenue‐Local $285,040 $270,434 $340,434  Sales of Water $7,387,553 $8,567,362 $9,997,774  Golf Course Fees $2,220,625 $2,248,879 $2,297,500  Investment Revenue $7,024,599 $3,191,900 $3,617,146  Fines & Fees $1,433,576 $1,440,550 $1,945,275  Operating Transfers $7,133,923 $6,023,174 $2,976,574  All Other Revenue $9,581,201 $4,086,864 $10,303,531    Grand Total ‐ All Fund Revenue $69,887,120 $60,784,073 $66,565,701  The chart below summarizes total revenue by source including transfers. The other taxes classification  incorporates state shared taxes including; income, sales and motor fuel taxes, and local taxes including; home rule  sales tax, real estate transfer tax, telecom tax, food and beverage tax, and utility use taxes. Charges for service  include revenue collected for construction permitting and inspection, water and sewer billing, and golf course fees.  The All Other Revenue category includes refuse fees collected on behalf of the Solid Waste Agency of Northern  Cook County, cable television franchise fees and pension contributions made by sworn police officers and  firefighters.  Summary of Revenues by Source ‐ All Funds  Description General IMRF Parking  Lot Motor Fuel  Facilities  Development  Debt Service  Capital  Projects  Facilities  Capital  Projects  Streets  Property Tax $13,696,988   $901,513   Other Taxes $18,793,550  $1,000,000  Licensing $294,450   Charges for  Service $699,400            Investments $78,000   Fines and Fees $1,770,275  $175,000  Operating  Transfers $827,500    $629,670 $180,000  $1,163,404 $113,000  All Other  Revenue $1,334,834   $1,100 $187,582  $1,000,000   FY 2014 Budget $37,494,997  $0 $176,100 $1,817,252 $1,081,513  $2,163,404 $113,000  FY 2013 Budget $34,009,551  $1,600,843 $159,320 $1,187,582 $1,338,696  $1,586,097 $100  Village of Buffalo Grove 50 2014 Adopted Budget   Revenues by Source – All Funds        Summary of Revenues by Source ‐ All Funds continued    Description Water &  Sewer  Arboretum  Golf  Course  Buffalo  Grove Golf  Course  Refuse Police  Pension  Firefighters  Pension All Funds  Property Tax $14,598,501  Other Taxes $19,793,550  Licensing $294,450  Charges for  Service $10,039,774 $1,158,400 $1,139,100    $13,036,524  Investment  $17,250  $1,786,846 $1,735,050 $3,617,146  Fines and  Fees         $1,945,275  Operating  Transfers   $63,000    $2,976,574  All Other  Revenue $1,437,388    $1,020,000 $2,653,000 $2,669,627 $10,303,531  FY 2014  $11,494,412 $1,158,400 $1,202,100 $1,020,000 $4,439,846 $4,404,677 $66,565,701  FY 2013  $10,130,906 $1,222,310 $1,211,200 $1,041,217 $4,023,792 $3,761,443 $61,273,057  Property Tax, 22% Other Taxes, 30% Licensing, 0.4% Charges for Service,  20% Investment Revenue,  5% Fines and Fees, 3% Operating Transfers,  4% All Other Revenue,  15% Village of Buffalo Grove 51 2014 Adopted Budget   Revenues by Source Summarized ‐ All Funds    Summary by  Funds General Special  Revenue  Capital  Projects  Debt  Service Enterprise Trust &  Agency Total  Property Tax $13,696,988 $901,513 $14,598,501  Other Taxes $18,793,550 $1,000,000 $19,793,550  Licensing $294,450 $294,450  Charges for  Service $699,400    $12,337,274  $13,036,674  Investment  Revenue $78,000    $17,250 $3,521,896 $3,617,146  Fines and  Fees $1,770,275 $175,000       $1,945,275  Operating  Transfers $827,500 $629,670 $1,276,404 $180,000 $63,000  $2,976,574  All Other  Revenue $1,334,834 $188,682 $1,000,000  $1,437,388 $5,322,627 $9,283,531  FY 2014  Budget $37,494,997 $1,993,352 $2,276,404 $1,081,513 $13,854,912 $8,844,523 $66,565,701  FY 2013  Budget $34,009,551 $2,947,745 $1,586,197 $1,338,696 $12,564,416 $8,826,452 $61,273,057          Total Revenues by Fund  Fund Fund # FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2014  Budget  % of Prior  Year  Budget  General   100 $33,556,657 $34,615,842 $34,009,551 $37,494,997  110.25%  Illinois Municipal Retirement 110 $1,567,758 $1,586,987 $1,600,843 $0  0.00%  Parking Lot 120 $159,222 $151,276 $159,320 $176,100  110.54%  Motor Fuel Tax  130 $1,863,813 $7,752,810 $1,187,582 $1,817,252  153.03%  Capital Projects ‐ Facilities  150 $388,692 $638,830 $1,586,097 $2,163,404  136.40%  Capital Projects ‐ Streets  160 $158,481 $590,000 $100 $113,000  11,290.00%  Facilities Dev Debt Service  140 $1,318,329 $1,147,869 $1,338,696 $1,081,513  80.78%  Police Pension 220 $5,024,859 $6,330,590 $4,023,792 $4,439,846  110.34%  Fire Pension 230 $3,164,159 $5,955,791 $3,761,443 $4,404,677  117.10%  Water & Sewer  170 $7,868,903 $7,577,017 $10,130,906 $11,494,412  113.46%  Buffalo Grove Golf Course 180 $1,262,041 $1,174,607 $1,211,200 $1,202,100  99.24%  Arboretum Golf Course 190 $1,264,906 $1,315,115 $1,222,310 $1,158,400  94.77%  Refuse Service 200 $1,036,872 $1,050,386 $1,041,217 $1,020,000  97.96%  Total   $58,634,692 $69,887,120 $61,273,057 $66,565,701  108.64%     Village of Buffalo Grove 52 2014 Adopted Budget Expenditures by Category  The development of projected expenses relies upon the forecasting of categorical expenditures in the areas of  personnel salaries and benefits, professional and contractual services, commodities, health insurance and general  liability expenses, maintenance, capital construction and spending, and interfund transfers.  As a service provider,  the majority of the Village’s total budget (57.0 percent) is apportioned to Personnel Services and Benefits. Included  within those categories are wages, health insurance, training/education, and pension contributions.  Thus, a great  deal of effort is expended in managing collective bargaining activities, wage and compensation programs and  employee benefits as a core cost containment strategy.  The following table depicts total expenses by category for  all funds for the years 2012, 2013 and 2014 (proposed).     Account Category FY 2012 Actual FY 2013 Est.  Actuals FY 2014 Budget  Personal Services       $21,073,819 $20,900,727    $20,590,984  Personal Benefits            $9,692,999 $10,238,794     $15,369,721  Operating Expenses           $3,421,894 $4,049,157      $4,352,777  Insurance               $‐184,846 $659,130       $1,036,358  Legal Services              $287,471 $345,450          $389,650  Commission & Committees              $103,676 $65,117             $92,850  Commodities           $4,269,842 $4,391,530      $4,172,984  Maintenance & Repairs ‐ Facilities              $773,844 $825,050        $1,206,300  Maintenance & Repairs ‐ Water & Sewer               $590,535 $96,298            $96,200  Maintenance & Repairs ‐ Other              $123,820 $125,265           $134,364  Maintenance & Repairs ‐ Vehicles              $779,397 $842,426          $829,518  Capital Equipment           $629,777 $635,328         $1,034,333  Capital Projects           $4,729,357 $9,557,552      $8,168,704  Debt Service           $1,581,048 $1,771,973       $1,112,023  Operating Transfer           $7,104,252 $5,974,233      $2,976,074  All Other Expense            $1,884,856 $1,765,522       $1,516,172  Grand Total All Fund Expense         $56,861,941 $62,243,552     $63,079,012    The Village further analyzes and presents budgeted revenues and expenses by fund, including the general (main  operating), enterprise, fiduciary and capital funds. The net increase in spending from the 2013 estimated actual  versus the 2014 budget is due to a variety of reasons including increases in health insurance, general liability and  workers compensation insurance, and street, sidewalk and bike path repairs. The significant increase in Personal  Benefits is due to a shift in employer paid employment taxes and pension costs that had been previously  accounted for within Operating Transfers.     Village of Buffalo Grove 53 2014 Adopted Budget Summary of Expenditures by Source ‐ All Funds  The following chart provides a summary of expenditures by source. Approximately 57 percent of all expenditures  are allocated to personal services and benefits. Capital Projects and Equipment represent the next largest  percentage of the total Village budget at 14.6 percent. It is anticipated that $9.2 million in capital projects and  equipment acquisitions are scheduled. Significant projects include the annual street maintenance program, the  second year’s efforts to remove and replace Emerald Ash Borer infested trees, and system improvements for  water, sewer, and drainage utilities. The improvements include replacing sections of water main and storm sewer  main and providing capacity and redundancy to sewer lift stations.     Facility costs include roof replacements and parking lot maintenance. Technology enhancements are budgeted  that will complete the ERP system by adding a Community Development module to integrate with the GIS system  and continue the effort to move Village services online.      Within Operating Transfers there is a transfer to the General Fund of $765,000 paid by the Water and Sewer Fund  to reimburse for administrative, maintenance and operation expenditures accounted for outside of the Water and  Sewer Fund. A transfer of $1,276,404 from the General Fund to the Capital Project Fund will support non‐ enterprise capital spending.    The debt service obligations paid through the Facilities Development Debt Service Fund for principal and interest  owed on General Obligation Bonds series 2010A, 2010B, and 2012, total $1,112,023 in 2014.              Summary of Expenditures by Source ‐ All Funds  Description Personal Services  & Benefits  Operating  Expenses  Legal/Ins Services Commodities Maintenance &  Repairs  General Fund  $28,846,264 $1,927,344 $1,361,290 $269,245  $1,689,880  Illinois Municipal Retirement   Parking Lot  $133,518 $16,400  $71,250  Motor Fuel Tax   Total Special Revenue Funds $133,518  $16,400  $71,250  Capital Equipment       Capital Projects        Total Capital Projects Funds       Debt Service Fund     Police Pension  $2,591,881       Fire Pension $1,743,831      Total Fiduciary Funds $4,335,712       Water & Sewer  $1,398,976 $1,985,115 $106,847 $3,594,839  $304,252  Buffalo Grove Golf Course $712,638 $146,850 $25,361 $130,000  $117,000  Arboretum Golf Course $667,115 $159,950 $25,360 $162,500  $84,000  Refuse Service        Total Enterprise Funds $2,778,729 $2,291,915 $157,568 $3,887,339  $505,252  All Funds $35,960,705 $4,352,777 $1,518,858 $4,172,984  $2,266,382  Village of Buffalo Grove 54 2014 Adopted Budget Budget by Fund Type      Summary of Expenditures by Source ‐ All Funds continued  Description Capital Equipment  & Projects  Debt  Service  Operating  Transfers  All Other  Expenses Grand Total  General Fund $1,108,164 $1,969,074 $308,922  $37,480,183  Illinois Municipal Retirement      Parking Lot   $12,000 $250 $233,418  Motor Fuel Tax $2,250,000   $2,250,000  Total Special Revenue Funds $2,250,000  $12,000 $250  $2,483,418  Capital Projects ‐ Facilities $2,163,404      $2,163,404  Capital Projects ‐ Streets $113,000    $113,000  Total Capital Projects Funds $2,276,404      $2,276,404  Debt Service Fund $1,106,013   $1,106,013  Police Pension     $150,000  $2,741,881  Fire Pension    $120,000  $1,863,831  Total Fiduciary Funds    $270,000  $4,605,712  Water & Sewer  $3,443,794 $6,010 $945,000 $11,784,833  Buffalo Grove Golf Course $69,000 $500  $1,201,349  Arboretum Golf Course $55,675   $500  $1,155,100  Refuse Service   $50,000 $936,000  $986,000  Total Enterprise Funds $3,568,469 $6,010 $995,000 $937,000  $15,127,282  All Funds $9,203,037 $1,112,023 $2,976,074 $1,516,172  $63,079,012  General, 59% Special Revenue, 4% Capital Improvement,  4% Fiduciary, 7% Enterprise, 24% Debt Service, 2% Village of Buffalo Grove 55 2014 Adopted Budget Total Expenditures by Fund and by Category  The chart below provides expenditure summary for all thirteen Village funds and further divides those fund totals  into expenditures by category. One fund, Illinois Municipal Retirement Fund, was closed for FY 2014 with the  revenue and expenditure activity transferred to the General Fund. The total budget for all Village expenditures in  2014 is $63,079,012. That total is 2.6 percent more than the 2013 budget and 10.9 percent more than what was  spent in 2012. Fifty‐nine percent of all expenditures support the General Fund. The General Fund is the main  operating fund of the Village and accounts for critical core services such as police, fire, administration and public  works.                  By  Fu n d   Fund Fund  #  FY 2011 Actual  FY 2012 Actual FY 2013 Budget  FY 2014  Budget  % of Prior  Year Budget  General 100 $33,878,147 $33,514,650 $33,989,915 $37,480,183  110.27% Illinois Municipal  Retirement  110 $1,469,845 $1,592,512 $1,586,750 $0.00   ‐100.00% Parking Lot 120 $158,428 $153,318 $168,233 $233,418  138.75% Motor Fuel Tax  130 $1,259,292 $3,246,373 $4,750,000 $2,250,000  47.37% Facilities Dev Debt  Service  140 $1,303,255 $1,140,885 $1,342,000 $1,106,013  82.42% Capital Projects ‐  Facilities   150 $376,553 $796,948 $1,586,097 $2,163,404  136.40% Capital Projects‐ Streets   160 $1,134,372 $764,955 $100,452 $113,000  112.50% Water & Sewer 170 $8,661,125 $9,440,183 $10,507,622 $11,784,833  112.16% Buffalo Grove Golf  Course  180 $1,260,112 $1,157,199 $1,211,068 $1,201,349  99.20% Arboretum Golf  Course  190 $1,276,359 $1,312,526 $1,222,310 $1,155,100  94.51% Refuse Service 200 $935,365 $874,366 $934,285 $986,000  105.54% Police Pension 220 $1,967,366 $2,270,739 $2,389,015 $2,741,881  114.77% Firefighter Pension 230 $1,090,225 $1,414,910 $1,674,069 $1,863,831  111.34%   Grand Total  $54,770,444 $56,861,940 $61,461,816 $63,079,012  102.64% By  Ca t e g o r y   Personal Services $29,914,590 $30,943,585 $31,336,729 $35,960,705 114.76% Operating Expenses $3,542,659 $3,421,894 $3,854,447 $4,352,777 112.93% Commodities $4,513,744 $4,269,842 $4,187,022 $4,172,984 99.67% Maintenance & Repairs $1,668,740 $2,272,593 $1,894,128 $2,266,382 119.66% Capital Equipment &  Projects  $4,130,347 $5,359,133 $9,319,136 $9,203,037 98.76% Debt Service $1,732,508 $1,581,048 $1,815,464 $1,112,023 61.26% Operating Transfers $6,478,945 $7,104,252 $6,079,301 $2,976,074 48.96% All Other Expenses $2,788,911 $1,909,593 $2,975,589 $3,035,030 102.00%   Grand Total $54,770,444 $56,861,940 $61,461,816 $63,079,012  102.64% Village of Buffalo Grove 56 2014 Adopted Budget   Summary of Revenue and Expenditures by Category      Account Category FY 2012 Actual FY 2013 Est.   Actuals FY 2014 Budget  Property Taxes $14,330,403 $14,365,766 $14,598,501  Other Taxes‐State $10,102,699 $10,261,110 $10,465,544  Other Taxes‐Local $9,234,863 $9,248,199 $9,328,006  Business Licenses $140,293 $143,200 $143,200  Liquor Licenses $127,000 $133,620 $127,600  Animal Licenses $8,141 $7,500 $23,650  Building Revenue & Fees $877,204 $795,515 $741,250  Intergovernmental Revenue‐Local $285,040 $270,434 $340,434  Sales of Water $7,387,553 $8,567,362 $9,997,774  Golf Course Fees $2,220,625 $2,248,879 $2,297,500  Investment Revenue $7,024,599 $3,191,900 $3,617,146  Fines & Fees‐Police & Fire $1,433,576 $1,440,550 $1,945,275  Operating Transfers $7,133,923 $6,023,174 $2,976,574  All Other Revenue $9,581,201 $4,086,864 $10,303,531    Grand Total ‐ All Fund Revenue $69,887,120 $60,784,073 $66,565,701      Account Category FY 2012 Actual FY 2013 Est.  Actuals FY 2014 Budget  Personal Services       $21,073,819 $20,900,727    $20,590,984  Personal Benefits            $9,692,999 $10,238,794     $15,369,721  Operating Expenses           $3,421,894 $4,049,157      $4,352,777  Insurance              $‐184,746 $659,130       $1,036,358  Legal Services              $287,471 $345,450          $389,650  Commission & Committees               $103,676 $65,117             $92,850  Commodities           $4,269,842 $4,391,530      $4,172,984  Maintenance & Repairs ‐ Facilities              $773,844 $825,050        $1,206,300  Maintenance & Repairs ‐ Water & Sewer               $590,535 $96,298            $96,200  Maintenance & Repairs ‐ Other              $123,820 $125,265           $134,364  Maintenance & Repairs ‐ Vehicles              $779,397 $842,426          $829,518  Capital Equipment           $629,777 $635,328         $1,034,333  Capital Projects           $4,729,357 $9,557,552      $8,168,704  Debt Service           $1,581,048 $1,771,973       $1,112,023  Operating Transfer           $7,104,252 $5,974,233      $2,976,074  All Other Expense           $1,884,856 $1,765,522       $1,516,172  Grand Total – All Fund Expense        $56,861,940 $62,243,552     $63,079,012              Village of Buffalo Grove 57 2014 Adopted Budget Personnel and Benefits  The Village of Buffalo Grove relies upon a lean and efficient professional staff to accomplish the mission, vision and  strategic goals of the operation.  The Village has historically maintained a highly‐competitive total workforce  compared to other municipalities in the region.  The Village’s ratio of employees per 1,000 residents has declined  substantially in recent years as a result of the economic downturn and rightsizing of staff.     The reduced personnel levels in recent years as well as the proposed reduced staffing for 2014 is the direct result  of targeted position reductions accomplished through attrition and the offering of the Village’s Voluntary  Separation Incentive (VSI) program to encourage reductions in force.  Village administration has employed a two‐ pronged approach to reduce personnel costs and benefits upon the separation of employees by 1) reprogramming  or eliminating positions where possible and 2) implementing revised pay and benefit structures for positions filled  by replacement.  The Village has taken aggressive steps to provide for long‐term cost reductions, including the  implementation of a Tier II wage for new hires, increasing the employee contribution to health insurance  premiums from 10 to 15 percent of premiums over a five‐year period and transferring the Village’s self‐funded  healthcare program to the Intergovernmental Personnel Benefits Cooperative (IPBC).  Additional information  concerning the healthcare benefit plan may be reviewed in Section C: Human Resources.    The net effect of the Village’s personnel cost containment strategy has significantly reduced the pressure on  overall operating costs by:    1. Reducing 2014 personnel wages by approximately $470,000 from 2013 and cumulatively $1.08  million from 2012; and  2. Maintaining an overall increase to medical and dental premiums of approximately 6% for 2014, which  is lower level than the national average of approximately 9%.     For 2014, the Village proposes a full‐time staff complement of 218 full‐time personnel and 79 part‐time personnel.     The VSI program will not be offered in 2014, as the benefit of the program may lose its impact if viewed as an  annual offering.  The following table depicts total employees by department for 2012, 2013 and 2014.     FY 2012 FY 2013 FY 2014  FT PT FT PT FT PT Office of the Village Manager/Administration 6 3 6 3 5 1 Building & Zoning 9 2 9 2 9 1 Finance & General Service  8 1 9 1 10 0 Fire Services 65 1 61 1 58 3 Golf Operations 8 52 8 52 7 51 Human Resources 0 0 1 1 2 0 Information Technology 3 1 3 1 3 0 Police Services 79 17 77 14 74 14 Public Works/Engineering 51 15 49 9 50 9 Total 229 92 223 84 218 79 Full & Part‐Time Grand Total 321 307 297 Village of Buffalo Grove 58 2014 Adopted Budget Strategic Planning    In 2012, the Village of Buffalo Grove embarked on the development of a new Strategic Plan.  As part of the project,  the Village contracted with a consultant to assist in the facilitation of the process.  The majority of the plan  coordination and development was done internally by Village staff.    The basic goal of the strategic planning process was to identify and assess organizational strengths, weaknesses,  opportunities and threats.  This was achieved through holding 26 different meetings with employee groups  representative of all Village departments and staff.  That input was used as a tool in identifying the strategic  priorities for the community and the organization.    Five strategic planning priorities were identified working with the Village Board.  They are:    1. Service Optimization  2. Organizational Culture  3. Economic Development  4. Revenue Growth  5. Infrastructure Sustainability    A detailed description of each priority is provided.  As such, the first strategic priority is service optimization.   Based on the needs and expectations of the community, core services are prioritized.  Optimal services are  provided by supporting an adaptive and efficient workforce.    Organizational culture is the second strategic priority.  With this priority, it is important to create and maintain an  environment that engages and empowers all employees in the mission of the Village.  The development of human  capital and resources is encouraged.    The third strategic priority is economic development.  The quality of life in the community is maintained and  enhanced through an on‐going assessment, public and private partnerships and by leveraging resources to meet  community objectives.  An inviting environment is created for doing business in the community through targeted  communication and marketing methods.  These are consistent with the needs and values of the Village.    Revenue growth is the fourth strategic priority.  A positive financial position is maintained with a long term  perspective by diversifying revenue sources and aligning fee structures to adequately reflect service demands.  In  addition, the Village’s reliance on property and state shared taxes is reduced while ensuring revenues adequately  fund services and infrastructure needs.    The fifth and final strategic priority is infrastructure sustainability.  With this priority, reliable and high quality  infrastructure is assessed and maintained.  This includes Village buildings, streets, utilities, information technology,  vehicle fleet and other assets necessary to maintain service levels.  The Village needs to plan for the financial  resources necessary to maintain current infrastructure, upgrade for efficiency or enhanced capabilities and identify  for the future infrastructure needs of the community.     After the strategic priorities were established, key performance indicators were identified.  Strategic initiatives and  actions were also identified in order to achieve the strategic priorities.    Financial and Non‐Financial Goals    The strategic goals as defined by the core values include both financial and non‐financial goals.  At the  organizational level, strategies are defined with respect to internal and external customers, as well as the level of  service, impact on financial resources and long‐term community priorities.      Village of Buffalo Grove 59 2014 Adopted Budget The following financial goals were completed in 2013:    1. Reviewed methods for the diversification of the Village’s revenue sources including implementation of  new public safety fees.  2. Reviewed and revised the Village’s fee and fine structure, comparing the Village’s fees and fines to 14  other Chicagoland municipalities.  Fees and fines were revised such that they reflected the Village’s cost  to provide the service or were comparable to other communities.  3. Reviewed the Village’s fleet and eliminated vehicles based on operational needs.  4. Included full capital reserve funding in the budget for the first time in five years.    5. Created a building reserve fund for the first time.  6. The Village implemented online bill payment for water/sewer bills and the Village now accepts credit  cards as a form of payment.    7. Staff presented the Village Board with a 20 year water fund pro forma.   8. Staff presented the Village Board with a 5 year general fund pro forma that mapped out expenditure and  revenue profiles based on current trends which exhibited what needed to be done to both expenditures  and revenue to reach the corporate goal of increasing general fund reserves to 35 percent by January 1,  2016.  9. Staff completed a presentation to the Village Board regarding the long‐term goal of staying under 11  percent of the total property tax bill and maintaining a corporate fund levy equal to inflation.  10. Staff completed an analysis of the net sales tax per square foot and total retail square feet required to  generate target increases for future goal years.      The following financial goals are contemplated for 2014:    1. Analyze collections and find opportunities for improved collection in all revenue categories, including the  state debt collection program.  Put together a formal plan ready for implementation by January 1, 2015  2. Identify and outline the services the Village provides broken down by departmental function and  operating funds.  3. Develop recommendations to align revenues by source using the core services template.  4. Re‐align the chart of accounts to reflect the prioritization of core services  5. Develop a comprehensive economic development program for the Village and present to the Village  Board for comments by January 1, 2015.    6. Rewrite village contract and RFP templates to include automated clearing house payment options.  7. Increase customers on utility e‐pay by five percent by the end of January 1, 2015  8. Evaluate the applicability of a Storm Water Utility Fee.  9. Prepare a strategy for the support and lobby of legislators to tax Internet sales that will allow for the  Village to capture true sales.        The following non‐financial goals were completed in 2013:    1. Staff categorized all Village services into “core” and “non‐core” categories (Tier 1 through Tier 3 – Tier 1  being core services such as public safety, provision of utilities, and maintenance of infrastructure and Tier  3 being value‐add services the Village provides such as special events and public relations) which was  approved by the Village Board.  2. Staff analyzed all Tier 3 services and provided the Village Board the true cost of these services for use in  budgetary decisions.  3. The Village migrated from Lotus Notes to Microsoft Exchange for its email services which will allow tight  integration between the Village’s email and other core applications.    4. The Village joined the GIS Consortium in January 2013.  GIS Analysts met with each department and put  together a 5 year plan that lays out project priorities.  The public version has gone live and allows  residents to look up an address and see what legislative district the address falls in, when the garbage day  is, who plows the street in front of the address, and the type of public tree located in front of their home.   Village of Buffalo Grove 60 2014 Adopted Budget 5. Staff formulated a cross‐training plan that will combine the Building & Zoning and Finance customer  service counters.  The combined counters will go live in the first quarter of 2014.  6. Staff completed a refresh of the Village’s website which includes a new look for the site but more  importantly the website is now organized based on service and user types making it easier to find  information.  7. Staff initiated a weekly department update that is shared with the Village Board and all staff in order to  increase awareness among departments of Village business.  8. Staff developed a comprehensive employee communication and recognition policy that will improve  employee communication and standardize recognition for employee achievements.   9. Staff developed a formal new employee orientation.  10. A health and wellness survey was distributed to all employees and a health and wellness committee  convened to discuss the results.  This committee will continue its work into 2014 to create a  comprehensive health and wellness plan for employees.  11. A survey regarding the development review process for any projects that were required to go before the  Plan Commission, Zoning Board of Appeals, and Village Board was distributed to participants in the  process from the last three years.  This feedback was analyzed by staff and will be used to present a more  streamlined development review process to the Village Board in 2014.    The following non‐financial goals are contemplated in 2014:    1. Re‐evaluate the development review process and present a streamlined approach to the Village Board  that includes process improvements and ordinance modifications.  2. Develop an inter‐departmental clerical resources training pool by rotating clerical staff into other  positions.  3. Present fully developed Business Ambassador Program to Village Board for adoption.  4. Develop a customer satisfaction survey that analyzes all Village services.  Complete survey and review  with the Village Board.  5. Current work order, staffing utilization, equipment utilization, and service level expectation targets are  defined (time to complete, satisfaction rating, cost to complete, etc.)  6. Identify and map out a phased in approach to all online services (including funding options).  7. Work with IPBC to evaluate data and trends to help target problem areas. Work with the Wellness  Committee to establish an employee Health and Wellness Program and provide for participation  incentives. Deploy program by January 1, 2015.  8. Fully implement a new electronic performance evaluation system.  9. Develop an annual comprehensive training and development program for employees that includes a  Village‐wide "Existing Employee Orientation" and a leadership development program for supervisors.  10. Complete a fiscally constrained Five‐Year Technology Plan including customer service metrics, training and  application platforms for the next five years.  11. Establish subject matter experts for software and programs, such as Wrike and Pub Works.  12. Develop metadata standards and integration points to allow centralized access to service requests and  follow‐up.  13. Implement an administrative adjudication program prior to January 1, 2015  14. Establish draft guidelines for new and existing Village buildings and sites.  Present Proposal to the  Environmental Committee and Village Board.    15. Identify and deploy scheduling software for the Public Works Department that integrates with New  World.  16. Catalog existing assets in a database format and review for possible use by other departments. Based  upon department director input, appropriate charges for use of assets is established and appended to the  database.  17. Explore technology consortia for opportunities to leverage technology assets and gain highly‐skilled  support services. (Support Services/Hardware).      Village of Buffalo Grove 61 2014 Adopted Budget Ke y  Pe r f o r m a n c e  In d i c a t o r s   Each of th Board dire   Asset Ma   In additio Improvem Improveme   Key Perfo The Strate Priorities i departmen each of the                     A prioritiza Village‐pro services w formalized adopted po   An enterpr strategy fo establishin adaptive, e workforce  integrates  interdiscip approache put in plac           ese processes  ction, custome anagement  n to the non ent Program a ent Program.  ormance Ind gic Priorities a s further defin nt has assigne e priorities is in ation of all  ovided  ill be  d in an  olicy.  rise‐wide  or  ng an  effective  that  linary  es will be  e.  A p t n t   E t w a d p b     F c c is driven by t er feedback an Goals  n‐financial go and EAB Mana dicators  are outlined in ned by Key Pe d goals that m ntegrated.  A technology  platform is in p hat supports th needs and refle he input of use Enhanced atten o the Village  workforce in th areas of leaders development a personal growt balance.  Foster an innov culture of  collaboration.  he need to pro nd/or long‐term als, each yea agement Plan. n Section Two – erformance Ind match up with  lace  he  ects  ers.  ntion  he  ship  nd  th and  vative  Divers reven   Corpo reserv increa Janua to 35% 2016.   Increa ovide or impro m community p ar the Village .  A copy of t – Organization dicators (KPIs)  the key perfo sification of  ue sources.  orate fund  ves will  ase to 30% by  ry 1, 2014 and % by January 1   ase revenues. Strateg ove a level of  priorities.  e updates and the plan may  n and Services  which are list ormance indica d  1,  Implemen business r and expan programm   Enhance la active dev and re‐dev planning.   Be econom developm friendly by educating, streamlini simplifying administra processes. gic Priori service in acco d approves it be reviewed i s. Each of the f ted below. In  ators. It is imp t new  etention  nsion  ming.  and based  velopment  velopment  mic  ent  y  ,  ng and  g  ative  .  F e a i a b   F a p   E t s ( s a ities ordance with V ts five‐year C n Section 6: C five Village Str Section Five – portant to not Fleet and majo equipment pla are incorporate nto capital for and the annua budget program Funding strateg all capital reser programming Enhanced, long term funding  strategy for uti (water, sanitar sewer, storm s and street syst Village  Capital  Capital  rategic  – each  te that  or  nning  ed  recasts  l  m.  gy for  rve  g‐ ility  ry  ewer)  tems.  Village of Buffalo Grove 62 2014 Adopted Budget Revenue Trends and Projections  As a part of the development of both long‐term financial forecasting and the corresponding annual budget, the  Village continually reviews external and internal factions that impact, or may impact, the collection of revenue.  Evaluating the impact of the national economy (macro) on the local economy (micro) is an important step in the  process.     The national economy affects both state and local economies, although this impact varies by jurisdiction and may  actually have an inverse effect on a community. Some of the economic indicators the Village uses in financial  analysis include; inflation, employment, housing starts, vehicle sales, interest rates, and manufacturing activity.    Inflation – As inflation goes up, the cost of goods sold go up, increasing retail sales tax revenue. As prices rise, so  will business income tax receipts. Conversely, the Village will have to pay more for goods and services.    Employment – Retail and vehicle sales tend to have inverse relationships with the unemployment rate. Sales tend  to move in the opposite direction of the unemployment rate. Chronic unemployment often spills over into the  residential real estate market resulting in lost real estate transfer tax revenue.    Housing starts ‐ This indicator provides a sense of the overall demand for housing, which can be indicative of local  housing activity. Data maintained by local realtor groups is useful in projecting the future of market recoveries.    Vehicle sales – sales and use tax revenues tend to fall with vehicle sales, which are heavily dependent upon both  employment and interest rates. However, if increases in new vehicles are expected to reduce the value of used  vehicles, the sales and use tax base can actually decline if the depreciation of used vehicles is not equally offset by  the value of new vehicles.    Interest rates – Interest rate impact the Village’s revenues in several ways. First, investment income will be  affected by interest rates. Second, the availability and cost of capital directly affects business expansion and retail  purchases. As credit is extended and/or rates are lowered, revolving purchases may increase, thereby increasing  development plans and retail sales and, by extension, sales tax and business licenses revenues.    Manufacturing activity – If a Village has a large manufacturing sector, the ISM (Institute of Supply Management  Index) becomes a significant factor in revenue analysis and forecasting. Manufacturers respond to the demand for  their products by increasing production, building up inventories to meet the demand. The increased production  often requires new workers which lowers unemployment figures and can stimulate the local economy.    Property Tax  Property taxes (net of Road and Bridge taxes) are anticipated to be approximately $14.6 million and will be levied  in 2013. This is referred to as the 2013 property tax levy, payable in 2014. Property taxes account for about 24  percent of all budgeted revenues. The total levy is anticipated to increase by 1.7 percent over the property taxes  extended in 2013.    There are three components to the property tax levy, the Corporate Tax Levy, the Pension and Special Purpose  Levies, and the Debt Service Levy. The Corporate Tax Levy helps to support the core functions of the Village  including public safety and health, public works, and general administration. The Village traditionally uses an  inflation metric created by American City and Government and published as the Municipal Cost Index to set the  growth target for the Corporate Tax Levy. The Municipal Cost Index is an amalgam of combined inflationary indices  (Consumer Price Index‐Urban, Producer Price Index and Employer Cost Index) applied to how a local government  typically spends its resources. The trailing twelve month inflation rate is 1.7 percent. In order to meet the demand  of current service levels the Village is recommending a 1.8 percent increase beyond inflation for a total Corporate  Tax Levy increase of 3.5 percent.  Village of Buffalo Grove 63 2014 Adopted Budget Property t normal co The levies  applies to  (IMRF) is p and Medic debt servic   The final co pay princip is $1,101,5   The Village of Revenu levy, 76.92 The follow $2,0 $4,0 $6,0 $8,0 $10,0 $12,0 $14,0 $16,0 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 tax levies for P st as well as t both exceed t police and fire provided direc care are dictat ce) is due to m omponent of t pal and interes 513.  e of Buffalo Gr e is tasked wit 2 percent of all wing chart show $0 00,000 00,000 00,000 00,000 00,000 00,000 00,000 00,000 2004 0 0,000 0,000 0,000 0,000 2005 Police and Fire o provide an a the minimum r e sworn emplo tly to the Villa ed by the Inte andated pensi the tax levy is f st on the Villag rove levies pro th the respons l assessed valu ws the growth o 4 2005 2006 Comp 2006 20 Eq C e pensions are amount neces requirements  oyee plans.  Th age by the Illin ernal Revenue  on obligations for debt servic ge’s outstandin perty taxes wi sibility of assig uation is locate of all real prop 6 2007 2008 onents of Ta Net of 007 2008 qualized A Cook County e based on an sary to amorti as contemplat he amount req nois Municipal  Service. Most  s as noted in th e obligations.  ng general obli thin two coun gning a tax bur ed in Lake Coun perty in the Vill 8 2009 2010 ax Levy ‐Tr u f Debt Servi 2009 20 Assessed Va Total EAV n independent ize a portion o ted under the  quired for the I  Retirement F  of the growth he graph below Revenues colle gation bonds.  ties, Cook and rden to each c nty and 23.08 lage over the la 0 2011 2012 uth in Taxati o ce 010 2011 Valuation Lake Couty t actuarial ana of the unfunde Illinois Pensio Illinois Municip Fund. The amo h in the tax lev w.  ected through  Principal and  d Lake, and the county. For th percent is loca ast ten years.   2 2013 on  2012 20 alysis of both  ed actuarial lia n Code as that pal Retirement ounts levied fo vy dollars (exc this levy are u interest due in e Illinois Depar e 2013 proper ated in Cook C Fire Pensio Police Pens IMRF/FICA Corporate 013 2014 funds’  ability.   t code  t Fund  or FICA  cluding    used to  n 2013  rtment  rty tax  ounty.    on sion A Village of Buffalo Grove 64 2014 Adopted Budget Falling mar $0.92 per $ a history o     The rate at assessed v Buffalo Gr pensions a all real pro amount re dollars do  change in  Counties a   State Sha The Village grocery sto conditions retailers th    State share precipitous staff contin strategic p represent    The FY 201 percent le percent inf   The Village and the co following c   0.0000 0.2000 0.4000 0.6000 0.8000 1.0000 rket values as w $100 of equali f tax rate weig t which proper valuation (EAV) rove. The Villa and meet its de operty. In a d emains constan not change, t this manner.  re (‐2.77% and ared Sales T e receives one ores (Dominick . Market cond hat have expan ed sales taxes  s decline was  nues to work c parcels along  strong opportu 13 budget anti ss or $4.47 m flation of the 2 e is still conce ontinuing impa chart summariz 2003 2004 VILLA well as continu zed assessed v ghted for both  rty taxes are le ). The EAV is d ge levies the  ebt requireme eclining marke nt. If all prope there will be n The five and  d 3.14%) and (‐ Tax      e cent ($0.01)  k’s & Jewel/Os ditions do, ho nded product o are down 18 p the loss of thr closely with pr the Dundee R unities to build cipated $4.53  illion.  For 20 2013 estimated rned about th ct of untaxed  zes sales tax co 4 2005 200 AGE OF BU EX ued individual  valuation for th counties.  evied is determ defined as one‐ dollars neede nts. The rate i et value enviro erty values ch no impact to a ten year aver ‐3.51% and 4.5 for each doll sco) and restau wever, impact offerings that in percent from t ree auto deale operty represe Road corridor. d retail square  million in sale 14, the budge d actual amoun e loss of mark internet sales  ollections over 06200720 UFFALO GR XTENSION assessed value he 2013 tax lev mined by dividi ‐third of the m d to fund ope s the fulcrum  onment the ta ange uniforml a property ow rage of growth 58%) respective ar of retail sa urants whose  t sales tax as  nclude food an the pre‐recess rships. Those  entatives to re . Properties a footage within es tax revenue. et is anticipate nt.    ket share in th and the dispar r the last ten ye 008 2009 2 ROVE PROP  RATES e protestations vy (extended i ing the amoun market value o erations, provi between the d ax rate will in ly across all cl wner’s tax bill.  h/(decline) in  ely.  ales. The large sales are not a neighboring c nd grocery sale sionary peak in parcels remain egain occupanc along Milwauk n the Village.  . The estimate ed to be $4.53 he food/grocer rate impact on ears.     2010 2011 PERTY TA X s, leads to an e n 2014). The c nt requested by of all real prope ide the statuto dollars request crease even if lasses of prop In reality, pro assessed valu est single sales as heavily influ communities  es.   n 2006. Largely n in private ow cy. These prop kee Avenue an ed actual will b 3 million. Grow ry business to  n brick and mo 2012 X C L W estimated tax r chart below pro y the total equ erty in the Vill ory requireme ted and the va f the tax levy  erty, and the  operty values d ue in Cook and s tax generato uenced by eco have value‐or y contributing  wnership and V erties are sign nd Lake Cook be approximate wth is based o other municip ortar businesse Cook County Lake County Weighted Aver rate of  ovides    ualized  age of  ent for  alue of  dollar  levied  do not  d Lake  ors are  onomic  iented  to the  Village  ificant  k Road  ely 1.4  on two  palities  es. The  rage Village of Buffalo Grove 65 2014 Adopted Budget   Home Ru In 1992, th drug items performan voted in 20 of that inc state share the Motor 2013 estim rule sales t   The follow       $1,000,00 $2,000,00 $3,000,00 $4,000,00 $5,000,00 $6,000,00 $500,00 $1,000,00 $1,500,00 $2,000,00 $2,500,00 $3,000,00 $3,500,00 $4,000,00 ule Sales Tax he Village asse s and persona nce of the abov 004, effective f rease, 20 perc ed motor fuel t r Fuel Tax Fund mated actual am tax do not inclu wing is a ten yea $0 00 00 00 00 00 00 2005 $0 00 00 00 00 00 00 00 00 2005 x  essed a one‐ha al property titl ve referenced  for January 1, 2 ent of all hom tax remittance d is $.6 million mount of $3.08 ude any new sa ar review of ho 2006 20 2006 20 H alf cent ($.05)  ed with the S state sales ta 2005, to increa e rule sales tax es to fund the a n. In 2014, rev 8 million to $3 ales tax genera ome rule sales  007 2008 State Sa 007 2008 Home Rule local option s State of Illinois x, except for t ase the home r xes are transfe annual street m venues are ant .15 million. Th ators to locate tax collections 2009 2 les Tax  His 2009 2 e Sales Tax   sales tax again s. Performance those excluded rule sales tax t erred to the M maintenance p ticipated to in he assumptions e within the Vil s.   2010 2011 story 2010 2011 History nst all retail sa e of this reve d retail classes o one percent Motor Fuel Tax  program. The b ncrease by thre s for both the  lage during 20 2012 20 2012 20 les except foo nue tends to  s.  The Village   (1%). As a con Fund to supple budgeted trans ee percent fro municipal and  014.  013 est.2014 p 013 est.2014 p   od and  follow  Board  ndition  ement  sfer to  om the   home    pro. pro. Village of Buffalo Grove 66 2014 Adopted Budget The following chart is a distribution of sales taxes obtained from the Illinois Department of Revenue based upon  standard industrial classification (SIC) code reporting.    Distribution of Sales Tax by SIC Code Reporting      Prepared Food & Beverage Tax  The Village receives one cent ($0.01) for each dollar of prepared food and beverage sales. This tax is levied on the  purchase of prepared food for immediate consumption and the sale of liquor either for consumption on premises  or packaged.  Similar to sales tax, inflationary growth is the central driver of revenue increases for the next year.  There are a combined 112 food establishments and liquor stores that generate this tax. This revenue has held  constant as a large percentage of the dining options within the Village are value oriented. The estimated revenue  for 2013 is 3.2 percent below the budget target and 2014 is forecast to grow two percent to $732,360. This  revenue does not account for any more businesses to locate within the jurisdiction. The tax was enacted in 2008.    Illinois Income & Use Tax  Illinois Income Tax is imposed on every individual, corporation, trust and estate earning or receiving income in the  state. The tax is a flat 5 percent of income for individuals and 7 percent for corporations. The Village receives a pro  rata allocation of Income Tax from the State of Illinois based on six percent of net personal and corporate taxes.  There is a perennial concern that the Illinois legislature will reduce the amount remitted to municipalities to  address state budget deficits.     The Use Tax is a form of sales tax designed to distribute the tax burden fairly among consumers and assures fair  competition between in‐state and out‐of‐state businesses. The tax is owed on goods purchased out of Illinois and  brought into the state.    Based upon data provided by the Illinois Municipal League, the FY 2014 Income Tax budget is $4.0 million ($97.06  per capita) and Use Tax is $.72 million ($17.34 per capita). Collectively, Income and Use tax are up 11.9 percent  against budget and are projected to increase by 3 percent in FY 2014. Part of the reason for the profound uptick in  revenue in 2013 was due to strong May receipts that grew by 35 percent due to an aberration caused in part by  individuals and corporations reporting capital gains income in anticipation of significant changes in federal tax  policy.    Income and Use Tax peaked in FY 2008 at $109.31 per capita just prior to the collapse of the economy and the  effect of high unemployment on this revenue source.  Unemployment in the state of Illinois is beginning to recover  0% 15% 12% 2% 5% 10% 12% 23% 17% 4% General Merchandise Food Drinking and Eating Places Apparel Furniture, Households and Radio Lumber, Building and Hardware Automotive Filling Stations Drugs and Miscellaneous Retail Agriculture and All Other Manufacturers Village of Buffalo Grove 67 2014 Adopted Budget to pre‐rece compared  The Village with an Au     Utility Us The Village for electric amount al Revenue is gas are lev 5.3 percen   Since both pricing. Ab room for f toward m collection o   Telecom This tax is purchased data servic with the ec the peak i and Vonag   The estima Listed in th $500,00 $1,000,00 $1,500,00 $2,000,00 $2,500,00 $3,000,00 $3,500,00 $4,000,00 $4,500,00 $5,000,00 essionary leve to 8.8 percent e of Buffalo G ugust 2013 rate se Taxes  e of Buffalo Gro city and natur lowed by state s estimated to vied at a rate o nt. The budget  h electricity and bsent any incre future growth. ore efficient  of this revenue munications s levied at six , used, or sold ces for the pur conomic decis n 2007. Voice  ge are subject t ated revenue i he graph below $0 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 2005 ls. The state u t one year ago Grove’s unemp e of 7.2 percen ove levies thre al gas were fir e statute and  be $1.62 milli f $0.05 per the is unchanged f d natural gas u ease in househ . Weather con building techn e.   s Tax  x percent on  d by a provide rpose of exten ions to consoli over Internet to this taxation n 2013 is .5 pe w is a ten year t 2006 20 Inco nemployment o. Sectors still a ployment statis nt.   ee utility taxes  rst imposed in is based on a  ion for 2013 a erm. The estim from the estim use taxes are b olds or comme nditions are th nologies and  all types of t er of internet s ding the tax h idate, or elimin  Protocol (VoI n.   ercent higher t trend of teleco 007 2008 ome & Use t rate is 9.2 pe adding jobs in stics have con for electricity, n FY 2010.  Th sliding scale t nd the budget mated amount f mated actual fo based on unit p ercial buildings e primary reas appliances w telecommunica service (effecti as had a signif nate, additiona P) phone serv than budget. T ommunications 2009 2 e Tax  Reven ercent (Bureau clude educatio nsistently beat  natural gas, a e amount levi that nets appr t is unchanged for 2013 is $1. or 2014.  pricing there is s within the vil son for change ill be a const ations except  ive July 1, 200 ficant negative al phone lines, vices such as t The revenue is s tax collection 2010 2011 nue Histor  of Labor Stat on, healthcare  t the national  nd telecommu ied for electric roximately $.0 d for 2014. Uti .0 million surpa s no fluctuatio llage, this reve es in revenue  tant pressure  for digital su 08). The unbun e impact on co , revenue is do hose provided s not projected ns.   1 2012 2 ry istics ‐ August   and manufact and state ave unications. Use city is the max 5 per kilowatt lity taxes for n assing the bud n due to comm enue source ha but, the move downward o ubscriber lines ndling of phon ollections. Com own 23 percen d by Xfinity/Co d to change in 013 est.2014  2013)  turing.  erages,    e taxes  ximum  t hour.   natural  dget by  modity  as little  ement  on the   (DSL)  ne and  mbined  t from  omcast   2014.  pro. Village of Buffalo Grove 68 2014 Adopted Budget   Real Esta Real estate in 2005 at  market. In considerat are increas last year. D number of   Building  This reven is reliant u Annexation collected o million, a d   One new s fees were  $100,000.    Motor Fu For FY 201 League. Lo a per capi estimated  million and $1.2 millio tax in 201 expended. telecommu       0 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 3,000,000 ate Transfer  e transfer tax is $1.3 million.   n recent years tion > one milli sing. The Villag Distressed prop f days on the m Revenue &  ue is budgeted pon economic n Fees to refle on improveme decrease of 6.8 source of reven budgeted to  This revenue i uel Tax  14, the Village  ocal governmen ta basis. That  actual revenu d the Village’s  on for use in fu 13 as a $6 mil  Elevated fue ute, will contin 0 0 0 0 0 0 0 2005 Tax  s collected at t Since 2005, co s, this revenu ion dollars). A  ge’s home resa perties such as market is 61 ve Fees  d conservativel c conditions. Fo ex the propos ents to existin 8 percent over  nue was adopt add $75,000 i s generated on anticipates $1 nts receive 1.2 amount budg e for 2013. Co allocation of t unding the ann llion bond issu el costs, altern nue to impact g 2006 200 Tele c the rate of $3 p ollections have ue has relied  review of sale ale inventories s foreclosures a rsus 90 a year  ly as a significa or 2014, there  ed developme ng structures. 2013 revenue ted by the Villa n revenue. Th n the permittin 1 million in M 5 percent of ta geted for 2014 ombined with t the Illinois Job nual street ma uance for road native energy  growth in this r 072008 communi per $1,000 of s  dropped 46 p heavily on th es data indicate s have decreas and short sales ago.  ant percentage are ten new si ent on Hoffma Total building s but a 26.5 pe age Board in 20 he actual reve ng and inspecti otor Fuel Tax  axes assessed  4 anticipated n those state sha s Now capital  intenance pro d improvemen and flexible  revenue.    2009 20 ication Ta sales considera percent as a re he sale of lar es that numbe sed sharply, wi s account for 1 e of this revenu ingle family ho an Farm. All o g revenues an ercent decreas 012 and imple nue was $89,7 ions of rental p proceeds as e on gasoline an no change fro ared taxes, a h grant ($187,5 ogram. There w nts closed in 2 work schedu 010 2011 ax History ation. This reve esult of the col rge commerci ers of tradition th a 48 percen 10 percent of a ue is considere omes budgeted other revenue  nd fees are es se from 2012.   mented in 201 770. The 2014 properties.   estimated by t nd diesel and is om either the  home rule sale 82) results in  was no transfe 2012. Those p les allowing m 2012 201 y enue reached a lapse of the ho al properties  nal sales transa nt decrease ov all sales. The m ed non‐recurrin d into Develop is anticipated  stimated to be 13. Rental insp 4 budget antic he Illinois Mu s then distribut 2013 budget  es tax transfer  an annual bud r of home rule proceeds have more employe 13 est. 2014 pr   a peak  ousing  (sales  actions  ver the  median  ng and  er and  to be  e $.74  ection  cipates  nicipal  ted on  or the  of $.6  dget of  e sales  e been  ees to  ro Village of Buffalo Grove 69 2014 Adopted Budget   Water an Total fees  for 2013 is directly to treatment  anticipated a line of cr gallons.    The declin both to w and a dec consumpti feasibility o   It is estima below illus   $200,00 $400,00 $600,00 $800,00 $1,000,00 $1,200,00 $1,400,00 0 1,000 2,000 3,000 4,000 5,000 6,000 7,000 8,000 9,000 nd Sewer Fe collected for t s $11.5 million  Lake County  plant. The Vil d revenue for 2 redit that was  e in water usa eather and ec crease in aver on. The Villag of one in futur ated that the t strates the ave $0 00 00 00 00 00 00 00 2005 2004 20 ees  the sale of wat n. Over a quart for sewer trea llage bills the  2013 is 14.5 pe planned but n age has appea conomic decisi rage househo ge does not im re budgets.  total amount o rage monthly w 2006 20 005 2006 A ter combined w ter of the reve atment fees. L services on th ercent less tha ot needed. Th ared to stabiliz ions to irrigate ld size. Vacan mpose a minim of water consu water consum 007 2008 Motor Fu 2007 Average M with revenue c enue (27.8 per Lake County o heir behalf to  an the budget  e budget misse ze over the las e, eco‐friendly nt properties  mum fee for s umed by the v ption of all use 2009 2 el Tax  Rev 2008 200 onthly Wa collected on be rcent) is billed owns and oper reduce overhe due to the tim ed its annual c st three years. y landscape de also contribut service conne village will rem ers (residential 2010 2011 venues 092010 ater Use  ehalf of Lake C d by the Village rates the sout ead and admi ming of an IEPA consumption e . The decrease esigns, energy  te to the dow ction but will  main unchanged l, commercial,  2012 20 2011 2 County Public W e and then rem h east region  nistrative cost A loan and a dr estimation by 3 ed demand wa efficient appl wnward avera be researchin d in 2014. The industrial).  013 est 2014 p 2012 2013 e   Works  mitted  sewer  ts. The  raw on  37,508  as due  iances  ge on  ng the  e chart    pro est Village of Buffalo Grove 70 2014 Adopted Budget The first of a series of water rate increase was implemented in 2013. The justification for the water rate increase  was based on a Water Fund sustainability study entitled the Twenty Year Water Fund Pro‐forma Analysis. The  study is located in Appendix B. The purpose behind the analysis was to design a fee structure that would  adequately fund a utility system with a present day replacement cost of $.5 billion.     During high cost growth years (1980‐2000), the Village amassed significant cash reserves from developer fees. The  original infrastructure was paid by the developers and donated to the Village. During that period of time, the  intent of the water user rate was to recover operating costs only. As the development and related revenues  slowed, cash reserves were used to subsidize the water rate to cover both operating and capital expenses.      The current and proposed water rates:     Year Water Rate* Sewer Rate* Combined Rate*  2013  $                   3.24   $                 0.81   $                        4.05   2014  $                   4.21   $                 1.05   $                        5.26   2015  $                   4.38   $                 1.09   $                        5.47   *all rates are per  1,000 gallons metered  Effect January 1, 2015 – rates are increased by 4 percent per annum   The rate increase will take several years to stabilize the fund and begin to accumulate a reserve for future  infrastructure improvements. The following chart shows the impact on cash reserves based on the proposed rate  structure and forecasted expenses over the next twenty years.        The purple line entitled, Working Cash Needs, represents a minimal amount of cash on hand needed that would  cover 25 percent of operating expenses.    Lake County sanitary sewer fees estimate is on target with the 2013 budget and is expected to be unchanged  entering 2014. Utility customers are billed for sewer treatment fees based on water consumption. The Village  calculates the amount due based on the sewer rate set by the County of Lake and adds the amount due to the  Village water service charge.     Cook County residents are charged for sanitary sewer fees through a property tax levied by the Metropolitan  Water Reclamation District of Greater Chicago.      $0 $5,000,000 $10,000,000 $15,000,000 $20,000,000 20 1 3 20 1 4 20 1 5 20 1 6 20 1 7 20 1 8 20 1 9 20 2 0 20 2 1 20 2 2 20 2 3 20 2 4 20 2 5 20 2 6 20 2 7 20 2 8 20 2 9 20 3 0 20 3 1 Rate Recommendation and Related Impact on Cash Reserves  Current Rate Structure Working Cash Needs Village of Buffalo Grove 71 2014 Adopted Budget Golf Course Fees  Total golf course fees at the Arboretum Golf Club currently show a decrease by five percent as measured against  the 2013 budget and are in‐line with actual revenues. The golf industry as a whole does remain suppressed on a  national basis; however, the Arboretum total revenues have been able to show an increase year over year (2013  up 5 percent over 2012) and are currently up 8 percent over the five year average.  With rounds of golf being the  driver for revenues, the Arboretum has seen a steady increase in rounds played (up 9 percent over the 5‐year  average) and should be able to sustain such volume moving forward. The 2014 budgeted revenues do account for  inclement weather patterns which influence patterns of play.  With total rounds of golf trending in a positive  direction, the Arboretum does have a rate increase of $1.00 per green fee proposed for the 2014 season.  There  hasn’t been a green fee rate increase since 2010.    Total golf course revenues at the Buffalo Grove Golf Club in 2014 will show a decrease of 1 percent measured  against the 2013 budget and represent a 10 percent increase against the 2013 estimated actuals.  The current  volume of rounds played are performing 12 percent under the 5‐year average, however, total revenues per round  rebounded ($17.09 per round) to its highest level in the last five years.  With the wettest spring on record, Buffalo  Grove Golf Course was closed 10 days in 2013.  In addition to being very sensitive to global economic conditions,  Buffalo Grove Golf Club will continue to struggle with weather patterns as it currently sits in a flood plain.   Although Buffalo Grove does a great job of holding excess water, it conversely affects revenues due to prolonged  days of closure.  The 2014 budget for the Buffalo Grove Golf Club does account for inclement weather patterns on  the revenue side and also projects a reduction of expenses by one percent.  Although there is no rate increase  proposed for the daily fee golfer, the Buffalo Grove Golf Club does propose a modest increase of 5 to 7 percent of  the preferred season passes for the 2014 season.    Investment Revenues  The Village’s investments are guided by three investment policies including the portfolios of the Police Pension  Fund, Firefighter Pension Funds, and all other funds. Total revenue is expected to be $3,617,146. All funds other  than pension funds have durations less than three years with an expected yield of .5 percent. The primary strategy  for non‐pension investments is safety and liquidity. Both pension funds have interest rate targets of seven percent  for their actuarial assumption. The pension funds are the only Village funds that purchase equity investments. The  Village maintains an investment policy dictating how all funds, except for the three pension funds, are to be  invested. The Police and Firefighter Pension Fund Boards are fiduciaries of their respective funds and separately  administer the funds’ investments with the assistance of outside financial advisors.  Pension Revenues  The Village maintains two pension trust funds mandated by Illinois Compiled Statutes, one for sworn police officers  and one for sworn firefighters. All other full‐time Village employees are covered by the Illinois Municipal  Retirement Fund (IMRF), a statewide Public Employees Retirement System (PERS).    Revenues received by the Police and Firefighter Pension Funds are calculated by an independent actuary. The  property tax levies for the Police and Firefighter Pension Funds are anticipated to decrease by 4.8 percent and  increase by 7.6 percent respectively. The levy for IMRF and Social Security/Medicare will decrease by 3.1 percent.  Employees contribute 9.91 percent of salary for police and 9.455 percent for firefighters.  Employees contribute  4.5 percent of salary for IMRF, 6.2 percent for Social Security and 1.45 percent for Medicare. The actuarially  assumed rate of investments is 7 percent. The funds are structured to be 100 percent funded by the year 2040.  The current level of funding for both the Police and Firefighters’ Pension Funds is 63.7.     Other Revenue Sources  The above information highlights the key revenue sources of the Village. Other revenues are less material and are  projected to be in line with inflation or other economic trends. There are three new sources of revenue proposed  in 2014. The first is an Administrative Bail Fee assessed to all individuals arrested by the police department. The  second is a Special Rescue Fee charged by the fire department on all emergencies requiring extrication. The final  new revenue is crossing guard reimbursements.     Village of Buffalo Grove 72 2014 Adopted Budget Expen Personne The prima employed  allocated t   The Village and to ens to better a increases  spanning t reengineer   There are  Firefighter police offic the first co increase. I constructio     The period December  2008 repre part of the decrease)  been acco the implem   Personne The Village pooled be budgeted  the increa inflation is $10,000,0 $12,000,0 $14,000,0 $16,000,0 $18,000,0 $20,000,0 $22,000,0 nditure el Services  ry mission of t within its bou to salaries and  e’s pay ranges  sure fair and co adapt to a sta has allowed th the 2011 ‐ 201 ring the service two unionized rs Local #3177  cers. The curre ontract is still i n an effort to  on of the progr d between 20 31. To make a esents the cale e analysis. Fro since 2008. Ov mplished thro mentation of T el Benefits  e of Buffalo Gr enefits coopera for health insu se is due to p s close to 9.5  000 000 000 000 000 000 000 2005 e Trends the Village of  ndaries. To ac wages, down  are evaluated ompetitive wa gnant econom he Village to c 3 budgets, wa e departments d labor groups  – representin ent firefighter c in negotiations reward exem ram will be ref 07 and 2008  an annualized  endar year end om a total bud ver the last five ugh minimal g ier II wage stru rove is a memb ative with ap urance is $4.4  remium increa percent. The  2006 2 s and P Buffalo Grove  ccomplish that 1.6 percent fro d each year to  ges. The reces my. The implem continue with  s the first step s to better ada subject to a c ng 54 firefighte contract expire s. The non‐rep mplary work, a  fined during th encompasses  comparison, 2 ded December  dget perspect e years, total w general wage i ucture.  ber of the Inte proximately si million up $.4 ases. The aver impact of poo 2007 2008 Wage  Gro rojectio is to provide   purpose in 20 om 2013.  establish both ssion has been mentation of a expected serv p in rebalancin pt to the econ collective barg ers and the M ed on May 1, 2 presented wor pay for perfo e year to ensu the change o 2007 reflects t 31, 2008. Data ive, resources wages have dec ncreases, dow ergovernmenta ixty‐five mem 4 million from  age increase o oling medical r 2009 owth  ‐All F ons  high quality se 014, 32.6 perc h internal and  n a catalyst in r a Tier II pay sy vice levels. Th ng a percentag omic landscap aining agreem etropolitan Al 2013. The polic rk force will re rmance system ure the purpose of the fiscal ye he fiscal year  a from May 1,  s allocated to  clined an avera wnsizing emplo al Profession B ber communit the actual 201 of all levels of  risk has prove 2010 2011 Funds ervices to the  cent of all Villa external equit reevaluating th ystem combin e Voluntary S ge of the workf pe.   ment – Internat liance of Polic ce union was c ceive a two pe m will be intro e of the plan is ear from an A ended April 30 2007 to Decem wages have n age of .5 perce oyee counts th Benefits Coope ties. For 2014 13 expense. A coverage is fi en to be advan 1 2012 residents and ge expenditur ty within the m he Village’s pa ned with limite eparation Ince force into Tier  tional Associat ce – represent certified in 201 ercent general oduced in 2014 s consistent.   April 30 year e 0, 2007. The c mber 31, 2007 not increased  ent per year. Th hrough attritio erative. The IPB 4, the total am pproximately h ive percent. M ntageous. The  2013 2014  those  res are  market  ay plan  ed pay  entive,   II and  tion of  ing 51  12 and  l wage  4. The    end to  olumn  7 is not  (slight  his has  n, and  BC is a  mount  half of  Medical  other  4 Village of Buffalo Grove 73 2014 Adopted Budget componen designed t expenses.    The Village on wellne employees employee  covering 1 premium.      Commod Approxima for the sa expense. T program. T Joint Purch significant  for water d   Capital P Just about  of the 201 reserves fo acquisition reliability,  importanc   The Village was establ funds are  commits fu spending a $1,000,00 $2,000,00 $3,000,00 $4,000,00 $5,000,00 nt of the incre o monetize un   e has been pro ss and diseas s. Through 20 premium con 15 percent of  dities  ately seven per nitary sewer f The next most  The Village pu hasing Coopera sources of ele delivery, and st Projects & Eq fifteen percen 14‐2018 Capita or capital. Cap n) or add to se performance  e of the reque e maintains tw lished to fund  in place for a unds for futur amount is smoo $0 00 00 00 00 00 2005 ease is to fund nused employe oactive in tryin e managemen 11, all employ tributions hav the premium rcent of the en fees collected  significant exp rchases salt an ative. This coo ectricity expen treet lighting.  quipment  nt of all expend al Improvemen pital projects a ervice life of th and forecast m st versus the V wo capital rese all vehicles an a replacement re technology  othed out and 2006 20 d the Retiree  ee sick time at  ng to contain m nt combined w yees contribut ve increased o . The 2014 co ntire Village bu on behalf of  penses are for f nd other routin operative creat nses are to pow ditures will add nt Plan as sho re those that  he asset.  Each maintenance e Village’s ability  rve funds. The nd specialized t purchase. Th investments. B not subject to 007 2008 Health  Health Saving the end of em medical costs.  with additiona ted 10 percen one percent p ontribution lev udget is allocat Lake County.  fuels, energy,  ne equipment  tes economies wer the sanita dress certain c own in Section typically excee h year, all pro experience and to pay for the e first fund is t equipment. A he second res By allocating a o spikes.  2009 2 Insurance C gs (RHS) Progr mployment to b Those efforts  al health insu nt of the med er year and c vel will be 13 ted to commod There is corr and material c through the N s of scale and l ary sewer lift s apital projects n 6: Capital Im ed $25,000 an oposed capital  d a plan is dev  improvement he reserve for As the asset ne serve is a rese a transfer to th 2010 2011 osts ram reserve. T be used for un will continue i urance premiu ical premium. conclude in 20  percent of th dities. The sing responding rev costs for the sn Northwest Mu leverages buyi station pumps, s identified in t mprovement Bu nd either are n projects are a veloped to ga t.  r capital replac ears the end o erve for techn he reserves ea 1 2012 The RHS Prog nreimbursed m in 2014 with a um contributio  Beginning in  016 with emp he health insu gle largest expe venue to offse now and ice re nicipal Confer ng power. The , the booster p the 2014 comp udget Summar new constructi assessed in ter uge the opera cement. This re of its service li nology. This re ach year, the c 2013 201 ram is  medical  a focus  ons by  2012,  loyees  urance    ense is  et this  emoval  ence’s  e most  pumps  ponent  ry and  on (or  rms of  ational  eserve  ife the  eserve  capital  14 Village of Buffalo Grove 74 2014 Adopted Budget In 2014 a third reserve will be created, a reserve for buildings. Budgeted dollars will be allocated to future building  repairs including roofs and mechanical systems. A total of $.9 million will be committed in 2014 for these three  reserves.    Several significant capital projects are programmed for 2014. The first project is the annual street maintenance  program. This program continues to be a top priority of the Village Board. The resources directed to maintaining  and improving the Village’s roadway system are received from the State of Illinois pro rata share of Motor Fuel Tax  and a 20 percent transfer of Home Rule Sales Tax.     The second project is the Village’s reforestation program due to the Emerald Ash Borer infestation. The second  year of the project will occur in 2014. In total it is anticipated that approximately 6,300 Village owed Ash Trees will  be replaced. In 2014, the removal and replacement costs are estimated to be one million dollars. In anticipation of  the magnitude of th e project, the Village worked to lock in both pricing on, and availability of, nursery stock.      The third project is the acquisition of a Community Development module to link the financial systems to GIS  (geographic information systems) software. An important enhancement of the software upgrade will be the  capability of moving more Village services on line.      Within the Water and Sewer Fund $3.3 million in system maintenance repairs are anticipated.    Other Operating Expenditures  In general, when prices cannot be accurately determined or specific quantities identified, an incremental analysis is  performed comparing the estimated actual expense for 2013 along with expenditure trend information.  A  reasonable estimation of expenditure is developed for 2014 and included within the line item budget.    In 2013, the Village created a centralized purchasing function. By controlling purchases through a central contact  (Purchasing Manager) the Village has been able to leverage purchasing power and provide better oversight of  contracts for products and services. Greater savings will be realized over the next few years as existing leases and  contracts expire and are renegotiated and/or bid under the new program.      Debt Service Expenditures  The Village currently has three bond issues outstanding as of January 1, 2014, all being General Obligation Bonds  (Series 2012, Series 2010A, and Series 2010B). Bond descriptions and amortization schedules are listed within the  Debt Profile of this section. Most Village debt service revenues are obtained through property tax. The Water and  Sewer Fund provides an $180,000 operating transfer to abate a portion of the taxes attributed to the Public  Service Center improvements.     Enterprise Fund Expenses  The Water and Sewer, Refuse, and Golf Funds are considered enterprise funds. Enterprise funds function like  private sector businesses in that retail prices (rates and user fees) must be set at appropriate levels that are  sufficient to pay for the costs of providing the goods. There is no property tax subsidy used to balance enterprise  fund operations. There is a subsidy transfer to the Buffalo Grove Golf Club from the General Fund of $63,000 to  stabilize operations. Within the two golf funds over half of the expenses are wage and benefit driven as much of  the costs are to prepare the golf course for daily play.     As noted, the Water and Sewer Fund has a budgeted rate increase to provide sufficient operating revenues and  capital reserves. The largest cost within the Water and Sewer Fund is for the wholesale cost of the water ($1.7  million) through the Northwest Water Commission and the pass through costs ($3.2 million) of Lake County  sanitary sewer services.   The costs within the Refuse Fund are the tipping fees collected and remitted to the Village by the current waste  hauler and sent to the Solid Waste Agency of Northern Cook County (SWANCC)  for costs associated with  Village of Buffalo Grove 75 2014 Adopted Budget processing and delivering the waste. There is a transfer of $50,000 to the General Fund to reimburse for work  performed on behalf of the fund to manage the service contract.       Village of Buffalo Grove 76 2014 Adopted Budget Debt  From time Program.   The Village debt servic 2003 bond chart depic     The Village Assembly.  places on  was 0.72 p Below is a    0 200,000 400,000 600,000 800,000 1,000,000 1,200,000 0.00% 0.20% 0.40% 0.60% 0.80% 1.00% Positio ‐to‐time, the V Long‐term deb e accounts for  ce consists of $ ds were paid o cting the futur e of Buffalo G The Village m the taxpayer.  percent. Please chart depicting 0 0 0 0 0 0 0 20 1 4 20 1 5 2007 on  Village may use bt is used only repayment of  $695,725 for Se off in 2013.  To e principal and Grove is a hom monitors the o  As of Decemb e see Appendix g debt as a per 20 1 6 20 1 7 20 1 8 De 2008 R e the issuance  y for capital pr long‐term deb eries 2010A, $ otal debt outst d interest paym me‐rule comm overlapping de ber 31, 2013,  x B: Financial P rcentage of EA 20 1 9 20 2 0 20 2 1 bt Service S 2009 Ratio of G of long‐term d rojects that can bt in the Facilit 268,263 for Se tanding as of D ments of all gen unity and has ebt of all taxin the Village’s r Policies and Pr AV.       20 2 2 20 2 3 20 2 4 chedule by  2010 G.O. Debt  debt to further nnot be financ ies Developme eries 2010B, an December 31,  neral obligatio s no legal deb ng districts and ratio of Genera rojections for a 20 2 4 20 2 5 20 2 6 Fiscal Year 2011 to EAV r the Village’s C ced from curre ent Debt Servic nd $137,525 fo 2013 is $11.34 on debt.    bt limit set by  d is sensitive  al Obligation B a copy of the V 20 2 7 20 2 8 20 2 9 2012 Capital Improve ent revenue so ce Fund.  In FY or Series 2012. 4 million. Belo the Illinois G to the burden Bonded Debt t Village’s Debt  20 3 0 201 201 201 2013 ement  ources.   Y 2014,  Series  ow is a    eneral  n debt  to EAV  Policy.     10A 10B 12 Village of Buffalo Grove 77 2014 Adopted Budget Debt Service Schedules    Overview  The following summarizes the debt service obligations of the Village as of December 31, 2013.      2010A General Obligation Refunding Bonds  Purpose:  Refunding all of the Village's outstanding debt: Series 2001A and Series 2001B.   The 2001A Bonds were issued to partially finance the rehabilitation and  improvement of existing golf course facilities and the 2001B proceeds were  used to finance the refunding of the Village's outstanding debt at that time.    Maturity Date:      12/30/2020  Original Principal Amount:  $5,310,000  Investment Rating:    Moody's Investors Service: AAA  Standard & Poor's AAA  Principal Outstanding:    $2,740,000  Interest:      $   371,400    2010B General Obligation Bonds  Purpose: Proceeds used to finance public capital infrastructure improvements including  storm water drainage, the construction of water detention facilities,  installation of storm sewers and storm box culverts, roadway reconstruction,  landscape walls reconstruction, and sidewalk removal and restoration.  Maturity Date:  12/30/2025  Original Principal Amount:  $2,600,000  Investment Rating:  Moody's Investors Service: AAA  Standard & Poor's AAA  Principal Outstanding:   $2,600,000  Interest:    $   642,810    2012 General Obligation Bonds  Purpose: Proceeds used to complete street improvement projects identified in the FY  2013 Capital Improvement Plan.  Maturity Date:  12/30/2030  Original Principal Amount:  $6,000,000  Investment Rating:  Moody's Investors Service: AAA  Standard & Poor's AAA  Principal Outstanding:    $6,000,000  Interest:    $1,805,125                          Village of Buffalo Grove 78 2014 Adopted Budget Debt Service Schedules  Annual Payments ‐ General Obligation Debt  Principal  Fiscal Year Series 2010A Series 2010B Series 2012 Total  2014               610,000                180,000                         ‐             790,000   2015              325,000               185,000                        ‐             510,000   2016               335,000                190,000                         ‐             525,000   2017              345,000               200,000                        ‐             545,000   2018               360,000                205,000             100,000           665,000   2019              370,000               210,000            100,000           680,000   2020               395,000                220,000             100,000           715,000   2021                          ‐                 225,000            415,000           640,000   2022                           ‐                  235,000             425,000           660,000   2023                          ‐                 240,000            440,000           680,000   2024                           ‐                  250,000             450,000           700,000   2025                          ‐                 260,000            470,000           730,000   2026                           ‐                              ‐               650,000           650,000   2027                          ‐                             ‐              650,000           650,000   2028                           ‐                              ‐               700,000           700,000   2029                          ‐                             ‐              750,000           750,000   2030                  750,000           750,000   Total           2,740,000            2,600,000         6,000,000     11,340,000                    Interest     Fiscal Year Series 2010A Series 2010B Series 2012 Total 2014                 85,725                 88,263            137,525            311,513   2015                 73,525                 83,763            137,525           294,813   2016                  65,400                  79,138             137,525           282,063   2017                 55,350                 73,438            137,525           266,313   2018                  45,000                  66,938             137,525           249,463   2019                 30,600                 59,763            135,525           225,888   2020                  15,800                  52,413             133,525           201,738   2021                          ‐                   44,713            131,525           176,238   2022                           ‐                    36,725             123,225           159,950   2023                          ‐                   28,265            114,725           142,990   2024                           ‐                    19,385             105,925           125,310   2025                          ‐                   10,010              96,925           106,935   2026                           ‐                              ‐                 86,938             86,938   2027                          ‐                             ‐                72,313             72,313   2028                           ‐                              ‐                 56,875             56,875   2029                          ‐                             ‐                39,375             39,375   2030                           ‐                              ‐                 20,625             20,625   Total              371,400               642,810         1,805,125        2,819,335                    Village of Buffalo Grove 79 2014 Adopted Budget Fund Balance Projections by Fund  The fund balance is the fund equity of governmental funds. Changes in fund balances are the result of the  difference of revenues to expenditures. Fund balances increase when revenues exceed expenditures and decrease  when expenditures exceed revenues. For the General Fund, only unassigned fund balance is noted.    The Village of Buffalo Grove uses cash and investments as a proxy for fund equity in the enterprise funds. The  following table depicts the proposed revenues and expenditures by fund for the FY 2014 budget, with surplus  (deficit) shown for each fund.    Fund  Fund Balance  January 1,  2014  2014  Revenue  2014  Expenditures  Excess of  Revenue over  Expenditures  Fund Balance  December 31,  2014  General Fund 10,050,611  37,494,997 (37,480,183) 14,814  10,065,425  Special Revenue Funds  IMRF 0 0 (0) 0  0  Parking Lot 129,437 176,100 (233,418) (57,318)  72,119  Motor Fuel Tax 1,305,342 1,817,252 (2,250,000) (432,748) 872,594  Debt Service Fund  Fac. Dev. Debt Service 32,423 1,081,513 (1,106,013) (24,500) 7,923  Capital Project Funds  Facilities 39,962 2,163,404 (2,163,404) 0 39,962  Streets  (409,162) 113,000 (113,000) 0 (409,162)  Enterprise Funds  Water & Sewer 1,728,734 11,494,412 (11,784,833) (290,421) 1,438,313  Arboretum Golf Course 0 1,158,400 (1,155,100) 3,300 3,300  B.G. Golf Course 0 1,202,100 (1,201,349)  751  751  Refuse Service 489,585 1,020,000 (986,000) 34,000  523,585  Trust & Agency Funds  Police Pension 50,402,059 4,439,846 (2,741,881) 1,697,965 52,100,024  Firefighter Pension 42,547,673 4,404,677 (1,863,831) 2,540,846 45,088,519  Total All Funds 106,316,664 66,565,701 (63,079,012) 3,486,689 109,803,353    There are four funds that are budgeted to have greater than a ten percent variance in fund balance during 2014.  The first fund is the Parking Lot Fund. In 2014, the fund will be purchasing automated fare boxes. Motor Fuel Tax  has received $6 million in funds in 2012 that will be expended in both 2013 and 2014. Facility Development Debt  Service Fund fund balance will decrease by 76 percent as debt service obligations are satisfied. The fund balance  amount should ultimately be zero as the expense activity is funded by the General Fund. Water and Sewer cash  and investments will drop by $290,421 to fund several projects in the Capital Improvement Plan.     Village of Buffalo Grove 80 2014 Adopted Budget Se   Gene General  Office of   Le  Le Informat Finance a Human R Fire Serv Police Se Building  Public W  E  B  St Non‐Ope                         ectio eral Fun Fund Revenu the Village  egislative  egal Services tion Technol and General Resources  ices  ervices  and Zoning  Works Manag ngineering S uilding Serv treet Operat erating Trans on  d Summ ue  Manager  s  ogy/Emerge  Services  ement and A Services  ices/Street L tions and M sfers  5  mary an ency Manage Administrati Lighting  aintenance nd Deta ement  ion  ail  General Fund Revenue  The General Fund Revenue Budget for 2014 is $37,494,997 representing a 10.3 percent increase over 2013 and a  7.9 percent increase over the 2013 estimated actual.  Eighty‐seven percent of the budget is comprised of property  taxes, state shared taxes (sales tax and income tax), home‐rule sales tax, prepared food & beverage tax,  telecommunications tax, and utility use taxes.     New revenues for 2014 include a reimbursement for crossing guard, administrative bail fee, and fire special rescue  billing. One change involves the closing the IMRF Fund and moving the property tax revenues to the General Fund.  The corresponding expenditures are allocated amongst the General Fund operating department based on the  proportional share of the pension costs.     For a more detailed description on revenues and assumptions refer to Section 4 Executive Overview.    Village of Buffalo Grove 83 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 100 ‐ General Fund  Revenues  10 ‐ Property Taxes  400.01 Corporate Levy ‐ Cook County 527,219 510,414 518,387 518,387 536,531  400.02 Corporate Levy ‐ Lake County 1,682,567 1,713,068 1,710,923 1,710,823 1,770,805  400.03 Police Protection ‐ Cook County 126,815 122,406 124,767 124,767 129,134  400.04 Police Protection ‐ Lake County 403,424 410,736 411,792 411,792 426,205  400.05 Crossing Guard Levy ‐ Cook Cty 12,396 12,012 12,199 12,199 12,626  400.06 Crossing Guard Levy ‐ Lake Cty 39,596 40,314 40,264 40,264 41,673  400.07 Fire Protection ‐ Cook County 903,623 875,116 888,791 888,791 919,899  400.08 Fire Protection ‐ Lake County 2,884,796 2,937,081 2,933,436 2,933,436 3,036,106  400.09 Street & Bridge Levy ‐ Cook Cty 168,073 162,768 165,311 165,311 171,097  400.10 Street & Bridge Levy ‐ Lake Cty 536,559 546,284 545,606 545,606 564,702  400.11 Street Lighting Levy ‐ Cook Cty 56,986 55,184 56,046 56,046 58,008  400.12 Street Lighting Levy ‐ Lake Cty 181,914 185,211 184,980 184,980 191,454  400.13 ESDA Levy ‐ Cook County 3,064 2,922 2,973 2,973 3,077  400.14 ESDA Levy ‐ Lake County 9,755 9,932 9,816 9,816 10,160  400.30 FICA Levy ‐ Cook County ‐ ‐ ‐ ‐ 157,345  400.31 FICA Levy ‐ Lake County  ‐ ‐ ‐ ‐ 524,393  400.32 IMRF Levy ‐ Cook County  ‐ ‐ ‐ ‐ 203,367  400.33 IMRF Levy ‐ Lake County  ‐ ‐ ‐ ‐ 677,774  400.50 Police Pension ‐ Lake County 1,675,063 1,676,977 1,691,232 1,691,232 1,606,090  400.51 Police Pension ‐ Cook County 526,255 510,344 507,457 507,457 481,910  400.60 Fire Pension ‐ Lake County 1,545,583 1,554,871 1,555,628 1,555,628 1,672,727  400.61 Fire Pension ‐ Cook County 488,190 471,428 466,769 466,769 501,905  10 ‐ Property Taxes 11,771,878 11,797,067 11,826,377 11,826,277 13,696,988  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 15.82%  15 ‐ Other Taxes  410.05 Local Use Tax ‐ 653,116 655,636 698,775 719,739  410.10 State Income Tax 3,714,864 3,861,087 3,464,916 3,910,156 4,027,461  410.15 Sales Tax ‐ State 4,096,821 4,705,950 4,532,933 4,469,979 4,536,144  410.16 Sales Tax Rebate Payments (133,336) (313,022) ‐ ‐ ‐  410.20 Road & Bridge Tax Wheeling 31,199 26,905 28,000 27,000 27,000  410.25 Road & Bridge Tax Vernon 157,244 155,194 161,000 155,200 155,200  410.30 Foreign Fire Insurance Tax  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  410.50 Replacement Tax ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  415.05 Sales Tax ‐ Home Rule 3,153,985 3,397,891 3,136,322 3,086,666 3,148,346  415.10 Home Rule Rebate (133,336) (219,905) ‐ ‐ ‐  415.15 Real Estate Transfer Tax 629,376 459,036 525,000 700,000 700,000  415.20 Hotel/Motel Tax 131,386 140,017 121,000 125,000 128,750  415.25 Simplified Telecom  Tax 2,134,462 2,200,809 1,971,711 1,982,633 1,982,650  415.30 Prepared Food & Beverage Tax 712,789 716,155 741,600 718,000 732,360  415.35 Electricity Use Tax 1,574,578 1,644,039 1,620,384 1,626,900 1,626,900  415.40 Natural Gas Use Tax 992,513 866,203 948,000 1,000,000 1,000,000  415.45 Para Mutual Tax 73,027 22,948 ‐ ‐ ‐  415.50 Auto Rental Tax 11,546 7,669 8,500 9,000 9,000  Village of Buffalo Grove 84 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  15 ‐ Other Taxes 17,147,118 18,324,093 17,915,002 18,509,309 18,793,550  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 4.90%  20 ‐ Intergovernmental Revenue  440.05 Police Training  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  440.10 Fire Training  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  440.15 District #214 Officer 89,388 74,631 85,717 85,717 85,717  440.20 Various Govts Fuel 86,421 118,547 86,500 87,000 87,000  440.25 D.A.R.E. Officer 80,280 81,866 85,717 85,717 85,717  440.30 Police Grant Program  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  440.35 Park District IT Support 9,996 9,996 9,996 12,000 50,000  440.40 Crossing Guard Reimbursement ‐‐‐‐ 32,000 20 ‐ Intergovernmental Revenue 266,085 285,040 267,930 270,434 340,434  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 27.06%  25 ‐ Licenses  420.05 Business Licenses 106,743 100,010 100,000 100,000 100,000  420.10 Tobacco Licenses 1,650 1,950 1,950 1,800 1,800  420.15 Vending Machine Licenses 2,350 120 2,200 2,000 2,000  420.20 Chauffer Licenses 2,160 1,970 2,650 2,400 2,400  420.25 Alarm Permits 26,650 26,548 28,375 28,000 28,000  420.50 All Other Licenses 7,350 9,695 9,000 9,000 9,000  425.05 Class A 52,450 45,000 60,000 48,958 52,500  425.10 Class B 19,550 23,200 23,000 21,472 20,700  425.15 Class C 34,800 36,300 30,000 37,300 35,000  425.20 Class D 5,400 3,900 600 6,200 5,400  425.25 Class E 7,500 7,500 9,000 6,000 9,000  425.30 Class F 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000  425.50 Other 3,370 9,100 2,500 11,690 3,000  430.05 Animal Licenses Dogs 7,446 7,540 8,100 7,000 18,000  430.10 Animal Licenses Cats 720 601 720 500 5,650  25 ‐ Licenses 280,139 275,434 280,095 284,320 294,450  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.13%      30 ‐ Permits  435.05 Development Building Permits 44,013 147,753 19,500 32,402 51,000  435.10 Engineering Fees 78,225 172,770 49,557 50,000 45,000  435.15 Contractor Registration 75,794 75,475 70,000 82,025 70,000  435.20 Plan Review Fees 89,803 64,997 60,000 68,323 60,000  435.25 Filing Fees 2,600 3,050 2,500 3,475 3,000  435.30 Annexation Fees 4,900 700 ‐ ‐ 7,000  435.35 Building Inspection Fees 306,990 150,799 200,000 217,970 175,000  435.40 Plumbing Inspection Fees 31,466 30,820 28,000 43,026 30,000  435.45 Electrical Inspection Fees 53,070 48,954 40,000 57,742 45,000  435.50 Mechanical Inspection Fees 20,200 18,900 15,000 18,450 15,000  435.55 Sign Inspection Fees 8,890 7,681 5,000 6,885 5,000  Village of Buffalo Grove 85 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  435.60 Elevator Inspection Fees 32,047 30,560 35,000 35,000 35,000  435.65 Fire Suppression Inspection Fees 6,745 870 1,250 3,000 2,000  435.70 Rental Inspection Fees ‐ ‐ 75,000 89,770 100,000    435.71 Non‐Business Lic & Permits 46,443 46,512 45,000 45,904 56,250  30 ‐ Permits 801,186 799,841 645,807 753,972 699,250  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 8.28%      35 ‐ Fines and Fees  455.05 Court Fines Cook 20,232 9,516 16,000 16,000 16,000  455.10 Court Fines Lake 523,454 446,571 456,000 475,000 495,000  455.15 Village Ordinance Fines 39,162 61,604 35,500 43,000 51,275  455.20 Alarm Service Calls 24,150 13,010 17,000 19,050 50,000  455.25 Accident Reports 4,357 3,885 3,725 5,000 5,000  455.35 Ambulance Transport Fees 686,687 672,066 668,000 660,000 855,000  455.40 Subpoena Fees 1,575 425 1,000 500 500  455.45 DUI Assessments 35,591 45,666 25,000 30,000 32,500  455.50 Impounding Fees 69,100 31,213 39,525 40,000 142,500  455.60 Administrative Bail Fee  ‐ ‐ ‐ ‐ 12,500  455.65 Special Rescue Billing  ‐ ‐ ‐ ‐ 110,000  35 ‐ Fines and Fees 1,404,308 1,283,955 1,261,750 1,288,550 1,770,275  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 40.30%        45 ‐ Interest Income  450.05 Savings 1,865 6,380 1,000 1,000 750  450.10 Investment Pool 254 1,576 300 250 250  450.15 Money Market (68) 17 ‐ ‐ ‐  450.20 CD's 108,582 113,143 80,000 78,000 65,000  450.25 Securities 21,604 10,160 22,000 10,150 12,000  45 ‐ Interest Income 132,237 131,275 103,300 89,400 78,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐24.49%        50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.05 Cable Franchise Fees 719,356 837,693 770,440 810,000 820,000  465.20 Facility Rental 4,037 3,850 3,850 3,850 3,850  465.60 Central Garage Reimbursements 110,388 83,525 90,000 83,000 85,000  465.70 Recycling Proceeds ‐ 16,724 40,000 40,000 40,000  465.75 Auction Proceeds 142,804 27,415 ‐ ‐ ‐  465.90 Miscellaneous Income 72,121 44,882 40,000 40,000 45,700  472 Capital Contributions  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  50 ‐ Miscellaneous Revenue 1,048,706 1,014,090 944,290 976,850 994,550  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.32%  Village of Buffalo Grove 86 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 705,000 705,000 765,000 765,000 827,500  55 ‐ Operating Transfers 705,000 705,000 765,000 765,000 827,500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 8.17%  Revenues Total 33,556,657 34,615,797 34,009,551 34,764,112 37,494,997  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.25%    Village of Buffalo Grove 87 2014 Adopted Budget Office of the Village Manager  The Office of the Village Manager (OVM) provides general management, staff  leadership, and administrative review and oversight to all Village departments.     Legislative Components  The objective of the Village Board is to assure the  community efficient and economical government service,  and to establish policy and enact ordinances that protect  the health, safety and welfare of residents.     Village Board    Members of the Board are assigned specific areas of  responsibility by the Village President, and represent the  Village at meetings, workshops and public hearings related  to their responsibilities.  ‐ Board members are elected at‐large and each  serves a four year term of office  ‐ The Board establishes the vision and direction for  the Village  ‐ The Board coordinates operations through the  Village Manager    Village Manager  ‐ Executes policy set by Village Board  ‐ Oversees Village day‐to‐day operations    Commissions, Committees and Boards  ‐ Membership composed  of Village residents   ‐ Appointed by the Village President by and with the  consent of the Village Board  ‐ More than 100 volunteers serve thirteen  commissions, committees and boards  An overview of Village commissions, committees and board  as codified in the Municipal Code may be reviewed in  Section 2: Organization and Services.                Legal Division The Village receives legal services from an  outside firm that include specific research,  ordinance preparation, annexation agreements,  contracts and litigation.    Village Attorney  ‐ Provides legal service and advice to the  Village staff, Village Board and Village  Commissions, Committees and Boards  ‐ Attends Village Board meetings, Plan  Commission and Zoning Board of  Appeals public hearings  ‐ Is available for staff conferences as  needed  Village Prosecutor  ‐ On retainer to represent Village  interests in court cases     50 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2525 Village of Buffalo Grove 88 2014 Adopted Budget Departm       Plan ment Structu nning re    Villa Legal OVM age Manager D M Support Staff Deputy Village  Manager Buuilding and Zoning Golff Village of Buffalo Grove 89 2014 Adopted Budget 2013 Stra 2014 Stra                       ategic Plan G ategic Plan G   ‐ Identify and ou ‐ Develop an inte ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa ‐ Re‐evaluate the improvements an   ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ Prepare a strate sales.    ‐ Explore techno Services/Hardwa   ‐ Develop a com January 1, 2015.  ‐ Present fully de ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a ‐ Staff formulate combined counte ‐ A survey regard Zoning Board of A was analyzed by  ‐  Staff complete now organized b   ‐ Staff initiated a among departme ‐ Staff developed and standardize      ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun     ‐ Staff completed for future goal ye   ‐  Reviewed the V   Goal Accom Goals  tline the services  er‐departmental cl omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  e development rev nd ordinance mod g assets in a datab te charges for use  egy for the suppor ology consortia for are).  mprehensive econo .  eveloped Business  been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a d a cross‐training  ers will go live in t ding the developm Appeals, and Villa staff and will be u ed a refresh of the  ased on service an  weekly departme ents of Village bus d a comprehensive recognition for em revised the Village Fees and fines wer nities.  d an analysis of the ears.    Village’s fleet and  plishments the Village provid lerical resources t survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) view process and p difications.   ase format and re of assets is establ rt and lobby of leg r opportunities to  omic developmen Ambassador Prog r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V plan that will com he first quarter of ment review proces ge Board was dist used to present a m Village’s website  nd user types mak ent update that is  siness.   e employee comm mployee achievem e’s fee and fine stru re revised such tha e net sales tax per eliminated vehicle es broken down b raining pool by rot zes all Village servi t utilization, and se )  present a streamli eview for possible  lished and append gislators to tax Inte leverage technolo t program for the gram to Village Boa within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t mbine the Building  f 2014.  ss for any projects ributed to particip more streamlined  which includes a n king it easier to fin shared with the V munication and rec ments.  ucture, comparing at they reflected th r square foot and t es based on opera by departmental fu tating clerical staf ices.  Complete su ervice level expect ined approach to t use by other depa ded to the databas ernet sales that wi ogy assets and gain e Village and pres ard for adoption. gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  & Zoning and Fina s that were require pants in the proce development rev new look for the s d information.  Village Board and a ognition policy tha g the Village’s fees he Village’s cost to total retail square ational needs.  unction and opera ff into other positi urvey and review w tation targets are  the Village Board t artments. Based u se.  ill allow for the Vil n highly‐skilled sup sent to the Village ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in ance customer ser ed to go before th ss from the last th iew process to the ite but more impo all staff in order to at will improve em s and fines to 14 o o provide the serv  feet required to g ating funds.  ons.  with the Village Bo defined (time to  that includes proc pon department d llage to capture tr pport services. (Su e Board for comm 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio rvice counters.  Th he Plan Commissio hree years.  This fe e Village Board in 2 ortantly the websit o increase awarene mployee communi other Chicagoland  vice or were compa generate target in oard.  cess  director  rue  upport  ments by  ces such  ovides  ons.  he  on,  eedback  2014.  te is  ess  cation  arable  creases  Village of Buffalo Grove 90 2014 Adopted Budget 2014 Staffing Summary  For 2014, there will be several staffing changes in the Office of the Village Manager.  The Assistant to the Village  Manager position will be reworked as an entry level Management Analyst position.  The secretary position will be  transferred to the combined customer service counter for Building & Zoning/Finance.  The Emergency Response  Coordinator has been relocated to the Fire Department’s personnel count as the Fire Department has taken on the  EMA function.      Office of the Village Manager/  Administration FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Administrative Intern 0 0 0 1 0 0 Assistant to the Village Manager  1 0 1 0 0 0 Associate Planner  0 1 0 1 0 1 Deputy Village Manager 1 0 1 0 1 0 Director of Human Resources 1 0 0 0 0 0 Emergency Response Coordinator  0 1 0 1 0 0 Management Analyst 0 0 1 0 2 0 Secretary 1 1 1 0 0 0 Village Manager 1 0 1 0 1 0 Village Planner 1 0 1 0 1 0 Total 6 3 6 3 5 1 Full & Part‐Time Total  9 9 6                       Village of Buffalo Grove 91 2014 Adopted Budget Budget S Legislativ   Personal S Personal B Operating  Commissio Capital Equ All Other E Total    Budget V Legislativ   Line  Item  Number  525.45  525.50  580.10                    Summary  ve  ervices  Benefits  Expenses  ons & Committ uipment  Expenses  Variance  ve  Acco Commission Commission & All Other Ex 115,00 120,00 125,00 130,00 135,00 140,00 tees  ount Descriptio n & Committee Board  & Committees  Band  xpense Consult 0 0 0 0 0 0 FY 201 FY 2012 Act                                                                                                        1 on  es Village  Symphonic  tant Fees  2 Actual F Leg tual F  33,000   30,040     5,884   27,891     1,296   25,779  123,891  Percent  Change  Do Am Cha ‐25% ‐$ 100% $4 ‐32% ‐$1 FY 2013 Est. Ac gislative FY 2013 Est. A                                                                                                                             ollar  mount  ange  $300 Reduc 4,000 Amo 1,600 Reduc ctuals FY 2 e Actuals      33,000       31,150          7,420       31,317          1,121       25,750     129,758   Description ced amount ba ount was previo ced amount ba 2014 Budget FY 2014 Budg                3                3                                 3                                     2             13 n of Change  sed on historic ously not budg sed on historic   get  33,000  34,025   7,450  32,850            ‐    29,500  36,825  cal use geted  cal use Village of Buffalo Grove 92 2014 Adopted Budget   Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 10 ‐ Legislative  10 ‐ Salaries  500.25 Elected Officials 33,900 33,000 33,000 33,000 33,000  10 ‐ Salaries 33,900 33,000 33,000 33,000 33,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.10 Professional Training 118 ‐ 500 150 500  505.15 Dues & Memberships 30,610 30,040 31,000 31,000 31,000  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 2,046  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 479  15 ‐ Taxes and Benefits 30,728 30,040 31,500 31,150 34,025  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 8.02%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone (1,096) 183 ‐ 250 250  510.04 Travel 7 ‐ 100 100 100  510.08 Reception & Community Affairs 7,402 5,667 7,250 7,000 7,000  510.14 Subscriptions & Publications 15 ‐ ‐ ‐ ‐  510.40 Supplies ‐ Office (51) 36 ‐ 70 100  25 ‐ Operating Expenses 6,277 5,885 7,350 7,420 7,450  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1.36%  35 ‐ Other Services  525.05 Blood Commission 13 146 ‐ 300 300  525.20 Fireworks for the Fourth 20,000 20,000 20,000 20,000 21,000  525.25 Plan Commission ‐ ‐ 100 ‐ ‐  525.30 Residents with Disabilities 1,707 624 800 300 700  525.35 Arts Commission 4,336 4,729 5,000 5,567 5,000  525.40 Zoning Board of Appeals ‐ ‐ 50 50 50  525.45 Village Board 2,555 1,168 1,500 500 1,200  525.50 Symphonic Band 3,838 4,345 ‐ 4,000 4,000  525.55 Farmer's Market (7,610) (3,082) 500 500 500  525.95 Other Boards/Commissions (304) (39) 100 100 100  35 ‐ Other Services 24,535 27,891 28,050 31,317 32,850  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 17.11%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 286 447 500 300 50  580.10 Consultant Fees 1,487 799 6,600 1,000 5,000  580.45 Cable Television Programming 18,856 21,481 24,000 22,000 22,000  580.50 Senior Taxi Program 4,305 3,052 2,450 2,450 2,450  50 ‐ Other Expenses 24,934 25,779 33,550 25,750 29,500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐12.07%  Village of Buffalo Grove 93 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 6,086 1,296 ‐ 1,121 ‐  55 ‐ Capital Outlay 6,086 1,296 ‐ 1,121 ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0%  Department Total: 10 ‐ Legislative 126,460 123,892 133,450 129,758 136,825  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2.53%                                                                        Village of Buffalo Grove 94 2014 Adopted Budget   Budget Summary  Office of the Village Manager    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              657,620                     632,744              610,180  Personal Benefits                  82,975                        96,615               234,879  Operating Expenses                 49,398                       62,400                 50,550  Contractual Services                   1,000                              800                    2,188  Repairs and Maintenance                      229                             500                      500  Capital Equipment                       461                          7,100                    6,620  All Other Expenses                   7,716                         1,800                   1,800  Total               799,401                      801,959               906,717    Budget Variances  Office of the Village Manager    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.10 Personal Services Salaries ‐ Part Time 51.07%$44,426 Position transferred to Fire  Department  505.05 Personal Benefits Group & Medical  Life  15.89%$13,500 Budgeting on per capita basis  505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $35,829 New expenditure line item  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $79,170 New expenditure line item  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $8,380 New expenditure line item  510.08 Oper. Expenses Reception &  Community Affairs  ‐34.62%$450 Reduced amount based on  historical use  510.14 Operating Expenses Subscriptions ‐15.49%$275 Reduced amount based on  historical use  510.16 Operating Expenses Printing ‐60% $750 Reduced due to centralized  printing  510.40 Operating Expenses Supplies ‐46.07%$1,025 Reduced due to centralized  printing  550.50 Reseve for Capital ‐ Buildings NEW $5,370 New reserve line item    Village of Buffalo Grove 95 2014 Adopted Budget                               250,000 350,000 450,000 550,000 650,000 750,000 850,000 950,000 FY 2012 A Offic Actual F ce of the FY 2013 Est. Ac e Village ctuals FY e Manag Y 2014 Budget ger   Village of Buffalo Grove 96 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 15 ‐ Office of the Village Manager  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 476,740 563,331 559,000 551,000 565,306  500.10 Part Time 129,918 92,118 87,000 76,844 42,574  500.35 Overtime 1,999 172 ‐ 3,500 500  500.40 Longevity 1,600 2,000 1,400 1,400 1,800  10 ‐ Salaries 610,257 657,621 647,400 632,744 610,180  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.75%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 58,941 68,363 85,000 84,115 98,500  505.10 Professional Training 3,517 4,889 4,500 4,500 5,000  505.15 Dues & Memberships 5,984 6,970 5,750 8,000 8,000  505.45 ICMA Deferred Compensation 7,055 2,754 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 35,829  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 79,170  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare  ‐ ‐ ‐ ‐ 8,380  15 ‐ Taxes and Benefits 75,497 82,975 95,250 96,615 234,879  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 146.59%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 2,795 2,694 3,000 2,600 2,600  510.04 Travel 479 1,143 800 800 800  510.06 Per Diem Allowance ‐ 74 800 400 500  510.08 Reception & Community Affairs 1,218 666 1,300 850 850  510.10 Maintenance Contracts 8,291 8,516 9,600 22,000 9,600  510.14 Subscriptions & Publications 1,459 32 1,775 1,000 1,500  510.16 Printing 4,015 448 1,250 250 500  510.18 Village Newsletter 27,133 33,388 33,000 33,000 33,000  510.40 Supplies ‐ Office 2,654 2,438 2,225 1,500 1,200  25 ‐ Operating Expenses 48,044 49,399 53,750 62,400 50,550  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.95%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 1,023  515.10 Unemployment Insurance 1,600 1,000 800 800 800  515.15 IRMA Deductible ‐ Workers Comp  ‐ ‐ ‐ ‐ 219  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C  ‐ ‐ ‐ ‐ 146  30 ‐ Contractual Services 1,600 1,000 800 800 2,188  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 173.50%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment 1,361 229 500 500 500  40 ‐ Repairs and Maintenance 1,361 229 500 500 500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Village of Buffalo Grove 97 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 10,252 7,669 1,800 1,800 1,800  580.10 Consultant Fees ‐ 48 ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses 10,252 7,717 1,800 1,800 1,800  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 1,971 461 ‐ 7,100 ‐  555.30 Reserve for Capital Replacement  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ ‐ ‐ 1,250  555.50 Reserve for Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 5,370  55 ‐ Capital Outlay 1,971 461 ‐ 7,100 6,620  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Department Total: 15 ‐ Office of the Village Manager 748,982 799,402 799,500 801,959 906,717  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 13.41%                                Village of Buffalo Grove 98 2014 Adopted Budget Legal  Legal Servi Total      No varianc                                                     ices  ces noted.  0 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 350,000 FY 2012 A FY 2012 Act              273              273 Actual Leg tual F ,472.24  ,472.24  FY 2013 Est. Ac gal Servi FY 2013 Est. A                     27                     27 ctuals F ices Actuals  75,450.00   75,450.00   FY 2014 Budge FY 2014 Budg             289,6             289,6   et get  650.00  650.00  Village of Buffalo Grove 99 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 20 ‐ Legal  30 ‐ Contractual Services  520.05 Retainer Fee 50,000 50,000 50,000 50,000 50,000  520.10 Prosecutor Fee 77,370 67,800 68,000 66,000 68,000  520.15 Attorney's Fees 133,163 146,890 152,000 128,000 152,000  520.20 Recording Fees 254 154 200 250 200  520.25 Legal Notices 4,317 8,568 8,400 9,000 8,400  520.30 Litigation Reserve 9,370 4,371 4,200 6,800 4,200  520.35 Messenger Fees 195 ‐ 350 ‐ 350  520.40 Special Counsel 1,083 ‐ 1,000 ‐ 1,000  520.45 Legal Reimburseables 2,831 (4,310) 5,500 15,400 5,500  30 ‐ Contractual Services 278,583 273,472 289,650 275,450 289,650  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Department Total: 20 ‐ Legal 278,583 273,472 289,650 275,450 289,650  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%    Village of Buffalo Grove 100 2014 Adopted Budget Information Technology  The Information Technology Department provides management, review and  oversight of each Village Department’s information system needs    Information Technology is housed within the Finance  Department. Its purpose is to provide reliable  technology designed to enhance communication  within the Village, assisting in the efficient and  effective delivery of Village services.    IT is responsible for the maintenance of local and  wide area networks that facilitate   interdepartmental communication among Village  offices and facilities. The division currently maintains  13 servers, over 220 desktop and mobile  workstations, and nearly a 100 printers and specialty  devices.    The Technology Department supports 24 locations  providing over two dozen core applications and  several dozen department specific applications to  these locations.  The goal is to provide 99.99%  uptime in a 24/7/365 environment.  Information  Technology is a fluid environment requiring constant  controlled change.          Department Vision  The vision of the Information Technology Department is  to provide exceptional customer service in a reliable,  responsive and agile technology environment.    50 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2525 Village of Buffalo Grove 101 2014 Adopted Budget Departmment Structure   End U Desk Fi Di Dire Info Tec h User Help  k Support nance  rector ector of  rmation  hnology C Infras Su Core  structure  pport Village of Buffalo Grove 102 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                           ategic Plan G   ategic Plan G   ‐ Current work o complete, satisfa ‐ Complete a fisc for the next five  ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ Establish subjec ‐ Develop metad   ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a ‐ The Village mig the Village’s ema   ‐  No accomplish     ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun     ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   Goal Accom Goals  rder, staffing utiliz action rating, cost  ally constrained F years.  g assets in a datab te charges for use  ct matter experts f ata standards and been identified for been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a rated from Lotus N ail and other core  ments were ident revised the Village Fees and fines wer nities.  ments were ident ments were ident plishments zation, equipment to complete, etc.) ive‐Year Technolo ase format and re of assets is establ for software and p d integration point r this department  r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V Notes to Microsof applications.    ified for this depa e’s fee and fine stru re revised such tha ified for this depa ified for this depa t utilization, and se )  ogy Plan including  eview for possible  lished and append programs, such as  ts to allow centrali within the Strateg within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t ft Exchange for its  rtment within the ucture, comparing at they reflected th rtment within the rtment within the ervice level expect customer service  use by other depa ded to the databas Wrike and Pub W ized access to serv gic Priority.   gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  email services wh e Strategic Priority g the Village’s fees he Village’s cost to e Strategic Priority e Strategic Priority tation targets are  metrics, training a artments. Based u se.  Works. IT/Finance  vice requests and  ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in hich will allow tigh .  s and fines to 14 o o provide the serv .  .  defined (time to  and application pla pon department d follow‐up.  1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio t integration betw other Chicagoland vice or were compa atforms  director  ces such  ovides  ons.  ween  arable  Village of Buffalo Grove 103 2014 Adopted Budget 2014 Staffing Summary  For 2014, the part‐time programmer has been eliminated from the budget.  This position is no longer needed as  the Village migrates away from home‐grown Lotus Notes applications to enterprise and web‐based solutions.     Information Technology FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Director of Information Technology 1 0 1 0 1 0 Information Technology Analyst   1 0 1 0 1 0 Information Technology Assistant  1 0 1 0 1 0 Programmer 0 1 0 1 0 0 Total 3 1 3 1 3 0 Full & Part‐Time Total 4 4 3     Budget Summary  Information Technology    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              359,839                     359,839              305,510  Personal Benefits                  82,155                        82,155               135,006  Operating Expenses              303,217                     303,217              263,250  Contractual Services                      600                              600                    1,379  Repairs and Maintenance                      168                             168                      480  Capital Equipment                  58,754                        58,754               107,685  All Other Expenses                      291                             291                      600  Total               805,026                      805,026               813,910                          *Independent contractor assigned to the IT Department is not reflected in this staffing table.  Village of Buffalo Grove 104 2014 Adopted Budget Budget V Informat   Line Item Number  500.1 505.0 505.7 505.8 505.8 510.0 510.1 555.1                   Variance  tion Techno m  10 Personal S 05 Personal B 75 Employer  80 Employer  85 Employer  02 Operating 10 Operating Contracts  10 Capital Eq 250,000 350,000 450,000 550,000 650,000 750,000 850,000 logy  Account Descr Services Salarie Benefits Group Contribution ‐ Contribution ‐ Contribution ‐ g Expense Telep g Expense Main uipment Office FY 2012 A ription  es ‐ Part Time p & Medical Life ‐ FICA ‐ IMRF ‐ Medicare phone ntenance  e  Actual Informa Percen Change ‐100 e ‐17.88 NE NE NE 16.36 17.09 13.65 FY 2013 Est. Ac ation Te t  e  Dollar Amoun Change 0%‐$63,7 8%‐$12,7 EW $18,8 EW $41,5 EW $4,3 6%$4,5 9%$9,4 5%$11,6 ctuals F echnolog r  nt  e Descr 700 Eliminat Develop 735 Budgetin basis  805 New exp 553 New exp 398 New exp 500 Addition Internet  400 Addition Microso 600 Replacem FY 2014 Budge gy ription of Chan ion of Applicat er  ng on per capit penditure line i penditure line i penditure line i n of redundant  connection  nal Software  ft Outlook  ment Server   t nge  tion  ta  item item item   Village of Buffalo Grove 105 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 25 ‐ Information Technology  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 288,613 296,518 296,163 296,100 303,310  500.10 Part Time 53,561 60,402 63,700 16,100 ‐  500.35 Overtime 655 920 ‐ 300 ‐  500.40 Longevity 1,800 2,000 2,000 2,200 2,200  10 ‐ Salaries 344,629 359,840 361,863 314,700 305,510  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐15.57%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 68,122 74,263 71,235 75,027 58,500  505.10 Professional Training 3,585 ‐ 11,200 11,200 11,500  505.15 Dues & Memberships 175 6,346 225 250 250  505.45 ICMA Deferred Compensation 3,105 1,546 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA ‐ ‐ ‐ ‐ 18,805  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF ‐ ‐ ‐ ‐ 41,553  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 4,398  15 ‐ Taxes and Benefits 74,987 82,155 82,660 86,477 135,006  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 63.33%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 13,307 27,557 23,000 26,000 27,500  510.04 Travel 1,368 645 200 200 200  510.06 Per Diem Allowance 190 30 125 125 150  510.08 Reception & Community Affairs ‐ 500 150 150 150  510.10 Maintenance Contracts 56,180 44,026 45,600 46,000 55,000  510.20 Computer Services 147,950 211,601 185,000 205,000 180,000  510.40 Supplies ‐ Office 607 18,857 250 250 250  25 ‐ Operating Expenses 219,602 303,217 254,325 277,725 263,250  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 3.51%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 1,016  515.10 Unemployment Insurance 960 600 480 480 ‐  515.15 IRMA Deductible ‐ Workers Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 218  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C ‐ ‐ ‐ ‐ 145  30 ‐ Contractual Services 960 600 480 480 1,379  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 187.29%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment ‐ 168 480 480 480  40 ‐ Repairs and Maintenance ‐ 168 480 480 480  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  Village of Buffalo Grove 106 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget    580.05 All Other Expenses 5,148 292 600 600 600  50 ‐ Other Expenses 5,148 292 600 600 600  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 42,973 45,354 73,400 80,000 85,000  555.40 Reserve for Technology 190,870 13,401 20,000 20,000 20,000  555.50 Reserve for Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 2,685  55 ‐ Capital Outlay 233,843 58,754 93,400 100,000 107,685  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 15.29%  Department Total: 25 ‐ Information Technology 879,169 805,027 793,808 780,462 813,910  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2.53%        Village of Buffalo Grove 107 2014 Adopted Budget Department of Finance  The Department of Finance is established to provide the Village with a wide range  of financial, analytical and administrative tasks        The Department of Finance is committed to  serving the needs of our customers by  providing excellent customer service through  sound, financial management and  professionalism. The Department of Finance  functions in a broad staff support environment,  assisting departments at different levels.    Various programs have been established to  account for all Village financial transactions the  general underlying procedures for which are  articulated in the Village’s Investment Policy  and Procedures and the newly adopted  Purchasing Policy are affirmed as part of the  Village’s annual audit process as well as the  preparation of the Comprehensive Annual  Financial Report.       Finance Functions    1. Payroll and human resource support   (including health  insurance  administration)  2. Financial administration, planning,  analysis and budgeting   3. General services and license  administration   4. Utility billing   5. Bookkeeping, accounting and auditing   6. Statutory administrative services  7. Centralized purchasing                    Comprehensive Annual Financial Report Each summer, the Finance Department publishes a report  outlining revenues and expenditures from the previous  fiscal year. This report includes information about the  Village’s financial condition and fiscal activities.      This report is presented in accordance with the generally  accepted accounting principles (GAAP) outlined by the  Government Finance Officers Association    Budget  Each winter, the Village Board of Trustees approves the  budget document for the following year. The document is  compiled by the Finance Department with input from all  levels of government in Buffalo Grove.   50 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2500 Village of Buffalo Grove 108 2014 Adopted Budget Departm                                         Info Tec ment Structu rmation  hnology Utility re  Village M Direct Finance/T Purch Mana y Billing Manager tor of  Treasurer asing  ager Deputy V Cler Assistant Fi Directo Village  k nance  or Acccounts Payable Payroll Village of Buffalo Grove 109 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                       ategic Plan G ategic Plan G ‐ Develop an inte ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa ‐ Rewrite village  ‐ Increase custom ‐ Identify and ma ‐ Complete a fisc for the next five  ‐ Catalog existing input, appropriat ‐ No goals have b ‐ Develop recom ‐ Re‐align the cha ‐ Analyze collect program. Put tog ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a ‐ Staff formulate combined counte ‐ The Village imp ‐   No accomplish ‐  Staff presented ‐  Staff presented based on current of increasing gen ‐ Staff completed property tax bill  ‐ Reviewed and r municipalities.  F ‐  No accomplish     ‐    Reviewed the ‐   Included full c ‐    Created a buil   Goal Accom Goals  er‐departmental cl omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  contract and RFP  mers on utility e‐pa ap out a phased in ally constrained F years.  g assets in a datab te charges for use  been identified for mendations to alig art of accounts to  ions and find opp gether a formal pla been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a d a cross‐training  ers will go live in t lemented online b hments were ident d the Village Board d the Village Board t trends which exh neral fund reserves d a presentation to and maintaining a revised the Village Fees and fines wer ments have been   Village’s fleet and apital reserve fun lding reserve fund plishments lerical resources t survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) templates to inclu ay by five percent  approach to all o ive‐Year Technolo ase format and re of assets is establ r this department  gn revenues by so reflect the prioriti portunities for imp an ready for imple r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V plan that will com he first quarter of bill payment for w tified for this depa d with a 20 year w d with a 5 year gen hibited what need s to 35 percent by o the Village Board a corporate fund le e’s fee and fine stru re revised to reflec identified for this  d eliminated vehic ding in the budget d for the first time. raining pool by rot zes all Village servi t utilization, and se )  ude automated cle by the end of Jan nline services (inc ogy Plan including  eview for possible  lished and append within the Strateg ource using the cor ization of core ser proved collection i ementation by Jan within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t mbine the Building  f 2014.  ater/sewer bills. T artment within the water fund pro form neral fund pro form ed to be done to b y January 1, 2016.  d regarding the lon evy equal to inflati ucture, comparing ct the cost to prov department withi cles based on oper t for the first time .  tating clerical staf ices.  Complete su ervice level expect earing house paym uary 1, 2015.  luding funding op customer service  use by other depa ded to the databas gic Priority.  re services templa rvices.  in all revenue cate uary 1, 2015.  gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  & Zoning and Fina The Village now ac e Strategic Priority ma.  ma that mapped o both expenditures   ng‐term goal of st ion  g the Village’s fees vide the service or  in the Strategic Pr rational needs.  e in five years.   ff into other positi urvey and review w tation targets are  ment options.  tions).  metrics, training a artments. Based u se.  ate.  egories, including  ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in ance customer ser ccepts credit cards y.  out expenditure an s and revenue to r taying under 11 pe s and fines to 14 o were comparable riority.  ons.  with the Village Bo defined (time to  and application pla pon department d  the state debt co 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio rvice counters.  Th s as a form of paym nd revenue profile reach the corporat ercent of the total  other Chicagoland  e to other commun oard.  atforms  director  ollection  ces such  ovides  ons.  he  ment.    es  te goal  nities.  Village of Buffalo Grove 110 2014 Adopted Budget   2014 Staffing Summary  For 2014, the personnel counts reflect the strategic move to a combined customer service counter for Building &  Zoning and Finance.  This change moves one full‐time secretary from the Fire Department into the Finance  department and moves one Finance Clerk from part‐time to full‐time. The full‐time clerk will take over the  licensing responsibilities (aside from liquor licensing) from the Deputy Village Clerk.  The new Deputy Village Clerk  will be primarily responsible for Village Board minutes and support as well as liquor licensing and freedom of  information act requests.     Finance & General Services FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Accountant 0 0 1 0 1 0  Assistant Finance Director 1 0 1 0 1 0  Clerk II 1 1 1 1 2 0  Clerk III 4 0 3 0 2 0  Director of Finance/Treasurer   1 0 1 0 1 0  Payroll Clerk III 1 0 1 0 1 0  Purchasing Manager 0 0 1 0 1 0  Secretary 0 0 0 0 1 0  Total 8 1 9 1 10 0  Full & Part‐Time Total  9 10 10                                      Village of Buffalo Grove 111 2014 Adopted Budget 2014 Budget Summary  Finance and General Services     FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              614,269                    687,159             720,136  Personal Benefits              127,495                     155,918              337,512  Operating Expenses              145,608                    190,561             187,811  Contractual Services                 12,000                                      ‐                     1,855  Committees & Commissions                 43,205                      30,000               30,000  Repairs and Maintenance                      370                         1,500                   2,000  Capital Equipment                      385                                     ‐                    8,660  All Other Expenses                 25,260                       31,409                34,961  Total              968,594                1,096,547          1,322,935    2014 Budget Variances  Finance and General Services    Line  Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.05 Personal Services Salaries ‐ Full  Time  11.56%$72,836 Promotion of part time position  to full time  500.10 Personal Services Salaries ‐  Part Time  ‐100%‐$36,058 Elimination of part time position  505.05 Personal Benefits Group &  Medical Life  26.47%$38,009 Budgeting on per capita basis  505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $43,583 New expenditure line item  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $97,126 New expenditure line item  505.85 Employer Contribution ‐  Medicare  NEW $10,172 New expenditure line item  510.10 Operating Expenses ‐  Maintenance Contracts  677.20%$37,890 First year annual software  maintenance (NWS)  510.28 Operating Expenses ‐ Audit  Fees  ‐10.90%‐$4,400 New audit contract with new firm  510.40 Operating Expenses‐Supplies ‐  Office  ‐15.39%‐$2,000 Savings generated through  centralized purchasing  525.10 Committee & Commissions ‐  BG Days  28.58%‐$12,000 Revenue sharing agreement with  BG Chamber  550.50 Reserve for Capital ‐ Buildings NEW $7,160 New reserve line item  Village of Buffalo Grove 112 2014 Adopted Budget                                                                       250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 FY 2012  Fin Actual nance &  FY 2013 Est. A Genera Actuals l Service FY 2014 Budg es   et Village of Buffalo Grove 113 2014 Adopted Budget   Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013 Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 30 ‐ Finance  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 491,009 557,144 630,305 630,100 702,936  500.10 Part Time 49,648 37,789 36,058 37,459 ‐  500.25 Elected Officials 6,000 6,000 6,000 6,000 6,000  500.35 Overtime 4,582 8,936 8,000 8,800 7,000  500.40 Longevity 4,000 4,400 4,800 4,800 4,200  10 ‐ Salaries 555,239 614,270 685,163 687,159 720,136  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.10%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 95,905 121,632 143,602 152,218 181,611  505.10 Professional Training 571 3,128 3,785 2,500 3,785  505.15 Dues & Memberships 965 966 1,200 1,200 1,235  505.45 ICMA Deferred Compensation 3,400 1,770 ‐  ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA ‐ ‐ ‐ ‐ 43,583  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF ‐ ‐ ‐ ‐ 97,126   505.85 Employer Contribution ‐ Medicare ‐  ‐  ‐  ‐ 10,172  15 ‐ Taxes and Benefits 100,841 127,495 148,587 155,918 337,512  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 127.15%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 9,326 10,892 10,000 10,000 10,000  510.03 Postage 70,855 56,480 71,798 69,000 70,575  510.04 Travel 598 691 1,500 1,500 1,500  510.06 Per Diem Allowance 91 36 225 225 225  510.08 Reception & Community Affairs 417 594 600 600 600  510.10 Maintenance Contracts 44,303 5,822 5,595 42,160 43,485  510.12 Equipment Rental 2,437 1,893 3,276 3,276 3,276  510.14 Subscriptions & Publications 55 359 150 150 150  510.16 Printing 14,013 18,371 11,000 12,000 11,000  510.28 Audit Fees 39,300 39,300 40,400 40,400 36,000  510.40 Supplies ‐ Office 14,651 11,171 13,000 11,250 11,000  25 ‐ Operating Expenses 196,046 145,609 157,544 190,561 187,811  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 19.21%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 1,367  515.10 Unemployment Insurance 1,920 12,000 960 ‐ ‐   515.15 IRMA Deductible ‐ Workers Comp ‐  ‐  ‐  ‐ 293  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C ‐ ‐ ‐ ‐ 195  30 ‐ Contractual Services 1,920 12,000 960 ‐ 1,855  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 93.23%  35 ‐ Other Services  525.10 Buffalo Grove Days 34,222 43,206 42,000 30,000 30,000  Village of Buffalo Grove 114 2014 Adopted Budget   Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013 Est.  Actuals  FY 2014  Budget  35 ‐ Other Services 34,222 43,206 42,000 30,000 30,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐28.57%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment ‐ 370 2,000 1,500 2,000  40 ‐ Repairs and Maintenance ‐ 370 2,000 1,500 2,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 833 976 1,000 1,200 1,200  580.10 Consultant Fees 30,816 24,284 31,000 30,209 33,761  50 ‐ Other Expenses 31,649 25,260 32,000 31,409 34,961  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 9.25%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 2,238 214 ‐  ‐ ‐  555.40 Reserve for Technology ‐ 171 ‐ 1,500  555.50 Reserve for Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 7,160  55 ‐ Capital Outlay 2,238 385 ‐ ‐ 8,660  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Department Total: 30 ‐ Finance 922,155 968,594 1,068,254 1,096,547 1,322,935  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 23.84%    Village of Buffalo Grove 115 2014 Adopted Budget Human Resources Department  The Department of Human Resources is responsible for a variety of elements  related to staffing, retention and training of Village of Buffalo Grove employees     The Human Resources Division is structured to  provide support to all Village departments, including  but not limited to recruitment, selection, training,  promotion and retention of quality employees;  compensation and benefit program administration;  employee and labor relations; collective bargaining  negotiation and management of current labor  agreement(s); administration of the pay for  performance system; policy administration and  interpretation, assisting employees and  management staff with day‐to‐day human resources  issues; employee recognition programs; staff liaison  to the Board of Fire and Police Commissioners;  appointed member of the Fire Pension Board and  delegate to both the Intergovernmental Personnel  Benefits Cooperative (IPBC)  and the  Intergovernmental Risk Management Agency  (IRMA).     Additionally, payroll support is provided to the  Department of Finance and General Services by  Human Resources.  This includes, but is not limited  to, bi‐weekly reporting to the International  City/County Management Association Retirement  Corporation (ICMA/RC) 457 Deferred Compensation  Plan, Payroll deduction Roth IRA and VantageCare  Retiree Health Savings (RHS) Plan.                          The Board of Police and Fire  Commissioners  The Village’s Human Resources Department is  joined by the Board of Police and Fire  Commissioners in hiring for Buffalo Grove public  safety positions. The Board meets once each  month and has five members. Other  responsibilities of the Board of Police and Fire  Commissioners include:  ‐ Testing and hiring of Police Officers and  Firefighter / Paramedics   ‐ Testing and promotion of Police  Sergeants and Fire Lieutenants  50 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2549 Village of Buffalo Grove 116 2014 Adopted Budget Departm                                               ment Structu Deput Ma Risk Ma re   Villag ty Village  nager nagement e Manager Huma Emplo and C an Resources oyee Benefits  Compensation Laabor/Employee Relations e  Village of Buffalo Grove 117 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                           ategic Plan G   ategic Plan G ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa ‐Work with IPBC  employee Health ‐Fully Implement ‐Develop an annu Employee Orient ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a   ‐ Staff developed and standardize  ‐ Staff developed ‐ A health and we results.  This com     ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun     ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   Goal Accom Goals  omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  to evaluate data a h and Wellness Pro t a new electronic  ual comprehensiv tation” and a leade been identified for been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a d a comprehensive recognition for em d a formal new em ellness survey was mmittee will contin revised the Village Fees and fines wer nities.  ments were ident ments were ident plishments survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) and trends to help ogram and provide performance eva e training and dev ership developme r this department  r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V e employee comm mployee achievem mployee orientatio s distributed to all nue its work into 2 e’s fee and fine stru re revised such tha ified for this depa ified for this depa zes all Village servi t utilization, and se )  p target problem a e for participation luation system.  velopment program nt program for su within the Strateg within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t munication and rec ments.   n.    employees and a  2014 to create a co ucture, comparing at they reflected th rtment within the rtment within the ices.  Complete su ervice level expect areas. Work with t n incentives. Deplo m for employees t pervisors. gic Priority.   gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  ognition policy tha  health and wellne omprehensive hea g the Village’s fees he Village’s cost to e Strategic Priority e Strategic Priority urvey and review w tation targets are  the Wellness Comm oy program by Jan that includes a Vill ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in at will improve em ess committee con alth and wellness p s and fines to 14 o o provide the serv .  .  with the Village Bo defined (time to  mittee to establish uary 1, 2015.  lage‐wide “Existin 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio mployee communi nvened to discuss  plan for employee other Chicagoland  vice or were compa oard.  h an  g  ces such  ovides  ons.  cation  the  es.   arable  Village of Buffalo Grove 118 2014 Adopted Budget   2014 Staffing Summary  For 2014, the part‐time secretary supporting Human Resource functions will be transferred to the Fire  Department.  Staff will be hiring a Human Resources Management Analyst to assist with all human resource  functions.  Over the last two years, the need for a higher level support for employees and human resource  programs has been identified.  This position will allow the Village to be more proactive versus reactive in the  changing environment of staffing, benefits, and collective bargaining.     Human Resources FY 2012* FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Director of Human Resources 0 0 1 0 1 0 Management Analyst 0 0 0 0 1 0 Secretary 0 0 0 1 0 0 Total 0 0 1 1 2 0 Full & Part‐Time Total  0 2 2 *FY 2012 – Staffing was accounted for in the  Office of the Village Manager        Budget Summary  Human Resources    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              120,950                     127,100              285,848  Personal Benefits                  48,291                        82,500               110,280  Operating Expenses                 13,588                       53,610                 25,000  Contractual Services             ‐178,838                      497,160               100,745  Committees & Commissions                 32,578                         3,800                 30,000  Capital Equipment                                 ‐                                350                  22,045  All Other Expenses              195,394                     272,325                   1,500  Total               231,964                  1,036,845               575,418                    Village of Buffalo Grove 119 2014 Adopted Budget Budget Variances  Human Resources    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.05 Personal Services  Salaries ‐ Full Time  132.89%$162,648 New position ‐benefit coordinator / $100,000 for  range‐merit movement village‐wide  505.05 Personal Benefits  Group & Medical Life  ‐32.03%‐$18,379 Budgeting on per capita basis  505.10 Personal Benefits  Professional Training  12.50%$1,000 Attendance at annual conference of the National  Public Employer Labor Relations Association  (NPELRA).  505.4 Personal Benefits  Tuition  Reimbursement  33.33%‐$5,000 Less participation than anticipated for FY 2013. 505.75 Employer  Contribution ‐ FICA  NEW $11,523 New expenditure line item  505.80 Employer  Contribution ‐ IMRF  NEW $25,462 New expenditure line item  505.85 Employer  Contribution ‐  Medicare  NEW $2,695 New expenditure line item  510.04 Operating Expenses  Travel  90.90% $1,000 Cost associated with travel to the annual conference  of the National Public Employer Labor Relations  Association (NPELRA).  510.14 Operating Expenses  Subscriptions  81.82%$1,350 Increase in subscription costs.  510.22 Operating Expenses  Recruitment Charges  700% $14,000 Increase in costs associated with potential staff  recruitments.  525.15 Commissions and  Committees Fire and  Police Commission  51.52%$8,500 Addition of a tactical component to the 2014 police  sergeant promotional process.  555.10 Capital Equipment  Office and Other  Equipment  2000% $20,000 For purchase of Performance Measurement  Software       Village of Buffalo Grove 120 2014 Adopted Budget                                                     0.0 200,000.0 400,000.0 600,000.0 800,000.0 1,000,000.0 1,200,000.0 00 00 00 00 00 00 00 FY 20012 Actual Huma FY 2013 Est anReso . Actuals urces FY 2014 Budg   get Village of Buffalo Grove 121 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 35 ‐ Human Resources  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 117,766 120,350 122,400 126,500 285,048  500.40 Longevity 600 600 600 600 800  10 ‐ Salaries 118,366 120,950 123,000 127,100 285,848  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 132.40%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 46,310 32,416 57,379 56,000 39,000  505.10 Professional Training 904 1,497 8,000 8,000 9,000  505.15 Dues & Memberships 715 753 895 1,000 1,100  505.40 Tuition Reimbursement 15,804 10,736 15,000 15,000 15,000  505.45 ICMA Deferred Compensation 3,059 1,524 ‐ ‐ ‐  505.50 Employee Recognition 5,828 1,365 6,500 2,500 6,500  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 11,523  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 25,462  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare  ‐ ‐ ‐ ‐ 2,695  15 ‐ Taxes and Benefits 72,620 48,291 87,774 82,500 110,280  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 25.64%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 671 934 800 1,000 1,200  510.04 Travel 1,028 1,490 1,100 750 2,100  510.06 Per Diem Allowance 200 ‐ 200 200 500  510.14 Subscriptions & Publications 1,047 1,350 1,650 2,000 3,000  510.22 Recruitment Charges 1,699 2,692 2,000 48,000 16,000  510.24 CDL Testing 1,220 7,046 1,000 960 1,200  510.40 Supplies ‐ Office 187 76 300 700 1,000  25 ‐ Operating Expenses 6,052 13,588 7,050 53,610 25,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 254.61%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium 429,034 (193,020) 425,000 427,000 431  515.10 Unemployment Insurance ‐ 200 160 160 160  515.15 IRMA Deductible ‐ Workers Comp  ‐ ‐ ‐ ‐ 92  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C  ‐ ‐ ‐ ‐ 62  520 Legal Services ‐ ‐ ‐ ‐  520.40 Special Counsel 26,748 13,981 100,000 70,000 100,000  30 ‐ Contractual Services 455,782 (178,839) 525,160 497,160 100,745  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐80.82%  35 ‐ Other Services  525.15 Fire and Police Commission 24,272 32,579 16,500 3,800 30,000  35 ‐ Other Services 24,272 32,579 16,500 3,800 30,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐8%  Village of Buffalo Grove 122 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 57 1,141 1,500 325 1,500  580.65 IRMA Deductible ‐ Worker's Comp 189,686 85,004 155,000 207,000 ‐  580.66 IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's Cmp 100,849 109,251 130,000 65,000 ‐  50 ‐ Other Expenses 290,592 195,395 286,500 272,325 1,500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐99.48%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 681 ‐ 1,000 200 21,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 150 150 150  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 895  55 ‐ Capital Outlay 681 ‐ 1,150 350 22,045  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1816.96%  Department Total: 35 ‐ Human Resources 968,365 231,965 1,047,134 1,036,845 575,418  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐45.05%                                                            Village of Buffalo Grove 123 2014 Adopted Budget Fire Department/EMA  The Buffalo Grove Fire Department is a full service fire department providing the  community with fire and Emergency Management Agency support    The Buffalo Grove Fire Department’s Mission is to  “Provide professional services with Commitment,  Loyalty, Integrity and Pride”. The Vision of this  organization is to meet the mission of the  organization through “Service, Adaptability, Fairness,  Empowerment and Respect”.     The Department operates 24 hours a day 365 days a  year. There are a total of 60 members operating out  of three firehouses, an administrative wing and  Village Hall. In 2012, The Fire Department responded  to 4,656 calls for service of which 2,795 were EMS  and 1,861 were fire and rescue related. This equates  to a 60 percent EMS / 40 percent fire split. These  percentages have remained fairly constant over the  last ten years.  Of the fire related calls the Fire  Department responded 1.91% were fires and 14.73%  were service calls.  In 2012 the total loss was  $213,554.  Of that 82% was related to fires and 18%  to service calls.    The Department continued its focus on public  education, conducting an open house, participating  in Buffalo Grove Days and conducting a Citizen’s Fire  Academy. In addition to these large programs the  members of the Buffalo Grove Fire Department  conducted school drills and attended many block  parties and special events throughout the year.        1051 Highland Grove Drive, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 537‐0995 Village of Buffalo Grove 124 2014 Adopted Budget   F Insp Dep Fire  pectors  partment Stru   Emergen Managem Agency Battalio Chief EMS ucture  Village  Manager Fire Chief ncy  ment  y D on  f  L f Deputy Fire  Chief Battalion  Chief  Black Shift Three  Lieutenants 14 FF/PM Bat C Re T Lieu 14  ttalion  Chief  d Shift Three  utenants FF/PM Battalio Chief Gold Sh Three Lieutena 14 FF/P on  f  hift e  ants PM Village of Buffalo Grove 125 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                                 ategic Plan G   ategic Plan G ‐ Develop an inte ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa   ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ No goals have b   ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a   ‐ No accomplishm   ‐ Reviewed meth ‐ Reviewed and  municipalities.  F to other commun ‐ No accomplishm   ‐ Reviewed the V     Goal Accom Goals  er‐departmental cl omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  g assets in a datab te charges for use  been identified for been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a ments were identi hods for the divers revised the Villa Fees and fines wer nities.  ments wereidentif Village’s fleet and e plishments lerical resources t survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) ase format and re of assets is establ r this department  r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V fied for this depar sification of the Vil ge’s fee and fine re revised such th fied for this depart eliminated vehicle raining pool by rot zes all Village servi t utilization, and se )  eview for possible  lished and append within the Strateg within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t rtment within the  llage’s revenue so  structure, compa at they reflected t tment within the S es based on operat tating clerical staf ices.  Complete su ervice level expect use by other depa ded to the databas gic Priority.   gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  Strategic Priority. ources including im aring the Village’ the Village’s cost  Strategic Priority. tional needs.   ff into other positi urvey and review w tation targets are  artments. Based u se.  ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in   mplementation of  s fees and fines  to provide the ser ons.  with the Village Bo defined (time to  pon department d 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio new public safety  to 14 other Chic rvice or were com oard.  director  ces such  ovides  ons.  fees.   agoland  mparable  Village of Buffalo Grove 126 2014 Adopted Budget 2014 Staffing Summary  Due to retirements, a staff Battalion Chief position and the Deputy Fire Marshall position will be eliminated.   Emergency Management Agency responsibilities are now with the Fire Department and the part‐time EMA  Coordinator is now represented in the Fire Department personnel counts.       Fire Services FY 2012 FY 2013 FY 2014   FT PT FT PT FT PT Battalion Chief 5 0 5 0 4 0 Deputy Fire Chief 2 0 1 0 1 0 Deputy Fire Marshall 1 0 1 0 0 0 EMA Coordinator 0 0 0 0 0 1 Fire Chief 1 0 1 0 1 0 Fire Inspector* 1 0 1 0 1 0 Fire Inspector/Public Education Officer 0 1 0 1 0 1 Fire Lieutenant 9 0 9 0 9 0 Firefighter/Paramedic 45 0 42 0 42 0 Secretary 1 0 1 0 0 1 Total 65 1 61 1 58 3 Full & Part‐Time Total  66 62 61                             *Additionally, two full time Building Inspectors serve as part‐time fire inspectors. Village of Buffalo Grove 127 2014 Adopted Budget Budget Summary  Fire Services    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services           6,040,481                 6,027,117           5,746,095  Personal Benefits            1,275,297                  1,329,251            3,650,479  Operating Expenses              266,329                     381,660              400,790  Contractual Services                 13,000                        12,400               304,709  Repairs & Maintenance                 24,310                       95,666              100,150  Commodities                   1,465                        25,477                  28,000  Capital Equipment                   2,127                     112,315              187,095  All Other Expenses                  40,281                        45,793                  48,630  Total            7,663,294                  8,029,679          10,465,948    Budget Variance  Fire Services    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.15 Personal Benefits ‐ Dues and  Memberships  28%$2,296 Increase in LCSRT and Professional  Organizations  505.61 Employer Contribution‐ Fire  Pension  NEW $2,174,632 New expenditure line item  505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $9,352 New expenditure line item  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $14,619 New expenditure line item  505.85 Employer Contribution ‐  Medicare  NEW $78,255 New expenditure line item  510.10 Operating Expenses ‐ Maintenance Contracts  25.89% $15,422 Increased cost of ladder testing and  certification and cost of servicing  rescue tools  515.10 Insurance IRMA Premium NEW $215,386 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker  Comp  NEW $12,400 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐ Worker Comp  NEW $46,154 Expense reallocated based on  experience  545.15 Maintenance and Repairs‐ Vehicle Auto Part  133.33%$500 Additional in station repairs being done 545.35 Maintenance and Repairs‐ Body Work  45.45%$2,500 Several appearance and protection  items need to be replaced due to wear  545.40 Maintenance and Repairs‐  Contractual Auto  11.1 $1,349 Increased costs of contractual service  items  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $54,595 New reserve line item  580.21 Northwest Community  Hospital Admin Fee  12.2% $1,950 Increased administrative fee for  Paramedic Services  Village of Buffalo Grove 128 2014 Adopted Budget                                                               0 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 0 0 0 0 0 0 0 FY 2012 Actual Fire FY 2013 Est.  e Service Actuals es FY 2014 Budg   get Village of Buffalo Grove 129 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 40 ‐ Fire  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 389,597 297,743 258,900 258,900 83,176  500.10 Part Time 7,466 21,674 28,000 28,000 67,656  500.20 Sworn 5,256,991 5,307,594 5,245,363 5,275,817 5,197,863  500.30 Special Duty 2,532 (12,714) ‐ ‐  ‐  500.35 Overtime 500,001 383,384 315,000 425,000 360,000  500.40 Longevity 52,000 42,800 39,400 39,400 37,400  10 ‐ Salaries 6,208,587 6,040,482 5,886,663 6,027,117 5,746,095  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐2.39%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 1,122,935 1,208,934 1,224,719 1,224,719 1,262,200  505.10 Professional Training 19,214 5,534 39,775 32,000 38,000  505.15 Dues & Memberships 2,334 2,319 8,204 9,829 10,500  505.20 Clothing Allowance 26,890 19,492 30,782 30,782 31,000  505.35 Safety Equipment 31,372 35,809 31,921 31,921 31,921  505.45 ICMA Deferred Compensation 3,344 3,209 ‐ ‐  ‐  505.61 Pension Payment ‐ Fire  ‐ ‐ ‐ ‐ 2,174,632  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 9,352  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 14,619  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 78,255  15 ‐ Taxes and Benefits 1,206,089 1,275,298 1,335,401 1,329,251 3,650,479  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 173.36%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 15,893 17,960 20,730 21,200 21,200  510.04 Travel 2,851 2,742 4,090 2,500 4,090  510.06 Per Diem Allowance 93 123 1,900 1,200 1,900  510.10 Maintenance Contracts 21,035 20,700 59,578 59,578 75,000  510.12 Equipment Rental 5,306 481 ‐ ‐  ‐  510.14 Subscriptions & Publications 2,500 2,371 5,898 5,898 6,100  510.16 Printing 1,946 1,458 3,715 3,500 3,500  510.40 Supplies ‐ Office 4,454 4,854 11,212 11,212 10,500  510.50 Supplies ‐ All Other 5,325 11,725 24,394 24,394 24,000  510.55 Operating Equip ‐ Department 40,496 64,538 99,178 99,178 101,500  510.65 Northwest Central Dispatch 146,266 139,380 144,440 153,000 153,000  25 ‐ Operating Expenses 246,165 266,330 375,135 381,660 400,790  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 6.84%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 215,386  515.10 Unemployment Insurance 20,800 13,000 12,400 12,400 12,400  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 46,154  Village of Buffalo Grove 130 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp  ‐ ‐ ‐ ‐ 30,769  30 ‐ Contractual Services 20,800 13,000 12,400 12,400 304,709  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2357.33%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.20 Buildings & Facilities 2,401 529 44,650 44,650 44,650  545.15 Automotive Parts 984 376 1,500 1,500 2,000  545.35 Body Work 498 1,167 5,500 5,500 8,000  545.40 Contractual Auto Services 2,408 9,586 12,151 12,151 13,500  550.05 Department Equipment 25,330 12,652 31,865 31,865 32,000  40 ‐ Repairs and Maintenance 31,621 24,310 95,666 95,666 100,150  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 4.69%  45 ‐ Commodities  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 8,955 1,465 25,477 25,477 28,000  45 ‐ Commodities 8,955 1,465 25,477 25,477 28,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 9.90%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 7,217 (635) 6,028 6,028 6,200  580.11 Contractual Services 17,286 14,361 18,785 18,785 19,500  580.20 CAFT Site 7,682 14,445 5,000 5,000 5,000  580.21 NWCH Adminstration Fee 13,369 12,111 15,980 15,980 17,930  50 ‐ Other Expenses 45,554 40,282 45,793 45,793 48,630  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 6.20%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ 2,029 1,085 15,286 1,000  555.30  Reserve for Capital  Replacement ‐ ‐ 91,704 91,704 125,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 3,000 3,000 3,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 54,595  560.10 Land Improvements  ‐ ‐ ‐ 1,325 2,500  560.30 Buildings & Structures 244 99 1,000 1,000  55 ‐ Capital Outlay 244 2,128 95,789 112,315 187,095  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 95.32%  Department Total: 40 ‐ Fire 7,768,015 7,663,295 7,872,324 8,029,679 10,465,948  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 32.95%              Village of Buffalo Grove 131 2014 Adopted Budget Budget Summary  Emergency Management Agency    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Benefits                 14,324                       12,000                27,831   Operating Expenses                    9,623                          9,850                 15,350   Repairs & Maintenance                      881                         4,346                  2,200   Capital Equipment                  19,670                        32,565                 28,200   Commodities                         72                                      ‐                       500   All Other Expenses                    1,617                                       ‐                        300   Total                  46,187                        58,761                 74,381     No variance noted.                                              Village of Buffalo Grove 132 2014 Adopted Budget                                                                   0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 70,000 80,000 FY 2012 Ac Eme ctual F ergency M FY 2013 Est. Ac Manage ctuals F ement Ag FY 2014 Budge gency   et Village of Buffalo Grove 133 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual   FY 2012  Actual  FY  2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 65 ‐ Emergency Management Agency  10 ‐ Salaries  500.10 Part Time 16,983 13,567 22,880 12,000 22,880  10 ‐ Salaries 16,983 13,567 22,880 12,000 22,880  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 1,514 ‐ ‐ ‐ ‐  505.10 Professional Training ‐ ‐ 1,400 ‐ 1,400  505.15 Dues & Memberships 30 15 300 ‐ 300  505.20 Clothing Allowance 960 743 1,500 ‐ 1,500  505.75 Employer Contribution ‐ FICA ‐ ‐ ‐ ‐ 1,419  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 332  15 ‐ Taxes and Benefits 2,504 758 3,200 ‐ 4,951  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 54.72%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 2,607 2,446 6,100 4,000 5,100  510.04 Travel ‐ ‐ 500 ‐ 500  510.06 Per Diem Allowance ‐ ‐ 400 ‐ 400  510.08 Reception & Community Affairs ‐ ‐ 150 100 100  510.10 Maintenance Contracts 4,425 6,170 6,000 5,000 6,000  510.14 Subscriptions & Publications ‐ ‐ 50 ‐ 50  510.20 Computer Services 99 1,000 ‐  ‐  ‐  510.40 Supplies ‐ Office 71 7 3,200 250 3,200  510.55 Operating Equip ‐ Department 989 ‐ ‐ 500 ‐  25 ‐ Operating Expenses 8,191 9,623 16,400 9,850 15,350  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐6.40%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment 8,979 881 2,200 4,346 2,200  40 ‐ Repairs and Maintenance 8,979 881 2,200 4,346 2,200  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  45 ‐ Commodities  530.50 Small Equipment Tools & Hardware ‐ 71 500 ‐ 500  45 ‐ Commodities ‐ 71 500 ‐ 500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 271 1,617 300 ‐ 300  50 ‐ Other Expenses 271 1,617 300 ‐ 300  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Village of Buffalo Grove 134 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual   FY 2012  Actual  FY  2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 14,236 19,670 3,000 3,000 3,000  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ 10,000 10,000 10,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 15,200 19,565 15,200  55 ‐ Capital Outlay 14,236 19,670 28,200 32,565 28,200  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Department Total: 65 ‐ Emergency Management Agency 51,164 46,187 73,680 58,761 74,381  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.95%                                                Village of Buffalo Grove 135 2014 Adopted Budget Police Department   The Buffalo Grove Police Department exists to promote public safety. Its mission  is to serve the community with pride, professionalism and integrity    The Buffalo Grove Police Department is  currently staffed by 64 sworn and 24 civilian  personnel, providing law enforcement services  to a community of over 43,000 residents.     The police department is led by a Chief of Police  and Deputy Chief and is structured into the  following sections:     Field Operations Division   Patrol Division   Staff Services Division    The Field Operations Division is led by a  Commander and includes the Investigations &  Youth Section, which includes two Adult Crimes  investigators, two Juvenile Crimes investigators,  one School Resource Coordinator, three School  Resource Officers, one part‐time  Evidence/Property Officer (civilian) and one  investigator assigned to the Lake County  Metropolitan Enforcement Group (MEG).  Beginning January 1, 2014, an officer will be  assigned to the Homeland Security Department  – Immigrations and Customs Enforcement Task  Force.     The Patrol Division is led by a Commander and  includes the three Patrol Watches, the K‐9 Unit,  a Training and Operations Sergeant and the  Traffic Unit. This Division also includes three  Community Service Officers (CSO’s), three full‐ time Front Desk Officers, two part‐time Front  Desk Officers and one part‐time Court Officer  (all civilians).     The Staff Services Division is led by a  Commander and includes a Staff Services           Sergeant, the Records Section and the Crime  Prevention Officer.      46 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2560 Village of Buffalo Grove 136 2014 Adopted Budget AAdministration Services  Sergeant Crime  Prevention Volunteer  Program Departm      Tech Ser Admin ment Structu Comman Staff Serv hnical  vices  nistrator re    nder vices Traffic Unit Crossing Gua Villag Mana Chief of  Deputy  Fiel Operat t rds R ge  ager Police Chief  d  tions  Records Comman Patrol Div Day Wat (Red Tea Evening W (White Te Night Wa (Blue Tea nder  vision tch am) Watch eam) atch am) C In In E Commander nvestigations Criminal  nvestigations Juvenile  Operations School  Resource Evidence and  Property Village of Buffalo Grove 137 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                                   ategic Plan G   ategic Plan G   ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa   ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ Implement an a   ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a   ‐  No accomplish   ‐  Reviewed meth ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun   ‐  No accomplish   ‐ Reviewed the V   Goal Accom Goals  omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  g assets in a datab te charges for use  administrative adju been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a ments were ident hods for the divers revised the Village Fees and fines wer nities.  ments were ident Village’s fleet and e plishments survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) ase format and re of assets is establ udication program r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V ified for this depa sification of the Vi e’s fee and fine stru re revised such tha ified for this depa eliminated vehicle zes all Village servi t utilization, and se )  eview for possible  lished and append m prior to January  within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t rtment within the illage’s revenue so ucture, comparing at they reflected th rtment within the es based on operat ices.  Complete su ervice level expect use by other depa ded to the databas 1, 2015.  gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  e Strategic Priority ources including im g the Village’s fees he Village’s cost to e Strategic Priority tional needs.   urvey and review w tation targets are  artments. Based u se.  ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in .  mplementation of  s and fines to 14 o o provide the serv .  with the Village Bo defined (time to  pon department d 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio new public safety other Chicagoland  vice or were compa oard.  director  ces such  ovides  ons.  y fees. arable  Village of Buffalo Grove 138 2014 Adopted Budget 2014 Staffing Summary  Two sergeant positions will be eliminated. One Desk Officer position will be changed from FT to PT. Some  responsibilities previously completed by sworn officers will be reassigned to non‐sworn employees.  Additionally,  to provide administrative support and supervision, three Patrol Lieutenant positions will be created and the Police  Officer positions that will become open due to promotions will not be backfilled.  The department has sufficient  resources to continue to staff the Village’s three shifts with existing staff. The PT Court Officer position will be  eliminated.   Police Services FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Chief of Police 1 0 1 0 1 0 Clerk II 0 1 0 1 0 1 Clerk III 3 0 3 0 2 0 Community Service Officer 3 0 3 0 3 0 Court Supervisor 0 1 0 1 0 0 Crime Prevention/Community Relations 0 1 0 0 0 0 Crossing Guard 0 9 0 9 0 9 Deputy Police Chief 1 0 1 0 1 0 Desk Officer I 0 2 0 2 0 3 Desk Officer II 3 0 3 0 2 0 Evidence Custodian 0 1 0 1 0 1 Lieutenant 0 0 0 0 3 0 Patrol Officer 53 0 51 0 48 0 Police Commander 3 0 3 0 3 0 Police Sergeant 10 0 10 0 8 0 Records Supervisor 1 0 1 0 1 0 Secretary 1 0 1 0 1 0 Technical Services Administrator 0 0 0 0 1 0 Technical Services Specialist 0 2 0 0 0 0 Total 79 17 77 14 74 14 Full & Part‐Time Total  96 91 88   Village of Buffalo Grove 139 2014 Adopted Budget 2014 Budget  Police Services    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services           7,314,056                 7,118,465          6,966,660  Personal Benefits            1,472,491                  1,357,216           3,913,904  Operating Expenses              469,256                     580,104             585,663  Contractual Services                 15,800                        15,400             410,014  Repairs & Maintenance                 15,096                       14,849                15,009  Capital Equipment                  15,934                        71,450              222,415  All Other Expenses                 95,810                     107,045                71,695  Total            9,398,446                  9,264,529         12,185,360    2014 Variance  Police Services    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.05 Personal Benefits Group &  Medical Life  17.19%$216,567 Budgeting on per capita basis 505.10 Professional Training 20.45% $6,800 Staff & Command Training for two  Sergeants  505.60 Employer Contribution‐ Police  Pension  NEW $2,088,000 New expenditure line item 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $54,169 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $91,156 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐  Medicare  NEW $101,016 New expenditure line item 510.04 Travel ‐15.73%‐$350 Special Olympics travel eliminated 510.26 Physical Fitness 50.00% $200 Equipment repair amount increased 510.30 Safety Equipment ‐ Patrol 60.73%$3,750 O/C replacement year; added funds  for fuses  510.33 Operating Equipment ‐ Staff 240% $1,200 CrimeReports.com added to account 510.41 Supplies ‐ Patrol 12.93%$375 Funds added for smoke grenades 510.44 Supplies ‐ Records ‐36.89%‐$3,800 Toner and printer cartridge amount  reduced  510.66 Northern Illinois Police Alarm  System  ‐10.11%‐$590 Equipment replacement amount  decreased  515.10 Insurance IRMA Premium NEW $291,063 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $62,371 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $41,580 Expense reallocated based on  experience  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $68,915 New reserve line item  580.25 OMNI Youth Services ‐100%‐$35,000 Account eliminated    Village of Buffalo Grove 140 2014 Adopted Budget                                                         0 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 14,000,000 0 0 0 0 0 0 0 0 FY 2012 Actual Pol FY 2013 Est.  lice Serv Actuals vices FY 2014 Budg   get Village of Buffalo Grove 141 2014 Adopted Budget   Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 45 ‐ Police  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 666,375 621,420 650,111 650,111 665,369  500.10 Part Time 374,034 357,840 257,416 257,416 208,325  500.20 Sworn 5,960,548 5,972,533 5,821,898 5,821,898 5,717,166  500.30 Special Duty (36,448) (34,914) ‐ ‐  ‐  500.35 Overtime 304,806 338,378 338,640 338,640 324,000  500.40 Longevity 57,800 58,800 52,400 50,400 51,800  10 ‐ Salaries 7,327,115 7,314,056 7,120,465 7,118,465 6,966,660  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐2.16%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 1,188,874 1,364,857 1,259,940 1,259,940 1,476,507  505.10 Professional Training 28,905 39,667 33,250 33,250 40,050  505.15 Dues & Memberships 2,097 2,145 2,000 2,000 2,000  505.20 Clothing Allowance 33,089 33,828 31,750 31,750 31,450  505.25 Uniform Maintenance 41,648 27,995 26,976 26,976 26,256  505.30 Recruit Uniforms 1,930 2,668 3,300 3,300 3,300  505.45 ICMA Deferred Compensation 5,704 1,332 ‐ ‐  ‐  505.60 Pension Payment ‐ Police  ‐ ‐ ‐ ‐ 2,088,000  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 54,169  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 91,156  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 101,016  15 ‐ Taxes and Benefits 1,302,247 1,472,492 1,357,216 1,357,216 3,913,904  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 188.38%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 36,865 22,392 36,140 36,140 36,020  510.04 Travel 724 450 2,225 2,000 1,875  510.06 Per Diem Allowance 1,130 1,576 1,500 1,500 1,500  510.10 Maintenance Contracts 40,000 10,000 43,260 43,260 43,260  510.14 Subscriptions & Publications 1,069 900 900 800 900  510.16 Printing 7,212 8,411 9,775 9,775 9,775  510.22 Recruitment Charges 1,179 300 1,500 1,500 1,500  510.26 Physical Fitness Equipment ‐ 344 400 400 600  510.30 Safety Equipment ‐ Patrol 3,442 3,232 6,175 6,175 9,925  510.32 Safety Equipment ‐ FOSG 100 85 500 500 500  510.33 Operating Equip ‐ Staff ‐ 1,204 500 500 1,700  510.34 DUI Assessment Purchases 15,315 (99) ‐ ‐  ‐  510.35 Reimburseable Expenses 3,724 ‐ ‐ ‐  ‐  510.41 Supplies ‐ Patrol 10,228 397 2,900 2,900 3,275  510.42 Supplies ‐ FOSG 4,593 1,885 4,550 4,550 4,635  510.43 Supplies ‐ Communications 523 1,575 1,600 1,600 1,600  510.44 Supplies ‐ Records 9,481 9,666 10,300 10,000 6,500  510.45 Supplies ‐ OCOP 533 449 450 450 450  510.46 Supplies ‐ Training 10,004 6,251 8,550 8,550 8,550  510.47 Supplies ‐ Crime Prevention 4,279 3,434 4,600 4,600 4,600  510.48 Supplies ‐ Detention 956 1,187 1,300 1,300 1,300  510.55 Operating Equip ‐ Department ‐ 12,696 11,880 11,880 11,520  Village of Buffalo Grove 142 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  510.56 Operating Equip ‐ Patrol 2,695 2,568 2,800 2,800 2,800  510.57 Operating Equip ‐ FOSG ‐ 3,468 3,468 3,468 3,468  510.58  Operating Equip ‐  Communications 319 560 550 550 550  510.60 Operating Equip ‐ OCOP 55 151 200 200 200  510.61 Operating Equip ‐ Training 145 638 700 700 700  510.62 Operating Equip ‐ Detention ‐ ‐ 150 150 150  510.63 Operating Equip ‐ Bike Patrol 998 648 1,300 1,300 1,300  510.64 Operating Equipment ‐ Records 670 672 1,072 1,072 1,072  510.65 Northwest Central Dispatch 311,096 307,041 351,730 350,900 353,748  510.66 NIPAS 5,010 5,983 5,835 5,835 5,245  510.67 Northern IL Police Crime Lab 57,694 58,238 59,049 59,049 60,745  510.68 Animal Control 3,296 2,414 4,400 4,400 4,400  510.69 Prisoner Care 2,480 541 1,300 1,300 1,300  25 ‐ Operating Expenses 535,815 469,257 581,559 580,104 585,663  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.71%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium  ‐ ‐ ‐ ‐ 291,063  515.10 Unemployment Insurance 26,240 15,800 15,400 15,400 15,000  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp  ‐ ‐ ‐ ‐ 62,371  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp  ‐ ‐ ‐ ‐ 41,580  30 ‐ Contractual Services 26,240 15,800 15,400 15,400 410,014  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2562.43%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.10 Radios 3,818 3,121 3,524 3,524 3,684  550.15 Mobile Data Terminals 3,894 3,799 2,500 2,500 2,500  550.20 Patrol Equipment 5,262 5,529 5,375 5,375 5,375  550.25 F.O.S.G. Equipment 600 ‐ 700 700 700  550.30 Staff Equipment 2,660 2,648 2,750 2,750 2,750  40 ‐ Repairs and Maintenance 16,234 15,096 14,849 14,849 15,009  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1.08%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 5,025 5,873 6,750 6,500 6,150  580.11 Contractual Services ‐ 20,000 40,000 40,000 40,000  580.15 Committee on Accreditation 5,942 4,968 5,500 5,500 5,500  580.25 OMNI Youth Services 35,000 45,000 35,000 35,000 ‐  580.30 Overweight Truck Enforcement 1,878 1,969 2,200 2,200 2,200  580.55 Records Management ‐ 3,495 10,345 10,345 10,345  580.57 Police Grant Charges 8,845 7,655 7,500 7,500 7,500  580.58 Il. Criminal Justice Info. Auth. 10,345 6,850 ‐ ‐  ‐  50 ‐ Other Expenses 67,035 95,810 107,295 107,045 71,695  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐33.18%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 14,786 15,935 18,500 18,500 18,500  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ 45,000 45,000 125,000  Village of Buffalo Grove 143 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 7,950 7,950 10,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 68,915  55 ‐ Capital Outlay 14,786 15,935 71,450 71,450 222,415  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 211.29%  Department Total: 45 ‐ Police 9,289,472 9,398,446 9,268,234 9,264,529 12,185,360  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 31.47%          Village of Buffalo Grove 144 2014 Adopted Budget Building and Zoning Department  The Building and Zoning Department provides a variety of safety and inspection  services for the community. It also houses the Village’s Health Department.     Building and Zoning  The Building and Zoning Department provides for  the administration and inspection of all new  residential, commercial, and industrial construction,  existing structures, and all businesses pursuant to  Village ordinances, codes, and applicable State  Statutes.  Appropriate regulations and inspections of  new and existing buildings are necessary in order to  protect the public health, safety and general welfare  as regulated by code and statute.  Building Codes are  adopted and amended through the Buffalo Grove  Municipal Code.    Plan Review  All plans are reviewed to ensure that they meet  Village codes. If the plans are not approved, the staff  will prepare a letter that will be sent to the  owner/contractor listing the specific deficiencies.  Once the plans are corrected and resubmitted, they  will be reviewed again.    Health Department Division   The Health Department is a division of the Building  and Zoning department. The Village of Buffalo Grove  Health Department is responsible for the oversight  and inspection of all of the following within the  corporate limits of the Village:    •Food service facilities  •Food stores  •Mobile food vendors  •School food facilities  •Day care centers  •Day care homes        Projects Requiring Permits  •Home/Building Addition   •Air Conditioning (new or replacement)   •Building Demolition   •Deck   •Driveway and/or apron   •New Building   •Electrical Work, including low voltage   •Interior Demolition   •Interior Remodeling   •Fence   •Fireplace   •Furnace (new or replacement)   •Garage   •Gazebo   •Generator   •Lawn Sprinkler System   •Patios and Sidewalks (new or replacement)   •Plumbing Work   •Roof Tear Off (no permit required to add a second  layer of shingles – maximum 2 layers)   •Shed   •Signs   •Stairs and Landings (new or replacement)   •Swimming Pool – Above or Below Ground   •Water Heater (new or replacement)   •Windows (new or replacement)    50 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2530 Village of Buffalo Grove 145 2014 Adopted Budget Heaalth Inspeection Depart Villa De Bu Com In ment Struct age Mana puty Villa Manager ilding and Zoning  mmission Building  nspection ture ager age  r d  er ns Adm Fro Rec   ministratio ont Desk; cords; Pla Review on;  ;  an  Village of Buffalo Grove 146 2014 Adopted Budget 2013 Stra   2014 Stra                         ategic Plan G   ategic Plan G   ‐ Develop an inte ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa     ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ Implement adm ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev ‐ Staff analyzed a ‐ Staff formulate combined counte ‐ A survey regard Zoning Board of A was analyzed by  ‐  No accomplish     ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun     ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   Goal Accom Goals  er‐departmental cl omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  g assets in a datab te charges for use  ministrative adjudi been identified for been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a d a cross‐training  ers will go live in t ding the developm Appeals, and Villa staff and will be u ments were ident revised the Village Fees and fines wer nities.  ments were ident ments were ident plishments lerical resources t survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) ase format and re of assets is establ cation prior to Jan r this department  r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V plan that will com he first quarter of ment review proces ge Board was dist used to present a m ified for this depa e’s fee and fine stru re revised such tha ified for this depa ified for this depa raining pool by rot zes all Village servi t utilization, and se )  eview for possible  lished and append nuary 1, 2015  within the Strateg within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t mbine the Building  f 2014.  ss for any projects ributed to particip more streamlined  rtment within the ucture, comparing at they reflected th rtment within the rtment within the tating clerical staf ices.  Complete su ervice level expect use by other depa ded to the databas gic Priority.   gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  & Zoning and Fina s that were require pants in the proce development rev e Strategic Priority g the Village’s fees he Village’s cost to e Strategic Priority e Strategic Priority ff into other positi urvey and review w tation targets are  artments. Based u se.  ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in ance customer ser ed to go before th ss from the last th iew process to the .  s and fines to 14 o o provide the serv .  .  ons.  with the Village Bo defined (time to  pon department d 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio rvice counters.  Th he Plan Commissio hree years.  This fe e Village Board in 2 other Chicagoland vice or were compa oard.  director  ces such  ovides  ons.  he  on,  eedback  2014.  arable  Village of Buffalo Grove 147 2014 Adopted Budget   FY 2014 Staffing Summary  For 2014, there will be staffing changes in the department. With the retirement of the Deputy Building  Commissioner – Administration, the position will be eliminated and the Village will have one Building  Commissioner.  Additionally, by the end of first quarter of 2014 the customer service staffs of Building & Zoning  and Finance will merge to one customer service center on the first floor of Village Hall.  The staffing summary  below reflects these changes.     Building & Zoning FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Building Commissioner 0 0 0 0 1 0 Building Inspector 1 0 1 0 1 0 Clerk II 0 2 0 2 0 1 Deputy Building Commissioner 2 0 2 0 0 0 Electrical Inspector 1 0 1 0 1 0 Health Inspector 1 0 1 0 1 0 Plan Reviewer 1 0 1 0 1 0 Plumbing Inspector 1 0 1 0 1 0 Property Maintenance Inspector 1 0 1 0 1 0 Secretary 1 0 1 0 2 0 Total 9 2 9 2 9 1 Full & Part‐Time Total  11 11 10            Village of Buffalo Grove 148 2014 Adopted Budget Budget Summary  Building/ Zoning/Health                        Budget Variance  Building/Zoning/Health                      FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              823,440                     829,018             803,778  Personal Benefits               162,482                      152,765              350,501  Operating Expenses                 58,733                       60,366                61,066  Contractual Services                   1,800 ‐                   1,882  Repairs & Maintenance                   2,190                         3,000                  3,000  Capital Equipment  ‐                          4,864                 11,855  Commodities                      185                             300                     600  All Other Expenses                  17,881                        24,000                 24,636  Total            1,066,713                  1,074,313           1,257,318  Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.10 Personal Services Salaries ‐  Part Time  ‐22.12%$13,079 Mid‐year elimination of part time  position  505.05 Personal Benefits Group &  Medical Life  19.50% $28,635 Budgeting on per capita basis 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $49,587 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $107,417 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐  Medicare  NEW $11,597 New expenditure line item 510.16 Operating Expenses ‐ Printing ‐25.93%‐$385 Savings generated through  centralized purchasing  515.10 Insurance IRMA Premium NEW $1,387 Expense reallocated based on  experience  550.50 Reseve for Capital ‐ Buildings NEW $6,055 New reserve line item  Village of Buffalo Grove 149 2014 Adopted Budget     250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 FY 20122 Actual Buildin                                               FY 2013 Est. A ng  & Zon Actuals ning FY 2014 Budge   et Village of Buffalo Grove 150 2014 Adopted Budget     Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 50 ‐ Building & Zoning  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 716,610 747,765 763,218 763,218 747,317  500.10 Part Time 47,026 65,017 59,140 55,000 46,061  500.35 Overtime 3,798 4,459 5,000 4,000 4,000  500.40 Longevity 6,200 6,200 6,800 6,800 6,400  10 ‐ Salaries   773,634 823,441 834,158 829,018 803,778  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐3.64%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 129,938 155,013 146,865 146,865 175,500  505.10 Professional Training 3,294 4,498 5,280 4,500 5,000  505.15 Dues & Memberships 1,007 1,257 1,400 1,400 1,400  505.45 ICMA Deferred Compensation 3,240 1,714 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 49,587  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 107,417  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 11,597  15 ‐ Taxes and Benefits 137,479 162,482 153,545 152,765 350,501  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 128.27%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 6,028 4,137 4,500 4,200 4,500  510.04 Travel 961 700 850 750 850  510.06 Per Diem Allowance 316 423 600 500 600  510.08 Reception & Community Affairs 502 729 1,100 750 1,100  510.10 Maintenance Contracts 48,401 48,442 49,466 49,466 49,466  510.12 Equipment Rental ‐ ‐ 100 50 100  510.14 Subscriptions & Publications 1,069 884 1,141 900 1,100  510.16 Printing 1,980 1,439 1,485 1,000 1,100  510.40 Supplies ‐ Office 1,698 1,979 2,250 2,750 2,250  25 ‐ Operating Expenses 60,955 58,733 61,492 60,366 61,066  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.69%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 1,387  515.10 Unemployment Insurance 2,880 1,800 1,800 ‐ ‐  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 297  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 198  30 ‐ Contractual Services 2,880 1,800 1,800 ‐ 1,882  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment 2,342 2,191 3,033 3,000 3,000  40 ‐ Repairs and Maintenance 2,342 2,191 3,033 3,000 3,000  Village of Buffalo Grove 151 2014 Adopted Budget     Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐1.09%  45 ‐ Commodities  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 79 185 600 300 600  45 ‐ Commodities 79 185 600 300 600  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 570 1,145 1,000 1,000 1,000  580.10 Consultant Fees 27,010 16,736 23,626 23,000 23,636  50 ‐ Other Expenses 27,580 17,882 24,626 24,000 24,636  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.04%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ 3,064 3,064 4,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 1,800 1,800 1,800  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 6,055  55 ‐ Capital Outlay ‐ ‐ 4,864 4,864 11,855  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 143.73%  Department Total: 50 ‐ Building & Zoning 1,004,949 1,066,713 1,084,118 1,074,313 1,257,318  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 15.98%    Village of Buffalo Grove 152 2014 Adopted Budget 51 Raupp Boulevard, Buffalo Grove, IL  60089 | www.vbg.org | (847) 459‐2547 Public Works Department  The Village of Buffalo Grove Public Works Department is divided into three  functional areas of responsibility: Administration, Engineering and Operations   Public Works Administration  Public Works Administration develops and oversees  effective Public Works service delivery programs and  policies. Strategic and long range planning of  departmental service programs, capital  improvement planning, project management and  programming and certain special projects, such as  new computer application development, are also  provided through the administration.     Engineering  Engineering consists of subdivision and development  control, capital improvement engineering, staff and  general engineering services. Engineering ensures  that safe, efficient and economical land  development and utility service is provided in all  new developments of the Village.      Operations  The Operations unit is responsible for the repair and  maintenance of all Village facilities, fleet and  infrastructure and is comprised of seven divisions:  Building Maintenance, Street, Forestry & Grounds,  Central Garage, Drainage, Sewer and Water.      Building Maintenance Division  The Building Maintenance Division provides a clean,  healthy, safe and efficient working environment in  facilities, public areas and meeting places.   Street Department Division  This Division provides for the maintenance of 120.70  centerline miles of street and approximately 241.40  miles of curb and gutter so as to insure that they are  clean, safe, and structurally sound for vehicular  travel in a variety of weather conditions  Forestry and Grounds Division  The Forestry and Grounds Division provides for the  maintenance and care of 20,185 parkway trees and  151 acres of public property which includes 74  landscaped roadway medians.     Central Garage Division  The Central Garage Division provides for the repair  and maintenance of the Village’s fleet on 164  vehicles and 83 pieces of equipment.  Drainage Division  This Division provides for the preventive  maintenance of the Village storm sewer and  drainage system in accordance with established  guidelines.  Sewer Division  This Division provides for the inspection, cleaning  and maintenance of the 134 miles of sanitary gravity  sewer, 5 miles of force main, 12 sanitary lift stations  and 3,251 manholes that comprise the Village’s  sanitary sewer system.    Water Division  This Division provides for the repair and  maintenance of 180 miles of water main, 1,903  valves, 4,475 fire hydrants and 4 pump stations that  comprise the Village’s water system.          Village of Buffalo Grove 153 2014 Adopted Budget     Departm           Ad ment Structu ministration re   Village Man Director of P Works Engineeri                 nager Public  s ing M Stre Building  Maintenance eets, Drainage & Sewer Operations Central Garag e  ge Forestry Water Village of Buffalo Grove 154 2014 Adopted Budget   2013 Stra   2014 Stra                       ategic Plan G ategic Plan G   ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa ‐ Identify and de ‐ Re‐evaluate th improvements an   ‐ Catalog existing input, appropriat   ‐ Evaluate the ap ‐ Establish draft  and Village Board ‐ No goals have b ‐ Staff categorize as public safety,  such as special e ‐ Staff analyzed a ‐ A survey regard Zoning Board of  was analyzed by  ‐ The Village join that lays out proj legislative distric public tree locate ‐  No accomplish     ‐ Reviewed and r municipalities.  F to other commun   ‐  No accomplish   ‐  Reviewed the V   Goal Accom Goals  omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  ploy scheduling so e development re nd ordinance mod g assets in a datab te charges for use  pplicability of a Sto guidelines for new d.    been identified for ed all Village servic provision of utiliti vents and public r all Tier 3 services a ding the developm Appeals, and Villa staff and will be u ed the GIS Consor ject priorities.  The ct the address falls ed in front of their ments were ident revised the Village Fees and fines wer nities.  ments were ident Village’s fleet and  plishments survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) oftware for the Pu eview process and difications.  ase format and re of assets is establ orm Water Utility F w and existing Vi r this department  ces into “core” and es, and maintenan relations) which w and provided the V ment review proces ge Board was dist used to present a m rtium in January 20 e public version ha s in, when the garb r home.  ified for this depa e’s fee and fine stru re revised such tha ified for this depa eliminated vehicle zes all Village servi t utilization, and se )  blic Works Depart d present a stream eview for possible  lished and append Fee.    llage buildings an within the Strateg d “non‐core” categ nce of infrastructu as approved by th Village Board the t ss for any projects ributed to particip more streamlined  013.  GIS Analysts  as gone live and a bage day is, who p rtment within the ucture, comparing at they reflected th rtment within the es based on opera ices.  Complete su ervice level expect tment that integra mlined approach  use by other depa ded to the databas d sites.  Present P gic Priority.  gories (Tier 1 thro ure and Tier 3 bein he Village Board.  true cost of these  s that were require pants in the proce development rev met with each de llows residents to plows the street in e Strategic Priority g the Village’s fees he Village’s cost to e Strategic Priority ational needs.  urvey and review w tation targets are  ates with New Wo to the Village Boa artments. Based u se.  Proposal to the E ough Tier 3 – Tier 1 ng value‐add servic services for use in ed to go before th ss from the last th iew process to the epartment and put o look up an addre  front of the addre y.  s and fines to 14 o o provide the serv y.  with the Village Bo defined (time to  orld.  ard that includes  pon department d nvironmental Com 1 being core servic ces the Village pro n budgetary decisio he Plan Commissio hree years.  This fe e Village Board in 2 t together a 5 yea ss and see what  ess, and the type o other Chicagoland  vice or were comp oard.  process  director  mmittee  ces such  ovides  ons.  on,  eedback  2014.  r plan  of  arable  Village of Buffalo Grove 155 2014 Adopted Budget   2014 Staffing Summary  Through attrition, the Civil Engineer II and Clerk II positions have been eliminated from the 2014 budget. One  position will be added to the Water Division due to workload demands.     Public Works/Engineering FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Automotive Mechanic II 3 0 3 0 3 0 Automotive Mechanic III 1 0 1 0 1 0 Automotive Shop Assistant 0 1 0 1 0 1 Building Maintenance Supervisor 1 0 1 0 1 0 Building Maintenance Worker 2 2 2 0 2 0 Building Maintenance Worker II – CL 1 0 1 0 1 0 Civil Engineer I 1 0 1 0 1 0 Civil Engineer II 1 1 1 0 1 0 Clerk II 1 1 1 0 0 0 Deputy Director of Public Works 1 0 1 0 1 0 Director of Public Works 1 0 1 0 1 0 Engineering Aide 0 1 0 1 0 1 Engineering Technician 1 1 1 0 1 0 Facility Coordinator 1 0 0 0 0 0 Fleet Manager 1 0 1 0 1 0 Forestry and Grounds Supervisor 1 0 1 0 1 0 Laborer – Seasonal 0 9 0 6 0 6 Maintenance Worker I 10 0 11 0 12 0 Maintenance Worker II 8 0 8 0 8 0 Maintenance Worker II – CL 8 0 8 0 8 0 Maintenance Worker III 1 0 1 0 1 0 Village of Buffalo Grove 156 2014 Adopted Budget Metra Station Attendant 0 1 0 0 0 0 Operations Mgr – Streets, Drainage, Sanitary Sewer 1 0 1 0 1 0 Seasonal Snow Plow Driver 0 1 0 1 0 1 Secretary 3 0 2 0 3 0 Superintendent of Water Operations 1 0 1 0 1 0 Technical Services Manager 1 0 0 0 0 0 Village Engineer 1 0 1 0 1 0 Total 51 15 49 9 50 9 Full & Part‐Time Total  66 58 59   Budget Summary  Building Services    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              325,159                     327,643              334,177  Personal Benefits                  99,793                        98,511               156,748  Operating Expenses              143,182                     150,978              145,282  Repairs & Maintenance               348,993                      307,975               307,975  Capital Equipment                   7,749                       20,680                 24,660  Commodities              196,044                      379,479               105,295  All Other Expenses                   1,097                                      ‐                                 ‐    Total            1,122,020                  1,285,266            1,074,137                                Village of Buffalo Grove 157 2014 Adopted Budget Budget V Building    Line Item Number 505. 550. 505. 505. 505. 515. 515. 515. 555.                     Variance  Services  m  r Ac 05 Personal  Medical L 00 Maintena 75 Employe 80 Employe 85 Employe Medicare 10 Insurance 15 IRMA De 20 IRMA De Comp  50 Capital E Buildings 250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 ccount Descrip Benefits Grou Life  ance Repairs ‐  r Contribution  r Contribution  r Contribution  e  e IRMA Premiu ductible ‐ Wor ductible ‐ Non quipment Rese s  FY 2012 tion  p &  Other ‐ FICA ‐ IMRF ‐  um  rker Comp ‐Worker  erve for  2 Actual Build Percent  Change  ‐13.38% ‐100% NEW NEW NEW NEW NEW NEW NEW FY 2013 Est. A ding Ser Dollar  Amount  Change  ‐$12,040 ‐$400 $20,325 $44,912 $4,754 $17,823 $3,819 $2,546 $3,580 Actuals rvices Descrip Budgeting on Adjustment t expenditures New expend New expend New expend Expense real experience  Expense real experience  Expense real experience  New reserve  FY 2014 Budg ption of Change n per capita ba to reflect actua s  iture line item iture line item iture line item located based  located based  located based   line item  et e  asis al  on  on  on  Village of Buffalo Grove 158 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 05 ‐ Building Services  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 304,647 315,744 322,127 322,127 323,091  500.35 Overtime 5,967 6,085 7,200 2,186 7,756  500.40 Longevity 2,930 3,330 3,330 3,330 3,330  10 ‐ Salaries 313,544 325,159 332,657 327,643 334,177  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.46%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 80,890 94,196 90,040 90,040 78,000  505.10 Professional Training 110 504 400 400 400  505.15 Dues & Memberships 239 223 315 315 315  505.20 Clothing Allowance 483 521 872 872 872  505.26 Uniform Rental 3,958 4,245 5,220 4,934 5,220  505.35 Safety Equipment 184 106 1,950 1,950 1,950  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 20,325  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 44,912  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ 4,754  15 ‐ Taxes and Benefits 85,864 99,793 98,797 98,511 156,748  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 58.66%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 1,790 2,051 2,500 1,428 2,500  510.10 Maintenance Contracts 87,085 119,985 115,000 115,000 108,232  510.12 Equipment Rental 185 575 475 475 475  510.14 Subscriptions & Publications 79 ‐ 200 200 200  510.40 Supplies ‐ Office 457 321 525 525 525  510.50 Supplies ‐ All Other 31,658 20,251 33,350 33,350 33,350  25 ‐ Operating Expenses 121,254 143,183 152,050 150,978 145,282  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐4.45%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 17,823  515.10 Unemployment Insurance ‐ 800 800 800 800  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 3,819  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 2,546  30 ‐ Contractual Services ‐ 800 800 800 24,988  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 3023.50%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.15 Street Lights 234,447 320,375 206,000 206,000 206,000  535.20 Buildings & Facilities 29,443 28,618 101,400 101,400 101,400  550.05 Department Equipment 16 ‐ 900 500 500  550.10 Radios ‐ ‐ 75 75 75  Village of Buffalo Grove 159 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  40 ‐ Repairs and Maintenance 263,906 348,993 308,375 307,975 307,975  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.13%  45 ‐ Commodities  530.10 Electricity ‐ Street Lights 75,090 209,755 90,000 298,716 90,000  530.15 Electricity ‐ Water & Sewer 4,361 836 ‐ ‐ ‐  530.20 Gas ‐ Facilities (21,515) (17,201) 10,000 75,468 10,000  530.25 Gas ‐ Street Lights 5,414 2,481 5,000 5,000 5,000  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 295 173 295 295 295  45 ‐ Commodities 63,645 196,044 105,295 379,479 105,295  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 36 1,098 ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses 36 1,098 ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ 550 250 250 250  555.20 Automobiles & Trucks ‐ ‐ 5,623 5,623 5,623  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ 7,200 14,207 14,207 14,207  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 600 600 1,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 3,580  55 ‐ Capital Outlay ‐ 7,750 20,680 20,680 24,660  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 19.25%  Division Total: 05 ‐ Building Services 848,249 1,122,820 1,018,654 1,286,066 1,099,125  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 7.90%       Village of Buffalo Grove 160 2014 Adopted Budget Budget Summary  Public Works Administration    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              268,502                     221,065              252,841  Personal Benefits                  99,420                        80,915               120,514  Operating Expenses                 11,699                       11,300                 11,200  Contractual Services                   1,200                              500                    9,564  Repairs & Maintenance                   6,571                         2,000                   2,000  Capital Equipment                    4,252                        15,000                  18,380  Total               391,645                      330,780               414,499    Budget Variance  Public Works Administration    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.05 Personal Benefits Group &  Medical Life  ‐29.52%‐$24,492 Budgeting on per capita basis 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $15,553 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $34,366 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐  Medicare  NEW $3,637 New expenditure line item 515.10 Insurance IRMA Premium NEW $7,047 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $1,510 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $1,007 Expense reallocated based on  experience  555.05 Maintenance & Repairs ‐ Other  Department Equipment  ‐74.80%‐$5,940 Supply reductions from new  centralized printing program.  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $3,580 New reserve line item        Village of Buffalo Grove 161 2014 Adopted Budget                                                       100,000 150,000 200,000 250,000 300,000 350,000 400,000 450,000 FY 2012 AActual F AD FY 2013 Est. Ac DMINISTR ctuals F RATION FY 2014 Budget   t Village of Buffalo Grove 162 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 15 ‐ Administration  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 268,195 266,399 272,669 218,465 250,841  500.10 Part Time 22,479 ‐ ‐ ‐ ‐  500.35 Overtime ‐ 303 400 ‐ 400  500.40 Longevity 1,800 1,800 3,600 2,600 1,600  10 ‐ Salaries 292,474 268,502 276,669 221,065 252,841  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐8.61%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 78,234 88,732 82,992 74,000 58,500  505.10 Professional Training 1,126 4,004 3,350 2,000 3,350  505.15 Dues & Memberships 3,795 4,027 4,458 4,458 4,458  505.20 Clothing Allowance 76 76 250 250 250  505.35 Safety Equipment 139 163 400 207 400  505.45 ICMA Deferred Compensation 4,823 2,418 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 15,553  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 34,366  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 3,637  15 ‐ Taxes and Benefits 88,193 99,421 91,450 80,915 120,514  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 31.78%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 1,783 1,211 2,800 2,800 2,800  510.04 Travel 48 25 300 ‐ 300  510.12 Equipment Rental ‐ ‐ ‐ ‐  510.14 Subscriptions & Publications 1,766 1,728 2,000 6,000 2,000  510.40 Supplies ‐ Office 3,760 8,735 5,600 2,500 5,600  510.50 Supplies ‐ All Other ‐ ‐ ‐ ‐ 500  25 ‐ Operating Expenses 7,357 11,699 10,700 11,300 11,200  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 4.67%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 7,047  515.10 Unemployment Insurance 1,920 1,200 1,000 500 ‐  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 1,510  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 1,007  30 ‐ Contractual Services 1,920 1,200 1,000 500 9,564  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 856.40%  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment 4,704 6,571 7,940 2,000 2,000  40 ‐ Repairs and Maintenance 4,704 6,571 7,940 2,000 2,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐74.81%  Village of Buffalo Grove 163 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses ‐ 25 ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses ‐ 25 ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment 11,773 4,252 13,800 13,800 13,800  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 1,200 1,200 1,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 3,580  55 ‐ Capital Outlay 11,773 4,252 15,000 15,000 18,380  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 22.53%  Division Total: 15 ‐ Administration 406,421 391,670 402,759 330,780 414,499  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2.91%                                                        Village of Buffalo Grove 164 2014 Adopted Budget Budget Summary  Forestry and Grounds  FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              788,757                     832,409              839,185  Personal Benefits               209,296                      209,416               406,438  Operating Expenses                 17,042                       19,772                 19,772  Contractual Services                   2,200                          2,200                  28,953  Repairs & Maintenance               ‐16,607                         1,100                   1,100  Capital Equipment                    3,400                        58,661                  70,845  Commodities                   3,554                         3,100                   3,100  All Other Expenses                       165                                       ‐                                  ‐    Total            1,007,808                  1,126,658            1,369,393    Budget Variance  Forestry and Grounds    Line  Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $51,815 New expenditure line item  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $114,494 New expenditure line item  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $12,118 New expenditure line item  515.10 Insurance IRMA Premium NEW $19,713 Expense reallocated based on experience 515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $4,224 Expense reallocated based on experience 515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $2,816 Expense reallocated based on experience 555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $9,845 New reserve line item      Village of Buffalo Grove 165 2014 Adopted Budget                                                     250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 FY 20122 Actual Fo FY 2013 Est. A orestry Actuals FY 2014 Budge   et Village of Buffalo Grove 166 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 20 ‐ Forestry  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 731,733 774,204 775,236 775,236 781,801  500.10 Part Time 9,829 3,372 44,299 44,299 44,299  500.35 Overtime 3,925 3,881 5,374 5,374 5,515  500.40 Longevity 6,300 7,300 7,500 7,500 7,570  10 ‐ Salaries 751,787 788,757 832,409 832,409 839,185  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.81%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 176,556 200,099 199,155 199,155 217,750  505.10 Professional Training 1,554 2,394 2,250 2,250 2,250  505.15 Dues & Memberships 938 1,996 1,670 1,670 1,670  505.20 Clothing Allowance 1,680 1,705 2,539 2,539 2,539  505.26 Uniform Rental 3,072 2,136 2,552 2,552 2,552  505.35 Safety Equipment 412 829 1,250 1,250 1,250  505.45 ICMA Deferred Compensation 272 137 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 51,815  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 114,494  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 12,118  15 ‐ Taxes and Benefits 184,484 209,296 209,416 209,416 406,438  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 94.08%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 2,389 2,834 2,615 2,615 2,615  510.10 Maintenance Contracts 7,641 6,431 7,750 7,750 7,750  510.12 Equipment Rental 696 ‐ 835 835 835  510.14 Subscriptions & Publications ‐ ‐ 100 100 100  510.40 Supplies ‐ Office 393 300 472 472 472  510.50 Supplies ‐ All Other 7,937 4,562 5,000 5,000 5,000  510.55 Operating Equip ‐ Department 2,932 2,915 3,000 3,000 3,000  25 ‐ Operating Expenses 21,988 17,043 19,772 19,772 19,772  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 19,713  515.10 Unemployment Insurance 3,520 2,200 2,200 2,200 2,200  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 4,224  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 2,816  30 ‐ Contractual Services 3,520 2,200 2,200 2,200 28,953  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1216.05%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.30 Parkway Trees 48,468 (16,607) ‐ ‐ ‐  Village of Buffalo Grove 167 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  550.05 Department Equipment 512 ‐ 600 600 600  550.10 Radios 141 ‐ 500 500 500  40 ‐ Repairs and Maintenance 49,121 (16,607) 1,100 1,100 1,100  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  45 ‐ Commodities  530.45 Chemicals and Fertilizers 1,132 3,239 2,500 2,500 2,500  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 573 315 600 600 600  45 ‐ Commodities 1,705 3,554 3,100 3,100 3,100  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses ‐ 165 ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses ‐ 165 ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ ‐  ‐ ‐  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ 3,400 57,911 57,911 60,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 750 750 1,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 9,845  55 ‐ Capital Outlay ‐ 3,400 58,661 58,661 70,845  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 20.77%  Division Total: 20 ‐ Forestry 1,012,605 1,007,808 1,126,658 1,126,658 1,369,393  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 21.54%                                      Village of Buffalo Grove 168 2014 Adopted Budget     Budget Summary  Central Garage    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              474,721                     485,375              485,276  Personal Benefits               136,277                      119,950               208,719  Operating Expenses                   7,779                       13,904                 29,612  Contractual Services                   1,000                          1,000                  32,320  Repairs & Maintenance              637,684                     676,718              650,766  Capital Equipment               492,190                        19,343                  43,818  Commodities                   1,666                                      ‐                    3,000  All Other Expenses                          21                                       ‐                                  ‐    Total            1,751,341                  1,316,290            1,453,511    Budget Variance  Central Garage    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.05 Personal Benefits Group &  Medical Life  ‐19.86%‐$24,960 Budgeting on per capita basis 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $29,650 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $65,513 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $6,934 New expenditure line item 515.10 Insurance IRMA Premium NEW $23,078 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $4,945 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $3,297 Expense reallocated based on  experience  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $4,475 New reserve line item   Village of Buffalo Grove 169 2014 Adopted Budget                                                 250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 1,650,000 1,850,000 FY 20122 Actual Cen FY 2013 Est. A tral Gar Actuals rage FY 2014 Budge   et Village of Buffalo Grove 170 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 30 ‐ Central Garage  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 437,141 451,553 466,099 460,320 459,364  500.10 Part Time 15,941 15,796 16,626 16,216 16,626  500.35 Overtime 3,979 3,083 4,668 4,549 4,796  500.40 Longevity 4,290 4,290 4,290 4,290 4,490  10 ‐ Salaries 461,351 474,722 491,683 485,375 485,276  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐1.30%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 113,284 131,886 125,710 114,182 100,750  505.10 Professional Training ‐ 163 700 700 700  505.15 Dues & Memberships 189 258 153 153 153  505.20 Clothing Allowance 553 713 1,069 972 1,069  505.26 Uniform Rental 3,133 3,095 3,200 3,193 3,200  505.35 Safety Equipment 304 33 750 750 750  505.45 ICMA Deferred Compensation 256 129 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 29,650  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 65,513  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 6,934  15 ‐ Taxes and Benefits 117,719 136,278 131,582 119,950 208,719  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 58.62%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 2,074 1,622 2,000 1,932 2,000  510.10 Maintenance Contracts 1,759 ‐ 3,500 3,500 3,500  510.12 Equipment Rental 239 ‐ 300 300 300  510.14 Subscriptions & Publications 1,595 1,595 2,500 2,500 2,500  510.40 Supplies ‐ Office 393 304 472 472 472  510.50 Supplies ‐ All Other 4,659 3,963 5,000 5,000 5,000  510.55 Operating Equip ‐ Department ‐ 296 15,840 200 15,840  25 ‐ Operating Expenses 10,719 7,780 29,612 13,904 29,612  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 23,078  515.10 Unemployment Insurance 1,600 1,000 1,000 1,000 1,000  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 4,945  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ 3,297  30 ‐ Contractual Services 1,600 1,000 1,000 1,000 32,320  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 3132.00%  40 ‐ Repairs and Maintenance  545.05 Gasoline 229,110 244,776 230,000 260,691 236,029  Village of Buffalo Grove 171 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  545.10 Diesel Fuel 181,604 177,634 200,000 211,086 209,768  545.15 Automotive Parts 124,134 129,977 126,549 125,290 118,785  545.25 Lubricants 7,932 9,362 8,490 13,322 8,490  545.40 Contractual Auto Services 70,759 70,016 73,394 62,029 73,394  550.05 Department Equipment 6,754 5,921 4,100 4,100 4,100  550.10 Radios ‐ ‐ 200 200 200  40 ‐ Repairs and Maintenance 620,293 637,685 642,733 676,718 650,766  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1.25%  45 ‐ Commodities  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 2,671 1,666 3,000 ‐ 3,000  45 ‐ Commodities 2,671 1,666 3,000 ‐ 3,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses ‐ 21 ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses ‐ 21 ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.20 Automobiles & Trucks 793,058 491,241 ‐ ‐ 18,743  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ 950 18,743 18,743 20,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 600 600 600  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 4,475  55 ‐ Capital Outlay 793,058 492,191 19,343 19,343 43,818  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 126.53%  Division Total: 30 ‐ Central Garage 2,007,411 1,751,342 1,318,953 1,316,290 1,453,511  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.20%  Department Total: 55 ‐ Public Works 5,638,222 5,879,326 5,632,510 5,781,633 6,663,733  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 18.31%                          Village of Buffalo Grove 172 2014 Adopted Budget Budget Summary  Drainage Services    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              200,541                     206,615              199,400  Personal Benefits                  10,858                        11,719                  92,846  Operating Expenses                      810                         2,925                   2,305  Contractual Services                      400                              400                  12,098  Repairs & Maintenance                 21,648                       10,550                 11,300  Capital Equipment                  35,897                      258,751               260,841  Commodities                                ‐                               850                   1,000  All Other Expenses                                 ‐                                         ‐                                  ‐    Total               270,156                      491,810               579,790    Budget Variance  Drainage Services    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.05 Personal Benefits Group & Medical  Life  419.78%$39,371 Budgeting on per capita basis 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $12,092 New expenditure line item  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $26,718 New expenditure line item  505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $2,828 New expenditure line item  510.12 Operating Expenses ‐ Equipment  Rental  ‐34.20%‐$156 Elimination of phone pagers. 515.10 Insurance IRMA Premium NEW $8,620 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $1,847 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $1,231 Expense reallocated based on  experience  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $1,790 New reserve line item      Village of Buffalo Grove 173 2014 Adopted Budget                                                   0 100,000 200,000 300,000 400,000 500,000 600,000 700,000 FY 2012 AActual D FY 2013 Est. A Drainage Actuals e FY 2014 Budge   et Village of Buffalo Grove 174 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 25 ‐ Drainage  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 190,169 197,714 202,125 202,125 194,819  500.35 Overtime 1,877 864 2,457 2,457 2,548  500.40 Longevity 1,564 1,964 2,033 2,033 2,033  10 ‐ Salaries 193,610 200,542 206,615 206,615 199,400  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐3.49%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 8,257 9,836 9,379 9,379 48,750  505.10 Professional Training ‐ 68 200 200 200  505.15 Dues & Memberships 65 69 40 40 40  505.20 Clothing Allowance 274 240 492 400 492  505.26 Uniform Rental 611 442 426 400 426  505.35 Safety Equipment 231 66 1,300 1,300 1,300  505.45 ICMA Deferred Compensation 272 137 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 12,092  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 26,718  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 2,828  15 ‐ Taxes and Benefits 9,710 10,859 11,837 11,719 92,846  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 684.37%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 348 346 780 600 780  510.10 Maintenance Contracts 25 ‐ ‐ ‐ ‐  510.12 Equipment Rental 287 ‐ 456 300 300  510.14 Subscriptions & Publications ‐ ‐ 75 75 75  510.40 Supplies ‐ Office 421 324 450 450 450  510.50 Supplies ‐ All Other 310 141 1,000 900 100  510.55 Operating Equip ‐ Department ‐ ‐ 600 600 600  25 ‐ Operating Expenses 1,391 810 3,361 2,925 2,305  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐31.42%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 8,620  515.10 Unemployment Insurance 640 400 400 400 400  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 1,847  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 1,231  30 ‐ Contractual Services 640 400 400 400 12,098  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2924.50%  40 ‐ Repairs and Maintenance  540.35 Storm and Sanitary Sewers 6,635 21,099 8,000 7,500 8,000  550.05 Department Equipment 273 550 2,500 2,250 2,500  Village of Buffalo Grove 175 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  550.10 Radios ‐ ‐ 200 200 200  550.30 Other Staff Equipment  ‐ ‐ ‐ 600 600  40 ‐ Repairs and Maintenance 6,908 21,649 10,700 10,550 11,300  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.61%  45 ‐ Commodities  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 366 ‐ 1,000 850 1,000  45 ‐ Commodities 366 ‐ 1,000 850 1,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses ‐ ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ 1,619 18,301 18,301 18,301  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 450 450 750  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 1,790  560.40  Improvements Other Than  Building 33,011 34,278 240,000 240,000 240,000  55 ‐ Capital Outlay 33,011 35,897 258,751 258,751 260,841  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.81%  Division Total: 25 ‐ Drainage 245,636 270,157 492,664 491,810 579,790  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 17.68%                                    Village of Buffalo Grove 176 2014 Adopted Budget Budget Summary  Engineering Services  FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              502,078                     462,870              464,990  Personal Benefits                  88,222                        68,321               205,022  Operating Expenses                 13,604                       11,275                 14,705  Contractual Services                   1,000                          1,200                  16,670  Repairs & Maintenance                   1,263                         5,800                   5,800  Capital Equipment                                 ‐                          18,702                  15,677  Commodities                                ‐                               750                      750  All Other Expenses                       269                              300                  10,300  Total               606,439                      569,218              733,914    Budget Variance  Engineering Services    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.05 Personal Services Salaries ‐ Full Time ‐13.52%‐$71,412 Position elimination  500.10 Personal Services Salaries ‐ Part Time ‐77.08%‐$16,140 Elimination of part time position 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $28,953 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $62,635 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $7,004 New expenditure line item 510.02 Operating Expenses ‐ Telephone 263% $2,630 Cell phones for Engineers 510.14 Operating Expenses‐Subscriptions &  Publications  ‐50%‐$400 Reduction in periodicals due to on‐ line availability.  510.16 Operating Expenses ‐ Printing ‐39.50%‐$1,500 On‐line availability of Utility Atlas'  increased use of GIS/related  applications.  515.10 Insurance IRMA Premium NEW $12,283 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $2,632 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $1,755 Expense reallocated based on  experience  580.10 All Other Expenses ‐ Consultant Fees 1233% $9,250 Neighborhood drainage studies  previously performed in‐house  555.10 Capital Equipment ‐ Office & Other  Equipment  ‐62.50%‐$7,500 Reduction in Flow Meters 555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $4,475 New reserve line item      Village of Buffalo Grove 177 2014 Adopted Budget                                                 250,000 350,000 450,000 550,000 650,000 750,000 850,000 FY 2012 AActual FY 2013 Est. AActuals FY 2014 Budge   et Village of Buffalo Grove 178 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 60 ‐ Engineering  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 452,444 438,920 528,002 431,632 456,590  500.10 Part Time 56,437 59,559 20,940 27,638 4,800  500.35 Overtime ‐ ‐ 600 600 600  500.40 Longevity 3,600 3,600 2,800 3,000 3,000  10 ‐ Salaries 512,481 502,079 552,342 462,870 464,990  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐15.81%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 60,823 63,771 99,343 59,350 97,500  505.10 Professional Training 2,408 669 6,900 6,900 6,900  505.15 Dues & Memberships 800 909 900 900 900  505.20 Clothing Allowance 193 187 400 400 400  505.26 Uniform Rental ‐ 44 ‐ 121 80  505.35 Safety Equipment 161 228 650 650 650  505.45 ICMA Deferred Compensation 4,258 22,415 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 28,953  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 62,635  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 7,004  15 ‐ Taxes and Benefits 68,643 88,223 108,193 68,321 205,022  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 89.50%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone ‐ ‐ 1,000 1,000 3,630  510.04 Travel 5 ‐ 75 75 75  510.06 Per Diem Allowance 15 ‐ 250 250 250  510.14 Subscriptions & Publications 293 242 800 400 400  510.16 Printing 2,890 1,666 3,800 1,500 2,300  510.20 Computer Services 3,957 4,289 4,500 4,500 4,500  510.40 Supplies ‐ Office 1,584 1,561 1,800 1,800 1,800  510.50 Supplies ‐ All Other 948 5,847 1,750 1,750 1,750  510.55 Operating Equip ‐ Department 2,241 ‐ ‐ ‐ ‐  25 ‐ Operating Expenses 11,933 13,605 13,975 11,275 14,705  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.22%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 12,283  515.10 Unemployment Insurance 1,600 1,000 1,200 1,200 ‐  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 2,632  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 1,755  30 ‐ Contractual Services 1,600 1,000 1,200 1,200 16,670  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1289.17%  Village of Buffalo Grove 179 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  40 ‐ Repairs and Maintenance  550.05 Department Equipment ‐ 1,263 5,500 5,500 5,500  550.10 Radios ‐ ‐ 300 300 300  40 ‐ Repairs and Maintenance ‐ 1,263 5,800 5,800 5,800  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  45 ‐ Commodities  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware ‐ ‐ 750 750 750  45 ‐ Commodities ‐ ‐ 750 750 750  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 88 270 300 300 300  580.10 Consultant Fees ‐ ‐ 750 ‐ 10,000  50 ‐ Other Expenses 88 270 1,050 300 10,300  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 880.95%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ ‐ 12,000 12,000 4,500  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ 3,702 3,702 3,702  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 3,000 3,000 3,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 4,475  55 ‐ Capital Outlay ‐ ‐ 18,702 18,702 15,677  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐16.17%  Department Total: 60 ‐ Engineering 594,745 606,440 702,012 569,218 733,914  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 4.54%                                    Village of Buffalo Grove 180 2014 Adopted Budget Budget Summary  Street Operations and Maintenance  FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services              544,694                     584,453              565,139  Personal Benefits               122,978                      118,295               249,345  Operating Expenses                 10,379                     107,533              107,538  Contractual Services                   1,200                          1,200                  31,425  Repairs & Maintenance              368,196                     255,600              587,600  Capital Equipment                                 ‐                          73,448                  79,368  Commodities              288,078                       89,500              127,000  All Other Expenses                                 ‐                                         ‐                                  ‐    Total            1,335,528                  1,230,029            1,747,415    Budget Variance  Street Operations and Maintenance    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  505.05 Personal Benefits Group & Medical  Life  10.59%$12,132 Budgeting on per capita basis 505.15 Personal Benefits ‐ Dues &  Memberships  30.00% $30 Adjustment for CDL License renewal. 505.75 Employer Contribution ‐ FICA NEW $34,394 New expenditure line item 505.80 Employer Contribution ‐ IMRF NEW $76,000 New expenditure line item 505.85 Employer Contribution ‐ Medicare NEW $8,044 New expenditure line item 510.12 Operating Expenses ‐ Equipment  Rental  ‐57.00%‐$466 Elimination of phone pagers. 515.10 Insurance IRMA Premium NEW $22,271 Expense reallocated based on  experience  515.15 IRMA Deductible ‐ Worker Comp NEW $4,772 Expense reallocated based on  experience  515.20 IRMA Deductible ‐ Non‐Worker  Comp  NEW $3,182 Expense reallocated based on  experience  535.05 Maintenance & Repairs ‐ Facilities,  Sidewalks, Curbs & Bikeways  225% $225,000 Annual Sidewalk Replacement  Program.  Brings budget back to  annual allocation amount.  530.40 Commodities ‐ Snow & Ice Control  Mix  ‐12.50%‐$12,500 Lower Quantities requires because of  current inventory.  Lower unit costs.  530.55 Commodities ‐ Traffic & Street  Signs  ‐13.30%‐$6,000 Change in the law has allowed for a  longer replacement cycle.  555.50 Capital Equipment Reserve for  Buildings  NEW $5,370 New reserve line item    Village of Buffalo Grove 181 2014 Adopted Budget                                                     250,000 450,000 650,000 850,000 1,050,000 1,250,000 1,450,000 1,650,000 1,850,000 FY 20122 Actual S FY 2013 Est. A Streets Actuals FY 2014 Budg   get Village of Buffalo Grove 182 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 10 ‐ Streets  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 461,675 484,397 489,681 489,681 488,446  500.35 Overtime 83,276 55,526 73,323 90,000 71,563  500.40 Longevity 4,772 4,772 4,833 4,772 5,130  10 ‐ Salaries 549,723 544,695 567,837 584,453 565,139  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.48%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 100,307 120,392 114,618 114,618 126,750  505.10 Professional Training 120 109 700 400 700  505.15 Dues & Memberships 185 129 100 100 130  505.20 Clothing Allowance 828 1,176 1,328 1,200 1,200  505.26 Uniform Rental 2,106 893 1,277 1,277 1,277  505.35 Safety Equipment 563 143 850 700 850  505.45 ICMA Deferred Compensation 272 137 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer Contribution ‐ FICA  ‐ ‐ ‐ ‐ 34,394  505.80 Employer Contribution ‐ IMRF  ‐ ‐ ‐ ‐ 76,000  505.85  Employer Contribution ‐  Medicare ‐ ‐ ‐ ‐ 8,044  15 ‐ Taxes and Benefits 104,381 122,979 118,873 118,295 249,345  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 109.76%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 1,364 664 2,615 2,000 2,255  510.10 Maintenance Contracts 18,988 5,068 98,386 98,386 98,386  510.12 Equipment Rental 707 ‐ 816 600 350  510.14 Subscriptions & Publications ‐ ‐ 75 75 75  510.40 Supplies ‐ Office 395 555 472 472 472  510.50 Supplies ‐ All Other 4,894 2,960 5,000 5,000 5,000  510.55 Operating Equip ‐ Department ‐ 1,132 1,000 1,000 1,000  25 ‐ Operating Expenses 26,348 10,379 108,364 107,533 107,538  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.76%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ ‐ ‐ ‐ 22,271  515.10 Unemployment Insurance ‐ 1,200 1,200 1,200 1,200  515.15  IRMA Deductible ‐ Worker's  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 4,772  515.20  IRMA Deductible ‐ Non Wrkr's  Cmp ‐ ‐ ‐ ‐ 3,182  30 ‐ Contractual Services ‐ 1,200 1,200 1,200 31,425  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2518.75%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.05 Sidewalks, Curbs, & Bikeways 149,964 214,500 100,000 100,000 325,000  535.10 Streets & Highways 115,197 147,352 148,000 148,000 253,000  Village of Buffalo Grove 183 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  550.05 Department Equipment 7,934 6,345 9,000 7,000 9,000  550.10 Radios ‐ ‐ 600 600 600  40 ‐ Repairs and Maintenance 273,095 368,197 257,600 255,600 587,600  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 128.11%  45 ‐ Commodities  530.40 Snow & Ice Control Mix 140,557 259,362 100,000 50,000 87,500  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 23,667 21,172 500 500 500  530.55 Traffic & Street Signs 433 7,544 45,000 39,000 39,000  45 ‐ Commodities 164,657 288,079 145,500 89,500 127,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐12.71%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses (304) ‐ ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses (304) ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ ‐  ‐ ‐  555.20 Automobiles & Trucks ‐ ‐  ‐ ‐  555.30 Reserve for Capital Replacement ‐ ‐ 72,998 72,998 72,998  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 450 450 1,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 5,370  55 ‐ Capital Outlay ‐ ‐ 73,448 73,448 79,368  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 8.06%  Division Total: 10 ‐ Streets 1,117,900 1,335,528 1,272,822 1,230,029 1,747,415  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 37.29%    Village of Buffalo Grove 184 2014 Adopted Budget Non‐Operating Transfers   This program provides for transfers from prior accumulations of Corporate Fund reserves for capital projects and  other operating uses as recommended and authorized within the Village’s Fund Balance Use policy for the  Corporate Fund.    Additionally, funds will be transferred to the Facilities Development Capital Project Fund for various capital  development programs authorized by the Corporate Authorities as part of the Village’s FY 2014 through FY 2018  Capital Improvement Plan.  Funding for these transfers will come from prior accumulation of unreserved Corporate  Fund reserves.   A transfer of 20 percent of the Home Rule Sales Tax will be transferred to the Motor Fuel Tax Fund to supplement  state revenues for the annual street maintenance program.    Budget Summary  Non‐Operating Transfers  FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Operating Expenses                 63,418                       50,000                 85,000  All Other Expenses            5,599,252                  4,979,233            1,969,074  Total            5,662,671                  5,029,233            2,054,074        Budget Variance  Non‐Operating Transfers  Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar Amount  Change Description of Change  580.05 All Other Expenses ‐26.08%‐$30,000 Less contractual work anticipated 570.20 Debt Service Fund ‐100%‐$202,605 No tax abatement in 2014 570.90    Police Pension Fund ‐100%‐$2,198,690 Expense listed in department budget 570.95    Fire Pension Fund ‐100%‐$2,022,397 Expense listed in department budget    570.30  Operating Transfers Fund 85.92%$589,855 Larger scope of capital projects   Village of Buffalo Grove 185 2014 Adopted Budget                                 0 1,000,000 2,000,000 3,000,000 4,000,000 5,000,000 6,000,000 0 0 0 0 0 0 0 FY 2012 No 2 Actual on ‐Ope FY 2013 Est. A rating Tr Actuals FY ransfers Y 2014 Budget s   Village of Buffalo Grove 186 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013 Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 70 ‐ Transfer Non‐Operating  Division: 40 ‐ General Government  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 34,010 63,419 115,000 50,000 85,000  50 ‐ Other Expenses 34,010 63,419 115,000 50,000 85,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐26.09%  65 ‐ Other Financing Uses  570.20 Debt Service Fund ‐ ‐ 202,605 202,605 ‐  570.50 Motor Fuel Tax Fund 615,284 438,980 ‐  ‐ 629,670  570.60 Arboretum Golf Course  168,000 217,000 ‐ 32,449 ‐  570.70 Buffalo Grove Golf Course  184,000 52,500 ‐ 6,092 63,000  570.90 Police Pension Fund ‐ ‐  ‐ ‐  570.95 Fire Pension Fund ‐ ‐  ‐ ‐  65 ‐ Other Financing Uses 967,284 708,480 202,605 241,146 692,670  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 241.88%  Division Total: 40 ‐ General Government 1,001,294 771,899 317,605 291,146 777,670  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 144.85%  Division: 45 ‐ Public Safety  65 ‐ Other Financing Uses  570.90 Police Pension Fund 2,201,593 2,187,321 2,198,690 2,198,690 ‐  570.95 Fire Pension Fund 2,033,998 2,026,299 2,022,397 2,022,397 ‐  65 ‐ Other Financing Uses 4,235,591 4,213,620 4,221,087 4,221,087 ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  Division Total: 45 ‐ Public Safety 4,235,591 4,213,620 4,221,087 4,221,087 ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  Division: 50 ‐ Public Works  65 ‐ Other Financing Uses  570.30 Operating Transfers Fund 371,070 677,152 686,549 517,000 1,276,404  65 ‐ Other Financing Uses 371,070 677,152 686,549 517,000 1,276,404  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 85.92%  Division Total: 50 ‐ Public Works 371,070 677,152 686,549 517,000 1,276,404    Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 85.92%  Department Total: 70 ‐ Transfer Non‐ Operating 5,607,955 5,662,671 5,225,241 5,029,233 2,054,074  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐60.69%  Expenditures Total 33,878,236 33,525,430 33,989,915 33,928,387 37,480,183    TThis pagge intenntionallly left bblank.  Village of Buffalo Grove 187 2014 Adopted Budget Se   Capit Capital Im Capital P Summary Detailed  Criteria L Reserve f Motor Fu Capital P Capital P                             ectio tal Impr mprovement rojects Budg y Sheet  Project Shee List and Scor for Capital R uel Tax Fund rojects – Fac rojects – Str on  roveme t Summary  geted by Fun ets  ring Matrix  Replacement d  cilities Fund  reets Fund  6  ent Plan nd  t ‐ Vehicles n          Capit The Capita operationa projects.   municipalit service life existing fix The Village still be acc Board auth budget and Staff has r evaluation individual  criteria us conditions project in o The propo Any additi from these streets, im $9,318,204 funding th                     al Impr al Improvemen al need for ca Capital imp ties need to p e.  A capital exp xed asset.  e Board’s appr cepted for the  horization to  d that identifie reviewed each   form measur scores is then ed to review   warrant.  In  order to gauge sed capital pro onal maintena e projects.  Th mproved aesthe 4 and fall unde e capital progr Stor Sy Technology 7% 2014 Ca ovemen nt Plan (CIP) is  apital expendit rovement pro provide reside penditure is inc roval of the CIP current year’s bid and Board ed funding is av project and e res, numerical  used to estab projects.  Eac addition, the  e construction  ojects have no ance will be m he non‐financi etics, and imp er six categorie ram for FY 201 m Sewer  ystem 2% Water Ma Sanitary Se 36% apital Pro nt Summ intended to b tures must be ojects represe ent and busine curred when th P does not aut  budget.  Proje d award of bid vailable at the  evaluated the p lly, the merits blish a priority ch project is r process includ progress and i  significant fin inimal and the ial impacts of  roved custome es.  The follow 4.   EAB 11% Street & B ain &  ewer oject Re mary  be a decision‐m e weighed aga ent the equip ess services an he Village spen thorize spendi ects must then d.  This insure time of award project using t s of the proje y rating.  The h evisited yearly des a mid‐year nitiate the cyc ancial impact  ere are no ant these project er service for  ing chart illust B % B t, Sidewalk  Bikepath 39% quest by making tool fo ainst the abilit pment and i nd generally p nds money to b ing on the incl n go through t es that the pro d.  the CIP Evalua ct based on s highest possib y and changes r status evalua le for the next on current an ticipated savin ts include imp residents.   Pr trates each cat Buildings and  Grounds 5% y Catego r the Village B ty of the Villa nfrastructure  provide future buy fixed asset uded projects the procureme oject remains  ation Form (se specific criteri le score is 26. s in priority a ation of each  t five‐year prog d future years gs or revenue roved access  rojects identifi tegory’s percen ory Board and staff ge to finance  resources th e benefits with ts or add value .  Each project ent process inc consistent wit e attachment) a.  The sum o   There are th re made as c approved bud gram update. s’ operating bu es expected to  to bike paths, ed for FY 2014 ntage as it rela f.  The  these  hat all  h long  e to an  t must  cluding  th the  ).  The  of the  hirteen  urrent  dgeted  udgets.   result  , safer  4 total  ates to  Village of Buffalo Grove 191 2014 Adopted Budget           Several of the capital projects will have a financial impact on current and future years’ operating budgets. The EAB  Ash Tree Replacement Program will impact the Public Works Forestry Department for the next several years. The  immediate impact is that tree removal and planting has been outsourced. Department resources will be  reallocated to tending non‐infested parkway trees. Replacing infested Ash Trees with younger trees will result in  less work for Forestry staff tending to those trees until they mature.  The Dundee Road Median Improvements and the related annual maintenance of the landscape improvements will  result in additional demand on the Forestry Department in future years.  The installation of automated parking meters at the Metra Station will create additional hardware maintenance  costs going forward but, will create significant efficiencies in enforcement that will result in reduced labor costs.  None of the improvements would require hiring of additional staffing, but efficiencies in staff time utilization will  allow the Village to maintain current staffing levels while also maintaining a high level of service.  For example, the  GIS Consortium is expected to increase information sharing and analysis across all Village departments while  reducing reliance on Village staff to develop and maintain data. All software upgrades will add additional costs of  support maintenance and licensing.  Financially, the Annual Street Maintenance program is the largest portion of CIP expenses but work is carefully  scheduled so that maintenance and resurfacing activities can be accomplished before more costly road  reconstruction becomes necessary.  The cost of reconstruction can be as much as three times the amount of timely  maintenance.  Thus, the operating budgets for road repairs and emergency maintenance activities can remain low  as the Village continues to maintain a minimum average pavement condition throughout the Village.                  Village of Buffalo Grove 192 2014 Adopted Budget         2014 Capital Projects Budgeted by Fund  2014  Capital Projects ‐ Facilities  Finance Department Office Redesign $70,000   Municipal Parking Facility Maintenance $110,000   EAB Ash Tree Replacement Program $1,000,000   Roof Capital Replacement Projects $225,000   Dundee Road Median Improvements $40,000   Raupp Bridge Reconstruction $198,000   ERP Software ‐ Community Development $225,000   GIS Consortium $258,404   Public Works Software $37,000   Subtotal $2,163,404   Capital Projects ‐ Streets  Weiland Road/Lake Cook Road Improvements $113,000   Subtotal $113,000   Parking Lot Fund  Automated Parking Meters $70,000   Subtotal $70,000   Motor Fuel Tax Fuel  Annual Street Maintenance $2,250,000   Subtotal $2,250,000   Water & Sewer   Lift Station Repair & Rehabilitation $530,000   Pump House Repairs & Security Improvements $550,000   SCADA Improvements $85,800   Villagewide Sanitary Sewer Replacement $540,000   Villagewide Water Main Replacement $1,645,000   Subtotal $3,350,800   General  Annual Sidewalk/Bike Path Maintenance $325,000   Storm Water System Upgrades and Repairs $200,000   Subtotal $525,000   Total $8,472,204   Village of Buffalo Grove 193 2014 Adopted Budget           Capital Projects ‐ Facilities 25% Capital Projects ‐ Streets 1% Parking Lot Fund 1% Motor Fuel Tax Fuel 27% Water & Sewer  40% General 6% Capital Expenditures by Fund Village of Buffalo Grove 194 2014 Adopted Budget         2014‐2018 Capital Project Request Summary Table  2014 2015 2016 2017 2018  Buildings and Grounds Improvements  Finance Department Office Redesign $70,000 ‐  ‐  ‐  ‐  Municipal Parking Facility Maintenance $110,000 $168,000 $81,000 $107,000 $90,000  Replacement Antenna Tower FS #27** $20,000 ‐  ‐  ‐  ‐  Roof Capital Replacement Projects $225,000 $32,500 $203,100 $362,600 ‐  Subtotal $425,000 $200,500 $284,100 $469,600 $90,000  Emerald Ash Borer Response  EAB Ash Tree Replacement Program $1,000,000 $1,000,000 $350,000 ‐  ‐  Subtotal $1,000,000 $1,000,000 $350,000 $0 $0  Street, Sidewalk & Bikepath Maintenance  Annual Street Maintenance $3,000,000 $5,000,000 $5,000,000 $5,000,000 $5,000,000  Dundee Road Median Improvements $40,000 $40,000 $40,000 $40,000 $40,000  Raupp Bridge Reconstruction $198,000 ‐  ‐  ‐  ‐  Annual Sidewalk/Bike Path Maintenance $325,000 $325,000 $325,000 $325,000 $325,000  Weiland Road/Lake Cook Road Improvements $113,000 ‐  ‐  ‐  ‐  Subtotal $3,676,000 $5,365,000 $5,365,000 $5,365,000 $5,365,000  Storm Water Management  Storm Water System Upgrades and Repairs $200,000 $100,000 $100,000 $100,000 $100,000  Subtotal $200,000 $100,000 $100,000 $100,000 $100,000  Technology  Audio/Visual Council Chambers**  $76,000 ‐  ‐  ‐  ‐  Automated Parking Meters $70,000 ‐  ‐  ‐  ‐  ERP Software ‐ Community Development $225,000 ‐  ‐  ‐  ‐  GIS Consortium $258,404 $170,247 $177,717 $182,490 $187,490  Public Works Software $37,000 $5,000 $5,000 $5,000 $5,000  Subtotal $666,404 $175,247 $182,717 $187,490 $192,490  Water Main & Sanitary Sewer Systems  Lift Station Repair & Rehabilitation $530,000 $530,000 $300,000 $300,000 $300,000  Pump House Repairs & Security Improvements $550,000 ‐  ‐  ‐  ‐  SCADA Improvements $85,800 $103,400 $66,000 ‐  ‐  Villagewide Sanitary Sewer Replacement $540,000 $530,000 $700,000 ‐ $700,000  Villagewide Water Main Replacement $1,645,000 $700,000 ‐ $700,000 ‐  Subtotal $3,350,800 $1,863,400 $1,066,000 $1,000,000 $1,000,000  Total $9,318,204 $8,704,147 $7,347,817 $7,122,090 $6,747,490  Grand Total 2014‐2018         $39,239,748  **Projects deferred until 2015 or later       Village of Buffalo Grove 195 2014 Adopted Budget         Buildings & Grounds Improvements  The Village is responsible for maintaining 23 structures within its corporate boundaries.  Village buildings  and grounds must be maintained regularly to remain functional.  Village facilities must also periodically  be upgraded to ensure efficient operations.  Expenditures in this category historically include projects  that:   Maintain the safety and appearance of Village owned property,   Maximize the life of facilities,   Maintain value of facilities through preventative maintenance before they become more  expensive to repair, and   Ensure that any issues affecting health and safety of building occupants are promptly  addressed.  The Village’s facilities include:   Village Hall,   Public Service Center & Salt Dome,   Police Department,   Fire Station Admin, Stations 25, 26, & 27, Fire Training Facility and Classroom Trailer,   Pump Stations 1, 2, 6, & 7,   BGGC & Arboretum Clubhouses, Halfway Houses, and Maintenance Buildings,   Train Station and Warming Shelters, and   Youth Center.    Village of Buffalo Grove 196 2014 Adopted Budget                     Summary Budget Im Budgeted Expe Expense  En Con Eq S Fi y:  Thi allo red usin mpact:  Thi d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction  quipment  Training  Sub‐Total  nance D s project wil ow for the co design of the  ng a 311 mod s project is fu FY 2009  $     0  $     0  FY 2014      $40,000  $30,000      $70,000  Departm   l increase th onsolidation o office is the del.  unded throug 5 Year Ex FY 2010  $      0 $      0  5 Year Proj FY 2015 ‐ ‐ $       0 ment Of he usable off of Finance an e first step in h the Genera xpenditure His FY 2011  $       0 $       0  jected Expend FY 2016 ‐ ‐ $       0 Category Fund: Cap Account  Priority S Initial Pro Project C ffice Re fice space in nd Building & n moving tow al Fund’s oper story FY 2012  $     0 $     0  ditures FY 2017 ‐ ‐ $       0 y: Building an pital Project Number: 15 Score: 14 oposal Date Coordinator: edesign   the Finance & Zoning reta wards a cent rating revenu Estimat FY 201 $        0 $        0 FY 201     ‐  ‐    $       0 nd Grounds  ts ‐ Facilities 50.75.560.30   e: 2014  : Finance/Bu e Departmen ail operations tralized call c ues.  ted TO13  0 $   0 $   18 TO $40 $30 0 $70 Improveme   0  uilding and Z t and  s. The  center  OTAL     0    0  OTAL 0,000 0,000 0,000 nt  Zoning  Village of Buffalo Grove 197 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im     Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   Mu y:  Thi mu Cen mpact:  Thi d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ unicipal  s program p nicipal lots.   nter, Fire Stat s project is fu FY 2009  $43,000  $47,327  FY 2014      $110,000      $110,000  Parking provides for  The 2014 p tion #26, Met unded throug 5 Year Ex FY 2010  $359,000 $54,700  5 Year Proj FY 2015 $168,000 $168,000 g Facilit   the routine  lanned maint tra, and Reser h the Genera xpenditure His FY 2011  $48,000 $50,000  jected Expend FY 2016 $81,000 $81,000 Category:  Fund: Cap Account N Priority Sc Initial Pro Project Co ty Maint sealing, rest tenance inclu rvoirs #1, 2, 6 al Fund’s oper story FY 2012  $65,000 $65,000  ditures FY 2017 $107,000 $107,000 Buildings &  pital Projects Number: 150 core: 16 posal Date:  oordinator: P tenance triping, and  udes lots at  6, and 7.  rating revenu Estimat FY 201 $74,10 $67,00 FY 201     $90,00     $90,00 Grounds Im s ‐ Facilities  0.75.560.40    Ongoing  PW‐Enginee e  reconstructio the Public Se ues.  ted TO13  00 $589 00 $284 18 TO 00 $556 00 $556 mprovements ering  on of  ervice  OTAL  9,100 4,027  OTAL 6,000 6,000 s  Village of Buffalo Grove 198 2014 Adopted Budget         Replacement Antenna Tower Fire Station #27 (deferred)            Summary:  This project will replace the antenna structure at Fire Station 27 that was installed in  1991. The current tower is undersized for the type and number of antennas currently  mounted.    Budget Impact:  This project is funded through the General Fund’s operating revenues.      5 Year Expenditure History Budgeted Amount FY 2009 FY 2010 FY 2011 FY 2012 Estimated TOTAL FY 2013  $     0 $      0 $       0 $     0 $        0 $     0 Actual  Expenditures $     0 $      0 $       0 $     0 $        0 $     0  5 Year Projected Expenditures Expense Category FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 TOTAL Land       Engineering $4,000 ‐‐‐ ‐ $4,000 Construction $12,000 ‐‐‐ ‐ $12,000 Equipment $4,000 ‐‐‐ ‐ $4,000 Contingency     Sub‐Total $20,000 $       0 $       0 $       0 $       0 $20,000 Category: Information Technology  Fund: Capital Projects ‐ Facilities  Account Number: 150.75.560.50  Priority Score: 21   Initial Proposal Date: 2012  Project Coordinator: PW‐Engineering     Village of Buffalo Grove 199 2014 Adopted Budget         Roof Capital Replacement Projects            Summary:  This category covers full roof replacements on Village owned buildings.  $32,000 is  planned for the Public Service Center and $193,000 for Village Hall in 2014.   Prior to 2014 these projects were not programmed in the CIP.  Maintenance and  repair work remains in the Building Maintenance budget within Public Works, and is  separate from these replacements.  Replacement projects were identified during the  2012 roof inspection reports prepared by Industrial Roofing Services but deferred in  2013.    Budget Impact:  This project is funded through the General Fund’s operating revenues.      5 Year Expenditure History Budgeted Amount FY 2009 FY 2010 FY 2011 FY 2012 Estimated TOTAL FY 2013  $     0 $      0 $       0 $     0 $        0 $     0 Actual  Expenditures $     0 $      0 $       0 $     0 $        0 $     0  5 Year Projected Expenditures Expense Category FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 TOTAL Land       Engineering     Construction $225,000 $32,500 $203,100 $362,600 ‐ $823,200 Equipment     Contingency     Sub‐Total $225,000 $32,500 $203,100 $362,600 ‐ $823,200   Category: Buildings & Grounds Improvements  Fund: Capital Projects ‐ Facilities  Account Number: 150.75.560.40  Priority Score: 16   Initial Proposal Date: 2014  Project Coordinator: PW‐Engineering     Village of Buffalo Grove 200 2014 Adopted Budget         Emerald Ash Borer Response  The Emerald Ash Borer (EAB) is a highly destructive, tree‐killing insect that has been identified in the  Village of Buffalo Grove’s urban forest.  The unfortunate arrival of EAB will have a serious impact to  Buffalo Grove’s environment and budget for several years.  Over one third of the trees in Buffalo Grove’s  urban forest are in jeopardy.  The Village began to prepare for the arrival of EAB in 2002 when it was  first discovered in the United States.  The purpose of this management plan is to manage EAB through the principles of Integrated Pest  Management (IPM).  Through these principles, the Village can take a fiscally responsible approach to this  problem while limiting the hazards to our residents, property, and environment.  The Village of Buffalo Grove has been a Tree City USA for over twenty years.  The trees in our urban  forest provide many social and economic benefits which are often overlooked.  According to the USDA  Forest Service, some benefits of our trees include helping cool temperatures in summer, improving real  estate values, reducing storm water runoff, improving air quality, attracting wildlife, attracting shoppers  to commercial areas, and contributing to the overall sense of community pride.  These social and  economic benefits are the reasons the Village of Buffalo Grove remains a desirable place to live and why  the Village continues to commit to the care and maintenance of its urban forest.    On October 15, 2012, the Village Board adopted the latest revision of the Emerald Ash Borer  Management Plan which planned for the removal and replacement of nearly 7,000 Village‐owned Ash  trees over the following 4 years.  The expenditures are being programmed in the Capital Improvement  Plan due to the size, scope, and specific time period of this natural disaster.    Village of Buffalo Grove 201 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   EA   y:  Ove rep rem con mpact:  Thi d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ AB Ash  er the next  placed due to movals, stump ntract for 4,30 s project will  FY 2009  $     0  $     0  FY 2014      1,000,000      1,000,000  Tree Re 3 years 4,50 o Emerald A p grinding, pa 00 trees.      be funded fro 5 Year Ex FY 2010  $      0 $      0  5 Year Proj FY 2015 $1,000,000 $1,000,000 eplacem   00 remaining Ash Borer inf arkway resto om the revolv xpenditure His FY 2011  $       0 $       0  jected Expend FY 2016 $350,000 $350,000 Cate Fund Acco Prior Initia Proje ment Pr g Ash Trees w festation.  T ration, 2,700 ving line of cr story FY 2012  $     0 $350,000 ditures FY 2017 ‐ $       0 egory: Natur d: Capital Pro ount Numbe rity Score:  2 al Proposal D ect Coordina rogram  will need to  The program  0 tree purcha redit.  Estimat FY 201 $1,000,0 $800,00 FY 201     ‐      $       0 al Disasters  ojects ‐ Facil er: 150.75.56 22  Date: 2013  ator: Public  be removed will include ses and a gro ted TO13  000 $1,00 00 $1,15 18 TO $2,35 0 $2,35 lities  60.40  Works ‐ Ope d and  e tree  owing  OTAL  00,000 50,000  OTAL 50,000 50,000 erations  Village of Buffalo Grove 202 2014 Adopted Budget         Street, Sidewalk & Bikepath Maintenance  The Village roadway network is comprised of state, county, and municipal roadways.  Each roadway  carries with it a function such as arterial, collector or local streets.  The break‐down is as follows:    Municipal Roadways  117.70 miles  State Roadways             8.95 miles  Cook County Roadways          7.25 miles  Lake County Roadways       10.82 miles  Total    144.72 miles    Municipal Roadways are evaluated every five years and recommendations for the next five years of  street projects are developed.  The projects involve traditional maintenance and rehabilitation of local  streets based upon a defined service life.  The defined service life is designed to maintain quality surface  conditions and avoid more costly roadway rebuilds.  Due to funding issues, since 2008 not all streets  identified for maintenance have been repaired.  Cuts in the program were necessary given the current  economic climate and funding limitation both internally, and from the State of Illinois.  A bond issued in  2012 allowed for a large catch‐up project in 2013.  The majority of work to be performed during the  2014 construction season will be for the rehabilitation of street surface and curb/gutter along various  identified local streets.    The following streets are scheduled for repair in 2014 pending the latest results of the 2013 Pavement  Evaluation late in 2013:    Street Miles Street Miles  Foxford Drive 0.33  Millcreek Drive 0.81  Daulton Drive 0.24  Stanford Lane 0.16  Butternut Drive 0.13  Ashford Court 0.03  Dunstan Drive 0.16  Beacon Court 0.03  Blue Ash Drive 0.28  Hickory Avenue 0.03  Kingston Drive 0.22  Carriageway Drive 0.33     TOTAL 2.75      The Village of Buffalo Grove recognizes the need to have a network of pedestrian and mixed‐use paths  throughout the community.  The Village currently maintains 224 miles of concrete sidewalks and  bikeways.  The Village actively pursues grant funding to expand or improve the current system and has  created an ad‐hoc bike path committee to develop suggestions for future improvements     Village of Buffalo Grove 203 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S       y:  The CIP Vill is re mpact:  The of h d Amount  $ Actual  enditures $ Category  Land  gineering $ nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ Annu e annual stree .  In 2013 th age streets.   eflected in th e Village’s per home rule sal FY 2009  2,300,000  2,243,128  FY 2014    $300,000  2,700,000      3,000,000    ual Stre   et maintenan he Village co This study he he FY 2014 Pro rcentage of t es tax fund th 5 Year Ex FY 2010  $2,679,045 $1,512,258  5 Year Proj FY 2015   $425,000 $4,575,000 $5,000,000 eet Main nce and reha ompleted a c elped plan th ojected Expen he State’s Mo his project.  xpenditure His FY 2011  $1,750,000 $1,207,750  jected Expend FY 2016   $425,000 $4,575,000 $5,000,000 Category:  Fund: Mot Account N Priority Sc Initial Pro Project Co ntenanc bilitation pro complete pav e next five ye nditures belo otor Fuel Tax story FY 2012  $1,700,000 $4,078,000 ditures FY 2017   $425,000 $4,575,000 $5,000,000 Street, Side tor Fuel Tax Number: 130 core: 19 posal Date:  oordinator: P ce  ogram is cove vement evalu ears of street ow.  x, bond proce Estimat FY 201 0 $5,950,0 0 $5,934,0 FY 201   $425,00 0 $4,575,0     0 $5,000,0 ewalk & Bike 0.75.560.20    Ongoing  PW‐Enginee ered in each y uation study  t maintenanc eeds, and a po ted TO13  000 $14,3 000 $14,9 18 TO 00 $2,00 000 $21,0 000 $23,0 e Path Maint ering  year’s  of all  ce and  ortion  OTAL  79,045 75,136  OTAL   00,000 00,000 00,000 enance  Village of Buffalo Grove 204 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   Du y:  Thi Roa mpact:  Thi rev d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction  quipment  ntingency  Sub‐Total  undee R s project wo ad corridor th s project is fu enues.  FY 2009  $    0  $    0  FY 2014      $40,000      $40,000  Road M   ould continue hrough the ad unded throug 5 Year Ex FY 2010  $    0 $    0  5 Year Proj FY 2015   $40,000 $40,000 edian I e improveme ddition of land gh an internal xpenditure His FY 2011  $    0 $    0  jected Expend FY 2016   $40,000 $40,000 Category:  Fund: Cap Account N Priority Sc Initial Pro Project Co mprove ents to the st dscaped med l transfer from story FY 2012  $    0 $    0  ditures FY 2017   $40,000 $40,000 Street, Side pital Projects Number: 160 core: 7 posal Date:  oordinator: P ements  treet scape a dians.    m the Genera Estimat FY 201 $    0 $    0 FY 201     $40,00     $40,00 ewalk & Bike s ‐ Streets  0.562.20    2013  PW‐Enginee along the Du al Fund’s ope ted TO13   $   $  18 TO 00 $200 00 $200 e Path Maint ering  undee  rating  OTAL     0    0  OTAL   0,000 0,000 enance  Village of Buffalo Grove 205 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S    R y:  Thi imp sch fun Pro mpact:  Thi rev d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency ($ Sub‐Total $ Raupp B s project cove provements  eduled to be ding (80%) i ogram admini s project is fu enues.  FY 2009  $    0  $    0  FY 2014    $90,000  $900,000    $792,000)  $198,000  oulevar   ers the evalua to the Raup e completed i s provided b stered by the unded throug 5 Year Ex FY 2010  $   0 $    0  5 Year Proj FY 2015 ‐ ‐ ‐ $       0 C A rd Bridg ation and sub pp Boulevard n 2013 with  by the Highw e USDOT Fede gh an internal xpenditure His FY 2011  $23,000 $41,469  jected Expend FY 2016 ‐ ‐ ‐ $       0 Category: St Fund: Capita Account Nu Priority Scor Initial Propo Project Coo ge Reco bsequent des d Bridge.  P Phase II read way Bridge Re eral Highway  l transfer from story FY 2012  $32,000 $6,272  ditures FY 2017 ‐ ‐ ‐ $       0 treet, Sidew al Projects ‐ mber: 150.7 re: 19  osal Date: 20 rdinator: PW onstruct sign and const Phase I desig dy to begin in eplacement a Administrati m the Genera Estimat FY 201 $40,00 $40,00 FY 201   ‐  ‐    ‐  $       0 walk & Bike P Facilities  75.560.30  011  W‐Engineerin tion  truction of ne gn engineeri n 2014.  Signi and Rehabilit on.  al Fund’s ope ted TO13  00 $95 00 $87 18 TO $90 $900 ($792 0 $198 Path Mainten ng  eeded  ing is  ficant  tation  rating  OTAL  5,000 7,741  OTAL 0,000 0,000 2,000) 8,000 nance  Village of Buffalo Grove 206 2014 Adopted Budget           Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S       Ann y:  Ann a si rep a  side Ver mpact:  Thi rev d Amount  $ Actual  enditures $ Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ nual Side nual sidewalk idewalk grind pairs to displa new crossw ewalk/multi‐u rnon Townshi s project is fu enues.  FY 2009  $150,000  $148,926  FY 2014      $315,000  $10,000    $325,000  ewalk/B   k and bike pa der machine  aced sidewalk walk across  use path alo ip bike path. unded throug 5 Year Ex FY 2010  $150,000 $142,902  5 Year Proj FY 2015 $325,000 $325,000 Cat Fun Acc Pri Init Pro Bike Pat th maintenan is being requ k squares.  Ne Deerfield P ong Krause D gh an internal xpenditure His FY 2011  $150,000 $149,964  jected Expend FY 2016 $325,000 $325,000 tegory: Stre nd: General  count Numb iority Score: tial Proposa oject Coordi th Main nce and reha uested to pro ew pedestrian Parkway at  Drive to con l transfer from story FY 2012  $325,000 $325,000 ditures FY 2017 $325,000 $325,000 eet, Sidewalk  Fund  ber: 100.55. : 20   al Date: Ong inator: PW‐ ntenanc bilitation pro ovide better  n facility imp Green Kno nect residen m the Genera Estimat FY 201 $100,00 $108,00 FY 201     $325,00     $325,00 k & Bike Path 10.535.05  going  Engineering ce  ogram.  In FY  quality temp rovements in olls Drive a nts to a prop al Fund’s ope ted TO13  00 $875 00 $874 18 TO 00 $1,61 $10 00 $1,62 h Maintenan g  2014,  porary  nclude  nd a  posed  rating  OTAL  5,000 4,792  OTAL 15,000 0,000 25,000 nce  Village of Buffalo Grove 207 2014 Adopted Budget               Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   Weilan y:  Lak reim Roa Dep exp are mpact:  Thi rev d Amount  $ Actual  enditures $ Category  Land  gineering $ nstruction  quipment  ntingency  Sub‐Total $ nd Road ke County  mbursement  ad/Prairie Ro partment is p panding the st  being funded s project is fu enues.  FY 2009  $640,000  $356,448  FY 2014    $113,000        $113,000    d/Lake    Department  of the orig oad portion  paying 100% o tudy along th d through an  unded throug 5 Year Ex FY 2010  $496,390 $361,579  5 Year Proj FY 2015 ‐ $       0 Cook Ro of Transp inal full stud of the Phas of the supple he Lake Cook  internal tran gh an internal xpenditure His FY 2011  $335,633 $136,255  jected Expend FY 2016 ‐ $       0 Category:  Fund: Cap Account N Priority Sc Initial Pro Project Co oad Imp portation is  dy cost afte se II Study.  emental Phas Road Corrido nsfer from the l transfer from story FY 2012  $234,054 $299,012 ditures FY 2017 ‐ $       0 Street, Side pital Projects Number: 160 core: 25 posal Date:  oordinator: P provem to provid er completion  The Cook  se I expenses  or.  The rema e General Fun m the Genera Estimat FY 201 $100,45 $100,00 FY 201   ‐        $       0 ewalk & Bike s ‐ Streets  0.562.20    2008  PW‐Enginee ment  de a perce n of the We County Hig which result ining expend nd.      al Fund’s ope ted TO13  52 $1,80 00 $1,25 18 TO $113 0 $113 e Path Maint ering  ntage  eiland  ghway  t from  itures  rating  OTAL  06,529 53,294  OTAL 3,000 3,000 enance  Village of Buffalo Grove 208 2014 Adopted Budget         Storm Sewer System  The Village of Buffalo Grove maintains a piped network of 180 miles of storm sewer and one storm  water lift station at Jackson Drive.  While most periodic maintenance and cleaning efforts are included in  the Public Works Drainage Section operating budget, system repairs are being included in the CIP due to  the size and scope of necessary repairs.    Repair locations are identified through the annual Storm Sewer Televising program.  The program allows  a televised inspection of 5% of the Village’s storm sewers each year.  Tapes are then reviewed by  Engineering staff and repair recommendations are grouped by point repair, sewer lining, or pipe  replacement.    In the past, most Storm Sewer repairs have been handled by in‐house Public Works staff or in  conjunction with scheduled street maintenance.  But, as infrastructure ages, the list of identified repairs  has increased.  A contractual repair contract will be necessary and repairs will be addressed in order of  priority.    It is anticipated that the storm sewer system repair program will be an ongoing need.      Village of Buffalo Grove 209 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   Storm y:  Thi prio Ann oth sta and mpact:  Thi rev d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ m Wate s program p ority location nual Storm S her storm w bilization wor d Lake County s project is fu enues.  FY 2009  $   0  $   0  FY 2014      $200,000      $200,000    r System   provides for  s within the  ewer Televis water manag rk along Kilde y SMC (IEPA 3 unded throug 5 Year Ex FY 2010  $   0 $   0  5 Year Proj FY 2015 $100,000 $100,000 m Upgr storm sewer Village’s stor ing Inspectio gement syste eer Creek plan 319 grant plus gh an internal xpenditure His FY 2011  $   0 $   0  jected Expend FY 2016 $100,000 $100,000 Category:  Fund: Gen Account N Priority Sc Initial Pro Project Co ades an r lining, poin rm sewer net n Program.   em upgrade nned for 2014 s Village matc l transfer from story FY 2012  $   0 $   0  ditures FY 2017 $100,000 $100,000 Storm Sewe neral  Fund Number: 100 core: 14 posal Date:  oordinator: P nd Repa nt repairs, or twork as iden The program s such as  4 with assista ch of funding m the Genera Estimat FY 201 $200,00 $200,00 FY 201     $100,00     $100,00 er   0.55.25.560.   2013  PW‐Enginee airs  r replacemen ntified throug m also provide the stream  ance from the g and labor). al Fund’s ope ted TO13  00 $200 00 $200 18 TO 00 $600 00 $600 40  ering  nts at  gh the  es for  bank  e IEPA  rating  OTAL  0,000 0,000  OTAL 0,000 0,000 Village of Buffalo Grove 210 2014 Adopted Budget         Technology  The Village of Buffalo Grove’s Information Technology (IT) staff is responsible for maintenance of local  and wide area networks that facilitate effective interdepartmental communication among Village offices  and facilities.  The division currently maintains:   13 Servers   220+ Desktop and Mobile Workstations   Almost 100 Printers and Specialty Devices  The backbone of the Village’s data systems is a redundant wide area network comprised of fiber optic  cable and secure wireless transmission.  This network links the data systems of three fire stations, two  golf courses, Police headquarters, Public Works, and Village Hall.    Several technology upgrades are being requested which will strengthen both the distribution and  maintenance of data throughout the Village.    In addition to the Villagewide IT initiatives, Public Works is also requesting specific technology programs  for Geographical Information Systems (GIS) and Computerized Maintenance Management Systems  (CMMS).    Technology is a key part of the Village’s vision and mission and that is reflected in this year’s CIP  requests.  Village of Buffalo Grove 211 2014 Adopted Budget         Audio/Visual Council Chambers (deferred)            Summary:  This project will upgrade the Audio Visual equipment currently available in the  Chambers.  It will allow for a bigger video screen for the audience and computer  monitors for the elected officials.    Budget Impact:  This project is funded through an internal transfer from the General Fund’s operating  revenues.  5 Year Expenditure History Budgeted Amount FY 2009 FY 2010 FY 2011 FY 2012 Estimated TOTAL FY 2013   $     0    $      0 $       0 $     0 $        0    $     0  Actual  Expenditures  $     0  $      0  $       0  $     0    $        0    $     0   5 Year Projected Expenditures Expense Category FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 TOTAL Land     Engineering     Construction $25,000 ‐‐‐ ‐ $25,000 Equipment $51,000 ‐‐‐ ‐ $51,000 Contingency     Sub‐Total $76,000 $       0 $      0 $       0 $       0 $76,000     Category: Technology   Fund: Capital Projects ‐ Facilities  Account Number: 150.75.560.50  Priority Score: 21   Initial Proposal Date: 2012  Project Coordinator: OVM ‐ Information Technology     Village of Buffalo Grove 212 2014 Adopted Budget         Automated Parking Meters          Summary:  The proposed project would replace antiquated fare boxes with electronic boxes that  would accept credit payments and provide a printed receipt to commuters.    Budget Impact:  This project is funded through an internal transfer from the General Fund’s operating  revenues.        5 Year Expenditure History Budgeted Amount FY 2009 FY 2010 FY 2011 FY 2012 Estimated TOTAL FY 2013   $     0    $      0 $       0 $     0 $        0  $     0  Actual Expenditures  $     0  $      0  $       0  $     0    $        0    $     0   5 Year Projected Expenditures Expense Category FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 TOTAL Land     Engineering     Construction     Equipment/Software $70,000 ‐‐‐ ‐ $70,000 Training     Sub‐Total $70,000 $       0 $       0 $       0 $       0 $70,000 Category: Technology   Fund: Parking Lot (Metra)  Account Number: 120.81.535.20  Priority Score:  12  Initial Proposal Date: 2014  Project Coordinator: Finance  Village of Buffalo Grove 213 2014 Adopted Budget         ERP Software – Community Development          Summary:  In FY 2011, The Village contracted with New World Systems to replace existing  financial software. Financial modules (finance, utility billing, account payable, payroll,  and cashiering) were implemented in FY 2012‐2013. The last component of the ERP  system will be the addition of a community development module. This module will  replace the current property management database and will integrate with the GIS  initiative.  Budget Impact:  This project is funded through an internal transfer from the General Fund’s operating  revenues.    5 Year Expenditure History Budgeted Amount FY 2009 FY 2010 FY 2011 FY 2012 Estimated TOTAL FY 2013   $     0    $      0 $       0 $     0 $        0  $     0  Actual Expenditures  $     0  $      0  $       0  $     0    $        0    $     0   5 Year Projected Expenditures Expense Category FY 2014 FY 2015 FY 2016 FY 2017 FY 2018 TOTAL Land     Engineering     Construction     Equipment/Software $150,000 ‐ ‐ ‐ ‐ $150,000 Training $75,000 ‐ ‐ ‐ ‐ $75,000 Sub‐Total $225,000 $       0 $       0 $       0 $       0 $225,000         Category: Technology   Fund: Capital Projects ‐ Facilities  Account Number: 150.75.560.50  Priority Score:  15  Initial Proposal Date: 2014  Project Coordinator: Finance/Building & Zoning     Village of Buffalo Grove 214 2014 Adopted Budget                              Summary Budget Im     Budgeted Expe Expense  Staffing/En Vector Layer Deve Eq Con S y:  Join dev hou nee bel pro flyo mpact:  Thi rev d Amount   $  Actual  enditures  $  Category  Land  gineering $ r Flyover/  elopment $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ ning the GIS  velopment to use staff are  eds without  ow are base ovides savings over is being b s project is fu enues.  FY 2009      0    $     0  $ FY 2014    $128,846  $115,111  $14,447    $258,404  GIS Co   Consortium g ools through  realized as th bringing in o ed on the R s in hardware budgeted to i unded throug 5 Year Ex FY 2010  $      0  $      0  5 Year Proj FY 2015 $132,711 $25,053  $12,482 $170,247 onsorti gave the Villa a cooperativ he Village on our own set  Remote Acce e and softwa increase accu gh an internal xpenditure His FY 2011  $       0   $       0  jected Expend FY 2016 $136,693 $29,943  $11,082 $177,717 Categor Fund: C Accoun Priority Initial P Project  um  age of Buffal ve, regional  nly pays parti of employee ess Service G re costs for t uracy of our b l transfer from story FY 2012  $     0   $     0   ditures FY 2017 $140,794 $30,558  $11,139 $182,490 ry: Technolo Capital Proje nt Number: 1 y Score: 19 Proposal Dat Coordinato o Grove acce consortium.  ial staff salar es.  The exp GIS Consorti the Village.   base map data m the Genera Estimat FY 201  $152,997    $152,997 FY 201   $145,0 $31,47 $11,01   $187,49 ogy   cts ‐ Facilitie 150.75.560.5   te: 2013  or: PW‐Engin ess to staffin  Savings ov ies sized to f enditures lai um Model w For 2014, a v a.  al Fund’s ope ted TO13  7   $152 7 $152 18 TO 17 $684 75 $232 11 $60 90 $976 es  50  neering  g and  er in‐ fit our  d out  which  vector  rating  OTAL  2,997 2,997  OTAL 4,061 2,140  0,161 6,362 Village of Buffalo Grove 215 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im Budgete Actual Exp Expense Training Co E Co   Publi y:  Due dai inte ent com stre req cos con mpact:  Thi rev ed Amount  penditures  e Category  Land  g & Startup  onstruction  Equipment   (Software)  ontingency  Sub‐Total  c Work e to the decre ly activities  egrated datab tered multipl mpany specia eamline proc quest, to a PW sts on the bac nsidered a pri s project is fu enues.  FY 2009  $     0  $     0  FY 2014    $12,000    $25,000    $37,000  s Softw   eased size of  need to be  bases is cumb e times in m alizing in the cesses for ev W employee  ck end.  Integ ority.  unded throug 5 Year Ex FY 2010  $      0 $      0  5 Year Proj FY 2015 ‐ $5,000  $5,000 ware/Da an already le realized.  T bersome and multiple locati e public wor veryone from closing out  gration with G gh an internal xpenditure His FY 2011  $       0 $       0  jected Expend FY 2016 ‐ $5,000  $5,000 Category:  Fund: Cap Account N Priority Sc Initial Pro Project Co atabase  ean Public Wo The current  d inefficient b ons.  A softw rks sector w m the Residen work orders GIS and the N l transfer from story FY 2012  $     0 $     0  ditures FY 2017 ‐ $5,000  $5,000 Technology pital Projects Number: 150 core: 20 posal Date:  oordinator: P Upgrad orks Departm Lotus Notes because the s ware/databas would allow t nt looking to , to a Superv New World fin m the Genera Estimat FY 201 $        0 $        0 FY 201   ‐    $5,000   $5,000 y  s ‐ Facilities  0.75.560.50    2013  PW‐Admin  des  ment, efficienc s system of  same data is  se upgrade fr the technolo o submit a se visor tracking nancial softw al Fund’s ope ted TO13  0 $   0 $   18 TO $12 0 $45 0 $57 cies in  non‐ being  rom a  ogy to  ervice  g unit  ware is  rating  OTAL     0    0  OTAL 2,000 5,000  7,000 Village of Buffalo Grove 216 2014 Adopted Budget         Water Main & Sanitary Sewer Systems  The Village of Buffalo Grove’s oldest water main was constructed in 1929 with the majority,  approximately 50%, of water main put into place between 1983 and 1996.  Currently, the water main  system has 181 linear miles of water main and has a replacement value of approximately $773 million.   Other water system features include:   2,475 Hydrants   1,900 Valves   4 Pump Houses with storage reservoirs and back‐up deep wells  Due to the relatively young age of the water system, between 1993 and 2007 the only capital expense  was $229,527 for the St. Mary’s Road water main replacement.  In the previous five year period since  2008, there has been $1,997,566 capital expenses related to water system replacements and  improvements.  The Village of Buffalo Grove’s sanitary sewer system is a combination of gravity lines, force mains, and  lift stations.  There are 134.20 miles of gravity sewer and 5.07 miles of force main.  Currently, there are  12 sanitary sewer lift stations in operation (6 in Cook County and 6 in Lake County).    All municipal waste is conveyed through village‐owned and maintained sanitary sewer mains.  The  wastewater is then routed to either Lake County Public Works or Midwest Water Reclamation District  (Cook County).    Expenditures in this category historically include repairs and reliability enhancements to the water and  wastewater systems.        Village of Buffalo Grove 217 2014 Adopted Budget           Summary Budget Im     Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   L y:  Thi the req pro pai mpact:  Thi d Amount  $ Actual  enditures $ Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ Lift Stat s program pr e Raupp, OTP quired work id otection syste nting.    s program is f FY 2009  $300,000  $669,606  FY 2014    $30,000  $500,000      $530,000  ion Rep   rovides for p P and Cambr dentified at o em renovatio funded by the 5 Year Ex FY 2010  $300,000 $133,455  5 Year Proj FY 2015 $30,000 $500,000 $530,000 Cat Fun Acc Prio Init Pro pair & R permanently  idge on the  other lift stati ons, mainten e Water & Se xpenditure His FY 2011  $300,000 $290,000  jected Expend FY 2016 $30,000 $270,000 $300,000 tegory: Wate nd: Water &  count Numb ority Score: tial Proposa oject Coordin Rehabilit installed stan Lake Lift Sta ons, such as  nance lift rep ewer Fund Re story FY 2012  $300,000 $48,898  ditures FY 2017 $30,000 $270,000 $300,000 er Main & Sa  Sewer  ber: 170.55.3 21   l Date: 2001 nator: Public tation  ndby emerge ations and w condition eva pairs, and co serves.  Estimat FY 201 $780,00 $780,00 FY 201   $30,00 $270,00     $300,00 anitary Sewe 36.560.70  1  c Works  ency generato ill complete  aluations, cat ontractual in ted TO13  00 $1,98 00 $1,92 18 TO 00 $150 00 $1,81 00 $1,96 er  ors at  other  thodic  terior  OTAL  80,000 21,959  OTAL 0,000 10,000 60,000 Village of Buffalo Grove 218 2014 Adopted Budget           Summary   Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S     Pump H y:  T C m In se sc a mpact:  T d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ House R This program  Comprehensiv mandated vul n 2013, vario ecurity impr cheduled to  nd improved  This program i FY 2009  $     0  $     0  FY 2014    $50,000  $500,000      $550,000  Repairs  incorporate ve Water Stud nerability stu us repairs inc rovements, a be underway electrical fee is funded by t 5 Year Ex FY 2010  $      0 $      0  5 Year Proj FY 2015 ‐ ‐ $       0 & Secu   s pump hou dy Update an dy.    cluding buildi and various  y.  Moving fo ed to station 7 the Water & S xpenditure His FY 2011  $600,000 $      0  jected Expend FY 2016 ‐ ‐ $       0 Category Fund: Wa Account N Priority S Initial Pro Project C urity Imp use repair pr nd improvem ing and roof  other pum rward, fencin 7 are being p Sewer Fund R story FY 2012  $600,000 $      0  ditures FY 2017 ‐ ‐ $       0 y: Water Mai ater & Sewe Number: 17 Score: 19 oposal Date oordinator:  provem rojects ident ments identifie structural rep mp house im ng installation programmed a Reserves.  Estimat FY 201 $610,3 $500,00 FY 201   ‐  ‐      $       0 in & Sanitary r   70.55.35.560   : 2010   PW‐Enginee ments  tified in the  ed in the fed pairs, access  mprovements ns for site se at this time.   ted TO13  18 $1,81 00 $500 18 TO $50 $500 0 $550 y Sewer  0.60  ering  2008  derally  hatch  s are  curity    OTAL  10,318 0,000  OTAL 0,000 0,000 0,000 Village of Buffalo Grove 219 2014 Adopted Budget             Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S     y:  Imp Pla mpact:  Thi d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction  quipment  ntingency  Sub‐Total  SC plement reco n.  The numb s program is f FY 2009  $     0  $     0  FY 2014        $78,000  $7,800  $85,800  CADA Im   ommended im bers also inclu funded by the 5 Year Ex FY 2010  $      0 $      0  5 Year Proj FY 2015 $94,000 $9,400 $103,400 mprove mprovements ude rain gauge e Water & Se xpenditure His FY 2011  $       0 $       0  jected Expend FY 2016 $60,000 $6,000 $66,000 Category:  Fund: Wat Account N Priority Sc Initial Pro Project Co ements s as detailed e upgrades in ewer Fund Re story FY 2012  $     0 $     0  ditures FY 2017 ‐ ‐ $       0 Technology ter & Sewer Number: 170 core: 16 posal Date:  oordinator:   in the SCAD n 2013.     serves.  Estimat FY 201 $77,00 $77,00 FY 201       ‐  ‐  $       0 y  0.55.35.560.   2012  Public Work DA System M ted TO13  00 $77 00 $77 18 TO $232 $23 0 $255 60  ks   Master  OTAL  7,000 7,000  OTAL 2,000 3,200 5,200 Village of Buffalo Grove 220 2014 Adopted Budget         Storm Sewer System  The Village of Buffalo Grove maintains a piped network of 180 miles of storm sewer and one storm  water lift station at Jackson Drive.  While most periodic maintenance and cleaning efforts are included in  the Public Works Drainage Section operating budget, system repairs are being included in the CIP due to  the size and scope of necessary repairs.    Repair locations are identified through the annual Storm Sewer Televising program.  The program allows  a televised inspection of 5 percent of the Village’s storm sewers each year.  Tapes are then reviewed by  Engineering staff and repair recommendations are grouped by point repair, sewer lining, or pipe  replacement.    In the past, most Storm Sewer repairs have been handled by in‐house Public Works staff or in  conjunction with scheduled street maintenance.  But, as infrastructure ages, the list of identified repairs  has increased.  A contractual repair contract will be necessary in 2013 and repairs will be addressed in  order of priority.    It is anticipated that the storm sewer system repair program will be an ongoing need.  The storm repairs  are being scheduled every other year, opposite of the sanitary sewer repair program.    Village of Buffalo Grove 221 2014 Adopted Budget         V     Summary Budget Im   Budgeted Expe Expense  En Con Eq Con S   Villagew y:  Thi prio Tele nex mpact:  Thi d Amount  Actual  enditures  Category  Land  gineering  nstruction $ quipment  ntingency  Sub‐Total $ ide San s program p ority location evising Inspe xt two years,  s program is f FY 2009  $   0  $   0  FY 2014      $540,000      $540,000  nitary Se   rovides for s ns.  The locat ction Program BG Road ($37 funded by the 5 Year Ex FY 2010  $   0 $   0  5 Year Proj FY 2015 $530,000 $530,000 ewer Re sanitary sewe tions are ide m.  Two maj 70,000 in 201 e Water & Se xpenditure His FY 2011  $   0 $   0  jected Expend FY 2016 $700,000 $700,000 Category:  Fund: Wat Account N Priority Sc Initial Pro Project Co eplacem er lining, poi entified throu or intercepto 14) and Old A ewer Fund Re story FY 2012  $650,000 $414,180 ditures FY 2017 ‐ $       0 Water Main ter & Sewer Number: 170 core: 14 posal Date:  oordinator: P ment Pro nt repairs, o ugh the Annu ors are in ne H Road ($530 serves.  Estimat FY 201 $   0  $   0  FY 201     $700,00     $700,00 n & Sanitary  0.55.36.560.   2012  PW‐Enginee ogram r replacemen ual Sanitary S ed of lining i 0,000 in 2015 ted TO13  $650 $414 18 TO 00 $2,47 00 $2,47 Sewer  70  ering  nts at  Sewer  in the  5).  OTAL  0,000 4,480  OTAL 70,000 70,000 Village of Buffalo Grove 222 2014 Adopted Budget         Criteria List and Scoring Matrix  Criteria Number 0 1 2  Consistency with  Village Goals and  Plans  1  Project is inconsistent with Village's  Comprehensive Plan or does  nothing to advance Strategic Goals  Project is consistent with Village's  Comprehensive Plan but does little  to advance Strategic Goals  Project is directly consistent with  the Village's Comprehensive Plan  and advances the Strategic Goals  Public Health and  Safety 2  Project would have no impact on  existing public health and/or safety  concerns  Project would increase public  health and/or safety but is not an  urgent, continual need or hazard  Project addresses an immediate,  continual safety hazard or public  health and/or safety need  Mandates or  Other  Legal Requirements 3  Project is not mandated or  otherwise required by intergovern‐ mental agreement, judgment, or  court order  Project would address anticipated  mandates, other legal  requirements, or  intergovernmental agreements  Project required by federal, state,  or local mandates, grants, court  orders and judgments; required as  a part of an intergovernmental  agreement  Maintains or  Improves Standard  of Service  4  Project not related to maintaining  an existing standard of service  Project would maintain existing  standard of service  Project would address deficiencies  or problems with existing services  or will establish a new service  Extent of Benefit 5  Project would benefit only a small  percentage of citizens or particular  neighborhood or area  Project would benefit a large  percentage of citizens or many  neighborhoods or regions  Project would benefit the entire  community  Relation to Other  Projects 6  Project is not related to other  projects in the Capital  Improvement Plan   Project linked to other projects in  the Capital Improvement Plan  already underway but not essential  to their completion  Project is essential to the success of  other projects identified in the  current Capital Improvement Plan  Public Perception of  Need 7  Project has no public support or  established voter appeal; is not  identified by the community as a  need  Project has been identified by the  residents as a need in the  community but lacks strong  support  Project has strong technical and  strong political support, project was  suggested or demanded by the  community  Efficiency of Service 8  Project would have no impact on  the efficiency of service  Project would result in savings by  eliminating obsolete or inefficient  services or facilities  Project would result in significant  savings by increasing the efficiency  of the performance of a service or  reducing the on‐going cost or  service of a facility  Supports  Economic  Development 9  Project would discourage or directly  prevent capital investment,  decrease the tax base, decrease  valuation, or decrease job  opportunities  Project would have no impact on  capital investment, tax base,  valuation, or employment  Project would directly result in  capital investment, increased tax  base, increased valuation, or  improved job opportunities  Environmental  Quality 10  Project would have a negative  effect on the environmental quality  of the Village  Project would not effect the  environmental quality of the Village  Project would improve the  environmental quality of the Village  Feasibility of Project 11  Project is unable to proceed due to  obstacles (land acquisition,  easements, environmental)  Minor obstacles exist, project is not  entirely ready to proceed  Project is entirely ready to proceed,  no obstacles exist  Opportunity Cost 12  If deferred, the increase in project  costs would be less than the rate of  inflation  If deferred, the increase in project  costs would be equal to inflation  If deferred, the increase in project  costs would be greater than the  rate of inflation  Operational Budget  Impact 13  Project would significantly increase  debt service, installment payments,  personnel or other operating costs  or decrease revenues  Project would neither increase or  decrease debt service, installment  payments, personnel, or other  operating costs or revenues  Projects would decrease debt  service, installment payments,  personnel or other operating costs  or increase revenues    Village of Buffalo Grove 223 2014 Adopted Budget         Reserve for Capital Replacement – Vehicles  The Village maintains unique sets of capital equipment for six divisions; Police, Fire, Public Works,  Engineering, Building and Zoning/Code Enforcement, and Golf Operations.  When a vehicle or piece of  equipment is acquired, a projected life span is assigned and amortization costs are calculated based on  past performance of vehicles or equipment of similar class that are in current inventory.  Additionally,  vehicles and equipment are assessed on an annual basis to determine whether the projected  replacement date is reasonable and units which evaluate favorably for condition, operational need, cost  of operation/maintenance, equipment suitability and parts availability can be deferred beyond the  original replacement date projections.  The Village maintains a capital replacement fund with the intent to fund the amortization on each  vehicle.  Ideally, when vehicles are scheduled for replacement the replacement cost will be fully funded  with available money.    The 2014 budget includes $593,507 to fund the reserve account in order to minimize a direct impact on  the operating budget as equipment comes up for replacement in the near future.  Currently, $6.9 million  is in the reserve account and the table below shows the projected replacement costs through 2020.  It is  important that the reserve be funded in order to minimize impact to future budgets.    Finally, the Village Board's approval of the funding reserve does not authorize spending for equipment  replacement.  Each replacement vehicle or equipment purchase must go through the procurement  process including Board authorization to bid and Board award of bid.  This ensures that the procurement  remains consistent with the budget and that identified funding is available at the time of purchase.  Planned Capital Reserve Contribution by Department ‐Vehicles  Department 2014  2015  2016  2017  2018  2019  2020  Subtotal  Fire Services $45,118 $257,832 $147,521 $144,794 $1,016,522 $91,613 $96,672 $1,800,072  Police Services $178,278 $402,691 $73,770 $23,963 $0 $0 $0 $678,701  Building & Zoning $0 $20,835 $21,727 $0 $61,915 $19,440 $0 $123,918  Engineering $31,692 $28,706 $0 $0 $0 $29,585 $0 $89,984  Building Maintenance $0 $130,246 $0 $16,786 $0 $70,956 $49,119 $267,107  Street Maintenance $14,592 $497,156 $119,838 $201,314 $0 $419,571 $202,300 $1,454,772  Forestry & Grounds $126,572 $513,353 $164,167 $0 $187,927 $133,639 $3,565 $1,129,223  E.M.A. $0 $150,000 $0 $0 $0 $0 $0 $150,000  Water  $345,189 $10,000 $0 $87,360 $138,731 $189,925 $136,625 $907,829  Sanitary Sewer $113,074 $112,574 $15,768 $1,693 $56,648 $113,286 $0 $654,287  Storm Sewer $65,005 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $65,005  Central Garage  $0 $134,007 $0 $0 $72,121 $0 $0 $206,128  Buffalo Grove Golf  Club $241,406 $26,519 $4,232 $0 $59,246 $0 $54,726 $386,129  Arboretum Golf  Course $39,476 $121,634 $21,887 $79,009 $165,860 $19,793 $0 $447,657  Totals $1,200,401 $2,405,554 $568,910 $554,918 $1,758,970 $1,087,808 $543,006 $8,360,812    Village of Buffalo Grove 224 2014 Adopted Budget         The follow yearly fun     The graph have an e budget w improvem replacem       $1,0 $2,0 $3,0 $4,0 $5,0 $6,0 $7,0 $8,0 0.0 5.0 10.0 15.0 20.0 25.0 30.0 35.0 40.0 45.0 50.0 wing graph pr nding level of  h below char estimated rep was proposed ments in the ent deferrals, $0 000,000 000,000 000,000 000,000 000,000 000,000 000,000 000,000 2 P 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 2014 rojects the ba $600,000.  rts total repla placement va d  last year (  ratio are;  , and (3) eigh 2013 20 Projecte 2015 Pr alance of the  acement cost alue of $16 m (2013 est.) v (1) the annu t vehicles we 014 2015 ed Reser 2016 rojected 2014 Reserve for C t against the million. The tw vs the propo ual reserve t ere removed f 5 2016 rve Balan 2017 d Fundin  est 20 Capital Replac e capital rese wo lines show osed 2014 Bu transfer is $ from the pub 2018 nce ‐Ve 2018 g Ratio 13 est. cement for Ve erve fund bal w where the  udget (2014  $100,000 hig lic safety flee 2019 hicles 2019 ehicles assum ance.  All ve Village was a est.). Reason gher per yea ets.    2020 2020 ming a    ehicles  as the  ns for  ar, (2)    Village of Buffalo Grove 225 2014 Adopted Budget         Motor Fuel Tax Fund ‐ 130    Motor Fuel Tax improvements and projects are needed to provide for safety and capacity improvements for Village  roadways.  They also provide for the ongoing maintenance and improvement of local Village‐owned streets, where  designed and required.  In FY 2014, emphasis will be directed towards engineering and construction recommended  for work in 2015. Detailed plans and specifications will be prepared for the identified streets including surface  treatments, base repairs and any necessary drainage and curb improvement.  Construction will be performed by a  contractor selected through a competitive bidding process with construction engineering to be performed by a  consulting engineer.  The Village Engineer will perform administration of the engineering service and construction  contract.                                          Village of Buffalo Grove 226 2014 Adopted Budget         Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 130 ‐ Motor Fuel Tax Fund  Revenues  15 ‐ Other Taxes  410.60 Motor Fuel Tax 1,060,719 1,011,948 1,000,000 1,000,000 1,000,000  15 - Other Taxes 1,060,719 1,011,948 1,000,000 1,000,000 1,000,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  45 ‐ Interest Income  450.10 Investment Pool 228 622 ‐ ‐ ‐  45 - Interest Income 228 622 -- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.65 Grants 187,582 187,582 ‐ ‐ ‐  465.90 Miscellaneous Income ‐ 22,007 187,582 187,582 187,582  470 Bond Proceeds ‐ 6,091,669 ‐ ‐ ‐  50 - Miscellaneous Revenue 187,582 6,301,258 187,582 187,582 187,582 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 615,284 438,981 ‐ ‐ 629,670  55 - Operating Transfers 615,284 438,981 -- 629,670 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Revenues Total 1,863,813 7,752,810 1,187,582 1,187,582 1,817,252 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 53.02%  Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 75 ‐ Capital Improvement  55 ‐ Capital Outlay  560.20 Streets & Highways 1,259,292 2,646,373 4,750,000 5,950,000 2,250,000  55 - Capital Outlay 1,259,292 2,646,373 4,750,000 5,950,000 2,250,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐52.63%  65 ‐ Other Financing Uses  570.30 Debt Service Fund ‐ 600,000 ‐ ‐ ‐  65 - Other Financing Uses -600,000 -- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Expenditures Total 1,259,292 3,246,373 4,750,000 5,950,000 2,250,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐52.63%  Village of Buffalo Grove 227 2014 Adopted Budget         Capital Projects ‐ Facilities Fund – 150    This Fund provides for the accounting of design, acquisition and construction elements of various Village capital  facilities and equipment. The identified projects have been previously planned for as part of the FY 2014 portion of  the Village’s comprehensive Capital Improvement Plan for the FY 2014 through FY 2018. Funding will come from  several sources, most notably the transfer of prior accumulations of unreserved General Fund Balance and Water  and Sewer Fund equity as authorized under current Village use policies.                                                Village of Buffalo Grove 228 2014 Adopted Budget         Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 150 ‐ Facilities Fund  Revenues  45 ‐ Interest Income  450.05 Savings  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  450.10 Investment Pool 63 31 ‐ ‐ ‐  45 - Interest Income 63 31 -- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.90 Miscellaneous Income 17,559 (38,353) 1,000,000 800,000 1,000,000  50 - Miscellaneous Revenue 17,559 (38,353)1,000,000 800,000 1,000,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 371,070 677,152 586,097 417,000 1,163,404  55 - Operating Transfers 371,070 677,152 586,097 417,000 1,163,404 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 98.50%  Revenues Total 388,692 638,829 1,586,097 1,217,000 2,163,404 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 36.40%  Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 75 ‐ Capital Improvement  55 ‐ Capital Outlay  560.10 Land Improvements 93,096 16,638 134,100 127,000 348,000  560.20 Streets & Highways (7,716) ‐ ‐ ‐ ‐  560.30 Buildings & Structures (6,077) 169,921 200,000 40,000 295,000  560.40  Improvements Other Than  Building 50,000 366,408 1,000,000 800,000 1,000,000  560.50 Technology 247,250 243,981 251,997 250,000 520,404  55 - Capital Outlay 376,553 796,948 1,586,097 1,217,000 2,163,404 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 36.40%  Expenditures Total 376,553 796,948 1,586,097 1,217,000 2,163,404 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 36.40%          Village of Buffalo Grove 229 2014 Adopted Budget         Capital Projects – Streets Fund – 160    The elements of this program have been identified and recommended as part of the Village’s comprehensive  Capital Improvement Plan for the period FY 2014 through FY 2018.  Proceeds for the street maintenance fund are  funded through transfers from the General Fund.                                               Village of Buffalo Grove 230 2014 Adopted Budget         Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 160 ‐ Streets Fund  Revenues  45 ‐ Interest Income  450.10 Investment Pool 196 ‐ 100 ‐  ‐  45 - Interest Income 196 -100 - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.90 Miscellaneous Income 158,285 (10,000) ‐ ‐  ‐  50 - Miscellaneous Revenue 158,285 (10,000)-- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In ‐ 600,000 ‐ 100,000 113,000  55 - Operating Transfers -600,000 -100,000 113,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Revenues Total 158,481 590,000 100 100,000 113,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 112900.00%  Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 75 ‐ Capital Improvement  55 ‐ Capital Outlay  560.20 Streets & Highways 1,134,372 763,141 100,452 100,000 113,000  55 - Capital Outlay 1,134,372 763,141 100,452 100,000 113,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 12.49%  Expenditures Total 1,134,372 763,141 100,452 100,000 113,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 12.49%    Village of Buffalo Grove 231 2014 Adopted Budget Se   Enter Golf Cou Water an Refuse F             ectio rprise F rse Fund  nd Sewer Op und  on  und Su perating  7  mmaryy and Deetail    Go The Vill Club is o   The Buffa Funds pro administra Buffalo Gro an annual  physical n provide fo both golf  Funds are  Hole golf c in a mann enhance t activities p the form o    To accom   1. G 2. D 3. Cl 4.  Fa                                401 H lf  age of Buf on Half Da lo Grove Golf ovide the en ative services  ove Golf Club  basis. The maj nature in tha r the efficient courses. The to maintain th courses, a driv er that is acce the enjoymen provide suppo of a retail activi plish the abov olf course mai epartmental a lub house ope acilities plannin alf Day Ro ffalo Grove y Road and f Club and Ar ntire scope  necessary to and Arboretum jority of the se at the progra  and effective e overall obje he physical qua ing range and  eptable to the  nt of the gam rt services to  ity.  ve tasks, the Bu ntenance and  dministration  rations  ng  ad, Buffalo e operates d the Buffa rboretum Golf of staff and o operate the m Golf Club on ervices are of a ams identified  operations of ectives of the ality of two 18‐ practice areas patron and to me. Pro Shop the patron in uffalo Grove G operations  o Grove, IL s two mun alo Grove G f  d  e  n  a  d  f  e  ‐ s  o  p  n      Golf departmen L  60089 | w icipal golf  Golf Club i nt maintains t www.vbg.o courses. T s on Raupp he following p org | (847) The Arbore p Boulevar programs:  ) 459‐5520 etum  rd    0 Village of Buffalo Grove 235 2014 Adopted Budget       Departm                         P ment Structu Buffalo C Pro Shop re   o Grove Golf  Course Maint Village M Deputy  Mana Golf Ope tenance Manager Village  ager erations Pro Sh Arboretum Course hop m Golf  e Maintenan   ce Village of Buffalo Grove 236 2014 Adopted Budget   2013 Acc                 2014 Goa In addition goals relat                   complishme ‐ Staff categorize as public safety,  such as special ev  ‐ Staff analyzed  ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   ‐  No accomplish   als  n to the norma ed to the impl ‐ Develop a custo ‐ Current work o complete, satisfa ‐ Catalog existing input, appropriat ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ No goals have b ‐ No goals have b nts  ed all Village servic provision of utilit vents and public r all Tier 3 services a ments were ident ments were ident ments were  ident ments were  ident l operating goa ementation of omer satisfaction s rder, staffing utiliz action rating, cost  g assets in a datab te charges for use  been identified for been identified for been identified for been identified for   ces into “core” and ies, and maintena relations) which w and provided the  ified for this depa ified for this depa tified for this depa tified for this depa als managed w f the strategic p survey that analyz zation, equipment to complete, etc.) ase format and re of assets is establ r this department  r this department  r this department  r this department  d “non‐core” cate ance of infrastruct as approved by th Village Board the  rtment within the rtment within the artment within the artment within the within each dep plan.  zes all Village servi t utilization, and se )  eview for possible  lished and append within the Strateg within the Strateg within the Strateg within the Strateg gories (Tier 1 thro ture and Tier 3 be he Village Board.  true cost of these e Strategic Priority e Strategic Priority e Strategic Priority e Strategic Priority partment; this  ices.  Complete su ervice level expect use by other depa ded to the databas gic Priority.  gic Priority.  gic Priority.  gic Priority.  ough Tier 3 – Tier 1 eing value‐add ser e services for use in .  .  y.  y.  fiscal year, all  urvey and review w tation targets are  artments. Based u se.  1 being core servic vices the Village p n budgetary decisi departments h with the Village Bo defined (time to  pon department d ces such  provides  ions.  have  oard. director  Village of Buffalo Grove 237 2014 Adopted Budget 2014 Staffing Summary       Golf Operations FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT Assistant Director of Golf Operations 1 0 1 0 1 0 Assistant Golf Professional 1 2 1 2 1 2 Director of Golf Operations 1 0 1 0 0 0 Golf Course Attendant ‐ Seasonal 0 15 0 15 0 15 Golf Course Cashier ‐ Seasonal 0 9 0 9 0 9 Golf Course Maintenance Worker 0 1 0 1 0 0 Golf Course Maintenance Worker – Seasonal 0 14 0 14 0 14 Golf Course Maintenance Worker II 1 0 1 0 1 0 Golf Course Maintenance Worker III 1 0 1 0 1 0 Golf Course Starter/Ranger – Seasonal 0 11 0 11 0 11 Golf Course Superintendent 1 0 1 0 1 0 Head Golf Professional 1 0 1 0 1 0 Horticulturist 1 0 1 0 1 0 Total 8 52 8 52 7 51 Full & Part‐Time Total  60 60 58          Village of Buffalo Grove 238 2014 Adopted Budget Budget Summary  Buffalo Grove Golf Fund    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services                    539,646                498,042                  515,225  Personal Benefits                    169,437                 137,671                   197,413  Operating Expenses                    160,025                160,905                  146,850  Contractual Services                      10,800                   10,800                      25,361  Repairs and Maintenance                    134,000                123,772                  117,000  Capital Equipment                      10,340                   26,000                      69,000  Commodities                    131,782                130,095                  130,000  All Other Expenses                         1,170                             ‐                            500  Other Uses                                ‐                              ‐                               ‐    Total                  1,157,199              1,087,285                1,201,349    Budget Variance  Buffalo Grove Golf Fund    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.10 Personal Services Salaries ‐ Part  Time  ‐18.11%‐$28,610 Position elimination  505.15 Personal Benefits ‐ Dues and  Memberships  ‐21.57%‐$690 One less membership  510.02 Operating Expenses ‐ Telephone 35.00%$1,400 Additional phone line  510.40 Operating Expenses ‐ Supplies ‐20.00%‐$1,000 Centralized purchasing savings 510.79 Operating Expenses ‐ Advertising ‐40.00%‐$4,000 Reduced program scope 510.83 Operating Expenses ‐ Credit Card 44.34% $7,980 More customers using credit  cards  515.05 Insurance IRMA Premium ‐97.34%‐$9,734 Expense reallocated based on  experience  515.10 Insurance ‐ Unemployment  Reserve  302.50%$24,200 Expense reallocated based on  experience  535.35 Maintenance & Repairs ‐ Golf  Course  ‐17.50%‐$7,000 Reduced scope of work 550.50 Reseve for Capital ‐ Buildings NEW $10,000 New reserve line item  560.80 Capital Projects Golf Course ‐28.58 ‐$10,000 Less work scheduled to be  performed  570.60 Operating Transfers ‐ Arboretum ‐100%‐$24,060 No inter‐enterprise transfer  programmed          Village of Buffalo Grove 239 2014 Adopted Budget                                   250 450 650 850 1050 1250 0000 0000 0000 0000 0000 0000 FFY 2012 Actual Buff FY 2 falo Gro 2013 Est. Actua ove Golf  als F Club Y 2014 Budget   t Village of Buffalo Grove 240 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 180 ‐ Buffalo Grove Golf Fund  Revenues  40 ‐ Charges for Services  445.10 Greens Fees 650,833 688,063 725,000 650,000 685,000  445.15 Power Cart Rental 121,245 147,643 175,000 165,500 167,500  445.20 Pull Cart Rental 4,660 4,276 5,000 3,470 4,000  445.25 Driving Range Fees 51,393 51,409 65,000 57,170 60,000  445.30 Memberships & Passes 81,762 70,821 80,000 63,836 64,000  445.35 Merchandise Sales 65,637 70,716 70,000 54,000 68,000  445.40 Sales Tax 5,899 6,467 7,000 4,885 6,000  445.50 GPS Income 13,935 19,060 ‐ ‐ ‐  445.55 Club Rental Fees 795 1,269 1,500 1,000 1,300  445.56 Locker Room Rental 225 80 200 131 100  445.57 Club Storage 395 425 500 175 200  445.60 Rental Income Facility 64,739 34,575 40,000 38,091 40,000  445.65 Rental Income Cell Tower ‐ 2,080 27,000 28,467 28,000  445.70 Utility Reimbursement 11,341 25,732 15,000 14,468 15,000  445.90 Other Revenue 5,653 (106) ‐ ‐ ‐  40 - Charges for Services 1,078,512 1,122,509 1,211,200 1,081,193 1,139,100 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.95%  45 ‐ Interest Income  450.05 Savings (471) (1,486) ‐ ‐ ‐  450.10 Investment Pool ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  45 - Interest Income (471)(1,486)-- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.90 Miscellaneous Income ‐ 1,084 ‐ ‐ ‐  50 - Miscellaneous Revenue -1,084 -- - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 184,000 52,500 ‐ 6,092 63,000  55 - Operating Transfers 184,000 52,500 -6,092 63,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Revenues Total 1,262,041 1,174,607 1,211,200 1,087,285 1,202,100 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.75%                Village of Buffalo Grove 241 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget    Department: 84 – Golf  Expenditures  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 301,553 243,262 284,108 255,075 259,475  500.10 Part Time 135,474 150,848 158,000 128,311 129,390  500.15 Seasonal 116,142 122,818 86,000 96,000 110,860  500.35 Overtime 22,434 18,918 27,000 16,756 13,500  500.40 Longevity 3,800 3,800 2,000 1,900 2,000  10 - Salaries 579,403 539,646 557,108 498,042 515,225 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐7.52%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 67,122 67,941 64,500 40,903 64,750  505.10 Professional Training ‐ 644 1,000 200 500  505.15 Dues & Memberships 2,059 2,263 3,200 2,142 2,510  505.25 Uniform Maintenance 3,887 1,139 3,000 1,442 3,000  505.35 Safety Equipment 24 558 1,000 250 1,000  505.45 ICMA Deferred Compensation 2,036 10,165 ‐ ‐ ‐  505.80  Employer's Contribution ‐  IMRF 108,241 86,727 105,800 92,734 125,653  15 - Taxes and Benefits 183,369 169,437 178,500 137,671 197,413 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.60%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 5,061 5,206 4,000 6,000 5,400  510.03 Postage 102 ‐ 100 ‐ ‐  510.04 Travel ‐ 295 500 250 250  510.10 Maintenance Contracts 50 ‐ ‐ ‐ ‐  510.16 Printing ‐ 242 500 300 500  510.20 Computer Services 7,565 8,300 8,000 7,350 7,500  510.28 Audit Fees ‐ ‐ 1,500 ‐ 1,500  510.40 Supplies ‐ Office 6,659 4,783 5,000 3,307 4,000  510.49 Supplies ‐ Golf Course 7,619 11,843 7,000 7,000 7,000  510.50 Supplies ‐ All Other 42 ‐ ‐ ‐ ‐  510.55 Operating Equip ‐ Department ‐ 1,024 ‐ ‐ ‐  510.70 Merchandise Purchases 53,245 48,725 45,000 57,733 45,000  510.73 Golf Cart Rental 38,898 34,156 35,000 35,000 35,000  510.76 Driving Range 3,168 3,300 3,000 3,100 3,500  510.79 Advertising & Promotions 8,983 10,085 10,000 10,000 6,000  510.82 GPS Expense 40,406 ‐ ‐ ‐ ‐  510.83 Credit Card Fees 23,365 25,980 18,000 25,980 25,980  510.85 State Sales Tax 5,877 6,086 6,500 4,885 5,220  25 - Operating Expenses 201,040 160,025 144,100 160,905 146,850 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1.91%  30 ‐ Contractual Services  Village of Buffalo Grove 242 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  515.05 IRMA Premium ‐ 10,000 10,000 10,000 266  515.10 Unemployment Insurance 1,600 800 800 800 25,000  515.15  IRMA Deductible ‐ Workers  Comp  ‐ ‐ ‐ ‐ 57  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C  ‐ ‐ ‐ ‐ 38  30 - Contractual Services 1,600 10,800 10,800 10,800 25,361 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 134.82%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.20 Buildings & Facilities 7,842 11,134 10,000 18,000 10,000  535.35 Golf Course 36,109 39,801 47,000 40,000 40,000  535.40 Irrigation System 8,177 11,491 10,000 10,000 10,000  545.05 Gasoline 27,420 32,462 30,000 30,000 25,000  545.10 Diesel Fuel 1,252 1,207 ‐ 544 1,000  545.15 Automotive Parts 245 1,093 ‐ 154 1,000  545.20 Garage Labor 1,130 4,269 ‐ 1,074 ‐  550.05 Department Equipment 37,315 32,543 30,000 24,000 30,000  40 - Repairs and Maintenance 119,490 134,000 127,000 123,772 117,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐7.87%  45 ‐ Commodities  530.05 Electricity ‐ Facilities 61,765 59,459 55,000 55,000 55,000  530.20 Gas ‐ Facilities 9,716 6,086 9,000 9,000 9,000  530.45 Chemicals and Fertilizers 54,802 64,935 65,000 65,000 65,000  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 750 1,301 1,000 1,095 1,000  45 - Commodities 127,033 131,782 130,000 130,095 130,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 256 1,170 500 ‐ 500  50 - Other Expenses 256 1,170 500 - 500 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ ‐ 1,000 ‐ 1,000  555.30  Reserve for Capital  Replacement  ‐ ‐ ‐ ‐ 30,000  555.40 Reserve for Technology ‐ ‐ 1,000 ‐ 1,000  555.50 Reserve for Buildings  ‐ ‐ ‐ ‐ 10,000  560.30 Buildings & Structures ‐ ‐ 2,000 ‐ 2,000  560.80 Golf Course 47,921 10,340 35,000 26,000 25,000  55 - Capital Outlay 47,921 10,340 39,000 26,000 69,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 76.92%  65 ‐ Other Financing Uses  570.10 Corporate Fund ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  570.60 Arboretum Golf Course Fund ‐ ‐ 24,060 ‐ ‐  Village of Buffalo Grove 243 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  65 - Other Financing Uses --24,060 - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  Department Total: 84 - Golf 1,260,112 1,157,199 1,211,068 1,087,285 1,201,349 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.80%  Expenditures Total 1,260,112 1,157,199 1,211,068 1,087,285 1,201,349                                                                     Village of Buffalo Grove 244 2014 Adopted Budget Budget Summary  Arboretum Golf Fund    FY 2012 Actual FY 2013 Est. Actuals FY 2014 Budget  Personal Services                     612,273                 546,800                  496,534  Personal Benefits                      177,663                  164,840                   170,581  Operating Expenses                     208,644                 180,814                  159,950  Contractual Services                       10,800                    10,800                      25,360  Repairs and Maintenance                       85,809                   90,000                     84,000  Capital Equipment                        49,192                    47,381                      55,675  Commodities                     166,882                 159,500                  162,500  All Other Expenses                           1,263                              ‐                            500  Total                   1,312,526               1,200,135                1,155,100        Budget Variance  Arboretum Golf Fund    Line Item  Number Account Description  Percent  Change  Dollar  Amount  Change Description of Change  500.05 Personal Services Salaries ‐ Full Time ‐29.15%‐$102,423 Position elimination  505.05 Personal Benefits Group & Medical  Life  38.73% $20,659 Budgeting on per capita basis 505.15 Personal Benefits ‐ Dues and  Memberships  ‐20.00%$500 One less membership  510.02 Operating Expenses ‐ Telephone 25.00% $1,000 Additional phone line  510.70 Operating Expenses‐ Merchandise  Purchases  ‐11.12%‐$5,000 Reducing sales inventory 510.79 Operating Expenses ‐ Advertising ‐25.00%‐$5,000 Reduced program scope 510.83 Operating Expenses ‐ Credit Card 44.34%$7,980 More customers using credit  cards  515.05 Insurance IRMA Premium ‐97.34%‐$9,734 Expense reallocated based on  experience  515.10 Insurance ‐ Unemployment Reserve 302.50 % $24,200 Expense reallocated based on  experience  530.50 Commodities Small Equipment ‐40.00%‐$1,000 Less equipment needed to be  replaced  535.40 Maintenance & Repairs ‐ Irrigation  System  ‐37.50%‐$6,000 Less system repairs anticipated 550.50 Reseve for Capital ‐ Buildings NEW $4,475 New reserve line item  560.80 Capital Projects Golf Course ‐20.00%‐$5,000 Less work scheduled to be  performed      Village of Buffalo Grove 245 2014 Adopted Budget                                                     0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 1400000 FY 20122 Actual Arb FY 2013 Est. boretum  . Actuals Golf  FY 2014 Bu   dget Village of Buffalo Grove 246 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 190 ‐ Arboretum Golf Fund  Revenues  40 ‐ Charges for Services  445.10 Greens Fees 699,802 760,931 780,000 760,000 760,000  445.15 Power Cart Rental 159,189 193,566 200,000 185,000 180,000  445.20 Pull Cart Rental 768 795 750 850 800  445.30 Memberships & Passes 97,836 11,398 35,000 37,800 40,500  445.35 Merchandise Sales 47,275 44,097 60,000 50,000 50,000  445.36 Coupon Sales 8,573 42,785 35,000 35,825 37,500  445.40 Sales Tax 3,181 3,569 4,800 4,000 4,000  445.50 GPS Income 27,179 244 ‐ ‐ ‐  445.55 Club Rental Fees 3,040 2,976 2,500 2,500 2,500  445.56 Locker Room Rental ‐ 75 200 200 100  445.60 Rental Income Facility 41,340 35,359 55,000 64,000 55,000  445.70 Utility Reimbursement 8,612 639 25,000 25,000 25,000  445.90 Other Revenue 111 1,682 ‐ 2,511 3,000  40 ‐ Charges for Services 1,096,906 1,098,115 1,198,250 1,167,686 1,158,400  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐3.33%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 168,000 217,000 24,060 32,449 ‐  55 ‐ Operating Transfers 168,000 217,000 24,060 32,449 ‐  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  Revenues Total 1,264,906 1,315,115 1,222,310 1,200,135 1,158,400  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.23%                                            Village of Buffalo Grove 247 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Department: 84 ‐ Golf  Expenditures  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 362,532 368,063 351,380 335,000 248,957  500.10 Part Time 106,420 120,690 112,000 105,000 154,000  500.15 Seasonal 76,624 87,538 85,500 84,000 75,777  500.35 Overtime 30,879 30,181 30,000 19,000 15,000  500.40 Longevity 4,200 5,800 3,800 3,800 2,800  10 ‐ Salaries 580,655 612,273 582,680 546,800 496,534  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐14.78%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05 Group & Medical Life 49,035 56,502 53,341 53,341 74,000  505.10 Professional Training 379 29 500 2,685 2,500  505.15 Dues & Memberships 2,986 2,455 2,500 1,691 2,000  505.25 Uniform Maintenance ‐ 404 3,000 1,400 3,000  505.26 Uniform Rental 5,719 2,515 ‐ ‐ ‐  505.35 Safety Equipment 240 555 500 534 500  505.45 ICMA Deferred Compensation 2,036 10,165 ‐ ‐ ‐  505.75 Employer's Contribution ‐ FICA ‐ ‐ ‐ 33,902 30,786  505.80  Employer's Contribution ‐  IMRF 113,327 105,040 110,889 71,287 57,795  15 ‐ Taxes and Benefits 173,722 177,663 170,730 164,840 170,581  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐0.09%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 5,623 5,624 4,000 6,902 5,000  510.03 Postage ‐ ‐ 100 ‐ ‐  510.04 Travel 271 295 500 250 250  510.16 Printing ‐ 673 500 646 700  510.20 Computer Services 2,724 6,772 6,000 5,016 6,000  510.28 Audit Fees ‐ ‐ 1,500 1,500 1,500  510.40 Supplies ‐ Office 5,538 10,051 5,000 5,000 5,000  510.49 Supplies ‐ Golf Course 9,821 15,223 15,000 13,000 13,500  510.55 Operating Equip ‐ Department 1,126 1,154 1,000 ‐ ‐  510.70 Merchandise Purchases 51,476 46,397 45,000 45,000 40,000  510.73 Golf Cart Rental 59,044 58,925 60,000 65,000 54,000  510.79 Advertising & Promotions 20,552 16,062 20,000 19,500 15,000  510.82 GPS Expense 60,915 20,858 ‐ ‐ ‐  510.83 Credit Card Fees 22,393 23,423 15,000 15,000 15,000  510.85 State Sales Tax 3,096 3,187 4,500 4,000 4,000  25 ‐ Operating Expenses 242,579 208,644 178,100 180,814 159,950  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐10.19%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium ‐ 10,000 10,000 10,000 265  515.10 Unemployment Insurance 1,600 800 800 800 25,000  Village of Buffalo Grove 248 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  515.15  IRMA Deductible ‐ Workers  Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 57  515.20 IRMA Deductible ‐ Non W/C ‐ ‐ ‐ ‐ 38  30 ‐ Contractual Services 1,600 10,800 10,800 10,800 25,360  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 134.81%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.20 Buildings & Facilities 19,088 22,783 15,000 19,000 15,000  535.35 Golf Course 20,132 19,781 26,000 26,000 25,000  535.40 Irrigation System 3,585 6,510 16,000 13,000 10,000  545.05 Gasoline 19,252 15,064 20,000 20,000 20,000  550.05 Department Equipment 23,298 21,671 16,000 12,000 14,000  40 ‐ Repairs and Maintenance 85,355 85,809 93,000 90,000 84,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐9.68%  45 ‐ Commodities  530.05 Electricity ‐ Facilities 61,783 50,445 50,000 50,000 50,000  530.20 Gas ‐ Facilities 14,221 19,703 18,000 18,000 19,000  530.45 Chemicals and Fertilizers 92,652 96,360 90,000 90,000 92,000  530.50  Small Equipment Tools &  Hardware 477 373 2,500 1,500 1,500  45 ‐ Commodities 169,133 166,882 160,500 159,500 162,500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 1.25%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 16 1,263 500 ‐ 500  50 ‐ Other Expenses 16 1,263 500 ‐ 500  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10 Office and Other Equipment ‐ ‐ ‐ 154 200  555.30  Reserve for Capital  Replacement ‐ 24,883 ‐ ‐ 30,000  555.50 Reserve for Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 4,475  560.30 Buildings & Structures ‐ 1,264 1,000 ‐ 1,000  560.80 Golf Course 23,299 23,046 25,000 47,227 20,000  55 ‐ Capital Outlay 23,299 49,192 26,000 47,381 55,675  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 114.13%  Department Total: 84 ‐ Golf 1,276,359 1,312,526 1,222,310 1,200,135 1,155,100  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.50%  Expenditures Total 1,276,359 1,312,526 1,222,310 1,200,135 1,155,100          Village of Buffalo Grove 249 2014 Adopted Budget Water and Sewer Fund  The departmental goals and the staffing summary of the Water and Sewer Fund are included in the Public Works  Department report, Section 5 Corporate Fund Summary and Detail.  For FY 2014, the proposed revenue budget for the Village's Water and Sewer Fund totals $11,494,412 compared to  $10,130,906 for FY 2013, an increase of $1,363,506 or 13.5 percent. When compared to the FY 2012 Estimated  Actual of $8,626,155, the proposed budget increases by 33.3 percent.    Water Fund revenues include building fees, sales of water, investment income and all other revenues.  Building Revenue & Fees: The revenue for development fees are less than a percent of the proposed budget.  This  account group takes into consideration anticipated building and development plans. The review incorporates a  conservative, realistic outlook using factors such as economics, current development trends, status relative to the  overall review process of the Village prior to final permitting along with the feasibility of the project assumed by  developers. Total fees are expected to be 9 percent more than the 2013 budget.  Sales of Water: Significant revenue accrues from the metered sale of water along with sanitary sewer treatment  fees due the County of Lake.    There were a series of rate increases adopted by the Village Board on July 9, 2012. The first rate increase is  effective on January 1, 2013. Sales of Water and Village Sewer Use Charges are based on the current metered  consumption rate as adopted by the Village Board ($4.05/1,000 gallons), further allocating the charge at $3.24 and  $.81/1,000 gallons respectively.  On January 1, 2014, the combined rate adjusts to $5.26/1,000 gallons. Every  January thereafter the rate is increased by 4 percent. The rate recommendations were the result of the twenty  year proforma analysis. This report will be updated and reviewed annually.   Over the last four years, the consumption of water has decreased by 15 percent. Over the last two years the  decline in usage has moderated. No significant growth in consumption was factored for FY 2014. Overall calendar  2013, consumption is averaging nearly 6,300 gallons/month compared to 7,390 since calendar 1976.  The economy  has played a role in water consumption as foreclosures and vacant homes are registering water use. The 2010  Census indicates that the Village’s population is shrinking resulting in fewer system users. From a broader  perspective, the Village’s efforts towards water conservation, the maturity of the community, the use of native  plantings, and more efficient appliances have all played a significant role in the decline in the amount of water  consumed.  The last line item of significance is Lake County Sanitary Sewer Treatment Fees. Lake County residents pay  $4/1,000 gallons of water metered for sanitary sewer treatment. The rate is set by the County of Lake. The Village  of Buffalo Grove bills on behalf of the county to save administrative costs. Cook County residents pay for sanitary  sewer treatment through a property tax levied by the Greater Water Reclamation District of Chicago.      Village of Buffalo Grove 250 2014 Adopted Budget   Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 170 ‐ Water & Sewer Fund  Revenues  30 ‐ Permits  435.75 Water Connection Fees 3,550 3,550 1,500 6,777 1,500  435.76  Lake County Sewer Tap  On Fees 34,150 51,000 25,000 21,000 25,000  435.77  Village Sewer Tap On  Fees 600 900 500 500 500  435.78 Water Meter Sales 3,132 9,998 4,000 5,500 7,500  435.79  System Improvement  Fees 7,290 11,915 7,500 7,766 7,500  435.80  Sewer T.V. Inspection  Fees ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  30 - Permits 48,722 77,363 38,500 41,543 42,000 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 9.09%  40 ‐ Charges for Services  441.05 Sales of Water Resident  2,993,763 3,077,087 4,309,200 4,196,676 5,455,679  441.15 Debt Service Charge 403,585 381,563 402,000 125,677 ‐  441.20 Penalties 88,178 49,261 29,000 90,000 90,000  441.30 Construction Water 954 502 750 ‐ 750  441.60 Fees ‐ Turn On ‐ 625 ‐ 350 1,500  442.05 Village Sewer Resident  687,533 774,512 1,077,300 961,419 1,249,845  443.00  Lake County Sanitary  Sewer Fees 3,559,265 3,103,958 3,200,000 3,193,240 3,200,000  40 - Charges for Services 7,733,278 7,387,508 9,018,250 8,567,362 9,997,774 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 10.86%  45 ‐ Interest Income  450.05 Savings 944 149 400 250 250  450.10 Investment Pool 109 ‐ ‐ ‐ ‐  450.15 Money Market (31) 5 50 ‐ ‐  450.20 CD's 32,589 21,883 20,000 12,000 12,000  450.25 Securities 7,960 6,536 5,000 5,000 5,000  45 - Interest Income 41,571 28,573 25,450 17,250 17,250 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐32.22%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.65 Grants ‐ ‐ 437,388 ‐ 437,388  465.90 Miscellaneous Income 45,332 83,574 611,318 ‐ 1,000,000  50 - Miscellaneous Revenue 45,332 83,574 1,048,706 - 1,437,388 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 37.06%  Village of Buffalo Grove 251 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  55 - Operating Transfers ---- - Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%  Revenues Total 7,868,903 7,577,017 10,130,906 8,626,155 11,494,412 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 13.46%                                                                                Village of Buffalo Grove 252 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 55 ‐ Public Works  Division: 35 ‐ Water  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 636,213 686,833 576,520 576,520 604,585  500.35 Overtime 53,332 50,673 51,288 53,933 50,065  500.40 Longevity 6,110 6,110 5,360 5,360 4,560  10 - Salaries 695,655 743,615 633,168 635,813 659,210 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 4.11%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05  Group & Medical  Life 88,870 98,384 120,406 120,406 151,000  505.10  Professional  Training 215 172 3,000 3,000 3,000  505.15  Dues &  Memberships 364 448 894 894 894  505.20 Clothing Allowance 994 1,045 2,060 2,060 2,060  505.25  Uniform  Maintenance ‐ 433 2,169 2,169 2,169  505.26 Uniform Rental 2,555 1,605 ‐ ‐ ‐  505.35 Safety Equipment 3,557 1,677 6,900 6,900 6,900  505.45  ICMA Deferred  Compensation 1,750 881 ‐ ‐ ‐  505.80  Employer's  Contribution ‐ IMRF 154,380 137,728 154,033 154,033 140,741  15 - Taxes and Benefits 252,685 242,373 289,462 289,462 306,764 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 5.98%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 4,350 6,071 7,536 8,694 7,536  510.10  Maintenance  Contracts 45,718 61,952 89,765 89,765 89,765  510.12 Equipment Rental 304 ‐ 1,018 1,018 1,018  510.16 Printing 228 412 4,000 4,000 4,000  510.40 Supplies ‐ Office 413 365 450 450 450  510.50 Supplies ‐ All Other 1,759 746 2,800 2,800 2,800  510.55  Operating Equip ‐  Department ‐ ‐ 6,000 6,000 6,000  510.83 Credit Card Fees ‐ ‐ ‐ 93 100  510.90  Northwest Water  Commission 1,349,085 1,288,449 1,382,005 1,472,341 1,822,005  25 - Operating Expenses 1,401,857 1,357,996 1,493,574 1,585,161 1,933,674 Percent Change 2014 vs.2013  Budget 29.47%  Village of Buffalo Grove 253 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium 137,702 (47,575) 129,942 129,942 46,868  515.10  Unemployment  Insurance 2,560 1,280 1,600 1,600 1,600  515.51  IRMA Deductible ‐  Workers Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 10,043  515.20  IRMA Deductible ‐  Non Workers Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 6,695  30 - Contractual Services 140,262 (46,295)131,542 131,542 65,206 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐50.43%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.05  Sidewalks, Curbs, &  Bikeways 12,186 ‐ 25,000 25,000 25,000  535.20  Buildings &  Facilities 207 (33,066) 70,000 70,000 70,000  540.05 Well Equipment 3,691 3,757 10,000 10,000 10,000  540.10 Pumping Stations 208 327,047 5,000 5,000 5,000  540.15  Watermains &  Services 13,525 39,645 16,000 16,798 16,000  540.20 Reservoirs 722 30,089 5,000 5,000 5,000  540.25 Water Meters 7,316 ‐ 14,000 14,000 14,000  540.30 Hydrants & Valves 9,629 28,069 20,000 20,000 20,000  545.05 Gasoline 7,413 7,893 8,416 8,901 8,416  545.10 Diesel Fuel 12,455 12,398 14,842 13,763 14,842  545.15 Automotive Parts 12,553 7,960 12,146 11,184 12,146  545.20 Garage Labor 31,196 26,890 37,860 33,938 37,860  545.25 Lubricants ‐ ‐ 944 5,723 944  545.40  Contractual Auto  Services 8,429 2,862 4,162 2,382 4,162  550.05  Department  Equipment 5,950 13,943 16,000 1,600 1,600  550.10 Radios ‐ ‐ 500 500 500  40 - Repairs and Maintenance 125,480 467,487 259,870 243,789 245,470 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐5.54%  45 ‐ Commodities  530.15  Electricity ‐ Water &  Sewer 211,373 80,060 230,000 230,000 230,000  530.30  Gas ‐ Water &  Sewer 3,588 5,109 3,000 1,359 3,159  530.45  Chemicals and  Fertilizers 4,306 4,080 5,220 5,220 5,220  530.50  Small Equipment  Tools & Hardware 987 759 1,600 1,600 1,600  530.60 Water Sample 10,995 13,249 25,360 25,360 25,360  Village of Buffalo Grove 254 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Analysis  530.65  Water Meter  Purchases 30,935 29,220 43,000 43,000 43,000  45 - Commodities 262,184 132,477 308,180 306,539 308,339 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.05%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 1,624 104 ‐ ‐ ‐  800 Depreciation 1,037,357 1,067,439 ‐ ‐ ‐  50 - Other Expenses 1,038,981 1,067,543 -- - Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%  55 ‐ Capital Outlay  555.10  Office and Other  Equipment  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  555.30  Reserve for Capital  Replacement ‐ 1,046 54,255 54,255 54,255  555.40  Reserve for  Technology ‐ ‐ 1,500 1,500 1,500  555.50  Reserve for  Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 6,265  560.60 Water System 79,070 13,562 1,025,000 1,025,000 2,810,800  55 - Capital Outlay 79,070 14,608 1,080,755 1,080,755 2,872,820 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 165.82%  60 ‐ Debt Service  565.10 Principal ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  565.20 Interest ‐ ‐ 6,010 6,010 6,010  565.60  Northwest Water  Service 429,428 440,163 440,163 440,163 ‐  60 - Debt Service 429,428 440,163 446,173 446,173 6,010 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐98.65%  65 ‐ Other Financing Uses  570.10 Corporate Fund 705,000 705,000 765,000 765,000 765,000  570.20 Debt Service Fund 200,000 200,000 180,000 180,000 180,000  65 - Other Financing Uses 905,000 905,000 945,000 945,000 945,000   Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%  Division Total: 35 - Water 5,330,602 5,324,967 5,587,724 5,664,234 7,342,493 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 31.40%  Village of Buffalo Grove 255 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Division: 36 ‐ Sewer  10 ‐ Salaries  500.05 Full Time 232,874 205,149 287,062 287,062 270,043  500.35 Overtime 25,897 24,123 12,264 16,000 12,144  500.40 Longevity 1,434 1,434 2,633 2,833 2,733  10 ‐ Salaries 260,205 230,707 301,959 305,895 284,920  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐5.64%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.05  Group & Medical  Life 90,513 105,736 102,196 102,196 75,500  505.10  Professional  Training 160 346 400 300 400  505.15  Dues &  Memberships ‐ 120 100 70 70  505.20 Clothing Allowance 549 443 701 650 701  505.25  Uniform  Maintenance ‐ 238 1,141 ‐ ‐  505.26 Uniform Rental 1,236 592 ‐ 1,141 1,141  505.35 Safety Equipment 2,513 1,353 7,780 7,000 7,780  505.45  ICMA Deferred  Compensation 272 137 ‐ ‐ ‐  505.80  Employer's  Contribution ‐ IMRF 52,472 42,957 62,490 62,490 62,490  15 ‐ Taxes and Benefits 147,715 151,922 174,808 173,847 148,082  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐15.29%  25 ‐ Operating Expenses  510.02 Telephone 16,096 17,431 15,721 15,000 16,679  510.10  Maintenance  Contracts 14,181 15,824 23,112 20,000 23,112  510.12 Equipment Rental 239 ‐ 433 300 200  510.40 Supplies ‐ Office 393 300 450 450 450  510.50 Supplies ‐ All Other 3,373 3,017 3,500 3,250 3,500  510.55  Operating Equip ‐  Department 5,425 247 7,500 7,500 7,500  25 - Operating Expenses 39,707 36,818 50,716 46,500 51,441 Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 1.43%  30 ‐ Contractual Services  515.05 IRMA Premium 64,927 (9,071) 41,648 41,648 30,093  515.10  Unemployment  Insurance 1,280 640 800 800 800  515.51 IRMA Deductible ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ 6,449  Village of Buffalo Grove 256 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Workers Comp 515.20  IRMA Deductible ‐  Non Workers Comp ‐ ‐ ‐ ‐ 4,299  30 ‐ Contractual Services 66,207 (8,431) 42,448 42,448 41,641  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐1.90%  40 ‐ Repairs and Maintenance  540.35  Storm and Sanitary  Sewers 2,300 97,986 4,000 4,000 4,000  540.40 Lift Stations 19,832 42,843 14,200 14,000 14,200  545.05 Gasoline 3,488 3,529 3,066 2,948 3,066  545.10 Diesel Fuel 9,807 8,713 9,338 10,182 9,338  545.15 Automotive Parts 4,187 4,463 5,264 1,736 5,264  545.20 Garage Labor 12,916 11,226 14,313 5,303 14,313  545.25 Lubricants ‐ ‐ 649 1,044 649  545.40  Contractual Auto  Services 2,018 1,401 1,552 1,981 1,552  550.05  Department  Equipment 4,248 3,495 6,200 6,000 6,200  550.10 Radios ‐ ‐ 200 200 200  40 ‐ Repairs and Maintenance 58,796 173,657 58,782 47,394 58,782  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%  45 ‐ Commodities  530.15  Electricity ‐ Water &  Sewer 50,412 18,308 45,000 45,000 45,000  530.50  Small Equipment  Tools & Hardware 389 644 1,500 1,300 1,500  530.70  Lake County Tap‐On  Fees 47,600 95,600 40,000 40,000 40,000  530.75  Lake County  Sanitary Sewer Fees 3,598,936 3,224,912 3,200,000 3,193,240 3,200,000  45 ‐ Commodities 3,697,337 3,339,464 3,286,500 3,279,540 3,286,500  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  50 ‐ Other Expenses ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 0.00%      55 ‐ Capital Outlay  555.30  Reserve for Capital  Replacement ‐ ‐ 26,044 26,044 26,044  555.40 Reserve for ‐ ‐ 1,350 1,350 1,350  Village of Buffalo Grove 257 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Technology  555.50  Reserve for  Buildings ‐ ‐ ‐ ‐ 3,580  560.70 Sewer System 97,913 440,306 950,000 950,000 540,000  55 ‐ Capital Outlay 97,913 440,306 977,394 977,394 570,974  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐41.58%  60 ‐ Debt Service  565.10 Principal ‐ ‐ 17,427 ‐ ‐  565.20 Interest ‐ ‐ 9,864 ‐ ‐  60 - Debt Service --27,291 - - Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐100.00%  Division Total: 36 ‐ Sewer 4,367,880 4,364,443 4,919,898 4,873,018 4,442,340  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget ‐9.71%  Department Total: 55 ‐ Public  Works 9,698,482 9,689,410 10,507,622 10,537,252 11,784,833  Percent Change 2014 vs. 2013  Budget 12.16%                            Village of Buffalo Grove 258 2014 Adopted Budget Refuse Fund  The Refuse Fund was established as required by the project use agreement between the Village and the Solid  Waste Agency of Northern Cook County (SWANCC). The Fund accounts for all user fees collected by the Village on  behalf of the Agency for transfer and waste disposal services. The budget is based on the FY 2014‐2015  commitment by the Village of an estimated 16,240 tons of refuse to be processed at a rate of $57.53/ton.    On April 16, 2012 the Village Board approved a five year contract with Waste Management. The negotiated rates  are fixed during the duration of the contract. The effective rates are noted below.  Column1 Single Family  Multi‐Family   Solid Waste Collection with Cart $7.61  $7.54   Recycling Collection with Cart $3.20  1.85*  Landscape Collection without Cart $3.00  ‐  Additional weekly service  $4.25*    $4.25*   Tipping Fee  $5.65  $4.50     Total ‐ 1 Collection per Week $19.46  $12.04     Total ‐ 2 Collections per Week $23.71  NA    The tipping fee is charged by the Solid Waste Agency of Northern Cook County (SWANCC) and is administered  outside of the Waste Management contract.    * Optional service                                                        Village of Buffalo Grove 259 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Fund: 200 ‐ Refuse Fund  Revenues  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.55 SWANCC User Fees 1,036,872 1,050,386 1,041,217 1,020,000 1,020,000  50 ‐ Miscellaneous Revenue 1,036,872 1,050,386 1,041,217 1,020,000 1,020,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐2.04%  Revenues Total 1,036,872 1,050,386 1,041,217 1,020,000 1,020,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐2.04%  Department: 86 ‐ Refuse  50 ‐ Other Expenses  580.35 SWANCC User Fees 935,365 874,367 934,285 936,000 936,000  50 ‐ Other Expenses 935,365 874,367 934,285 936,000 936,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.18%  65 ‐ Other Financing Uses  570.10 Corporate Fund ‐ ‐ ‐ 50,000 50,000  65 ‐ Other Financing Uses ‐ ‐ ‐ 50,000 50,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Expenditures Total 935,365 874,367 934,285 986,000 986,000  Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.54%       Village of Buffalo Grove 260 2014 Adopted Budget Se   Fiduc Police Pe Firefighte                             ectio ciary Fu ension Fund  ers Pension  on  nds  Fund  8  Police Pension Fund  The Police Pension Fund provides retirement, disability and survivor benefits for all sworn police personnel. The  defined benefit pension plan is in conformance with Illinois State Statutes under the oversight of the Illinois  Division of Insurance. Employees contribute 9.91 percent of their annual salary to the Police Pension Fund.    Standards have been established regarding investment returns and salary increases in order to actuarially  determine annual employer contribution levels. In 2012, the Village changed the annual benchmark for investment  returns from 7.5 percent to 7 percent. The annual salary increase assumption remains at 5 percent.    The Police Pension Board has invested about 55 percent of its investment portfolio in equity related instruments  (mutual funds and separate stocks) and 45 percent in fixed income investments (money market funds, certificates  of deposit, treasury bonds and government agencies).    The Police Pension’s rate of return for the last fiscal year was 7.1 percent.    The 2014 budget includes pensions for 40 annuitants. 35 are traditional retirements, two are disability pensions,  two are surviving spouses, and one deferred pensioner.    Performance Activities and Measures   2012 Actual 2013 Estimate 2014 Projected  Unfunded Liability    (in thousands)  $                     20,027  $                         21,500   $                 22,900  Assets (in thousands)  $                     48,533  $                         52,500    $                 56,500  Percent Funded 68.59% 71.08% 73.40%  Number of Active  Participants 66 66 66  Number of Inactive  Participants 36 38 40    Departmental Staffing  No full time or part time employees are assigned to this program.                  Village of Buffalo Grove 263 2014 Adopted Budget Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013   Est Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 220 ‐ Police Pension Fund  Revenues  45 ‐ Interest Income  450.05 Savings 4,867 4,768 ‐ ‐ ‐  450.10 Investment Pool 613 ‐ ‐ ‐ ‐  450.15 Money Market 247 ‐ ‐ ‐ ‐  450.25 Securities 69,381 355,943 36,000 35,000 ‐  450.30  Amortization ‐Security  Disc/Prem 82,689 195,982 ‐ ‐ ‐  450.35  Gain/Loss Security  Transaction 1,464,275 555,272 ‐ ‐ ‐  450.40 Annuity Gain/Loss 54,208 2,210,282 1,000,000 1,400,000 1,586,846  450.45 Stock Dividend 334,623 119,172 200,000 150,000 200,000  45 - Interest Income 2,010,903 3,441,418 1,236,000 1,585,000 1,786,846 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 44.57%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.40 Pension Contributions ‐ ER 812,363 672,100 589,102 589,102 565,000  50 - Miscellaneous Revenue 812,363 672,100 589,102 589,102 565,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐4.09%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 2,201,593 2,216,991 2,198,690 2,198,690 2,088,000  55 - Operating Transfers 2,201,593 2,216,991 2,198,690 2,198,690 2,088,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐5.03%  Revenues Total 5,024,859 6,330,509 4,023,792 4,372,792 4,439,846 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.34%  Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013   Est.Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 88 ‐ Police Pension  15 ‐ Taxes and Benefits  505.55 Survivor Pension ‐ Police ‐ 28,309 95,281 95,281 98,533  505.60 Pension Payment ‐ Police 1,732,780 1,996,634 2,062,206 2,140,000 2,403,820  505.65 Disability Payment ‐ Police 89,528 89,528 89,528 89,528 89,528  15 - Taxes and Benefits 1,822,308 2,114,471 2,247,015 2,324,809 2,591,881 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 15.35%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 18,627 114,376 32,000 35,000 35,000  580.40 Investment Fees 126,431 41,891 110,000 115,000 115,000  50 - Other Expenses 145,058 156,268 142,000 150,000 150,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 5.63%  Expenditures Total 1,967,366 2,270,739 2,389,015 2,474,809 2,741,881 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 14.77%  Village of Buffalo Grove 264 2014 Adopted Budget Firefighters Pension Fund  The Firefighters Pension Fund provides retirement, disability and survivor benefits for all sworn fire personnel. The  defined benefit pension plan is in conformance with Illinois State Statutes under the oversight of the Illinois  Division of Insurance. Employees contribute 9.455 percent of their annual salary to the Firefighter Pension Fund.    Standards have been established regarding investment returns and salary increases in order to actuarially  determine annual employer contribution levels. In 2012, the Village changed the annual benchmark for investment  returns from 7.5 percent to 7 percent. The annual salary increase assumption remains at 5 percent.    The Firefighters Pension Board has invested about 55 percent of its investment portfolio in equity related  instruments (mutual funds and separate stocks) and 45 percent in fixed income investments (money market funds,  certificates of deposit, treasury bonds and government agencies).    The Firefighters Pension’s rate of return for the last fiscal year was 8.77 percent.    The 2014 budget includes pensions for 31 annuitants. 28 are traditional retirements, three are disability pensions  and one surviving spouses.     Performance Activities and Measures  2012 Actual 2013 Estimate 2014 Projected  Unfunded Liability  (in thousands)  $                     23,074  $                         24,000   $                 26,000  Assets (in thousands)  $                     40,124  $                         44,124    $                 48,124  Percent Funded 63.68% 65.40% 67.40%  Number of Active  Participants 59 59 59  Number of Inactive  Participants 25 27 31      Departmental Staffing  No full time or part time employees are assigned to this program.                            Village of Buffalo Grove 265 2014 Adopted Budget Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  EstActuals  FY 2014  Budget  Fund: 230 ‐ Fire Pension Fund  Revenues  45 ‐ Interest Income  450.05 Savings 2,299 3,219 250 200 ‐  450.15 Money Market 31 ‐ 20 50 50  450.20 CD's 211,212 466,495 150,000 100,000 35,000  450.25 Securities 34,575 ‐ 50,000 200,000 200,000  450.35  Gain/Loss Security  Transaction 362,377 ‐ ‐ ‐ ‐  450.40 Annuity Gain/Loss 14,376 2,859,919 945,000 1,200,000 1,500,000  450.50 Fixed Income ‐ 94,451 ‐ ‐ ‐  45 - Interest Income 624,870 3,424,084 1,145,270 1,500,250 1,735,050 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 51.50%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.40 Pension Contributions ‐ ER 505,291 505,408 512,230 512,230 494,995  50 - Miscellaneous Revenue 505,291 505,408 512,230 512,230 494,995 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐3.36%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In 2,033,998 2,026,299 2,103,943 2,103,943 2,174,632  55 - Operating Transfers 2,033,998 2,026,299 2,103,943 2,103,943 2,174,632 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 3.36%  Revenues Total 3,164,159 5,955,791 3,761,443 4,116,423 4,404,677 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 17.10%  Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  EstActuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 89 ‐ Fire Pension  15 ‐ Taxes and Benefits  505.56 Survivor Pension ‐ Fire ‐ 72,654 81,490 81,490 81,490  505.61 Pension Payment ‐ Fire 753,846 1,083,569 1,384,423 1,386,000 1,506,453  505.66 Disability Payment ‐ Fire 212,093 70,210 95,156 95,156 155,888  505.71 Pension Refund ‐ Fire 45,192 ‐ ‐ ‐ ‐  15 - Taxes and Benefits 1,011,131 1,226,434 1,561,069 1,562,646 1,743,831 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 11.71%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses 79,094 101,424 65,000 70,000 70,000  580.40 Investment Fees ‐ 87,052 48,000 50,000 50,000  50 - Other Expenses 79,094 188,476 113,000 120,000 120,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 6.19%  Expenditures Total 1,090,225 1,414,910 1,674,069 1,682,646 1,863,831 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 11.34%            Village of Buffalo Grove 266 2014 Adopted Budget Se   Othe Illinois M Parking L Facility D                             ectio r Funds Municipal Ret Lot Fund  Development on  s  tirement Fun t Debt Servic 9  nd  ce  Illinois Municipal Retirement Fund  The Village’s Illinois Municipal Retirement Fund (IMRF) provides for the funding of employer contributions for FICA  (Social Security), Medicare for those employees that participate in that program only, and the Illinois Municipal  Retirement Fund retirement and disability programs. All expenditures represented the Village’s obligation to  contribute for employee retirement and disability costs.    In 2011, the Illinois Pension Code was amended to create a Tier II pension classification for all IMRF eligible  employees hired after January 1, 2011. The impact of the legislation was to cap the maximum level of earnings, for  pension purposes, to the FICA limit, with statutory increases to the limit on an annual basis and tied to the  consumer price index. Other changes included reducing inflationary growth for retirement distributions and  increasing the age for retirement without any early retirement reductions.    The tax rate for 2014 is 6.2 percent for all FICA eligible wages up to $113,700 and 1.45 percent for all wages for  employees participating in the Medicare system. The Village’s obligation to IMRF is 13.70 percent of total wages  for Tier I employees with wages being capped for Tier II employees at $ 108,882.    As of 12/31/2012, IMRF is 72.10 percent funded with the value of assets at $20.2 million and an unfunded liability  of $7.8 million.    In 2014, this fund will be closed and all activity of the fund will be allocated to the General Fund. The purpose for  the change is to more accurately reflect the actual cost of providing department services. A significant component  of those  expenses  are employer pension costs.                                                      Village of Buffalo Grove 269 2014 Adopted Budget Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 110 ‐ IMRF/Social Security Fund  Revenues  10 ‐ Property Taxes  400.30 FICA Levy ‐ Cook County 394,358 202,626 369,463 369,463 ‐ 400.31 FICA Levy ‐ Lake County 1,173,400 531,633 1,231,330 1,231,330 ‐ 400.32 IMRF Levy ‐ Cook County ‐165,171 ‐  ‐  ‐ 400.33 IMRF Levy ‐ Lake County ‐687,557 ‐  ‐  ‐ 10 - Property Taxes 1,567,758 1,586,987 1,600,793 1,600,793 - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00% 45 ‐ Interest Income  450.10 Investment Pool ‐‐50 ‐ ‐ 45 - Interest Income --50 - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00% Revenues Total 1,567,758 1,586,987 1,600,843 1,600,793 - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00% Expense  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 80 ‐ IMRF/ Social Security  15 ‐ Taxes and Benefits  505.75 Employer's Contribution ‐ FICA 404,701 453,551 425,465 425,000 ‐  505.80 Employer's Contribution ‐ IMRF 813,074 870,406 904,189 905,000 ‐  505.85  Employer's Contribution  Medicare 252,070 268,556 257,096 256,500 ‐  15 - Taxes and Benefits 1,469,845 1,592,512 1,586,750 1,586,500 - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  Expenditures Total 1,469,845 1,592,512 1,586,750 1,586,500 - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%     Village of Buffalo Grove 270 2014 Adopted Budget Parking Lot Fund  The Parking Lot Fund provides for the accounting of both revenues and expenditures related to the Village’s  operation of the commuter station parking lot at the Canadian National/METRA site. Rates for daily parking are  $1.75/day.  The Village offers a bi‐monthly prepaid parking pass for $60. This fee was increased in 2014 from $50  matching the rate charged in 2004. The trend of commuters opting for the parking pass is budgeted to continue in  2014 with the total relative number of commuters remaining close to 2013 numbers. Fluctuations  in fuel costs  and/or employment factors will affect revenue performance.     Expenditures are based on projections for maintenance for the parking lot and commuter station. The largest  obligation is for a land lease from Commonwealth Edison. There is an additional contract with PACE that requires  the Village to pay a percentage of revenue to PACE for vehicles parked in the PACE owned area of the parking lot.     A significant capital acquisition is budgeted to occur in 2014. An automated fare box system will be installed  replacing the current antiquated manual system. Commuters will benefit from the ease of payment and additional  options to pay (cash or credit – in person or on line) and the Village will benefit from improved efficiencies in  enforcement.                                                              Village of Buffalo Grove 271 2014 Adopted Budget Revenue  Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Fund: 120 ‐ Metra Parking Lot Fund  Revenues  35 ‐ Fines and Fees  455.70 Daily Metra 108,577 30,472 52,000 50,000 55,000  455.75 Parking Passes 49,592 119,149 106,000 102,000 120,000  35 - Fines and Fees 158,169 149,621 158,000 152,000 175,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.76%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.20 Facility Rental 1,053 1,655 1,320 1,100 1,100  465.90 Miscellaneous Income  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐  50 - Miscellaneous Revenue 1,053 1,655 1,320 1,100 1,100 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐16.67%  Revenues Total 159,222 151,276 159,320 153,100 176,100 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 10.53%                                                             Village of Buffalo Grove 272 2014 Adopted Budget Description  FY 2011  Actual  FY 2012  Actual  FY 2013  Budget  FY 2013  Est.  Actuals  FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 81 ‐ Metra Parking  10 ‐ Salaries  500.10 Part Time 12,231 11,990 12,444 12,444 ‐  10 - Salaries 12,231 11,990 12,444 12,444 - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  15 ‐ Taxes and Benefits  505.75  Employer's Contribution  ‐ FICA ‐ 25 771 ‐ ‐  505.85  Employer's Contribution  Medicare ‐ ‐ 180 ‐ ‐  15 - Taxes and Benefits -25 951 - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐100.00%  25 ‐ Operating Expenses  510.10 Maintenance Contracts 478 409 500 500 500  510.50 Supplies ‐ All Other 1,813 523 2,500 3,155 ‐  510.92 Lease Payments 111,725 113,960 118,518 116,239 118,518  510.95 Pace Fees 15,148 17,380 14,000 14,500 14,500  25 - Operating Expenses 129,164 132,272 135,518 134,394 133,518 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐1.48%  40 ‐ Repairs and Maintenance  535.20 Buildings & Facilities 1,054 643 1,250 4,000 70,000  535.25 Parking Lots ‐ ‐ 750 ‐ 750  535.30 Parkway Trees ‐ ‐ 500 ‐ 500  40 - Repairs and Maintenance 1,054 643 2,500 4,000 71,250 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 2750.00%  45 ‐ Commodities  530.05 Electricity ‐ Facilities 14,161 7,521 13,800 13,800 13,800  530.10 Electricity ‐ Street Lights ‐ ‐ 1,000 1,000 1,000  530.20 Gas ‐ Facilities 1,818 651 1,820 1,600 1,600  45 - Commodities 15,979 8,172 16,620 16,400 16,400 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐1.32%  50 ‐ Other Expenses  580.05 All Other Expenses ‐ 215 200 500 250  50 - Other Expenses -215 200 500 250 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 25.00%  65 ‐ Other Financing Uses  570.10 Operating Transfer  ‐ ‐ ‐ ‐ 12,000  50 - Other Expenses ---- 12,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  Expenditures Total 158,428 153,318 168,233 167,738 233,418 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 38.75%  Village of Buffalo Grove 273 2014 Adopted Budget Facilities Development Debt Service Fund  The Facilities Development Debt Service Fund provides for the payment of principal, interest and fiscal agent fees  on corporate purpose general obligation bonds. All bonds were issued to fund various capital development and  construction projects in the Village. As of January 1, 2014, the Village has $11.66 million in outstanding general  obligation debt with an average interest rate of 2.73 percent. Property taxes will be levied as the primary funding  source for the annual principal and interest payments. In addition, the Village has established a $6 million line of  credit to address both the replacement of nearly 6,300 Village owner ash trees and water system improvements.      The Village Board has adopted a policy that governs debt issuance. As tenets of that policy (1) no debt financing  will be used to finance current expenditures, (2) capital projects will not be financed beyond their useful lives, (3)  total outstanding general obligation debt will not exceed the amount allowed non‐home rule municipalities and (4)  pay‐as‐you‐go financing is the preferred method of financing.    The Village’s bond rating was upgraded in 2010 to AAA by Standard & Poor’s and Moody’s Investor Services and  the Village affirmed that rating in 2012 for existing as well as new debt.    Performance Activities and Measures  2012 Actual 2013 Estimated 2014 Projected  Village’s Equalized Assessed  Valuation (in millions) 1,774 1,685 1,601  Debt Per Capita $166.69 $280.99 $254.24                                           Village of Buffalo Grove 274 2014 Adopted Budget Revenue      Description   FY 2011  Actual   FY 2012  Actual   FY 2013  Budget   FY 2013 Est.  Actuals    FY 2014  Budget  Fund: 140 ‐Debt Service Fund  Revenues  10 ‐ Property Taxes  400.40 ‐ Lake County        858,446        728,398        722,045          722,045         693,444  400.41 ‐ Cook County        260,166        219,471        216,651          216,651         208,069  10 - Property Taxes 1,118,612 947,869 938,696 938,696 901,513 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐3.96%  45 ‐ Interest Income  450.05  Savings                   ‐                      ‐                      ‐                        ‐                      ‐    450.10 Investment Pool                   ‐                      ‐                      ‐                        ‐                      ‐    45 - Interest Income - - - - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  50 ‐ Miscellaneous Revenue  465.90 Miscellaneous Income              (283)                    ‐                      ‐                        ‐                      ‐    50 - Miscellaneous Revenue (283) - - - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00%  55 ‐ Operating Transfers  460.05 Interfund Transfers In        200,000        200,000        400,000          400,000         180,000  55 - Operating Transfers 200,000 200,000 400,000 400,000 180,000 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐55.00%  Revenues Total 1,318,329 1,147,869 1,338,696 1,338,696 1,081,513 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐19.21%    Expenses      Description   FY 2011  Actual   FY 2012  Actual   FY 2013  Budget   FY 2013 Est.  Actuals    FY 2014  Budget  Expenditures  Department: 85 ‐ Debt   25 ‐ Operating Expenses  510.04 Travel                175                    ‐                      ‐                        ‐                      ‐    25 - Operating Expenses 175 - - - - Percent Change 2014 vs. 2013 Budget 0.00% 60 ‐ Debt Service  565.10 Principal    1,055,000        833,695        940,000          940,000         790,000  565.20 Interest       245,833        305,000        400,000          381,300         311,513  565.30 Paying Agent Fees            2,247             2,190             2,000               4,500              4,500  60 - Debt Service 1,303,080 1,140,885 1,342,000 1,325,800 1,106,013 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐17.58%  Expenditures Total 1,303,080 1,140,885 1,342,000 1,325,800 1,106,013 Percent Change 2014 vs. 2013 Budget ‐17.58%    Village of Buffalo Grove 275 2014 Adopted Budget Ap   Comp Administ Building  Planning  Police De Fire Depa Engineer Water Co Business  Taxes Sch                             ppe prehens trative Fees  and Develop and Zoning  epartment F artment Fee ring Fees  onnection Fe Taxes, Licen hedule  end sive Fee pment/Healt Fees  ees  es  ees  nses and Reg ix A e and T th Fees  gulations  A  ax Scheedule  ADMINISTRATIVE FEE SCHEDULE  DESCRIPTION AMOUNT REFERENCE  Municipal  Commuter Station  parking lot fees  Daily fee ‐ $1.75 BGMC 3.52 (Ord. No. 2009‐72,  § 1, 11‐2‐2009)  Citation and  Compliance  Violations  The violation described on the citation may be settled in the  amount set forth in the Table of Settlement Amounts in  Section 10.18.040 of this Chapter, as follows:  SEE CITATION LIST BELOW  BGMC 10.18(Ord. No. 2009‐66,  § 2, 10‐5‐2009)  Vehicle Seizure  and Impoundment  $500.00 to the Village and all applicable towing and storage  fees are paid to the towing agent.  BGMC 10.20(Ord. No. 2013‐71,  § 1, 10‐21‐2013)    Parking  Citation  Municipal Code  Section or Title or  Vehicle Code  Section  Actual Fee Fee If Not Paid  After 10 Days If Fee Goes to Collection  Failure to Pay  Daily Parking Fee‐ Metra  3.52.020 $25.00 $50.00 $75.00  Resident Parking  Only Violation‐ Metra  3.52.040 $25.00 $50.00 $75.00  Failure to Pay  Daily Parking Fee‐ Township  3.52.055 $25.00 $50.00 $75.00  Parking—After 2  inch Snow 10.08.010 $25.00 $50.00 $75.00  Abandoned Auto  Over 7 Days BG 4‐101E.1 $25.00 $50.00 $75.00  Parking on  Parkway or  Median  BG‐11‐1303.C.1. $25.00 $50.00 $75.00  Village of Buffalo Grove 279 2014 Adopted Budget Parking—Blocking  Driveway BG‐11‐1303.C.2.b $25.00 $50.00 $75.00  Parking in Posted  Fire Lane BG‐11‐1303.C.2.c. $25.00 $50.00 $75.00  Parking on Street 2  am to 6 am BG‐11‐1308.1. $25.00 $50.00 $75.00  Selling Vehicle on  Street BG‐11‐1311 $25.00 $50.00 $75.00  Handicapped Zone  Parking IVC‐5/11‐1301.3 $250.00 $300.00 $350.00  Parking—Blocking  Sidewalk  IVC‐5/11‐ 1303.(a).1.b. $25.00 $50.00 $75.00  Parking—Within  15 feet of Fire  Hydrant  IVC‐5/11‐ 1303.(a).2.b. $25.00 $50.00 $75.00  Parking—Within  20 feet of  Crosswalk  IVC‐5/11‐ 1303.(a).2.c. $25.00 $50.00 $75.00  Parking—Within  30 feet of Traffic  Control Device  IVC‐5/11‐ 1303.(a).2.d. $25.00 $50.00 $75.00  Parking Where  Prohibited  IVC‐5/11‐ 1303.(a).3.b. $25.00 $50.00 $75.00  Parking in Loading  Zone  IVC‐5/11‐ 1303.(a).3.b. $25.00 $50.00 $75.00  Parking over 12  inches from Curb IVC‐5/11‐1304.a. $25.00 $50.00 $75.00  Parking ‐ Left  Wheels to Curb IVC‐5/11‐1304.a. $25.00 $50.00 $75.00  Improper  Recreational  Vehicle Parking  17.36.030 $25.00 $50.00 $75.00  Miscellaneous  Traffic Code  Violations  IVC‐5/1‐100 et seq. $25.00 $50.00 $75.00  Village of Buffalo Grove 280 2014 Adopted Budget Animals  Citation  Municipal Code  Section or Title or  Vehicle Code  Section  Actual Fee Fee If Not Paid  After 10 Days If Fee Goes to Collection  No Rabies  Vaccination ‐ 1st  Violation  6.12.010 $50.00 $55.00 $75.00  No Rabies  Vaccination ‐ 2nd  Violation  6.12.010 $75.00 $80.00 $100.00  No Rabies  Vaccination ‐ 3rd  Violation  6.12.010 $100.00 $105.00 $125.00  No Dog or Cat  License 6.12.020 $100.00 $100.00 $100.00  Failure to Remove  Excrement ‐ 1st  Violation  6.12.060 $50.00 $55.00 $75.00  Failure to Remove  Excrement ‐ 2nd  Violation  6.12.060 $75.00 $80.00 $100.00  Failure to Remove  Excrement ‐ 3rd  Violation  6.12.060 $100.00 $105.00 $125.00  Dog or Cat at Large  ‐ 1st Violation 6.12.070 $50.00 $55.00 $75.00  Dog or Cat at Large  ‐ 2nd Violation 6.12.070 $75.00 $80.00 $100.00  Dog or Cat at Large  ‐ 3rd Violation 6.12.070 $100.00 $105.00 $125.00  Excessive Number  of Animals ‐ 1st  Violation  6.12.080 $50.00 $55.00 $75.00  Excessive Number  of Animals ‐ 2nd  Violation  6.12.080 $75.00 $80.00 $100.00  Excessive Number  of Animals ‐ 3rd  Violation  6.12.080 $100.00 $105.00 $125.00  Village of Buffalo Grove 281 2014 Adopted Budget Prohibited Animal  ‐ 1st Violation 6.12.090 $50.00 $55.00 $75.00  Prohibited Animal  ‐ 2nd Violation 6.12.090 $75.00 $80.00 $100.00  Prohibited Animal  ‐ 3rd Violation 6.12.090 $100.00 $105.00 $125.00  Excessive Dog  Barking ‐ 1st  Violation  6.12.150.D $50.00 $55.00 $75.00  Excessive Dog  Barking ‐ 2nd  Violation  6.12.150.D $75.00 $80.00 $100.00  Excessive Dog  Barking ‐ 3rd  Violation  6.12.150.D $100.00 $105.00 $125.00  Miscellaneous  Citation  Municipal Code  Section or Title or  Vehicle Code  Section  Actual Fee Fee If Not Paid  After 10 Days If Fee Goes to Collection  Garbage‐Out Too  Early 8.20.070 $20.00 $25.00 $45.00  Garbage‐ Unsecured 8.20.090 $20.00 $25.00 $45.00  Illegal  Dumping/Burning 8.20.100 $50.00 $55.00 $75.00  Weeds in Excess of  12 Inches 8.32.010. $50.00 $55.00 $75.00  Grass in Excess of  6 Inches 8.32.010.B $50.00 $55.00 $75.00  No Valid Alarm  Permit 9.04.020 $20.00 $45.00 $45.00  Village of Buffalo Grove 282 2014 Adopted Budget Smoking in  Enclosed Public  Place  9.32.020 $50.00 $50.00 $50.00  Smoking in Place  of Employment 9.32.030 $50.00 $50.00 $50.00  Smoking in Open  Air Dining Area 9.32.040 $50.00 $50.00 $50.00  Smoking at  Entrance 9.32.050 $50.00 $50.00 $50.00  Trespass 9.48.020 $60.00 $65.00 $85.00  Dumping Snow in  Street 10.08.020 $20.00 $25.00 $45.00  Sprinkling Ban  Violation (12‐6  pm)  13.16.020 $20.00 $25.00 $45.00  Signs on Village  Property 14.40.070 $20.00 $25.00 $45.00  Sign Code  Violation Title 14 $20.00 $25.00 $45.00       Village of Buffalo Grove 283 2014 Adopted Budget BUILDING AND DEVELOPMENT/HEALTH FEE SCHEDULE  Description Amount Reference  Permit Cancellation Fee $50.00 Ord. 2013‐067  Construction Fees  Construction costs up to 1,000.00 $50.00 Ord. 2008‐048  Construction costs over $1,000.00  50.00 for the first 1,000.00 and  10.00 for each additional  1,000.00 or portion thereof.  Ord. 2008‐048  Decks, Sheds, Gazebos and  Patios 55.00 plus 0.15 a sq. ft Ord. 2008‐048  Building Plan Review Fees  Building Sq. Ft. Plan Review Fee   Up to 500 $50.00 Ord. 2008‐048  501‐1,000 $75.00 Ord. 2008‐048  1,001‐2,000 $125.00 Ord. 2008‐048  2,001‐3,000 $175.00 Ord. 2008‐048  3,001‐4,000 $200.00 Ord. 2008‐048  4,001‐5,000 $250.00 Ord. 2008‐048  5,001 and over 0.05 per sq. ft. Ord. 2008‐048  Where impractical to compute  plan review fees on a square foot  basis  .25% (.0025) of the cost of  construction Ord. 2008‐048  Development Ordinance variation  for residential property $125.00 Ord. 2013‐067  Plumbing Permit Fees  Water heater $50.00 Ord. 2008‐048  Village of Buffalo Grove 284 2014 Adopted Budget Each sump pump pit $15.00 Ord. 2008‐048  Each sewer service $15.00 Ord. 2008‐048  Each water service $15.00 Ord. 2008‐048  Each water meter $15.00 Ord. 2008‐048  Each cleanout $10.00 Ord. 2008‐048  Each plumbing fixture or opening  not listed $10.00 Ord. 2008‐048  In‐ground swimming pool $60.00 Ord. 2008‐048  Lawn sprinkler system 4.00/per head $75.00 minimum Ord. 2008‐048  Sewer repair $65.00 Ord. 2008‐048  Minimum plumbing fee $50.00 Ord. 2008‐048  Plan review fee 50.00 or 25% of building plan  review fee‐ whichever is greater Ord. 2008‐048  Electrical Permit Fees  Fees per circuit:   15 AMPS 7.00 each Ord. 2008‐048  20 AMPS 12.00 each Ord. 2008‐048  30 AMPS 20.00 each Ord. 2008‐048  40 AMPS 25.00 each Ord. 2008‐048  50 AMPS 30.00 each Ord. 2008‐048  60 AMPS 40.00 each Ord. 2008‐048  Electrical Service, including revisions  100 amp $50.00 Ord. 2008‐048  Village of Buffalo Grove 285 2014 Adopted Budget 101 – 200 amp $75.00 Ord. 2008‐048  201 – 400 amp $100.00 Ord. 2008‐048  401 – 800 amp $150.00 Ord. 2008‐048  801 – 1,199 amp $200.00 Ord. 2008‐048  1,200 – 4,000 amp $250.00 Ord. 2008‐048  4,001 – 8,000 amp $300.00 Ord. 2008‐048  Feeder Circuits:   60 – 100 amp $35.00 Ord. 2008‐048  101 – 200 amp $50.00 Ord. 2008‐048  201 – 400 amp $65.00 Ord. 2008‐048  401 – 600 amp $85.00 Ord. 2008‐048  601 – 1,000 amp $110.00 Ord. 2008‐048  1,001 – 2,000 amp $130.00 Ord. 2008‐048  Motors  ¾ horsepower and over 25.00 for the first 10 and 15.00  for each additional Ord. 2008‐048  Under ¾ horsepower 10.00 each Ord. 2008‐048  Additional System Fees:   Audio communications $50.00 Ord. 2008‐048  Burglar alarm $50.00 Ord. 2008‐048  Electronic computer/data  processing $50.00 Ord. 2008‐048  Fire alarm system $100.00 Ord. 2008‐048  Fire alarm system $100.00 Ord. 2008‐048  Village of Buffalo Grove 286 2014 Adopted Budget Relocatable wired partitions $50.00 Ord. 2008‐048  Temporary wiring $50.00 Ord. 2008‐048  Minimum electrical fee $50.00 Ord. 2008‐048  Plan review fee 50.00 or 25% of building plan  review fee‐ whichever is greater Ord. 2008‐048  Mechanical Permit Fees  Heating:   Residential – new or replacement  unit $50.00 Ord. 2008‐048  All other uses (new installations)  Per 2,000 sq. ft. or fraction  thereof  $50.00 Ord. 2008‐048  Air Conditioning: (Window units  not included)  Ord. 2013‐067  Residential – new or replacement  unit $50.00 Ord. 2013‐067  All other uses (new installations)  Per 2,000 sq. ft. or fraction  thereof  $50.00 Ord. 2013‐067  Modification to existing duct work: Ord. 2013‐067  Minimum mechanical fee $50.00 Ord. 2013‐067  Plan review fee 50.00 or 25% of building plan  review fee‐ whichever is greater Ord. 2008‐048  Elevator Permit Fees  New installation:   Each elevator, dumbwaiter,  moving walk, escalator, conveyor  or manlit (includes initial  inspection)  $125.00 Ord. 2008‐048  Semi‐annual inspection/Certificate of compliance:   Village of Buffalo Grove 287 2014 Adopted Budget Each elevator, dumbwaiter,  moving walk, escalator, conveyor  or manlit  80.00 per inspection Ord. 2008‐048  Repairs and reinspections 80.00 per inspection Ord. 2008‐048  Plan review fee:   Each elevator, dumbwaiter,  moving walk, escalator, conveyor  or manlit for building of four  stories or less  $175.00 Ord. 2008‐048  Additional fee per floor for every  story above four stories $10.00 Ord. 2008‐048  Fire Protection Fees  New automatic sprinkler system:   Each system, 1‐100 heads $125.00 Ord. 2008‐048  Every 100 additional heads or  fraction thereof $50.00 Ord. 2008‐048  Renovation to an existing system:   20 heads or less $25.00 Ord. 2008‐048  20‐100 heads $50.00 Ord. 2008‐048  Every 100 additional heads or  fraction thereof $50.00 Ord. 2008‐048  Partial system of the domestic  water system $50.00 Ord. 2008‐048  Standpipes (each) $50.00 Ord. 2008‐048  Fire pumps (each) $50.00 Ord. 2008‐04  Hood suppression systems $50.00 Ord. 2008‐048  Clean agent extinguishing  systems $50.00 Ord. 2008‐048  Alternative fire extinguishing  systems $50.00 Ord. 2008‐048  Means of egress access control  systems $50.00 Ord. 2008‐048  Village of Buffalo Grove 288 2014 Adopted Budget Plan review/inspection fee $100.00 Ord. 2008‐048  Fire alarm systems:   New or modification to an  existing system $60.00 Ord. 2008‐048  Plan review /inspection fee:   5,000 sq. ft. or less $50.00 Ord. 2008‐048  5,001 – 10,000 sq. ft. $5.00 per device (minimum  $100.00) Ord. 2008‐048  10,000 sq. ft. or more $5.00 per device (minimum  $150.00) Ord. 2008‐048  Swimming Pool Fees  Above ground pools (installation  or alteration) $50.00 Ord. 2008‐048  In‐ground pools will comply with building fee schedule.   The installation permit fee shall be in addition to any electrical or  plumbing fees that may be required   Health Department Plan Review Fees  Plan review fee 50.00 or 25% of building plan  review fee‐ whichever is greater Ord. 2008‐048  Re‐inspection fee $50.00 Ord. 2008‐048  Work prior to permit  Double the normal permit fee  with a minimum of 50.00 and a  maximum of 1,000.00  Ord. 2008‐048  Certificate of Occupancy Fee  Residential (per unit) $50.00 Ord. 2008‐048  Non‐residential (per unit) $150.00 Ord. 2008‐048  Zoning Code/Compliance Letter  Zoning Code/Compliance letter  (non‐residential only) $150.00 Ord. 2008‐048  Village of Buffalo Grove 289 2014 Adopted Budget Parking Lot Repairs/Restriping  Parking lot repairs/restriping $50.00 Ord. 2011‐043  Zoning Variation  All One and Two Family Dwellings:   Variations for principal structures $125.00 Ord. 2013‐067  Variations – other than principal  structures $125.00 Ord. 2013‐067  All Multiple Family Dwellings:   Variation for principal structure $175.00   Variation – other than principal  structure $125.00   All Business, Office/Research and Industrial Buildings:   Variation for principal structure $175.00   Variation – other than principal  structure $125.00   Fence Permit Fees  First 100 lineal feet $35.00 Ord. 1995‐015  Each additional 100 lineal feet or  any part thereof $5.00 Ord. 1995‐015  Fence Code Variation:   Fence variation application fee $75.00 Ord. 2003‐032  Sign Permit Fees  Wall sign non‐illuminated 50.00 plus 0.25 a sq. ft. Ord. 2012‐018  Wall sign illuminated 50.00 plus 0.25 a sq. ft. Ord. 2012‐018  Ground sign 75.00 plus 0.25 a sq. ft. Ord. 2012‐018  Village of Buffalo Grove 290 2014 Adopted Budget Plan review fee $50.00 Ord. 2012‐018  Electrical fee – illuminated sign $50.00 Ord. 2012‐018  Boulevard banners $50.00 Ord. 2012‐018  Banners, pennants, searchlights,  balloons Or gas filled figures $50.00 Ord. 2012‐018  Temporary identification sign $50.00 Ord. 2012‐018  Permit renewal for special sign $50.00 Ord. 2012‐018  Sign Code Variation:   Sign variation application fee $125.00 Ord. 2003‐032  Recovery of Cost Escrow $2,000.00 Ord. 2003‐032       Village of Buffalo Grove 291 2014 Adopted Budget Planning and Zoning Fees  Description Amount Reference  Special uses, RE through R‐7  Districts $100.00 BGMC Chapter 3.06.030.A.1.  Special uses, property in all  other districts (other than RE  through R‐7)  $200.00 BGMC Chapter 3.06.030.A.2.  Planned Unit Development ‐  amendment $100.00 BGMC Chapter 3.06.030.B.1.  Planned Unit Development –  new development $200.00 BGMC  Chapter 3.06.030.B.2.  Rezoning or variation by Plan  Commission (not part of a  special use or Planned Unit  Development)  $200.00 BGMC  Chapter 3.06.030.C.  Zoning text amendment $100.00 BGMC  Chapter 3.06.030.D.  Concept Plan/Preliminary Plan  review (pursuant to  Development Ordinance,  Section 16.20.020.B.) – sites  five acres or less  $150.00 BGMC  Chapter 3.06.030.E.1.  Concept Plan/Preliminary Plan  review (pursuant to  Development Ordinance,  Section 16.20.020.B.) – sites  large than five acres  $150.00 + $25.00 for each acre or  fraction over five acres. BGMC  Chapter 3.06.030.E.2.  Payment of Recoverable Costs  and Recoverable Cost Escrow  Every petition shall be  accompanied by the required  filing fee plus an advance  estimate in an amount between  $250.00 and $1,500.00 for  recoverable costs  BGMC  Chapter 3.06.040.    Village of Buffalo Grove 292 2014 Adopted Budget POLICE DEPARTMENT FEES  Description Amount Reference  Accident Reports $5.00 625 ILCS 5/11‐416  Arrest Video $50.00 General Order P‐08  Fingerprint Fee $20.00 Village Ordinance 3.72.010  Municipal Bond Fee $20.00 Village Ordinance 3.70.010  Visa/Immagration Fee $15.00 Village Ordinance 3.72.020  Freedom of Information Act  Request Free up to 50 pages 5 ILCS 140/6(a)  Parking Violation paid within 10  days $20.00 Village Ordinance 10.18.040  Parking Violation after 10 days  but before collection $25.00 Village Ordinance 10.18.040  Parking Violation after  collection $45.00 Village Ordinance 10.18.040  DUI Vehicle Impoundment $500.00 Village Ordinance 10.20.010  False Alarms (within 1 year)  Village Ordinance 9.4.080  1st $0.00  2nd $75.00  3rd $125.00  4th $175.00  5th‐9th $200.00  10 or more $250.00  Alarm Systems  Alarm registration fee shall be  ten dollars for both original and  renewal permits for any single  fire alarm for any occupancy.  Alarm registration fee shall be  twenty dollars for both original  and renewal permits for any  combination fire/police alarm  for any occupancy  BGMC 9.04 (Ord. 2004‐88 § 1 (part), 2004;)  Village of Buffalo Grove 293 2014 Adopted Budget   FIRE DEPARTMENT FEES  Description Amount Reference  Emergency Medical Service and Transportation Fee  Non‐Residents  BLS $650.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  ALS Level 1 $750.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  ALS Level 2 $925.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Treat, Non‐Transport $175.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Mileage/mile $8.50 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Residents  BLS $475.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  ALS Level 1 $550.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  ALS Level 2 $700.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Treat, Non‐Transport      0.00 $0.00 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Mileage/mile $8.50 BGMC 3.36(Ord. No. 2013‐35, § 1, 7‐17‐2013)  Hazardous Substance Removal and Abatement  Actual personnel cost, including  benefits, consultants, cost of  equipment that is  contaminated, material costs,  contract or mutual aid costs,  and attorneys fees.   BGMC 8.48 (Ord. No. 1989‐92)  Specialized Emergency Response and Recovery Fee  Motor Vehicle Incidents  Non‐Residents  Village of Buffalo Grove 294 2014 Adopted Budget Level 1 $435.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $495.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 $605.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 4 $1,800.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 5 $2,200.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 6 Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents  Level 1 $435.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $495.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 $605.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 4 $900.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 5 $1,100.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 6 Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Hazardous Materials Incidents  Non‐Residents  Level 1 $700.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $2,500.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 $5,900.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Haz Mat Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents  Level 1 $350.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Village of Buffalo Grove 295 2014 Adopted Budget Level 2 $1,250.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 $2,500.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Haz Mat Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Pipeline/Power line Incidents  Non‐Residents  Level 1 $400.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $1,250.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents  Level 1 $200.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $500.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Fire Investigations  Non‐Residents  Level 1 $275.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents  Level 1 $275.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Water Incidents  Non‐Residents  Level 1 $400.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $800.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Village of Buffalo Grove 296 2014 Adopted Budget Level 3 $2,000.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents  Level 1 $200.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 2 $400.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Level 3 $1,000.00 BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Specialized Rescue  Non‐Residents   Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Residents   Itemized BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Technician $50.00/hour BGMC 3.38(Ord. No. 2013‐66, § 1, 9‐9 2013)  Specialized Emergency Response Services  Actual personnel cost, including  benefits, consultant, cost of  equipment that is  contaminated, material costs,  contract or mutual aid costs,  and attorneys fees.   BGMC 8.56 (Ord. No. 2004‐33)  CPR and First Aid Training  Heartsaver AED $50.00 Authorized by the Fire Chief  BLS for HCP $50.00 Authorized by the Fire Chief  Village of Buffalo Grove 297 2014 Adopted Budget First Aid $50.00 Authorized by the Fire Chief  Heartsaver AED Recert $35.00 Authorized by the Fire Chief  BLS for HCP Recert $35.00 Authorized by the Fire Chief       Village of Buffalo Grove 298 2014 Adopted Budget ENGINEERING FEES  Description Amount Reference  Preliminary Engineering Review  Fee  Preliminary Engineering Review  Fee = 1% of cost of  improvements, both public and  private.  BGMC Title 16 ‐ Section 16.20.020.F.  Engineering Review and  Inspection Fee  3.5% of the total estimated cost  of all improvements, both public  and private, less the amount of  the Preliminary Engineering  Review Fee paid pursuant to  Section 16.20.020.F.  BGMC Title 16 ‐ Section 16.20.080.D.1.  Storm and Sanitary Sewer  Television Inspections  A two dollar and fifty  cent($2.50) per lineal foot  inspection fee for storm and  sanitary sewer television  inspections.  BGMC Title 16 ‐ Section 16.20.080.D.2.  Pavement Evaluation Fee  15 cents per lineal foot for  streets and 15 cents per square  yard for parking lots  BGMC Title 16 ‐ Section 16.20.080.D.3.       Village of Buffalo Grove 299 2014 Adopted Budget WATER CONNECTION FEES  Size of Water Service  Connection Fee Size of Water Meter Cost of Meter  1 inch $100.00 ¾ inch 143.00  1 ¼ inch $125.00 1 inch 180.00  1 ½ inch $150.00 1 ½ inch 1145.00  2 inch $400.00 2 inch 1336.00  2 ½ inch $625.00 3 inch 1720.00  3 inch $900.00 4 inch 2936.00  4 inch $1,600.00 6 inch On call (currently 5,051.00)  6 inch $1,800.00  8 inch $2,000.00  10 inch $2,200.00  (Labor rates for installation of meter size ¾" – 1 ½" = 50.00; labor rate for installation of 2" – 4" compound meters =  75.00; this applies to change of meter only)  CONSTRUCTION WATER CHARGES VILLAGE SANITARY SEWER TAP‐ON FEES  Construction Values Fee Size of Connection Fee  0.00 ‐ 29,999.99 $17.50 6 inch $50.00  30,000.00 ‐ 49,999.99 $18.50 8 inch $200.00  50,000.00 ‐ 74,999.99 $20.00 10 inch $300.00  75,000.00 and up 20.00 + .25¢/1,000 in  excess of 75,000         Village of Buffalo Grove 300 2014 Adopted Budget Business, Taxes Licenses and Regulations  Description Amount Reference  Amusement Activities A nonreturnable fee of $50.00. BGMC 5.08 (Ord. 79‐51 § 4, 1979)  Raffles  The license fee, if any, shall be  established by the Corporate  Authorities for each raffle.  BGMC 5.09 (Ord. 88‐73 § 1 (part), 1988).  Arts and Crafts Vendor License  $20.00 for six days or fewer  (Ord. 2003‐24 § 1, 2003: Ord. 2003‐19 § 2 (part),  2003).  $50.00 per week  $75.00 per month  $150.00 per year  Coin‐Operated Amusement  Devices  Annual fee of $50.00 for each  such amusement device. Any  license issued between  November 1st and April 30th of  the following calendar year, the  fee is $25.00 for each such  amusement device  BGMC 5.12 (Ord. 2002‐41 § 1 (part), 2002)  Liquor License Application Fee $500.00  BGMC 5.20 (Ord. 2008‐13 § 1, 2008)               (Ord. 2004‐83 § 1, 2004;)  Annual Liquor License Fees:  Class A $2,500.00  Class B $2,300.00  Class C $2,500.00  Class D $1,800.00  Class E $1,500.00  Class F $2,000.00  Class G $100.00  Class H $250.00  Solicitor Permit  Not‐For‐Profit ‐ No Fee             For‐Profit ‐$50.00, plus $15.00  for each additional person  BGMC 5.24.050  Public passenger vehicle license  The annual fee for a public  passenger vehicle license is  $20.00. Licenses issued July 1st  or after shall be $10.00.  BGMC 5.28 (Ord. 94‐85 § 11 (part), 1994  Tobacco  $75.00 per annum. Every  tobacco dealer having a  mechanical device on his  premises in addition to the sale  of tobacco shall be required to  pay an  annual  fee of $50 for  each mechanical device.  BGMC 5.32 (Ord. 95‐105 § 2 (part), 1995;(Ord.  95‐105 § 2 (part), 1995:  Village of Buffalo Grove 301 2014 Adopted Budget Massage Establishments A $250.00 nonrefundable  application fee . BGMC 5.44 (Ord. 2004‐106 § 1 (part), 2004).  Food and Beverage Vending  Machines  $30.00 each license and $15.00  for a half of a year. BGMC 5.52 (Ord. 95‐105 § 1, 1995:)  Cable/Video Service Provider  Fee and Peg Access Support Fee  5.00% of the holder's gross  revenues.  The amount of the  PEG access support fee imposed  hereby shall be one percent of  the holder's gross revenues or, if  greater, the percentage of gross  revenues that incumbent cable  operators pay to the Village or  its designee for PEG access  support in the Village.  BGMC 5.74 (Ord. 2007‐59 § 2 (part), 2007)       Village of Buffalo Grove 302 2014 Adopted Budget TAXES  Description Amount Reference  Hotel & Motel Tax  6.00% of the gross rental  receipts from such a rental,  leasing or letting.  BGMC 3.28 (Ord. 2007‐49 § 1, 2007)  Foreign Fire Insurance Tax  2% per annum of the gross  receipts received as premiums  upon fire insurance policies on  property located in the Village.  BGMC 3.32 ((Ord. 91‐34 § 1 (part), 1991)  Home Rule Municipal Retailers  & Service Occupation  1.00% of the gross receipts from  all business sales made in the  course of such business while  this Chapter is in effect; and a  tax is imposed upon all persons  engaged in the Village of Buffalo  Grove in the business of making  sales of service, at the rate of  one percent of the selling price  of all tangible personal property  transferred by such serviceman  as an incident to the sale of  service.  BGMC 3.40 ((Ord. 2004‐16 § 1, 2004)  Real Estate Transfer Tax  Three dollars for every one  thousand dollars value thereof  as stated in the declaration. If  the value of the fraction of every  one thousand dollars is five  hundred dollars or less, the  value shall be rounded down to  the nearest one thousand  dollars. If the value of the  fraction is five hundred dollars  and one cent or more, the value  shall be rounded up to the  nearest one thousand dollars.  BGMC 3.44 (Ord. 91‐89 § 1 (part), 1991)  Prepared Food and Beverage  Tax  1.00% of the purchase price of  prepared food and alcoholic  liquor at any prepared food  facility or liquor facility within  the Village  BGMC 3.48 (Ord. 2007‐62 § 2 (part), 2007)  Village of Buffalo Grove 303 2014 Adopted Budget Municipal Telecommunications  Infrastructure Maintenance Fee  1.00% of all gross charges  charged by the  telecommunications retailer to  service addresses within the  Village for telecommunications  originating or received in the  Village.  BGMC 3.56 (Ord. 97‐71 § 2 (part), 1997)  Simplified Municipal  Telecommunications Tax  6.00% of the gross charges for  such telecommunications  purchased at retail from a  retailer.  BGMC 3.64 (Ord. 2002‐50 § 4 (part), 2002)  Municipal Gas Use Tax 0.05 per therm. BGMC 3.65(Ord. No. 2009‐89, § 2, 12‐21‐2009)  Municipal Electricity Use Tax  Next 500,000 0.34  Next 2,000,000 0.32  Next 2,000,000 0.315  Next 5,000,000 0.31  Next 10,000,000 0.305  Excess of 20,000,000 0.3  The tax is in addition to all taxes,  fees and other revenue measure  imposed by the Village, the State  of Illinois, or any other political  subdivision of the State.  BGMC 3.66(Ord. No. 2009‐90, § 2, 12‐21‐2009)  Municipal Automobile Renting  Occupation Tax and Municipal  Automobile Renting Use Tax  1.00% of the rental price of such  automobile while this chapter is  in effect  BGMC 3.68 (Ord. 2001‐79 § 1, 2001: 2001‐78 § 1  (part), 2001)    Village of Buffalo Grove 304 2014 Adopted Budget Ap   Finan Fund Pol Purchasin Investme Debt Pol Fixed Ass Five‐Year Twenty‐Y                             ppe ncial Po icy  ng Policy  ent Policy  icy  set and Capi r Operating  Year Water a end licies an tal Equipme Forecast  and Sewer U ix B nd Proj ent Capitaliza Utility Foreca B  ections ation Policy ast  s  Fund Balance Use    Village Of Buffalo Grove  Fund Balance and Reserve Policy  Definitions  Fund Balance – the difference between assets and liabilities in a Governmental Fund.  Nonspendable Fund Balance – the portion of a Governmental Fund’s net assets that are not available to  be spent , either short tern or long term, in either form or through legal restrictions.  Restricted Fund Balance – the portion of a Government Fund’s net assets that are subject to external  enforceable legal restrictions.  Committed Fund Balance – the portion of a Governmental Fund’s net assets with self‐imposed  constraints or limitations that have been placed by formal action at the highest level of decision making.  Assigned Fund Balance – the portion of a Governmental Fund’s net assets to denote an intended use of  resources.  Unassigned Fund Balance – available expendable financial resources in a Governmental Fund that are  not the object of tentative management plan (i.e. designations). (only in the General Fund, unless  negative)  Note: In Non‐Governmental Funds, management may decide to “assign” funds for a specific purpose.  This will be done as an internal budgeting procedure rather than as a formal accounting entry, creating a  fund automatically assigns fund balance.  Policy    A. It is the policy of the Village of Buffalo Grove to maintain Committed Fund Balance in the  General Fund to fund operations for a period of at least three months. The committed amount  in the General Fund is adjusted annually with the adoption of the annual budget and is  calculated as three months (25 percent) of General Fund expenditures (excluding transfers to  fund capital projects and pensions). During the development of the subsequent year’s annual  budget, should the Committed Fund Balance be expected to fall below the 25 percent target  notification will be given to the Village’s Finance Committee.  While identified uses of Fund  Balance may be proposed that could continue the trend below 25% such uses will be disclosed  and approved by the Committee.      B. The annual budget (appropriation) will include a contribution to (or drawdown from) the  Committed Fund Balance to assure compliance with this policy. The levels of other required  restrictions, commitments and assignments will fluctuate depending on activity.    C. Unassigned Fund Balance shall be reviewed annually and, where appropriate, a determination  will be made as to how much of the unassigned fund balance will be transferred to the Reserves  for Capital Replacement. Although the policy minimum is 25 percent for Committed Fund  Balance, 30 percent is considered the preferred balance and any unassigned balances exceeding  30 percent will be considered for transfer.    D. This policy may be amended from time to time according to the requests of the Village of  Buffalo Grove President and Board of Trustees.    Village of Buffalo Grove 307 2014 Adopted Budget E. The Village will spend the most restricted dollars before less restricted, in the following order;    a. Nonspendable Fund Balance (if funds become spendable)  b. Restricted Fund Balance  c. Committed Fund Balance  d. Assigned Fund Balance  e. Unassigned Fund Balance    F. The Finance Director will determine if a portion of fund balance should be assigned.    Purchasing Policy Overview  *Revised by Resolution 2013‐9 on March 4, 2013.  Full policy available on the website.     The procurement policy is intended for use as a guide to the Village of Buffalo Grove procurement  methods. When used properly, the policies will enable the Village to obtain needed materials,  equipment, supplies, and services efficiently and economically.    The basic goals of the Village’s procurement program are:  1. To comply with the legal requirements of public procurement and purchasing.  2. To assure vendors that impartial and equal treatment is afforded to all who wish to do  business with the Village.  3. To receive maximum value for each dollar spent by awarding purchase orders to the lowest  responsible bidder, taking into consideration quality, performance, technical support,  delivery schedule, past performance and other relevant factors.  4. To provide Village departments the required goods, equipment and services at the time and  place needed and in the proper quantity and quality.  5. To promote environmentally safe products and services while taking into consideration  factors such as price, performance, availability and safety.  6. To promote good and effective vendor relations, cultivated by informed and fair buying  practices and strict maintenance of ethical standards.  The purpose of this purchasing policy is to provide the Village of Buffalo Grove staff with guidelines and  directions for the acquisition of goods and services.  This policy is designed to be a fluid document and  will be modified from time to time to conform to changes in legislation, technology and actual practice.    The Village Manager, or his/her designee, shall be the final authority with regards to enforcement of any  of the provisions of this policy.  Failure to follow the procedures outlined in this policy may lead to  disciplinary action in accordance with the provisions of the Village of Buffalo Grove Personnel Manual.  This policy is not intended to provide third parties with any specific rights when transacting with the  Village of Buffalo Grove.  All policies and procedures in this Policy are subject to modification by the  Village of Buffalo Grove 308 2014 Adopted Budget appropriate Village employees and, therefore, vendors or other third parties shall not be entitled to rely  on the contents of this policy.  Amount Of Purchase  Procurement Method Notification Approval  Purchases of $50.00 or less Petty Cash Procedures  Supervisor or  Designee  Supervisor or  Designee  $50.01 to $100.00 Purchases Request for Payment Method  Or Invoice submitted  Purchase Order Procedure  Department  Supervisor or  Designee  Department  Supervisor or  Designee  $100.01 to $999.99 Purchases Quotes (verbal, fax, email, written)  3 Quotes Recommended  Purchase Order Procedure  Department  Supervisor or  Designee  Purchasing  Manager  $1,000 to $2,499.99 Purchases Quotes (written, faxed or email)  3 Quotes Required  Purchase Order Procedure  Purchasing  Manager  Department  Director or  Designee  $2,500 to $20,000 Purchases Contact the Purchasing Manager  Quotes (written, faxed or email)  3 Quotes or State Contract/GSA  Purchase Order Procedures  Department  Director or  Designee  Village Manager  or Designee  Purchase Exceeds $20,000  Contact the Purchasing Manager  Formal Procurement Process  Award by Village Board  Village Manager  or Designee  Village Board    Village Manager Authority and Responsibilities    1. Purchase all materials, supplies, equipment, personal services and contracts for which funds are  provided in the budget, but no item or personal service which exceeds any budget appropriation  may be purchased.   Village of Buffalo Grove 309 2014 Adopted Budget 2. For a purchase of more than twenty thousand dollars, with the exception of professional  services, the Village Manager should solicit bids and such bids shall be presented to the Corporate  Authorities for approval or rejection.   4. The Village Manager shall solicit bids for any public improvement which will exceed twenty  thousand dollars, which is not to be paid for in whole or in part by a special assessment or special  tax.   5. The Village Manager will make recommendations to the Corporate Authorities with respect to  all bids.   6. The Village Manager may issue rules and regulations governing requisitions and the transaction  of the business of the purchasing agent and the heads of departments, officers and employees of  the Village.   7. In case of circumstances creating an emergency, the Village Manager may, without prior  consent of the Corporate Authorities, award contracts and make purchases for the purpose of  meeting the emergency. In such cases the Village Manager will notify the Corporate Authorities as  soon as is practicable of all emergency procurements that exceed $20,000  Petty Cash Purpose: To reimburse an employee for small incidental purchases.  Appropriate use of the Petty Cash: Petty cash funds may be used for small incidental nonrecurring cash  purchases that do not exceed $50.  The use of petty cash should not be considered as a substitute for  regular procurement procedures.   Requests for reimbursement using petty cash must be accompanied by the Petty Cash Form. These  forms must be completed and then submitted to the Accounts Payable Clerk.  Advance Check Request Purpose: To request a check for payment when an invoice is not issued.  Appropriate use of Advance Check Request for Payment:  Occasionally, a check is needed when there is  no invoice.  These occurrences include, but are not limited to:  1. An employee request for reimbursement for out of pocket expense.  2. Vendors requiring payment in advance.  3. Mail in catalog orders requiring pre‐payment.  When the Advance Check Request form is used, a cash receipt, a written quote, or a copy of the catalog  order must be submitted as supporting documentation.   Village of Buffalo Grove 310 2014 Adopted Budget Purchase Orders Purpose: To provide a legal document that places an obligation on both the Village and the vendor.  When properly endorsed by the Finance Department, the purchase order obligates the Village to  purchase the items listed at the prices stated.  The vendor is obligated according to the terms and prices  stated on the purchase order to deliver the goods or services.  The purchase order provides  specifications for goods and services ordered and shipping and billing information.  Appropriate Use of the Purchase Order: A purchase order shall be used for procurement of any item or  service that requires a written order or any purchase of $50.01 or more.  Purchase orders are not  required for prepaid orders.  Blanket Purchase Orders Purpose: Blanket purchase orders will be used for repetitive purchases from certain vendors.   Appropriate Use of the Blanket Purchase Order: If the Village has entered into contract with a Vendor  then a Blanket purchase may be issued for each fiscal year of that contract. Departments should follow  standard purchase order procedures. For repetitive purchases, rather than issuing a purchase order for  each purchase, one purchase order with a dollar limit is issued for a period of up to three months.  Procurement Card Program A policy has been designed to establish the procedures to be used with the Village of Buffalo Grove’s  procurement card program.    Investment Policy    I. Policy:  The Village of Buffalo Grove, as a public agency, has an inherent fiduciary responsibility to properly  account for and manage public funds. Public funds are to be considered current operating funds, special  funds, debt service and other funds of any kind or character belonging to or in the custody of any public  agency (Chapter 30, paragraph 235/1 through 235/7, Public Funds Investment Act, Illinois Complied  Statutes).    II. Scope:  This investment policy applies to all financial assets of the Village of Buffalo Grove except for the Police  and Firefighter’s Pension Funds which are subject to those individual fund boards.     1. Pooling of Funds  Except for cash in certain restricted and special funds, the Village of Buffalo Grove will consolidate and  reserve balances from all funds to maximize investment earnings and to increase efficiencies with regard  to investment pricing, safekeeping and administration. Investment income will be allocated to the  various funds based on their respective participation and in accordance with generally accepted  accounting principles.     III. General Objectives:  The primary objectives, in priority order, of investment activities shall be safety, liquidity, and yield:  Village of Buffalo Grove 311 2014 Adopted Budget   1. Safety    Safety of principal is the foremost objective of the investment program. Investments shall be  undertaken in a manner that seeks to ensure the preservation of capital in the overall portfolio. The  objective will be to mitigate credit risk and interest rate risk    a) (a). Credit Risk    The Village of Buffalo Grove will minimize credit risk, which is the risk of loss due to the failure of the  security issuer or backer, by:    • Limiting investment to the types of securities listed in Section VII of this Investment Policy  • Pre‐qualifying the financial institutions, broker/dealers, intermediaries, and adviser with which  the Village of Buffalo Grove will do business in accordance with Section V  • Diversifying the investment portfolio so that the impact of potential losses from any one type of  security or from any one individual issuer will be minimized.    (b). Interest Rate Risk    The Village of Buffalo Grove will minimize interest rate risk, which is the risk that the marker values of  securities in the portfolio will fall due to changes in market interest rates, by:  • Structuring the investment portfolio so that securities mature to meet cash requirements for  ongoing operations, thereby avoiding the need to sell securities on the open market prior to  maturity  • Investing operating funds primarily in shorter‐term securities, money market mutual funds, or  similar investment pools and limiting the average maturity of the portfolio in accordance  with this policy (see section VIII).    2. Liquidity  The investment portfolio shall remain sufficiently liquid to meet all operating requirements that may be  reasonably anticipated. This is accomplished by structuring the portfolio so that securities mature  concurrent with cash needs to meet anticipated demands (static liquidity). Furthermore, since all  possible cash demands cannot be anticipated, the portfolio should consist largely of securities with  active secondary or resale markets )dynamic liquidity). Alternatively, a portion of the portfolio may be  placed in money market mutual funds or local government investment pools which offer same day  liquidity for short‐term funds.    3. Yield    The investment portfolio shall be designed with the objective of attaining a market rate of return  throughout budgetary and economic cycles, taking into account the investment risk constraints and  liquidity needs. Return on investment is of secondary importance compared to the safety and liquidity  objectives described above. The core of investments is limited to relatively low risk securities in  anticipation of earning a fair return relative to the risk being assumed. Securities shall generally be held  until maturity with the following exceptions:    • A security with declining credit may be sold early to minimize loss of principal.  Village of Buffalo Grove 312 2014 Adopted Budget • A security swap would improve the quality, yield, or target duration in the portfolio.  • Liquidity needs of the portfolio require that the security be sold.    IV. Standards of Care:    1. Prudence    The standard of prudence to be used by investment officials shall be the “prudent person” standard and  shall be applied in the context of managing the overall portfolio. Investment officers acting in  accordance with written procedures and this investment policy and exercising due diligence shall be  relieved of personal responsibility for an individual security’s credit risk or market price changes,  provided deviations from expectations are reported in a timely fashion and the liquidity and the sale of  securities are carried out in accordance with the terms of this policy.    2. Ethics and Conflicts of Interest    Officers and employees involved in the investment process shall refrain from personal business activity  that could conflict with the proper execution and management of the investment program, or that could  impair their ability to make impartial decisions. Employees and investment officials shall disclose any  material interests in financial institutions with which they conduct business. They shall further disclose  any personal financial/investment positions that could be related to the performance of the investment  portfolio. Employees and officers shall refrain from undertaking personal investment transactions with  the same individual with whom business is conducted on behalf of the Village of Buffalo Grove.    3. Delegation of Authority    Authority to mange the Village of Buffalo Grove’s investment program is derived from the following:  The establishment of investment policies is the responsibility of the Village Board. Management and  administrative responsibility for the investment program is hereby delegated to the Finance Director  who, under the direction of the Village Manager, shall establish written procedures for the operation of  the investment program consistent with this investment policy. Procedures should include references  to: safekeeping, delivery vs. payment, investment accounting, repurchase agreements, wire transfer  agreements, collateral/depository agreements and banking service contracts. Such procedures shall  include explicit delegation of authority to persons responsible for investment transactions. No person  may engage in an investment transaction except as provided under the terms of this policy and the  procedures established by the Finance Director. The Finance Director shall be responsible for all  transactions undertaken and shall establish a system of controls to regulate the activities of subordinate  officials. The Finance Director may from time to time amend the written procedures in a manner not  inconsistent with this policy or state statutes.    The responsibility for investment activities of the Police and Firefighter Pension Funds rest with the  trustees of the respective fund boards.    V. Authorized Financial Institutions, Depositories and Broker/Dealers:    The Finance Director will maintain a list of financial institutions authorized to provide investment  services. In addition, a list will be maintained of approved security broker/dealers selected by credit  worthiness. These may include “primary” dealers or regional dealers that qualify under Securities and  Village of Buffalo Grove 313 2014 Adopted Budget Exchange Commission (SEC) Rule 15C3‐1 (uniform net capital rule). No public deposit shall be made  except at a qualified public depository as established by state statutes.    All financial institutions and broker/dealers who desire to become qualified become qualified bidders for  investment transactions must supply the Finance Director with the following:  • Audited financial statements demonstrating compliance with state and federal capacity  adequacy guidelines  • Proof of National Association of Security Dealers (NASD) certification (not applicable to  Certificate of Deposit counterparties)  • Proof of state registration  • Completed broker/dealer questionnaire  • Certification of having read the Village’s Investment Policy    VI. Safekeeping and Custody:    All trades of marketable securities will be executed by delivery vs. payment (DVP) to ensure that  securities are deposited in an eligible financial institution prior to the release of funds.    Securities will be held by an independent third‐party custodian selected by the Village as evidenced by  safekeeping receipts in the Village’s name. The safekeeping institution shall annually provide a copy of  their most recent report on internal controls (Statement of Auditing Standard No. 70, or SAS 70).    1. Internal Controls    The Finance Director is responsible for establishing and maintaining an internal control structure  designed to ensure that the assets of the Village of Buffalo Grove are protected from loss, theft or  misuse. Details of the internal controls system shall be documented in an investment procedures  manual and shall be reviewed and updated annually. The internal control structure shall be designed to  provide reasonable assurance that these objectives are met. The concept of reasonable assurance  recognizes that (1) the cost of a control should not exceed the benefits likely to be derived and (2) the  valuation of costs and benefits requires estimates and judgments by management.    The internal controls structure shall address the following points:  • Control of collusion  • Separation of transaction authority from accounting and recordkeeping  • Custodial safekeeping  • Avoidance of physical delivery securities  • Clear delegation of authority to subordinate staff members  • Written confirmation of transactions for investments and wire transfers  • Dual authorizations of wire transfers  • Development of a wire transfer agreement with the lead bank and third‐party custodian  Accordingly, the Finance Director shall establish a process for annual independent review by an external  auditor to assure compliance with policies and procedures.    VII. Suitable and Authorized Investments:    The Village may invest in any type of the security allowed for in Illinois Compile Statutes (30 ILCS 235/2)  regarding the investment of public funds. Approved investments include:  Village of Buffalo Grove 314 2014 Adopted Budget   • Bonds, notes, certificates of indebtedness, treasury bill, or any other securities now or hereafter  issued, which are guaranteed by the full faith and credit of the United States of American as  to principal and interest;  • Bonds, notes, debentures or other similar obligations of the United States of America or its  agencies;  • Interest‐bearing savings accounts, interest‐bearing certificates of deposit or interest‐bearing  time deposits or any other investments constituting direct obligations of any bank as  defined by the Illinois Banking Act; and is insured by the Federal Deposit Insurance  Corporation;  • Short‐term obligations of corporations organized in the United States with assets exceeding  $500,000,000 if (i) such obligations are rated at the time of purchase at one of the three  highest classifications established by at least two standard rating services and which mature  not later than 180 days for the date of purchase, (ii) such purchases do not exceed 10% of  the corporation’s outstanding obligations and (iii) no more than 25% of the Village’s funds  may be investing in short‐term obligations of corporations;  • Illinois Public Treasurer’s Investment Pool (Illinois Funds);  • Consistent with the GFOA Recommended Practice on Use of Derivatives by State and Local  Governments (attachment #1), extreme caution should be exercised in the use of derivative  instruments.    1. Collateralization:     It is the policy of the Village of Buffalo Grove and in accordance with the GFOA’s Recommended  Practices on the Collateralization of Public Deposits (attachment #2), the Village requires that funds on  deposit in excess of FDIC limits be secured with some form of collateral. The Village will accept any of  the following assists as collateral:  • Government Securities  • Obligations of Federal Agencies  • Obligations of Federal Instrumentalities  • Obligations of the State of Illinois    (The Village reserves the right to accept/reject any form of the above named securities.)    The amount of collateral provided will not be less than 110% of the fair market value of the net amount of public  funds secured. The ratio of fair market value of collateral to the amount of funds secured will be reviewed  monthly, and additional collateral will be required when the ratio declines below the level required and collateral  will be released if the fair market value exceeds the required level. Pledged collateral will be held in safekeeping by  an independent third party depository designated by the Village of Buffalo Grove and evidenced by a safekeeping  agreement. Collateral agreements will preclude the release of the pledged assets without an authorized signature  from the Village of Buffalo Grove. The Village realizes that there is a cost factor involved with collateralization and  the Village will pay any reasonable and customary fees related to collateralization.      VIII. Investment Parameters:    1. Diversification  In order to reduce the risk of default, the investment portfolio of the Village of Buffalo Grove shall be  diversified by:  Village of Buffalo Grove 315 2014 Adopted Budget  Limiting investments to avoid over‐concentration in securities from a specific issuer or business  sector (U.S. Treasury and Agency securities),   No financial institution shall hold more than 40% of the Village’s investment    portfolio   Monies deposited at a financial institution shall not exceed 75% of the capital stock and surplus  of that institution.   Commercial paper shall not exceed 10% of the Village’s investment portfolio.   Brokered certificates of deposit shall not exceed 25% of the Village’s investment portfolio.   Investing in securities with varying maturities, and   Continuously investing a portion of the portfolio in readily available funds such as local  government investment pools (LGIPs), money market funds or overnight repurchase agreements  to ensure that appropriate liquidity is maintained in order to meet ongoing obligations.    2. Maximum Maturities    To the extent possible, the Village of Buffalo Grove will attempt to match its investments with  anticipated cash flow requirements. Unless matched to a specific cash flow, the Village will not directly  invest in securities maturing more than three years from the date of purchase.    Reserve funds and other funds with longer‐term investment horizons may be invested in securities  exceeding three year if the maturities of such investments are made to coincide as nearly as practicable  with the expected use of funds.    Because of inherent difficulties in accurately forecasting cash flow requirements, a portion of the  portfolio should be continuously invested in readily available funds such as LGIPs, money market funds,  or overnight repurchase agreements to ensure that appropriate liquidity is maintained to meet ongoing  obligations.    IX. Reporting:    The Finance Director shall prepare as investment report at least monthly, including a management  summary that provides an analysis of the status of the current investment portfolio and the individual  transactions executed over the month. This management summary will be prepared in a manner which  will allow the Village to ascertain whether investment activities during the reporting period have  conformed to the investment policy. This report should be provided to the Village Manager and Village  Board. The report will include the following:    • Listing of individual securities held, by fund, at the end of the reporting period.  • Average weighted yield to maturity of portfolio.  • Listing of investments by maturity date.  • Percentage of total portfolio which each type of investment represents.    1. Performance Standards    The investment portfolio will be managed in accordance with the parameters specified within this  policy. The portfolio should obtain a market average rate of return during a market/economic  environment of stable interest rates. Portfolio performance should be compared to appropriate  benchmarks on a regular basis. The benchmarks shall be reflective of the actual securities being  Village of Buffalo Grove 316 2014 Adopted Budget purchased and risks undertaken, and the benchmark shall have similar weighted average as the  portfolio.    2. Market Yield  The Village’s investment strategy is passive. Given this strategy, the basis used by the Finance Director  to determine whether market yield are being achieved shall be the six‐month U.S. Treasury Bill.      3. Marking to Market  The market value of the portfolio shall be calculated at least quarterly and a statement of the market  value of the portfolio shall be issued at least quarterly. This will ensure that review of the investment  portfolio, in terms of value and price volatility, has been performed consistent with the GFOA  recommended Practices on “Mark‐to‐Market Practices for State and Local Government Investment  Portfolios and Investment Pools” (attachment #3). In defining market value, considerations should be  given to the GASB Statement 31 pronouncement.    X. Investment Policy Adoption:    The Village of Buffalo Grove’s investment policy shall be adopted by resolution of the Village Board of  Trustees. This policy shall be reviewed on an annual basis by the Finance Director and any modifications  thereto must be approved by the Village Board of Trustees.                              Village of Buffalo Grove 317 2014 Adopted Budget Debt Policy    A debt policy is a formal document governing when, how, for what purposes, and to what extent debt  may be issued. A sound debt policy will provide benefit and guidance to the Village of Buffalo Grove not  only as to how it manages the repayment of outstanding debt but can serve to manage the Capital  Improvement Plan adopted annually. Debt policy can:     Help avoid common pitfalls of debt issuance and management.   Promote long‐term financial stability, including managing tax levies.   Send a message regarding fiscal responsibility to the community.   Assist in not only maintaining but improving bond ratings.   Enhances regulatory compliance matters.   Assures that borrowing is done at the lowest cost to the community.    An effective debt policy should be firm in intent but not onerous to the extent that flexibility in approach  toward use and design of debt becomes difficult. Elements should include, but not be limited to, the  purposes for which debt may or may not be used, the limitations of debt, and the standards for debt  issuance. The following represent elements of the debt policy for the Village of Buffalo Grove.     Long‐term debt will not be used to finance current operations or to capitalize operating  expenses. The capitalization of expenses, which represents a shift of operating costs onto long‐ term debt, should be a practice that is expressly prohibited. To further support this policy, the  highest priority for the issuance of long‐term debt will be to further the Village’s Capital  Improvement Plan. In terms of this and other policy statements, long‐term debt will be bonded  indebtedness whose maturity is at least ten years from the date of original issue.   Long‐term debt will be used only for capital projects that cannot be financed from current  revenue sources. Where capital improvements or acquisitions are financed through the issuance  of debt, such debt will be retired in a period not to exceed the expected life of the improvement  or acquisition.    The Village will also issue long‐term debt for refunding of other outstanding debt for the  purpose of interest rate savings. As a guide, the minimum net present value savings shall be  three percent (3%) of the par value of the proposed new bonds to be issued. However,  circumstances may occur where a refunding may be advantageous with net present value  savings of less than 3%. In those cases, approval of the President and Board of Trustees will be  required in order to proceed.   The Village will use only level or declining debt repayment schedules, avoiding back‐loaded or  balloon repayment schedules or variable‐rate debt. This is to avoid fluctuations in debt service  requirements as well as fluctuations in tax levy rates. Only in those circumstances where it is to  the Village’s advantage will debt service be scheduled on a non‐even repayment basis. Level or  declining repayment schedules incur less interest cost while the use of delayed or balloon  schedules incur greater interest cost. Lastly, the use of variable‐rate debt requires dependence  upon some external measure and indices and may be considered a form of speculation.   A policy of full disclosure will be followed in all financial reports, official statements and as part  of any mandatory continuing disclosure undertaking. Information required to be distributed, by  law, to any Nationally Recognized Municipal Securities Information Repository (NRMSIR) shall  Village of Buffalo Grove 318 2014 Adopted Budget follow guidelines set forth from time to time, including any required Material Events Disclosure  as interpreted under the Securities Exchange Act of 1934, as amended. Lastly, the Village will  use generally accepted accounting principles in the preparation of all financial statements used  in complying with disclosure requirements. All financial statements will be audited annually by  an independent, certified public accounting firm.   Municipalities of less than 500,000, unless they are a home rule unit, are limited in the amount  of indebtedness they can incur at any one time to no more than 8.625% of assessed and  equalized valuation. However, as a policy planning target, the Village shall endeavor to have no  more indebtedness outstanding at any one time in an amount greater than four percent (4%) of  assessed and equalized valuation. In the event of an extraordinary situation as determined by  the President and Board of Trustees, the Village may have outstanding debt in an amount  exceeding 4% of its assessed evaluation.   Overall, the Village will repay any indebtedness incurred in the shortest possible time without  creating undue hardship for tax or ratepayers.   Capital improvement or refunding indebtedness will be funded with General Obligation Bonds  unless there are other, more appropriate, means of financing. Such alternative financing might  include, but not be limited to, revenue bonds, special service area bonds, tax increment  allocation revenue bonds and special assessments.   Indebtedness to be issued by the Village will be offered through the competitive bidding process  except as expressly approved by the President and Board of Trustees. If it is proposed that debt  not be issued through competitive bidding, such request will state the compelling reasons why  the competitive bidding process is not deemed suitable for the particular issuance of debt.  Competitive bidding can reduce interest cost, avoids questions of unfairness and favoritism in  the underwriting selection process and should validate the ultimate price paid for debt.    Any consultants providing advice and counsel for any issuance of Village debt, as well as  broker/dealers acquiring Village debt shall be independent. Financial advisors, bond counsel and  any broker/dealer for any issuance of debt shall each be separate entities having no relationship  with each other. This is intended to prevent any conflict of interest, incorporating within the  Policy the requirements of Municipal Securities Rulemaking Board Rule G‐23, which permits  financial advisor/underwriter relationships if such relationships are disclosed to the Village as  issuer.   Any financial advisor and bond counsel shall provide full and continuing disclosure to the Village  of any relationship or agreement, formal or informal, which may be in conflict with the best  interests of the Village. The financial advisor and bond counsel shall further be prohibited from  engaging in such relationships or agreements without the express prior consent of the Village.  Any potential for conflict of interest, where it may exist, should be expressly recognized by all  consultants.    While the Village intends to match its borrowing needs with those identified within the approved Capital  Improvement Plan or in some cases, the refunding of outstanding debt at a lower net interest cost, with  long‐term debt, there may be instances with other debt may be advantageous to issue. Additionally,  there may be a need to employ what will be defined as interim debt. The following policies are  applicable to the issuance of either short‐term or interim debt:     Short‐term debt shall be considered indebtedness issued for a term of 10‐years or less. The use of  such debt, with the exception of current debt refunding, shall be intended to provide financing for  municipal needs such as purchasing/replacing fleet equipment, renovation or reconstruction of  Village of Buffalo Grove 319 2014 Adopted Budget capital assets, purchases of specialized types of equipment, or to acquire communications or data  systems/equipment. Each proposal for short‐term financing shall be evaluated on a case by case  basis with final approval granted by the President and Board of Trustees.    Interim debt shall be considered indebtedness issued for a term of less than 5‐years. Such borrowing  may be utilized for the temporary funding of operational cash flow deficits pending receipt of  anticipated revenues or for interim capital financing needs; an internal borrowing for operational or  capital acquisition would qualify as interim debt. Repayment will occur over a period not to exceed  the useful life of the underlying asset but in any case, no longer than 5‐years, although the period  could vary depending on the nature of the asset financed. In terms of internal borrowing for  purposes other than capital acquisition, the term will be no greater than 5‐years.    Policy on Revenue Based Debt:  The Village may find it advantageous to issue revenue based debt to fund enterprise capital financing  needs. Should such indebtedness be required, the following standards shall apply:     An annual rate and fee review will be conducted as part of the fiscal year budget process to ensure  that predictable and affordable charges for services are in effect.   The Village will maintain rates and fees necessary to conform to bond coverage requirements that  may be required.   The primary option for any enterprise financing, and to also serve as a modeling tool for future rate  and fee requirements, shall be debt with a maximum maturity of 20‐years.        Village Board Authorizations:  All long, short and interim term borrowing shall require approval of the President and Board of Trustees  prior to authorization.    Alternative Financing:  The Village will issue alternate type of indebtedness such as, but not limited to, Special Service Area  Bonds or Tax Increment Allocation Revenue Bonds when beneficial to an identified development  strategy approved by the President and Board of Trustees. Such indebtedness shall be considered  limited obligations of the Village secured by special taxes authorized by statute or in the case of TIF, by  incremental property and sales taxes. The Village will not use its full faith and credit to secure any  alternative financing.    Further, should the Village issue alternative type debt, it shall take any and all reasonable steps to  confirm the financial feasibility of any projects and the financial solvency of the end user(s). Further, all  precautions will be taken to ensure that a true public purpose and financial viability exists for all such  projects funded.    Other Agency Financing:  Through intergovernmental agreement, the Village may be obligated for a portion of debt issued by an  associated public agency such as the Solid Waste Agency of Northern Cook County or Northwest Water  Commission. Depending upon the nature of the obligation, disclosure will be noted within the Village’s  Comprehensive Annual Financial Report following generally accepted accounting principles. If the nature  of an external financing requires disclosure within the financial statements of the Village, such  indebtedness obligations will be properly accounted for and disclosed.  Village of Buffalo Grove 320 2014 Adopted Budget   Bond Covenants and Laws:  The Village shall comply at all times with all covenants and requirements of bond ordinances as well as  supplemental transcript documents as well as State and Federal laws authorizing and governing the  issuance and administration of debt obligations.    Debt Policy and Rating Agencies:  Underwriting and municipal credit rating institutions base their evaluation of the Village upon its ability  to ensure that new debt is incurred in a prudent manner, so as to maximize the credit worthiness of the  Village. This is important if the Village is to upgrade its present bond rating, and in extreme conditions,  maintain its current rating. Rating agencies have advised that one of the major criteria used in  evaluating credit worthiness is whether a local jurisdiction has an objective but flexible debt policy  which serves as a guideline for making decisions about how much new debt to incur or have outstanding  at any one time. Generally, rating agencies will view, as positive, criteria that are conservative. A local  government should only borrow what it can afford and retire principal in a timely and aggressive  manner.                                      Village of Buffalo Grove 321 2014 Adopted Budget Fixed Asset and Capital Equipment Capitalization  Purpose and Overview:  The government’s role is to provide services to its citizens and as part of that duty, a responsibility exists  to maintain stewardship over the resources that are used to provide those services.  Control over fixed  assets is necessary to ensure that these assets are used properly and efficiently.  Appropriate systems  and procedures will be established and revised from time‐to‐time in order to be assured that assets are  adequately controlled.    The purpose of recording the general fixed assets of the Village is primarily for stewardship purposes, in  order to provide for physical and dollar control, and for an accounting of general governmental capital  planning and acquisitions over the years.  Also, generally accepted accounting principles as they apply to  public entities require the inclusion of financial data regarding fixed and general asset accounting within  the Village’s Comprehensive Annual Financial Report.    Assets included within a fixed asset control system should possess the following attributes:    1. They must be tangible  2. Have a useful life of greater than one year  3. Be of a "significant" dollar value    The general purpose given to recording fixed and general assets is to facilitate the protective custody of  the property.  A good system permits the fixation of responsibility of custody and for the proper use of  specific assets within the using department(s).  The taking of an actual physical inventory on a regular  basis can increase the control capabilities of the Village’s system and help insure overall integrity.  Other  purposes usually cited for asset control is:    1. Insuring assets for risk management purposes  2. Centralizing asset documentation and reporting systems  3. Developing estimates for asset replacement purposes  4. Allowing for completeness of financial statements  5. Providing for management of fixed assets regarding acquisition, declaration of surplus and  disposition.    The end purpose of this Policy will be to provide a guide to the organization, inventory and reporting of  data for the Village of Buffalo Grove’s Fixed and General Asset Management System.    Asset Control Policy:    The following will apply regarding asset control policies for the Village of Buffalo Grove:    1. All assets acquired by the Village will be recorded within the Fixed Asset Management System  maintained within Lotus Notes as an independent database.  Assets to be controlled should be  acquired as a capital acquisition and possess a significant value.  The minimum value for control  purposes will be $10,000 per individual piece of equipment. Equipment carrying a value less than  $10,000 will be accounted for internally based the type of asset and upon the discretion of the  Village of Buffalo Grove 322 2014 Adopted Budget Department Director. The capitalization threshold for  capital construction and/or infrastructure  improvements will be $25,000.    2. The cost of the asset will include the actual purchase price plus any other additional charges  incurred to put the asset into service.  Absent any data on original cost, a realistic estimate will be  used.  New capital construction will be value as the sum of all charges and costs to put the asset into  service.  3. Responsibility for all asset control will be assigned to the individual department.  All changes in the  inventory for whatever reason must be reported by that department.  4. The system will be maintained by the Department of Finance and General Services but will be  available within the MIS network within Lotus Notes as a read‐only database.  Finance will input new  acquisitions as well as deletions and transfers.  The status of all assets will be posted through an  Inventory Control Record.  5. The department initiating an acquisition, deletion or transfer of an asset should notify the Finance  Department of these events.  Changes to the database will be initiated as appropriate.  6. All asset acquisitions should be by purchase order unless they are for assets donated or contributed  to the Village.  All deletions/retirements will be declared surplus by ordinance. Such ordinances will  be prepared by the Finance Department.  7. All asset acquisitions will be identified, when appropriate, with tags provided by the Finance  Department.  Tags will be affixed to the asset acquired by department personnel.  8. At a minimum once per year, an inventory will be conducted of all general fixed assets.  This will be  prior to the conclusion of the fiscal year and will be used for posting to the Village’s financial records  and for preparation of any surplus declaration.  9. Any final inventory values will be considered the official financial record of the Village subject to  independent review and audit.    Costing of General Fixed Assets:    General fixed assets should be recorded at their original cost; if original cost is unknown, an estimate  will be acceptable if reasonable and customary for similar assets.  As stated, an asset that is to be  included within the inventory should have a significant value.  The significant value test is mostly  subjective, and accordingly, it is necessary to exercise some level of judgement in determining which  items should be treated as controlled assets.  The judgement will be minimized when controls are  improved when capitalization policies are in place and accepted.    Maintaining the System:    Accounting for additions can be accomplished through several methods.  Data from purchasing records  for all assets that are quantified are to be noted on the departmental requisition/purchase order for  identification and entry into the database.  Accounting for deletions can be more difficult because of  trade‐ins, transfers, retirements, loss or strip downs for spare parts.  The database will be considered  the primary link between the individual asset and the general ledger fixed asset accounts.  It should be  possible to reconcile the detail in the fixed asset database with the general ledger control account(s).   The basic elements to be included as part of the asset record will be as follows:    1. Description of the asset  2. Model and serial numbers  3. Date acquired/deleted/changed  Village of Buffalo Grove 323 2014 Adopted Budget 4. Purchasing department as well as location of the asset  5. Estimated useful life  6. Cost, purchase order number, vendor  7. Asset control number  8. Date, method and authorization for disposition    Other information may be requested, as is determined necessary to maintain the control system.    Once the asset control system is in place and operational, it will be necessary to perform periodic  reviews to determine whether the system has been properly established, supported and functioning.   The objective of an inventory is to determine if the assets are still in service, on‐hand and to make any  corrective actions as soon as possible.  In addition to what is assumed would be a full departmental  inventory, periodic review can consist of any of the following:    1. Reconciling the asset control ledgers to the Village’s general ledger  2. Tracing a random sample of assets from the database to the physical location of assets  3. Taking the database list and tracing a random sample of entries to actual assets    Tagging of Assets:    There will be two primary considerations when a decision is made to tag an asset. First, is it important to  identify this individual asset from another of a similar kind?  Will records need to be changed each time  the asset moves to a new location of is retired?  If the answer is yes to both questions, the assets should  and will be tagged.    Inventory control numbers will be assigned in consecutive order without regard to type of asset or  location. The use of a permanent number (unless lost and replaced) permits control over an asset  throughout its useful life regardless of status until such asset is retired or disposed of.  Once an asset is  disposed, the number will be retired and not reissued.  Placement location will be left to the discretion  of the department. Ideally, tags will be placed where they are accessible and not subject to defacement  or marring by normal activity.    Inventory Control Record:    Anytime the status of an asset is affected, the Inventory Control Record (attached) must be completed  by the initiating department.  With an acquisition, the Record will be prepared by the Department of  Finance and General Services although this does not preclude a purchasing department from preparing a  Record in the case of a donation or acquisition that may be occur.  With an acquisition, a copy of the  Record will be returned to the purchasing department with an assigned control tag.                      Village of Buffalo Grove 324 2014 Adopted Budget VILLAGE OF BUFFALO GROVE Purpose: The goal of the Five-Year Operating Forecast is to evaluate the Village’s ability to meet both short and long term financial obligations. Indices of long-term fiscal health include; building capital reserve balances, funding capital projects and restoring fund balance reserves to ultimately reaching a balance that will cover four and a half months of expenditures (35%). It is important to stress that this forecast is not a budget. It does not dictate expenditure decisions; rather it identifies the need to prioritize allocations of Village resources. As a governmental entity, changes in strategy that involve service delivery are slow and methodical. The forecast provides a picture of the Village’s fiscal health based on numerous assumptions over the next five years. The Five-Year Financial Forecast is a planning tool and should be considered fluid in its construction. As new significant data or trends emerge the document will be revised, at minimum, on an annual basis. This document should be viewed in conjunction with the annual Village Budget in order to make specific policy and spending recommendations. Financial Focus and Methodologies: The General Fund is the main operating fund that accounts for the core services provided by the Village including public safety (police & fire), public works, building & zoning, and administration. All major discretionary revenues such as property tax, sales tax, income tax, telecommunication, and utility use tax are accounted for within the General Fund. The forecast reflects final figures for fiscal year 2012. For purposes of the analysis, final audited 2012 expenditures set the baseline for analysis and are inflated or adjusted accordingly. The General Fund is the primary focus of the forecast as it represents about 56 percent of the total Village Budget. The forecast assumes the continuation of current service levels and the costs projected over five years. Revenues are estimated based on anticipated growth patterns and does not consider increases in revenues generated by new fees or increases in fees and charges beyond what is approved by current ordinance. As a part of the development of long-term financial forecasting the Village continually reviews external and internal factors that impact, or may impact, the collection of revenue and the Village of Buffalo Grove 325 2014 Adopted Budget estimation of costs. Evaluating the impact of the national economy (macro) influences the local economy (micro) is an important step in the process. The national economy affects both state and local economies, although this impact varies by jurisdiction and may actually have an inverse effect on a community. Some of the economic indicators the Village uses in financial analysis include; inflation, employment, housing starts, vehicle sales, interest rates, and manufacturing activity. Inflation – As inflation goes up, the cost of goods sold go up, increasing retail sales tax revenue. As prices rise, so will business income tax receipts. Conversely, the Village will have to pay more for goods and services. The Village uses the Illinois Municipal Price Index (MPI) as an inflation metric. The MPI is an amalgam of price indices based on types and goods purchased by Illinois Municipalities. The MPI is 2.44 percent. The most recent (May 2013) Consumer Price Index is at 1.4 percent. Employment – Retail and vehicle sales tend to have inverse relationships with the unemployment rate. Sales tend to move in the opposite direction of the unemployment rate. Chronic unemployment often spills over into the residential real estate market resulting in lost real estate transfer tax revenue. Housing starts - This indicator provides a sense of the overall demand for housing, which can be indicative of local housing activity. Data maintained by local realtor groups is useful in projecting the future of market recoveries. Vehicle sales – sales and use tax revenues tend to fall with vehicle sales, which are heavily dependent upon both employment and interest rates. However, if increases in new vehicles are expected to reduce the value of used vehicles, the sales and use tax base can actually decline if the depreciation of used vehicles is not equally offset by the value of new vehicles. Interest rates – the interest rate impacts the Village’s revenues in several ways. First, investment income will be affected by interest rates. Second, the availability and cost of capital directly affects business expansion and retail purchases. As credit is extended and/or rates are lowered, revolving purchases may increase, thereby increasing development plans and retail sales and, by extension, sales tax and business licenses revenues. Village of Buffalo Grove 326 2014 Adopted Budget Manufacturing activity – If a Village has a large manufacturing sector, the ISM (Institute of Supply Management Index) becomes a significant factor in revenue analysis and forecasting. Manufacturers respond to the demand for their products by increasing production, building up inventories to meet the demand. The increased production often requires new workers which lowers unemployment figures and can stimulate the local economy. Overview of Fiscal Year 2013: Over the last five years, the Village has moved though three distinct financial cycles in responding to the economic downturn. The strategy in the FY 2009-2010 Budgets was to protect public services/programs and staffing levels through deficit spending drawing upon prior period fund balance. FY 2011-2012 strategies involved reducing staffing though attrition leveraging an employer sponsored retirement incentive program and creating a Tier II compensation program to lower starting wages. Those actions plus reduced capital project spending and a continued moratorium on capital reserve funding successfully eliminated budget deficits. Beginning in FY 2013 and continuing through the next five years is a continued effort to control personnel costs, appropriately fund all capital reserves and increase the resources allocated to infrastructure maintenance. A wholesale review of all the services that the Village offers will be monetized in order to better evaluate what the future of service delivery will look like. Other strategies include ensuring that all fees are levied at market rates and revenue collection is as efficient as possible. Factors that are to be considered moving into the next five year update include;  Impact of the real estate market. Traditional sales activities are slowly rebounding as a market bottom has appeared to be reached. The impact of declining property values in tandem with incorrect assumptions that property taxes will move in similar fashion is making it difficult to grow the tax levy to support general operations.  State of Illinois budget crisis. The delay in income tax distributions to the Village has crated a backlog of receivables owed the Village totaling $.8 million. Another concern is discussion with the various bond rating houses that all taxing bodies debt ratings should be rate no higher than the state’s rating. Village of Buffalo Grove 327 2014 Adopted Budget  Health Care Cost and the Patient Protection Affordable Care Act. The future financial impact of the new bill and increasing health care costs. The Village is currently on track to attain “Cadillac Tax” status in 2016.  Commercial/Retail Development. The economy’s impact on existing sales tax generators as well as development or redevelopment of Dundee, Milwaukee Road corridors and Lake Cook Corridors.  Infrastructure. Prior year’s deferral of capital spending and the funding has impacted roads, sidewalks and bike paths, water system, and Village facilities. The Village Board has taken the initial steps to addressing street maintenance through the issuance of $6 million in bonds in FY 2012 Village of Buffalo Grove 328 2014 Adopted Budget Forecast Assumptions: The following is forecasted revenues and expenditures for the next five years. Including the column on the far right is an inflation index (if warranted). General Fund Revenues ‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018 Growth    Property Taxes  $     12,003,778  $     12,183,835  $     12,366,592  $     12,552,091   $     12,740,372 1.015    Income & Use Taxes  $       4,698,264  $       4,792,229  $       4,888,074  $       4,985,835   $       5,085,552 1.02    State Sales Tax  $       4,536,144  $       4,626,867  $       4,719,404  $       4,813,792   $       4,910,068 1.02    Home Rule Sales Tax  $       3,302,593  $       3,368,645  $       3,436,018  $       3,504,738   $       3,574,833 1.02    Real Estate Transfer Tax  $          559,032  $          575,803  $          593,077  $          610,869   $          629,195 1.03    Telecommunications Excise Tax  $       1,982,650  $       1,982,650  $       1,982,650  $       1,982,650   $       1,982,650 1.00    Prepared Food and Beverage Tax  $          719,000  $          733,380  $          748,048  $          763,009   $          778,269 1.02    Utility Tax‐Electric Service  $       1,626,900  $       1,626,900  $       1,626,900  $       1,626,900   $       1,626,900 1.00    Utility Tax‐Natural Gas Therms  $          920,294  $          920,294  $          920,294  $          920,294   $          920,294 1.00    Licenses  $          278,150  $          278,150  $          278,150  $          278,150   $          278,150 1.00    Building Revenue & Fees  $          586,000  $          597,720  $          609,674  $          621,868   $          634,305 1.02    Intergovernmental Revenue‐Local  $          268,430  $          273,799  $          279,275  $          284,860   $          290,557 1.02    Investment Revenue  $            78,000  $            78,195  $            78,586  $            78,979   $            79,769 0.0025    Fines & Fees‐Police & Fire  $       1,304,993  $       1,331,093  $       1,357,715  $       1,384,869   $       1,412,566 1.02    Operating Transfers  $          765,000  $          765,000  $          765,000  $          765,000   $          765,000 1.00    Miscellaneous Revenue  $       1,297,700  $       1,297,700  $       1,297,700  $       1,297,700   $       1,297,700 1.00  Total Revenues ‐ Projected  $     34,926,928  $     35,432,259  $     35,947,156  $     36,471,605   $     37,006,181  Annual Increase 2.7% 1.4% 1.5% 1.5% 1.5%  General Fund Expenditures‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018    Personal Services  $     19,200,000  $     19,584,000  $     19,975,680  $     20,375,194    $     20,782,697 1.02    Personal Benefits  $       4,350,000  $       4,217,500  $       4,428,375  $       4,649,794   $       4,882,283 1.05    Operating Expenses  $       1,953,662  $       2,000,550  $       2,048,563  $       2,097,729    $       2,148,074 1.024    Insurance  $       1,000,000  $       1,040,000  $       1,081,600  $       1,124,864   $       1,169,859 1.04    Legal Services  $          289,650  $          295,443  $          301,352  $          307,379    $          313,526 1.02    Commodities  $          487,745  $          499,451  $          511,438  $          523,712   $          536,281 1.024    Maintenance & Repairs  $       1,680,068  $       1,720,390  $       1,761,679  $       1,803,959   $       1,847,254 1.024    Capital Outlay  $          434,916  $          445,354  $          456,042  $          466,987   $          478,195 1.024    Operating Transfers  $       4,221,086  $       4,284,402  $       4,348,668  $       4,413,898   $       4,480,107 1.015    All Other Expenses  $          450,064  $          460,866  $          471,926  $          483,253   $          494,851 1.024  Total Operating Expenditures ‐  Projected  $     34,067,191  $     34,547,955  $     35,385,324  $     36,161,905   $     37,003,270    Operating Surplus/(Deficit)  $          859,737  $          884,304  $          561,833  $          224,836   $       (126,947)    General Fund Transfers ‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018    Capital Reserve ‐ Vehicles  $          800,000  $          800,000  $          800,000  $          800,000   $          800,000      Capital Reserve ‐ Facilities  $          200,000  $          200,000  $          200,000  $          200,000   $          200,000      Capital Reserve ‐ Technology  $          100,000  $          100,000  $          100,000  $          100,000   $          100,000    Motor Fuel Tax  $          660,519  $          673,729  $          687,204  $          700,948   $          714,967      Golf Enterprise Subsidy  $          150,000  $          100,000  $            75,000  $            50,000   $            25,000      Capital Improvement Plan  $          546,012  $          152,643  $          159,355  $          166,872   $          171,878    Total Transfers ‐ Projected  $       2,456,531  $       2,026,372  $       2,021,559  $       2,017,820   $       2,011,845      Total Fund Surplus/(Deficit) $(1,596,793) $(1,142,068) $(1,459,725.95) $(1,792,983) $(2,138,791)    Village of Buffalo Grove 329 2014 Adopted Budget The presentation of the forecast has been modified in this year’s report to better align operating revenues and operating expenditures. By doing so, a more accurate assessment of both short term and long term financial sustainability can be measured. Short term sustainability is attained if operating revenues are covering operating (or day-to-day) expenditures. In four of the five years the operating revenues offset operating expenditures. In 2018, operating expenditures will exceed operating revenues by $126,947. Long term sustainability is measured through the Village’s ability to invest in infrastructure including funding reserves for vehicles, buildings, equipment, technology, streets (though Motor Fuel Tax), and projects in the Capital Improvement Plan. Commitments to long term capital programs are identified under “General Fund Transfers – Projected”. Included in the spending category are subsidy transfers to the golf enterprise. These transfers eliminate anticipated negative cash positions at both courses by the end of the year. After including these transfers, the total fund deficit at the end of FY 2014 is estimated to be nearly $1.6 million. That deficit grows to just over $2.1 million by the end of the five year projection. One of the financial indices the bond rating houses (S&P and Moodys) cite as the reason for the current AAA bond rating is the low level of debt. To continue as a budget strategy avoiding funding capital and infrastructure programs will result in a change in fiscal philosophy from a government geared towards a pay-as-you-go capital asset financing to one of debt financing. A commitment to funding capital will require either a significant revenue enhancement, a reduction in services, or a combination of both. The impact of doing nothing has severe consequences on the Village’s reserves. General Fund Reserves: The General Fund Fund Balance Reserve Policy sets forth a minimum unassigned reserve level of 25 percent of the subsequent year’s budget (less pension and capital funding transfers). Within the adopted Strategic Priorities in the FY 2013 Budget is a goal of reestablishing a 35 percent threshold by the end of FY 2016. It is important to maintain a strong reserve level for several reasons, (1) it provides more time to react and respond to revenue threats created by economic turbulence, (2) it helps to better Village of Buffalo Grove 330 2014 Adopted Budget withstand any unfunded legislative mandates that will create additional expenditure obligations without a corresponding revenue, and (3) to fund unforeseen infrastructure/capital asset costs. Spending down of prior period reserve balances allows the Village time to reallocate resources within the budget and restructure service levels to react to the situation. After drawing down on the balance to respond to emergency conditions, it is important to rebuild those reserves in order to remain flexible to respond to the next threat. The following chart provides a history of fund balance reserves and includes estimates for the current fiscal year and the five forecasted years; The red line on the graph represents the fund balance policy minimum of 25 percent less pension and capital transfers. In FY 2016 the policy minimum is adjusted to 35 percent to be consistent with Village Strategic Priorities. As discussed earlier in the report, the first phase of the Village’s response to the economic downturn beginning in 2007 was to draw on $5.3 million in reserves to fund deficit spending. Phase 2 eliminated the use of reserves through combined efforts to reduce employee costs through attrition utilizing a Voluntary Separation Incentive (VSI) and deferring capital and reserve funding. Village of Buffalo Grove 331 2014 Adopted Budget Phase 3 reinstitutes capital reserve funding and capital spending. The effect on the graph is two divergent lines on the chart as the fund balance requirement is moving in the opposite direction as the forecasted fund balance. Those budget strategies employed over the last three years helped to stabilize the General Fund. Over the next five years it is programmed into the forecast that capital reserve funding will be reintroduced. The first step was including $.4 million transfer in the FY 2013 Budget. Revenue Review: Approximately 85 percent of all General Fund revenue is generated from seven revenue sources including property tax, combined sales tax including prepared food and beverage, income and use tax, telecommunications tax, utility (natural gas & electricity) use tax and real estate transfer tax. Almost half of the Village’s major revenue sources are elastic. Elastic revenues are those sources that tend to fluctuate with the economy. A balance between elastic and inelastic revenue is desired as a hedge against market volatility. General Fund revenues considered to be elastic include: sales and use taxes, income taxes, telecommunications tax, real estate transfer tax, building revenue and fees, and investment income. The property tax is an example of a non-elastic source of revenue as collections are stable and predictable. The following is a summary of significant Village revenue sources.  Property Tax Growth in the corporate property tax levy is tied to the Municipal Cost Index (MCI). The MCI is an amalgam of several key inflationary indices including the Producer Price Index (PPI), Employment Cost Index (ECI), and the Consumer Price Index –Urban (CPI-U). The MCI weights the indices accordingly based on how a typical municipality spends its resources. The Police and Firefighter Pension Funds levies are calculated by an independent actuary. The pension levies are pass-through revenues that will have a corresponding expenditure. A continuing concern is growth, or lack thereof, in the property tax base. Tax year 2010 produced the first drop (6.47 percent) in assessed valuation since 1974. Tax year 2011 and 2012 continued the decline at 6.18 percent and 5.87 percent respectively. Because the Village levies dollars, a uniform change across all property classifications has no financial impact to tax payers. This dynamic has not materialized as commercial/industrial Village of Buffalo Grove 332 2014 Adopted Budget properties have been more successful contesting and decreasing their property values. Any aggregate decrease that exceeds the county average decrease results in a greater share of the tax burden shifted to residential properties. In application, the last two years levies increases of 0 and 1.4 percent have not felt at such as some residents are seeing double digit increases due to the reallocation of the tax burden. Listed below is a history of equalized assessed valuations since 2003. Future ability to bridge General Fund deficits with increases in property tax will be challenging as the corporate levy must compete for tax dollars with pension levies. In 2003, levies for pensions accounted for 32.1 percent of the tax extension. In the most recent tax year (2012), pensions represent 40.4 percent of property tax as illustrated below. The corporate levy, which funds core General Fund services, has been stagnant. The increase in 2007 was due to the elimination of the Village Vehicle Sticker Program. Those revenues were shifted to the property tax with a net revenue grow of zero. Village of Buffalo Grove 333 2014 Adopted Budget  Sales Tax Inflation sets the growth baseline for both the base (2%) and home rule sales taxes (2%). Combined, this is the second largest revenue source for the Village. The base sales tax revenue is directly related to the dollar value of sales made with the Village limits. Home rule sales tax applies to the same transactions as the base sales tax except in the following transactions, food for human consumption off the premises where sold (groceries), prescription and non-prescription medicines and tangible personal property that is titled with an agency of the State of Illinois. The assumption for the five year analysis is that the retail mix will remain substantially similar to what is present today. The forecast applied to both base and home rule sales tax produces the following; Village of Buffalo Grove 334 2014 Adopted Budget  Income Tax The Illinois Income Tax is imposed on every individual, corporation, trust, and estate earning or receiving income. The tax is calculated by multiplying net income by a flat rate. The current rate is 5 percent of net income. The rate is set to revert to 3.75 percent from January 1, 2015 to December 31, 2024. The rate will then reduce to 3.25 percent starting on January 1, 2025. The formula for distribution for local governments was 10 percent of the revenue, allocated on a per capita basis, when the rate was 3 percent. When the state rate increased to 5 percent, the increase was not included in the distribution making the effective per capital distribution to municipalities is 6 percent. The Village’s unemployment rate as of May 2013 is 7.6 percent, Cook County is 9.3, Lake County is 8.7 percent, and the State of Illinois is 9.2 percent. Revenues generated by income and use taxes are approaching the peak set in FY 2008. The growth in revenue is due to improving corporate earnings, some recovery in employment, and tax changes to increase total net income. The forecast accounts for 2 percent growth each year through the duration of the forecast. The chart below shows the performance of the revenue since FY 2004. Village of Buffalo Grove 335 2014 Adopted Budget  Prepared Food and Beverage Tax This tax (1%) is levied on the purchase of prepared food for immediate consumption and the sale of liquor. Similar to sales tax, inflationary growth is the central driver of revenue increases with five year increases projected at 2 percent annually. There are 112 businesses that charge and remit this tax to the Village.  Telecommunications Tax This tax levied at 6 percent on all types of telecommunications except for digital subscriber lines (DSL) purchased, used, or sold by a provider of internet service (effective July 1, 2008). The exemption of DSL service has made a significant impact on collections. Recent legislation has also mandated that data packages no longer be bundled with all other telecommunications billing for the sake of taxation. Those services have been exempted. The forecast calls for no growth in this revenue over the five year plan.  Utility Use Tax (Natural Gas & Electricity) Natural gas and electricity charges are based on consumption and will fluctuate with seasonal demands. The Village is charging the highest statutory rate. No growth is projected over the next five years. Any new growth will be predicated on adding or expanding houses or buildings. Village of Buffalo Grove 336 2014 Adopted Budget  Real Estate Transfer Tax Real estate transfer tax is collected at the rate of $3 per $1,000 of sales consideration. This revenue reached a peak in 2005 at $1.3 million. Since 2005, collections have dropped 60 percent as a result of the collapse of the housing market. From a local perspective it appears that the market has reached a bottom as more traditional sales are being transacted in the Village. It is expected that some growth will occur (3% per year over the next five). Expenditure Review: The average annual increase in expenditures over the next five years is 1.7 percent. In each of the next five years, wages and benefits account for about 62 percent of all expenditures. The next largest expenditure account group is for operating transfers (11 percent). For FY 2014 the distribution of General Fund expenditures is shown in the table below. Village of Buffalo Grove 337 2014 Adopted Budget  Personal Services Wages are anticipated to increase by a factor of 2 percent each year. The wage forecast anticipates the general wage increase awards plus possible merit adjustments, where appropriate, offset by lower entry salaries under a new pay grade system (Tier II). The Tier II pay grade lowers all starting salaries for employees hired after 1/1/2011 by approximately 10%. The five year forecast will likely need several iterations to reflect new data as the impact of retirements, the effect of any service realignments, and any hiring decisions become more evident. In order to balance the last three budgets, much of the efforts have been focused upon reducing employees through the Voluntary Separation Incentive. In FY 2013, there are a total of 224 full time employees. Over the last four years full time staffing has decreased by 7.4 percent or 18 positions.  Personal Benefits The largest single expenditure within Personal Benefits is for group medical and life insurance. Effective for FY 2012, the Village has committed to 3 years with the Intergovernmental Professional Benefits Cooperative (IPBC) to help stabilize medical costs through risk pooling and provide for a mechanism to help establish positive cash flow and rebuild reserves. The forecast calls for 5 percent growth each year in premium expenses. Village of Buffalo Grove 338 2014 Adopted Budget Over the five year projection, the employees’ contribution is set to cap at 15 percent of the premium in FY 2016. Continued efforts will be made to maintain costs. A renewed emphasis on wellness programs and evaluating data will be critical in the next few years to help stabilize experience. Staff will be actively working with the IPBC to manage tax implications of the Patient Protection and Affordability Care Act. The Village’s plan will be subject to the ‘Cadillac Tax’ in FY 2016 whereby any premium expenses that exceed the mandated threshold will be subject to a 40 percent tax.  Insurance Within the Insurance category is the premium paid to the Intergovernmental Risk Management Pool (IRMA) for general liability and workers’ compensation coverage. Continuing with past practice, the Village has selected a higher deductible ($50,000) to provide a credit against our annual premium. Prior period reserves have also been used to lower the annual payment. The forecast assumes growth of 4 percent.  Commodities The single largest expenditure within the Commodity account group is for purchase of salt for the snow and ice control program. The forecast calls for increases of 2.4 percent per annum. Staff continues to seek innovative ways to reduce commodity costs, such as bulk electric procurement, and utilizing centralized purchasing to leverage the Village’s buying power.  Maintenance & Repair – Facilities Expenditure growth in this account group is estimated to be 2.4 percent per year. Included in these expenditures are costs related to the maintenance and repair of sidewalks and bike paths, street patching, street lights, building facilities, and parkway trees. In this forecast, an amount has been included ($200,000) to begin funding a reserve for facility repairs. In order to avoid issuing debt for repairing Village buildings, a reserve needs to be established. Case in point, the Village has over $1 million in roofs that are in various states of disrepair. There are no funds currently side aside for those improvements.  Operating Transfers Village of Buffalo Grove 339 2014 Adopted Budget Within this account group are property transfers to the Police and Firefighter Pension Funds or tax revenues accounted for within the General Fund (pass-through). There is no General Fund tax abatement programmed for the next five years. Over the next five years it is estimated that operating revenues will exceed operating expenditures by $2.4 million.  General Fund Transfers Included in the transfers are $5.5 million for vehicles, technology, and building reserves over the next five years. $3.4 million is allocated for transfer to the Motor Fuel Tax Fund to supplement state funding for road repairs. There is an estimated equity transfer to the Golf Enterprise of $400,000 over five years. The following transfers have been made over the last seven years, Fiscal Year Subsidy  2012                             269,500  2011                             352,000  2010                              268,000  2009                             400,000  2008                              775,000  2007                             205,141  2006                              258,601  Nearly $2.6 million in equity transfers have been made to the golf courses since 2006. The intent of an Enterprise Fund is to cover its expenditures with user fees. Given the extent of the subsidy, that is not occurring. The Five Year Financial Forecast calls for a cumulative five year deficit of $8.1 million over the review period. Given the state of the economy including stagnant revenues and growing infrastructure needs, this deficit is not unexpected. Future funding strategies will need to address shortfalls on either or both sides of the ledger. On the expenditure side, there is little ability to reduce significant operating costs that are not wage and benefit driven. Those efforts have taken place over the last four years. To better manage day-to-day costs and leverage purchasing, the Village reassigned an employee as the Purchasing Manager to focus on purchasing efficiencies. Those savings will materialize over the next several years as contracts lapse and are renegotiated through competitive bidding. Village of Buffalo Grove 340 2014 Adopted Budget While efforts will continue to focus on how to deliver the same high level of services at lower unit costs, staff recognizes that revenues will also need to be reviewed. Every opportunity to grow the sales tax base should be considered. Staff must ensure that every revenue is reviewed for adequacy (fees), efficiency (collections), and efficacy (diversified). New revenue sources should be researched, discussed, and if warranted, presented to the Village Board for consideration. This report will be used as a guide for the development of the FY 2014 Budget and will help shape the discussion about how Village adapt to the current and future financial landscape. Staff seeks further input from the Village Board on the operating forecast.                                                                           Village of Buffalo Grove 341 2014 Adopted Budget Revised Pro Forma ‐ Based on Budget Changes  General Fund Revenues ‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018 Growth  Property Taxes  $ 13,696,988  $ 14,244,868  $ 14,814,662  $  15,407,249   $   16,023,539 1.04  Income & Use Taxes  $   4,747,200  $   4,842,144  $   4,938,987  $    5,037,767   $     5,138,522 1.02  State Sales Tax  $   4,536,144  $   4,626,867  $   4,719,404  $    4,813,792   $     4,910,068 1.02  Home Rule Sales Tax  $   3,148,346  $   3,211,313  $   3,275,539  $    3,341,050   $     3,407,871 1.02  Real Estate Transfer Tax  $      700,000  $      728,000  $      757,120  $       787,405   $        818,901 1.04  Telecommunications Excise Tax  $   1,982,650  $   1,982,650  $   1,982,650  $    1,982,650   $     1,982,650 1.00  Prepared Food and Beverage Tax  $      732,360  $      747,007  $      761,947  $       777,186   $        792,730 1.02  Utility Tax‐Electric Service  $   1,626,900  $   1,626,900  $   1,626,900  $    1,626,900   $     1,626,900 1.00  Utility Tax‐Natural Gas Therms  $   1,000,000  $   1,000,000  $   1,000,000  $    1,000,000   $     1,000,000 1.00  Licenses  $      294,450  $      294,450  $      294,450  $       294,450   $        294,450 1.00  Building Revenue & Fees  $      699,250  $      713,235  $      727,500  $       742,050   $        756,891 1.02  Intergovernmental Revenue‐Local  $      340,434  $      347,243  $      354,188  $       361,271   $        368,497 1.02  Investment Revenue  $        78,000  $        78,000  $        85,000  $         95,000   $        110,000 0.25  Fines & Fees‐Police & Fire  $   1,770,275  $   1,805,681  $   1,841,794  $    1,878,630   $     1,916,203 1.02  Operating Transfers  $      827,500  $      827,500  $      827,500  $       827,500   $        827,500 1.00  Miscellaneous Revenue  $   1,314,500  $   1,314,500  $   1,314,500  $    1,314,500   $     1,314,500 1.00  Total Revenues ‐ Projected  $ 37,494,997  $ 38,390,357  $ 39,322,141  $  40,287,400   $   41,289,221    General Fund Revenues ‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018    Personal Services  $ 18,635,095  $ 19,194,148  $ 19,769,972  $  20,363,071    $   20,973,964 1.03  Personal Benefits  $ 10,211,169  $ 10,721,727  $ 11,257,814  $  11,820,705   $   12,411,740 1.05  Operating Expenses  $   1,927,344  $   1,973,600  $   2,020,967  $    2,069,470    $     2,119,137 1.024  Insurance  $      878,790  $      913,942  $      950,499  $       988,519   $     1,028,060 1.04  Legal Services  $      389,650  $      397,443  $      405,392  $       413,500    $        421,770 1.02  Commodities  $      269,245  $      275,707  $      282,324  $       289,100   $        296,038 1.024  Maintenance & Repairs  $   1,689,880  $   1,730,437  $   1,771,968  $    1,814,495   $     1,858,043 1.024  Capital Outlay  $      507,766  $      519,952  $      532,431  $       545,210   $        558,295 1.024  All Other Expenses  $      308,922  $      313,556  $      318,259  $       323,033   $        327,879 1.015  Total Expenditures ‐ Projected  $ 34,817,861  $ 36,040,512  $ 37,309,626  $  38,627,102   $   39,994,924    Operating Surplus/(Deficit)  $   2,677,136  $   2,349,844  $   2,012,515  $    1,660,298   $     1,294,297    General Fund Transfers ‐ Projected 2014 2015 2016 2017 2018    Capital Reserve ‐ Vehicles  $      453,208   $      464,085   $      475,223   $       486,628   $        498,307  1.024  Capital Reserve ‐ Facilities  $      178,790   $      183,081   $      187,475   $       191,974   $        196,582  1.024  Capital Reserve ‐ Technology  $        61,250   $        62,720   $        64,225   $         65,767   $          67,345  1.024  Motor Fuel Tax  $      629,670   $      642,263   $      655,108   $       668,210   $        681,574  1.02  Golf Enterprise Subsidy  $        63,000   $        40,000   $               ‐     $                 ‐     $                  ‐       Capital Improvement Plan  $   1,276,404   $      600,000   $      600,000   $       600,000   $        600,000     Total Transfers ‐ Projected  $   2,662,322   $   1,992,149   $   1,982,031   $    2,012,579   $     2,043,808     Total Fund Surplus/(Deficit)  $        14,814   $      357,696   $        30,484   $     (352,282)  $      (749,512)    Village of Buffalo Grove 342 2014 Adopted Budget     VILLAGE OF  BUFFALO GROVE      TO: Dane C. Bragg, Village Manager    FROM: Scott D. Anderson, Finance Director    DATE: September 14, 2013    RE: FY 2013 – Water Fund 20 Year Pro Forma Annual Update        System Status Update:   Proposed in FY 2012, a series of significant water rate increases were adopted for calendar years 2013  and 2014 with the institution of an automatic inflationary increase (4%) beginning with 2015. The intent  of water rate increases was to begin to align the true cost of the system (operating, capital, and  depreciation and reserve costs) with the rate assessed to water customers.     A review of the audited 2012 Water Fund Performance produces the following;   Operating deficit in the fund of $170,371.   With depreciation of assets the deficit grows to $1,237,810.   Adding in the transfer back to the General Fund for services performed on behalf of the fund the  total deficit is $2,112,978.   Total gallons billed were 1.29 billion (proforma estimate – 1.31 billion).   The ending cash and investment balance is $3.7 million    The deficit was anticipated in the budget. The rate increase in the current year was $1.05 moving the  water rate to $4.05/1,000 gallons. In FY 2014, the rate adjusts to $5.26/1,000 gallons.     Rate and Consumption History:  The Village has had a history of low user rates in comparison to the communities in the region; in fact,  the Village maintained a combined water and sewer rate of $1.80/1,000 gallons for a period of twenty  three years (1983‐2005). One significant reason leading to this period of rate stability was due to the age  of the water and sewer infrastructure. During the peak growth decades of the 1980’s and 1990’s,  developers donated approximately 53 percent of the water and sewer system assets. Through a  combination of minimal capital expenses, receipt of building fees, coupled with a period of growing  water consumption, the Water Fund was able to generate strong cash reserves to allow for a strategy of  pay‐as‐you‐go financing for future infrastructure repair. Funding for future infrastructure replacement  (funding depreciation) was never a component of the rate structure.    Beginning in 2003, a pattern of declining water usage started. In 2002, 1.63 billion gallons of water were  metered with an average monthly consumption rate of 7,906 gallons. In 2012, 1.29 billion gallons were  metered with an average residential monthly consumption of 6,300 gallons.     Village of Buffalo Grove 343 2014 Adopted Budget The following chart shows the average residential monthly water consumption since 1990.          The outlier in FY 2005 was drought induced. If that year is removed from the analysis, a fairly linear  decline begins after FY 2002 and plateaus in FY 2010. Even with the decline, the Water Fund was able to  cover its operating expenses and generate a small surplus each year until 2006. A rate recommendation  was made to increase the rate by 33 percent to $2.40/1,000 gallons effective January 1, 2007. The  increase stabilized the fund but did not start building additional cash reserves for future capital  construction.  A second rate increase of 25 percent to $3.00/1,000 was implemented for 2010. Again the  increase helped to ensure that water sales would offset operating expenditures. The next increase was  to $4.05/1,000 or 35 percent in FY 2013 and begins the process of developing a fully loaded water rate  that will fund operating, capital and infrastructure reserve demands.    The drop in water consumption appears to have reached bottom in 2010. The reason for the decline is  likely due to a confluence of factors. Economic conditions have led to more vacant homes or more  judicious use of water. The region has had a series of mild summers that has tempered the demand for  outdoor irrigation water. The final factor is the institution of energy efficient appliances. For the  planning of this pro‐forma, it is estimated that the current fiscal year will close at 1.3 billion gallons sold  and will carry forward through the next 20 years. Although there will be an increase in total consumers  over the next two decades, continued conservation efforts will likely counterbalance that growth. One  factor that has not been integrated into this analysis is any potential impact of replacing worn out  meters in homes. As these devices start to fail and are replaced, there is the potential for more accurate  (higher) reads.      Water Fund Financials:     During the high expansion years of the water system, the Water and Sewer Fund was able to amass a  cash balance that allowed for a reserve to address infrastructure maintenance and improvement. Due to  the relative age of the system, over a fifteen year span (1993‐2007) the only capital expense was  $229,527 for the St. Mary’s Road water main replacement. Since 2008, $2.6 million in infrastructure  repairs and improvements has been spent. In FY 2013, it is anticipated that another $2 million will be  invested in system infrastructure.  Village of Buffalo Grove 344 2014 Adopted Budget   In last year’s report, staff introduced the need to segregate ‘Working Cash’ in the analysis. Working cash  represents 25 percent of operating expenses. Once the working cash balance is reaching the 25 percent  threshold, remaining funds are then allocated as the ‘net reserve’ that is available for capital and  infrastructure spending. At the end of FY 2012, working cash is $1.076 million and the net reserve is  $2.18 million. Those funds support an enterprise system valued at $.5 billion. In FY 2013 and FY 2014,  the Water Fund is anticipated to end the year in deficits of $376,716 and $204,171 respectively. The  impact of the rate increases over the next two years will not begin repairing cash balances until FY 2015.     The following chart shows the impact of the current rate structure (with 4% inflationary increases after  FY 2014) on the fund’s cash position.        The Water Fund remains in a precarious financial position for the next few years. Any significant  unanticipated repairs will could deplete the working cash and reserve balances.     Water and Sewer System Assets:  The utility system consists of 181 linear miles of water and sewer main. The value of the water main  alone in today’s dollars is approximately $200 million.  The service life of the infrastructure ranges from  50 years for cast iron main to 75 years for ductile iron. The replacement cost of the entire system (water  and sewer main, lift stations) at the end of the 20 year study, inflated at 3% per year, is $700 million.  The assumption used for replacing any future water mains is that on any given year where sections of  the system have reached the end of their useful life 25% of the system will be replaced. For instance,  water main constructed in 1962 has a replacement cost of about $372,000; we then forecast that  $94,000 in repairs. This cost estimate compensates for the improbability that the entire section will be  replaced. The estimates reflect rolling replacements where in certain instances only sections are  repaired. Another factor for consideration is that the replacement cost includes a curb‐to‐curb street  reconstruction. About 50 percent of that expense will be charged to the Capital Projects Street Fund or  the Motor Fuel Tax Fund.    Village of Buffalo Grove 345 2014 Adopted Budget Within the straight line depreciation calculation beginning with the oldest main constructed in 1929, the  first replacement should have occurred in 1979. Approximately $10 million in water mains have  ‘expired’ but have not needed to be repaired. Estimating the actual asset life at times is more abstract  than qualitative. Pipe that is ensconced in stable soil and subjected to consistent water pressure may  have a service life that may double an engineering estimate, and conversely, shifting soils may reduce  the life by many years.     The following chart shows the pattern of construction of water main since 1929.         During the thirteen years spanning 1983‐1996, almost 50% of the water system was constructed.  Fortunately during those years, the more resilient ductile iron was used. The cost of that original  installation was paid by developers through as specified within development agreements.    The age distribution of the water main leads to the cost estimates to replace the system noted in the  graph presented below,    Village of Buffalo Grove 346 2014 Adopted Budget     Replacement costs begin to ramp up in the 2060s and 2070s as main installed during the peak  construction years reaches seventy years of age.    Water main is only one component of the delivery system. Other assets include the sanitary sewer main,  lift stations, and booster stations. The sanitary sewer mains have roughly the same total mileage as the  water main. The service life of the sewer mains should be significantly higher than water mains as they  are not subjected to pressure. Since the Village does not treat waste there are no treatment facilities to  fund. For the purpose of the pro forma, the FY 2013‐2017 Capital Improvement Plan was added to the  calculation. Beyond 2017, a flat amount is budgeted each year to address sanitary sewer system and lift  station repairs.    Water Rate Recommendations:  Each year of the proforma update, staff reviews the financial condition of the fund to determine the  adequacy of current rates. The rate is set by ordinance to increase in FY 2014 and adjust by 4 percent  annually thereafter. There are no changes recommended with this update.    A        Village of Buffalo Grove 347 2014 Adopted Budget     If the Village took the approach to index the water rate to inflation in 1983, the result would have been  an additional $43.6 million in revenue.    Staff believes that both options 1 and 3 provide a solution for working cash needs. Option 3 gives more  flexibility for deviations in the pro‐forma. There are no solutions that can delay a significant rate  increase in the first two years. The Village must start imposing a rate that is, at minimum, similar to  other NWWC members with similar expense profiles. The use of level (inflation) increases each year  beyond the first two year is important to minimize future rate spikes and get customers accustomed to  an annual rate increase.      The impact of infrastructure maintenance costs and the related strain on the water and sewer fund is  not unique to the Village of Buffalo Grove. All communities to varying degrees are challenged on how to  maintain and protect their system assets.  A proper rate structure is the first step to ensuring that the  fund will have the resources available to maintain the integrity of the system.         Village of Buffalo Grove 348 2014 Adopted Budget Ap   Huma Health Pl Employe                             ppe an Reso lan Benefits  e Staffing Le end ources  evels  ix CC  Health Plan Benefits  The Village offers three health insurance coverage options (2 PPOs and 1 HMO) on a self insured, pooled  basis using the BlueCross BlueShield network. The Village also offers Basic Life /AD&D through Reliance  Standard and Dental insurance coverage on a self‐funded, pooled basis through MetLife.  On January 1, 2012, the Village entered the Intergovernmental Personnel Benefits Cooperative (IPBC)  for the period of January 1, 2012 – July 1, 2014. Established in 1978, the IPBC is a benefits pool, created  under Illinois Law and regulated by the Illinois Department of insurance. Comprised of approximately 63  municipalities and similar units of local government, the IPBC covers over 10,000 active employees and  retiree lives. Participation in the IPBC provides the Village with great benefits, including, but not limited  to the following:  (1) IPBC rate increases have historically trended lower than industry benchmarks.  (2) Economies of scale are experienced from negotiating and purchasing insurance products in  intergovernmental consortiums.  (3) The IPBC has expanded access to more effective cost containment options by negotiating  contracts with BlueCross BlueShield, Cigna, and United Healthcare.  (4) The IPBC provided a wealth of information and support services to assist the Village in regard to  the impact of Healthcare Reform, compliance, and cost analysis.        Multi‐Year Approach to Employee Health Care Premium Contributions  For a decade, the Village has charged its eligible employees 10% of the premium for their medical  insurance benefit. Effective January 1, 2012, the Village began a multi‐year approach to increasing  medical premium contribution to 15%.   The FY2012‐FY2016 medical insurance premium contribution  schedule that has been adopted for all eligible Village employees, including those in the bargaining unit,  is as follows:    o 2012 – 11% employee contribution to health insurance premium.  o 2013 – 12% employee contribution to health insurance premium.  o 2014 – 13% employee contribution to health insurance premium.  o 2015 – 14% employee contribution to health insurance premium.  o 2016 – 15% employee contribution to health insurance premium.              Village of Buffalo Grove 351 2014 Adopted Budget   2013 versus 2014 Premium Structure ($)    2013 rates 2014 rates  PPO‐A Medical Plan     90% In‐Network /                           70% Out of network benefit  Monthly Total Premium Monthly Total Premium Single employee 70.03 583.62 80.81 621.61 Single + 1 dependent 141.47 1,178.91 163.23 1,255.64 Family + 2 dependents 250.02 2,083.50 288.48 2,219.10   2013 rates 2014 rates  PPO‐B Medical Plan     100% In‐Network /                         0% Out of network benefit Monthly Total Premium Monthly Total Premium Single employee 73.71 614.26 85.05 654.24 Single + 1 dependent 148.90 1,240.80 171.80 1,321.55 Family + 2 dependents 263.15 2,192.89 303.63 2,355.62   2013 rates 2014 rates  HMO Medical Plan  Monthly Total Premium Monthly Total Premium Single employee 63.79 531.61 72.47 557.47 Single + 1 dependent 128.86 1,073.84 146.39 1,126.09 Family +2 dependents 227.74 1,897.82 258.72 1,990.17   DENTAL  2013 rates 2014 rates  No employee contribution Monthly Total Premium Monthly Total Premium Single employee 44.51 43.89 Single + 1 dependent 74.94 73.90 Family + 2 dependents  125.67   123.92 Village of Buffalo Grove 352 2014 Adopted Budget     Office of the Village Manager/  Administration FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Administrative Intern 0 0 0 1 0 0  Assistant to the Village Manager  1 0 1 0 0 0  Associate Planner  0 1 0 1 0 1  Deputy Village Manager 1 0 1 0 1 0  Director of Human Resources 1 0 0 0 0 0  Emergency Response Coordinator  0 1 0 1 0 0  Management Analyst 0 0 1 0 2 0  Secretary 1 1 1 0 0 0  Village Manager 1 0 1 0 1 0  Village Planner 1 0 1 0 1 0  Total 6 3 6 3 5 1  Full & Part‐Time Total  9 9 6           Human Resources FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Director of Human Resources 0 0 1 0 1 0  Management Analyst 0 0 0 0 1 0  Secretary 0 0 0 1 0 0  Total 0 0 1 1 2 0  Full & Part‐Time Total  0 2 2   Finance & General Services FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Accountant 0 0 1 0 1 0  Assistant Finance Director 1 0 1 0 1 0  Clerk II 1 1 1 1 2 0  Clerk III 4 0 3 0 2 0  Director of Finance/Treasurer   1 0 1 0 1 0  Payroll Clerk III 1 0 1 0 1 0  Purchasing Manager 0 0 1 0 1 0  Secretary 0 0 0 0 1 0  Total 8 1 9 1 10 0  Full & Part‐Time Total  9 10 10        Note: Human Resources Director, HR Management Analyst, and EMA Coordinator positions reflected in separate Human  Resources table effective January 1, 2014.  Village of Buffalo Grove 353 2014 Adopted Budget    Building & Zoning FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Building Commissioner 0 0 0 0 1 0  Building Inspector 1 0 1 0 1 0  Clerk II 0 2 0 2 0 1  Deputy Building Commissioner 2 0 2 0 0 0  Electrical Inspector 1 0 1 0 1 0  Health Inspector 1 0 1 0 1 0  Plan Reviewer 1 0 1 0 1 0  Plumbing Inspector 1 0 1 0 1 0  Property Maintenance Inspector 1 0 1 0 1 0  Secretary 1 0 1 0 2 0  Total 9 2 9 2 9 1  Full & Part‐Time Total  11 11 10   Information Technology FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Director of Information Technology 1 0 1 0 1 0  Information Technology Analyst   1 0 1 0 1 0  Information Technology Assistant  1 0 1 0 1 0  Programmer 0 1 0 1 0 0  Total 3 1 3 1 3 0  Full & Part‐Time Total 4 4 3       Fire Services FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Battalion Chief 5 0 5 0 4 0  Deputy Fire Chief 2 0 1 0 1 0  Deputy Fire Marshall 1 0 1 0 0 0  EMA Coordinator 0 0 0 0 0 1  Fire Chief 1 0 1 0 1 0  Fire Inspector* 1 0 1 0 1 0  Fire Inspector/Public Education Officer 0 1 0 1 0 1  Fire Lieutenant 9 0 9 0 9 0  Firefighter/Paramedic 45 0 42 0 42 0  Secretary 1 0 1 0 0 1  Total 65 1 61 1 58 3  Full & Part‐Time Total  66 62 61     *Independent contractor assigned to the IT Department is not reflected in this staffing table.  *Additionally, two full time Building Inspectors serve as part‐time fire inspectors. Village of Buffalo Grove 354 2014 Adopted Budget       Police Services FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Chief of Police 1 0 1 0 1 0  Clerk II 0 1 0 1 0 1  Clerk III 3 0 3 0 2 0  Community Service Officer 3 0 3 0 3 0  Court Supervisor 0 1 0 1 0 0  Crime Prevention/Community Relations 0 1 0 0 0 0  Crossing Guard 0 9 0 9 0 9  Deputy Police Chief 1 0 1 0 1 0  Desk Officer I 0 2 0 2 0 3  Desk Officer II 3 0 3 0 2 0  Evidence Custodian 0 1 0 1 0 1  Lieutenant 0 0 0 0 3 0  Patrol Officer 53 0 51 0 48 0  Police Commander 3 0 3 0 3 0  Police Sergeant 10 0 10 0 8 0  Records Supervisor 1 0 1 0 1 0  Secretary 1 0 1 0 1 0  Technical Services Administrator 0 0 0 0 1 0  Technical Services Specialist 0 2 0 0 0 0  Total 79 17 77 14 74 14  Full & Part‐Time Total  96 91 88                                                              Village of Buffalo Grove 355 2014 Adopted Budget            Public Works/Engineering FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Automotive Mechanic II 3 0 3 0 3 0  Automotive Mechanic III 1 0 1 0 1 0  Automotive Shop Assistant 0 1 0 1 0 1  Building Maintenance Supervisor 1 0 1 0 1 0  Building Maintenance Worker 2 2 2 0 2 0  Building Maintenance Worker II – CL 1 0 1 0 1 0  Civil Engineer I 1 0 1 0 1 0  Civil Engineer II 1 1 1 0 1 0  Clerk II 1 1 1 0 0 0  Deputy Director of Public Works 1 0 1 0 1 0  Director of Public Works 1 0 1 0 1 0  Engineering Aide 0 1 0 1 0 1  Engineering Technician 1 1 1 0 1 0  Facility Coordinator 1 0 0 0 0 0  Fleet Manager 1 0 1 0 1 0  Forestry and Grounds Supervisor 1 0 1 0 1 0  Laborer – Seasonal 0 9 0 6 0 6  Maintenance Worker I 10 0 11 0 12 0  Maintenance Worker II 8 0 8 0 8 0  Maintenance Worker II – CL 8 0 8 0 8 0  Maintenance Worker III 1 0 1 0 1 0  Metra Station Attendant 0 1 0 0 0 0  Operations Mgr – Streets, Drainage, Sanitary Sewer 1 0 1 0 1 0  Seasonal Snow Plow Driver 0 1 0 1 0 1  Secretary 3 0 2 0 3 0  Superintendent of Water Operations 1 0 1 0 1 0  Technical Services Manager 1 0 0 0 0 0  Village Engineer 1 0 1 0 1 0  Total 51 15 49 9 50 9  Full & Part‐Time Total  66 58 59                Village of Buffalo Grove 356 2014 Adopted Budget      Golf Operations FY 2012 FY 2013 FY 2014    FT PT FT PT FT PT  Assistant Director of Golf Operations 1 0 1 0 1 0  Assistant Golf Professional 1 2 1 2 1 2  Director of Golf Operations 1 0 1 0 0 0  Golf Course Attendant ‐ Seasonal 0 15 0 15 0 15  Golf Course Cashier ‐ Seasonal 0 9 0 9 0 9  Golf Course Maintenance Worker 0 1 0 1 0 0  Golf Course Maintenance Worker – Seasonal 0 14 0 14 0 14  Golf Course Maintenance Worker II 1 0 1 0 1 0  Golf Course Maintenance Worker III 1 0 1 0 1 0  Golf Course Starter/Ranger – Seasonal 0 11 0 11 0 11  Golf Course Superintendent 1 0 1 0 1 0  Head Golf Professional 1 0 1 0 1 0  Horticulturist 1 0 1 0 1 0  Total 8 52 8 52 7 51  Full & Part‐Time Total  60 60 58    Village of Buffalo Grove 357 2014 Adopted Budget Ap   Docu Glossary  Acronym                             ppe ment D ms  end Definitio ix D ons  D  Glossary  The Annual Budget contains terminology unique to public finance and budgeting. This glossary was prepared to  assist the reader of this document in the understanding of some of these terms.  Abatement:   A partial or complete cancellation of a levy imposed by the Village. Abatements usually apply to tax levies special  assessments and service charges.  Agency Fund:   A fund normally used to account for assets held by a government as an agent for individuals, private organizations  or other governments and/or other funds.  Appropriation:   A legal authorization granted by the Village Board to make expenditures and to incur obligations for specific  purposes. An appropriation usually is limited in amount and time it may be expended.  Assessed Valuation:   A value that is established for real or personal property and used as a basis for levying property taxes. (Note:  Property values are established by the Township Assessor.)  Assets:   Property owned by a government.  Audit:   An audit includes examining, on a test basis, evidence supporting the amounts and disclosures in the basic financial  statements. An audit also includes assessing the accounting principles used and significant estimates made by  management, as well as evaluating the overall basic financial statement presentation.  Balance Sheet:   That portion of the Village's financial statement that discloses the assets, liabilities, reserves and balances of a  specific governmental fund as of a specific date.  Basis of Accounting:   A term used when revenues, expenditures, expenses, transfers, assets and liabilities are recognized in the accounts  and reported in the financial statements. Specifically, it relates to the timing of the measurements made,  regardless of the nature of the measurement, on the cash, modified accrual or the accrual method.  Bond:   A written promise to pay a sum of money on a specific date at a specified interest rate. The interest payments and  the repayment of the principal are detailed in a bond ordinance. The most common types of bonds are general  obligation and revenue bonds. These are most frequently used for the financing of capital improvements.  Budget:   A plan of Village financial operations which includes an estimate of proposed expenditures and a proposed means  of financing them. The term used without any modifier usually indicates a financial plan for a single operating year.  The budget is the primary means by which the expenditure and service levels of the Village are controlled.  Village of Buffalo Grove 361 2014 Adopted Budget Budget Message:   The opening section of the budget which provides the Village Board and the public with a general summary of the  most important aspects of the budget, changes from the current and previous fiscal years, and the views and  recommendations of the Village Administrator.  Cash Management:   The management of cash necessary to pay for government services while investing temporary cash excesses in  order to earn interest revenue. Cash management refers to the activities of forecasting the inflows and outflows of  cash, mobilizing cash to improve its availability for investment, establishing and maintaining banking relationships,  and investing funds in order to achieve the balance of the highest interest and return, liquidity and minimal risk  with these temporary cash balances.  Certificate of Deposit:   A negotiable or non‐negotiable receipt for monies deposited in a bank of financial institution for a specified period  for a specified rate of interest.  Charges for Service:   User charges for services provided by the Village to those specifically benefiting from those services.  Debt:   A financial obligation that results from borrowing. Debts of government include bonds, notes, and land contracts.  Deficit:  The excess of expenditures or expenses over revenues or income during a single accounting period.  Department:  A major administrative division of the Village which indicates overall management responsibility for an operation.  Depreciation:  The allocation of the cost of a fixed asset over the assets useful life. Through this process the entire cost of this  asset less any salvage value is ultimately charged off as an expense. This method of cost allocation is used in  proprietary funds.  Distinguished Budget Award Program:   Award program that recognizes exemplary budget documentation run by Government Finance Officers  Association. Budgets are reviewed using a comprehensive checklist and those judged proficient receive the award.  Enterprise Fund:   A fund established to account for operations (a) that are financed and operated in a manner similar to private  business enterprises ‐ where the intent of the governing body is that the costs (expenses, including depreciation)  of providing goods or services to the general public on a continuing basis be financed or recovered primarily  through user charges; or (b) where the governing body has decided that periodic determination of revenues  earned, expenses incurred, and/or net income is appropriate for capital maintenance, public policy, management  control, accountability, or other purposes.  Expenditures:   Decreases in net financial resources. Expenditures include current operating expenses requiring the present or  future use of net current assets, debt service and capital outlays, and intergovernmental transfers.  Village of Buffalo Grove 362 2014 Adopted Budget Expenses:   Charges incurred, whether paid or unpaid, resulting from the delivery of Village services.  Fiscal Policy:  The Village's policies with respect to revenues, spending, and debt management as these relate to government  services, programs and capital investment. Fiscal policy provides an agreed upon set of principles for the planning  and programming of government budgets and their funding.  Fiscal Year:   A 12 month period to which the Village's annual operating budget applies and at the end to which the Village  determines its financial position and the results of its operation. The Village has specified January 1 to December  31 as its fiscal year.  Fixed Assets:   Assets of a long term character which are intended to continue to be held or used. Examples of fixed assets include  items such as land, buildings, machinery, furniture, and other equipment.  Fund:   An accounting entity with a self‐balancing set of accounts which are segregated for the purpose of carrying on  specific activities or attaining certain objectives in accordance with special regulations, restrictions or limitations.  Fund Balance:  The fund equity of governmental funds. Changes in fund balances are the result of the difference of revenues to  expenditures. Fund balances increase when revenues exceed expenditures and decrease when expenditures  exceed revenues.  Generally Accepted Accounting Principles (GAAP):   Uniform minimum standards and guidelines for financial accounting and reporting. They govern the form and  content of the financial statements of an entity. GAAP encompass the conventions, rules and procedures necessary  to define accepted accounting practice at a particular time. They include not only broad guidelines of general  application, but also detailed practices and procedures. GAAP provide a standard by which to measure financial  presentations. The primary authoritative body on the application of GAAP to state and local governments is the  Governmental Accounting Standards Board (GASB).  General Obligation Bonds:  Bonds that finance a variety of public projects such as streets, buildings, and improvements; the repayment of  these bonds is usually made from the Debt Service Fund, and these bonds are backed by the full faith and credit of  the issuing government.  Governmental Fund Types:  Funds used to account for the acquisition, use and balances of expendable financial resources and the related  current liabilities, except those accounted for in proprietary and trust funds. In essence, these funds are  accounting segregation of financial resources. Expendable assets are assigned to a particular governmental fund  type according to the purposes for which they may or must be used. Current liabilities are assigned to the fund  type from which they are to be paid. The difference between the assets and the liabilities of governmental fund  types is referred to as fund balance. The measurement focus in this fund types is on the determination of financial  position and changes in financial position (sources, uses and balances of financial resources), rather than on net  income determination. The statement of revenues, expenditures and changes in fund balance is the primary  Village of Buffalo Grove 363 2014 Adopted Budget governmental fund type operating statement. It may be supported or supplemented by more detailed schedules of  revenues, expenditures, transfers and other changes in fund balance. Under current GAAP, there are four  governmental fund types: general, special revenue, debt service and capital projects.  Income:  A term used in proprietary fund type accounting to represent (1) revenues, or (2) the excess of revenues over  expenses.  IRMA (Intergovernmental Risk Management Agency):  An organization of 75 municipalities in the six county collar area around Chicago which joined together to pool  insurance risk, cost, and coverage. IRMA, through its risk‐sharing provisions, provides the Village with coverage for  liability, property damage, automobile, and worker's compensation insurance.  Intergovernmental Revenue:   Funds received from federal, state and other local government sources in the form of grants, shared revenues, and  payments in lieu of taxes.  Levy:  (Verb) To impose taxes, special assessments, or service charges for the support of governmental activities. (Noun)  The total amount of taxes, special assessments or service charges imposed by the Village.  Liability:  Debt or other legal obligations arising out of transactions in the past which must be liquidated renewed or  refunded at some future date.  Modified Accrual Basis:  The accrual basis of accounting adapted to the governmental fund‐type measurement focus. Under it, revenues  and other financial resource increments (e.g., bond issue proceeds) are recognized when they become susceptible  to accrual that is when they become both "measurable" and "available" to financial expenditures of the current  period: "Available means collectible in the current period or soon enough thereafter to be used to pay liabilities of  the current period. Expenditures are recognized when the fund liability is incurred except for (1) inventories of  materials and supplies that may be considered expenditure either when purchased or when used, and (2) prepaid  insurance and similar items that may be considered expenditures either when paid for or when consumed. All  governmental funds, expendable trust funds and agency funds are accounted for using the modified accrual basis  of accounting.  Net Income:  Proprietary fund excess of operating revenues, non‐operating revenues, and operating transfers in over operating  expenses, non‐operating expenses, and operating transfers out.  Property Tax:  Property taxes are levied on real property according to the property's valuation and the tax rate.  Proprietary Fund Types:  The classification used to account for a Village's ongoing organizations and activities that are similar to those often  found in the private sector (i.e., enterprise and internal service funds). All assets, liabilities, equities, revenues,  expenses and transfers relating to the government's business and quasi‐business activities are accounted for  through proprietary funds. The GAAP used are generally those applicable to similar businesses in the private sector  Village of Buffalo Grove 364 2014 Adopted Budget and the measurement focus is on determination of net income, financial position and changes in financial position.  However, where the GASB has issued pronouncements applicable to those entities and activities, they should be  guided by these pronouncements.  Retained Earnings:  An equity account reflecting the accumulated earnings of the Village's Proprietary Funds.  Revenue:  Funds that the government receives as income. It includes such items as tax receipts, fees from specific services,  receipts from other governments, fines, forfeitures, grants, shared revenues and interest income.  Tax Increment District:  A legal entity created by local resolution to promote improvements, jobs, etc. The taxes generated from the  assessed value "increment" above the base year is used to finance the costs of the improvements which generate  the increased assessed valuation.  Tax Levy:  The total amount to be raised by general property taxes for operating and debt service purposes.  Tax Rate:   The amount of tax levied for each $100 of assessed valuation.  Trust Funds:   Funds used to account for assets held by a government in a trustee capacity for individuals, private organizations,  other governments and/or other funds.  Village of Buffalo Grove 365 2014 Adopted Budget Acronyms  CAD:    Computer Aided Dispatch  CIF:    Capital Improvement Fund  CIP:  Capital Improvement Plan  EAB:    Emerald Ash Borer  EAV:    Equalized Assessed Valuation  EMA:    Emergency Management Agency  FLSA:    Fair Labor Standards Act  GAAP:    Generally Accepted Accounting Principals  GFOA:    Government Finance Officers Association  HVAC:    Heating, Ventilation Air Conditioning  IEPA:    Illinois Environmental Protection Agency  IMF:    Infrastructure Maintenance Fee  IMRF:    Illinois Municipal Retirement Fund  IRMA:    Intergovernmental Risk Management Agency  MCSC3:  Mobile Comm Support Center 3  MDC:    Mobile Data Computer  MFT:    Motor Fuel Tax  OTSW:    Opportunities, Threats, Strengths and Weaknesses  SOP:  Standard Operating Procedure  SWANCC:  Solid Waste Agency of Northern Cook County  TERF:    Technology Equipment and Replacement Fund  TIF:    Tax Increment Financing  VSI:  Voluntary Separation Incentive  Village of Buffalo Grove 366 2014 Adopted Budget